Bảng ghi năng suất tại xưởng may sẽ được thay thế bằng hệ thống giám sát điện tử để phát huy hơn nữa hiệu quả của hệ thống ERP
Không chỉ thông suốt trong bộ phận kế hoạch, hầu hết các phòng khác của công ty hiện nay đều làm việc hiệu quả với VIETSOFT ERP. Bộ phận quy trình công nghệ là một ví dụ. Khi tiếp nhận đơn hàng, bộ phận này phải phân tích mã hàng có bao nhiêu công đoạn từ đó phân định mức cho từng chuyền. Việc phân tích các công đoạn rất tốn thời gian và công sức vì thường xuyên thay đổi quy trình. Ví dụ, đơn hàng có mức yêu cầu trung bình là áo jacket nữ 2 lớp có 119 công đoạn. Trước đây khi tiếp nhận mă hàng mới tương tự với mã hàng đã sản xuất, người lập quy trình phải tìm kiếm thủ công các yếu tố của mã hàng qua dữ liệu của từng xí nghiệp rồi lọc lấy kết quả tương tự. Đó là chưa kể rắc rối phát sinh do tên công đoạn không được thống nhất giữa các xí nghiệp. Còn nay, nhờ hệ thống quản lý tập trung, nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ thống sẽ giúp tìm kiếm và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều lần.
Sau một năm rưỡi ứng dụng, “dù có một số công đoạn nhỏ chưa hoàn thiện nhưng phần mềm đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc của các bộ phận”, bà Dụ nhận xét. Với đầu óc sắc bén của một nhà kinh doanh, bà Dụ khẳng định “có thể thu hồi vốn đầu tư ngay trong năm đầu tiên áp dụng đồng bộ hệ thống”. Đó là chưa tính đến lợi nhuận tăng nhờ giảm lao động dôi dư và tăng năng suất nhờ công việc được điều độ, khoa học, nhịp nhàng hơn.
Theo bà Dụ, mặc dù có tới 4 xí nghiệp, nhưng hiện tại bộ phận kho và kế toán có thể ngồi một chỗ để kiểm soát thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ, v.v…chỉ cần mở máy là thấy liền.
Chỉ riêng việc tiết kiệm in ấn tài liệu báo cáo tại công ty cũng khá ấn tượng. Trước đây, tiền giấy in và văn phòng phẩm của công ty tốn khoảng 24 triệu đồng/năm. Sau khi ERP chạy ổn định, chi phí này còn 1/3 so với trước. Từ 1/1/2006, Tiền Tiến tuyệt đối giảm được giờ làm thêm, không giãn ca trong khi năng suất lao động lại tăng trung bình hơn 10% nhờ các bộ phận điều hành hệ thống nhịp nhàng và chính xác hơn. Ước tính, công ty giảm được 1.5 giờ giãn ca so với trước. Điều này mang lại ý nghĩa sâu xa hơn cho vấn đề tổ chức lao động, giúp công nhân không phải làm thêm, đảm bảo sức khỏe và có thêm thời gian để chăm sóc gia đình. Hiện công ty đang chủ trương cắt giảm khoảng 30% lao động dôi dư trong các nhóm phụ trợ như: kế toán, kho, tiền lương, bảo hiểm, quy trình công nghệ. Công ty cũng thực hiện chia sẻ quỹ tiền lương hai bên cùng có lợi: công ty hưởng 50% và người lao động hưởng 50% từ việc cắt giảm nhân sự. Dự kiến năm 2006, quỹ khen thưởng của công ty tăng khoảng 40%, đây là dấu hiệu làm ăn tốt.
Ví dụ trên đã cho thấy những lợi ích rất lớn mà ERP có thể mang lại cho một doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là doanh nghiệp dệt may. Những lợi ích không chỉ là về mặt vật chất như giảm chi phí sản xuất, chi phí quản lý gián tiếp, tăng doanh thu …mà còn là những lợi ích vô hình như: thương hiệu cũng như uy tín của doanh nghiêp được nâng cao, mở rộng thị trường, cải thiện đời sống cho người lao động và đặc biệt là mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý hiện đại phù hợp với tiêu chuẩn của thế giới.
