Các Nguyên Tắc Thiết Kế Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó.

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.

+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rò ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến hoạt động của quản lý.

Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý. Nếu việc đưa ra các quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một cá nhân thì kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền lực tập trung đó. Ngược lại, ở những đơn vị khác, quyền lực lại được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý. Trong trường hợp này, vấn đề quan trọng lại là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã được phân quyền, nhằm đề phòng các trường hợp sử dụng không hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền hạn này.

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc uỷ quyền và phân công trách nhiệm nên cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn phải nhấn mạnh đến tính hiệu quả của bộ phận quản lý cao nhất đối với các nghiệp vụ, đặc biệt khi doanh nghiệp bị chia cách và phân tán về mặt địa lý.

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, phải tuân thủ các nguyên tắc như sau:

- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 216 trang tài liệu này.

- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

2.2.1.3. Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy nhiều, thì

quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi về các nguyên tắc đạo đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức. Một vấn đề quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm, chẳng hạn việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc trong thời gian quá ngắn dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực.

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức.

2.2.1.4. Công tác kế hoạch

Hệthống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động: sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định đặc biệt kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dòi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán tài chính doanh nghiệp, đặc biệtlà việc áp dụng các thủ tục phân tích.

2.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nội bộ nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn. Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu:

- Về mặt tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vị hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với bộ phận được kiểm tra.

- Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiệnnhiệm vụ.

2.2.1.6. Uỷ ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý

và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài.

2.2.1.7. Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của nhà nước, các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý, đường lối phát triển của đất nước...

2.2.2. Hệ thống kế toán

2.2.2.1. Khái niệm

Thông tin quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Trong đó, quá trình lập, luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là việc thu nhập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải thỏa mãn các mục tiêu như sau:

- Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.

- Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí, đúng chế độ kế toán.

- Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.

- Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định.

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

2.2.2.2. Các quy trình của hệ thống kế toán cần xem xét

1/Xem xét việc tổ chức và vận dụng chứng từ, sổ sách kế toán

Để thực hiện được các mục tiêu chi tiết của kiểm soát, nguyên tắc cơ bản đối với hệ thống kế toán là hệ thống kế toán phải đảm bảo chứng từ và sổ sách đầy đủ.

- Chứng từ kế toán là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Chứng từ có thể là hóa đơn bán hàng, đơn đặt mua hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, biên bản nghiệm thu sản phẩm...., những chứng từ, ghi chép và sổ kế toán (bảng kê, bảng phân bổ, bảng tính giá thành, chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ phụ, sổ chi tiết...). Với mỗi nghiệp vụ kinh tế, sự thiếu vắng, không đầy đủ của chứng từ và sổ sách thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát.

- Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị với nhau.

- Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác. Những chứng từ phải đảm bảo:

+ Chứng từ phải được đánh số liên tiếp. Việc thực hiện đánh số liên tiếp trên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợp chứng từ bị thiếu, chứng từ chưa ghi sổ kế toán và tránh được những trường hợp chứng từ ghi trùng trên sổ kế toán. Ngoài ra, đánh số liên tiếp trên các chứng từ còn giúp việc định vị chứng từ sau này khi cần đến chúng.

+ Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp vụ kinh tế đó.

+ Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rò ràng dễ hiểu. Nếu chứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về các nghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi sổ kế toán cũng sẽ bị ảnh hưởng.

+ Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ. Một giao dịch kinh tế có thể liên quan đến nhiều đối tượng kế toán khác nhau, nhiều mục tiêu quản lý và mục tiêu kiểm soát khác nhau.

Để giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau cho những mục tiêu cụ thể khác nhau liên quan đến một loại giao dịch kinh tế thì các chứng từ phải được thiết kế có thể đáp ứng cho nhiều công dụng khác nhau. Thí dụ, một hóa đơn bán hàng nếu được thiết kế và sử dụng đúng đắn sẽ đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau, như là căn cứ để phê chuẩn giao hàng, căn cứ để thống kê hàng bán và là căn cứ để phê chuẩn giao hàng, căn cứ để ghi sổ kế toán doanh thu, vào nhật ký bán hàng, căn cứ để thống kê hàng bán và là căn cứ để đòi tiền và tính hoa hồng hàng bán.

Mặt khác, chứng từ cũng cần phải được thiết kế có thể thực hiện tối đa các quá trình kiểm soát nội bộ cần thiết ngay trong phạm vi mẫu của các chứng từ đó. Thí dụ, mỗi loại chứng từ được thiết kế, kèm theo nó là những hướng dẫn cần thiết cho việc ghi chép và sử dụng chúng như việc điền các yếu tố của chứng từ, việc xử lý xóa bỏ những phần thừa, phần trống trên các chứng từ để gạt bỏ khả năng chứng từ bị sửa chữa, ghi thêm sau khi nghiệp vụ kinh tế đã kết thúc. Vấn đề này đặc biệt cần chú ý đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ do đơn vị tự thiết kế.Chẳng hạn: chứng từ có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc vàdễ dàng truy cập khi cần thiết, chứng từ và sổ sách có được ghi chép ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt.

Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót, gian lận.Ghi chép có rò ràng, ngắn gọn và dễ hiểu không.Tổ chức luân chuyển chứng từ có đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghi chép.Thiết kế biểu mẫu các chứng từ và sổ sách phù hợp quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát.Ví dụ: Các cột số cần phân ô để tránh ghi nhầm, các dòng số tiền phải in nền để tránh cạo sửa, các liên chứng từ có màu sắc khác nhau.

2/ Xem xét việc tổ chức và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán. Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại.

Đối với kế toán tài chính, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới đúng nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên báo cáo tài chính. Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát.

Ngoài ra, đối với kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kế toán thích hợp còn giúp cho đơn vị thấy rò luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ sở đó mà có những quyết sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh.

Điều đặc biệt trong mô tả các hệ thống tài khoản là phải làm rò nội dung phản ánh của các tài khoản. Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán.

Chẳng hạn: Có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị, nếu có thể xây dựng một cuốn “sổ tay kế toán”, bao gồm những nội dung cần thiết để kế toán viên tra cứu khi cần thiết.

3/Xem xét việc tổ chức và vận dụng hình thức kế toán

Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái. Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định.

Đơn vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình. Chẳng hạn với hình thức “chứng từ ghi sổ”, ngoài việc phải lập các “ Chừng từ” làm căn cứ ghi sổ và các sổ cái, sổ chi tiết thích hợp, đơn vị phải mở sổ “ Đăng ký chứng từ ghi sổ” để đăng ký và quản lý các chứng từ. Sự thiếu vắng của sổ này trong hình thức “ Chứng từ ghi sổ” có thể sẽ dẫn đến những nghiêm trọng trong quản lý và kiểm soát, do vậy sẽ ảnh hưởng đến mức độ trung thực, đúng đắn các thông tin kế toán tài chính.

Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đủ chứng từ thích hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ. Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ thực tế không phát sinh, hoặc giá trị của chứng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra... Ngoài ra sổ sách có được đóng chắc chắn, đánh số trang, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và quy định nguyên tắc ghi chép (không tẩy xóa, không ghi chèn dòng, không bỏ cách dòng…) có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt.

4/Xem xét việc lập, tổ chức và vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép...cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Chẳng hạn:có quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra báo cáo tài chính quý, sáu tháng, năm. Báo cáo kế toán quản trị cần chặt

chẽ và hướng dẫn chu đáo về biểu mẫu, cách lập, người báo cáo và người nhận cho từng loại báo cáo. Chú ý vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gởi đến những người có thẩm quyền và liên quan.Trong trường hợp đơn vị ứng dụng phần mềm kế toán máy, kiểm toán viên cần đánh giá ưu và nhược điểm của phần mềm, trình độ kế toán viên sử dụng phần mềm. Kiểm tra các hoạt động kiểm soát trong một chương trình máy tính có đảm bảo không.

Tóm lại, xem xét việc tổ chức, lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.

2.2.3. Các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát

2.2.3.1. Khái niệm

Thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện.

Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang có thể gặp phải. Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những thủ tục kiểm soát chủ yếu của đơn vị:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán.

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán.

2.2.3.2. Phân loại

Có hai loại kiểm soát là kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.

1/ Kiểm soát trực tiếp

Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục các quy chế được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu của các bộ phận cấu thành trong các báo cáo tài chính, kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:

- Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập): Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lý là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót. Kiểm toán viên thường rất chú đến kiểm soát quản lý nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát này hữu hiệu thì công việc kiểm toán có thể được giảm nhẹ rất nhiều.

- Kiểm soát xử lý là kiểm soát được đặt ra dể kiểm tra xử lý các giao dịch tức là

kiểm tra lại những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép tổng hợp và báo cáo. Đối với những đơn vị sử dụng hệ thống máy tính để xử lý thông tin thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng điện toán trong trường hợp này kiểm toán viên cần sử dụng các chuyên gia kiểm toán bằng máy vi tính.

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm:

+ Phân định trách nhiệm bảo việc tài sản đặc biệt là việc bảo quản các ghi chép về tài sản.

+ Hệ thống an toàn và vật chắn: kiểm kê hiện vật, việc xác nhận của bên thứ ba.

2/ Kiểm soát tổng quát

Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán, muốn đánh giá kiểm soát trong trường hợp này tất nhiên phải sử dụng những chuyên gia am hiểu sâu sắc về máy tính.

2.3. Các nguyên tắc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và loại dịch vụ. Tuy nhiên các loại kiểm soát nói trên đều được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản là:

2.3.1.Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rò ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận.

2.3.2.Nguyên tắc bất kiêm nhiệm