1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi của môi trường hiện nay.
Hiện nay trong môi trường kinh doanh xuất hiện các xu thế chủ yếu sau:
Xu thế thứ nhất liên quan đến việc INTERNET đang thay đổi thế giới hàng ngày, hàng giờ. Nếu như đường cao tốc chỉ có thể rút ngắn khoảng cách địa lý thì
INTERNET thực sự xoá bỏ khoảng cách về địa lý này. Hệ thống ERP là phương tiện để doanh nghiệp hội nhập thế giới mà thương mại điện tử thống lĩnh.
Xu thế thứ hai là toàn cầu hoá. Đây là xu thế do các nước phát triển chủ động, các nước lạc hậu bị động phải đi theo. Trong quá trình toàn cầu hoá, sự cạnh tranh quốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh nội địa, các doanh nghiệp không còn sự bảo trợ của Nhà nước. Trong tương lai gần, một công ty không có khả năng cạnh tranh quốc tế sẽ thua ngay tại thị trường nội địa.
Xu thế thứ ba là tốc độ thay đổi ngày càng cao. Sự thay đổi của mẫu mã sản phẩm cũng như công nghệ tạo ra chúng đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Nếu như đặc trưng của thập niên 80 của thế kỷ XX là chất lượng, thập niên 90 của thế kỷ XX là tái cấu trúc thì đặc trưng của thập niên hiện tại là tốc độ. Việc tiếp cận với nhiều thông tin hơn sẽ thay đổi sâu sắc lối sống của người tiêu dùng. Khi hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của thị trường phải đạt tốc độ rất cao thì chính bản thân của kinh doanh cũng thay đổi. Trong tương lai chỉ có những công ty có khả năng phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường mới có khả năng tồn tại và phát triển.
Xu thế thứ tư là quyền lợi của khách hàng ngày càng được coi trọng hơn, người tiêu dùng hiểu biết hơn, yêu cầu ngày càng cao và có nhiều lựa chọn hơn cho một sản phẩm đặc biệt là sản phẩm dệt may. Trong tương lai chỉ có những công ty hiểu rõ nhu cầu và đáp ứng quyền lợi của khách hàng mới có khả năng tồn tại và phát triển.
Xu thế thứ năm là sự hình thành xã hội thông tin. Trong thời gian gần đây, người ta hay nhắc tới cụm từ “nền kinh tế tri thức”. Nền kinh tế này còn có một tên khác là xã hội hoá thông tin. Xét từ góc độ thị trường, cơn hồng thuỷ thông tin đã thay đổi người tiêu dùng một cách sâu sắc và toàn diện. Họ không chỉ có thông tin về giá cả, sản phẩm của một hãng quen dùng mà còn có đủ thông tin về các sản phẩm thay thế của các hãng cạnh tranh. Sự tiếp cận với nhiều thông tin cũng mở ra cho
các doanh nghiệp những cơ hội kinh doanh mới. Thông tin trở thành một lợi thế cạnh tranh. Vì vậy trong bối cảnh này, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu bản thân nó lại thiếu thông tin.
Ngày nay điểm khác biệt giữa hai doanh nghiệp hàng đầu không còn là nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, công nghệ chế tạo vì hầu như tất cả đều theo một chuẩn quốc tế chung. Do vậy, yếu tố thành đạt, tạo ra sự khác biệt trong việc chạy đua cạnh tranh giữa các doanh nghiệp nằm ở chính hệ thống ERP bởi trong tương lai những công ty có hệ thống thông tin xuất sắc mới có khả năng tồn tại và phát triển.
Do vậy, theo các chuyên gia công nghệ thông tin, để thích ứng với các xu thế trên, ERP là một trong những việc quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần phải làm. Một hệ thống ERP online trên mạng INTERNET cho phép các doanh nghiệp có nhiều địa điểm phân tán khai thác có hiệu quả hệ thống kết nối toàn cầu cũng như lãnh đạo các doanh nghiệp có thể kiểm soát điều hành trực tiếp doanh nghiệp ngay cả khi đi công tác xa. ERP thực sự giúp đỡ các doanh nghiệp sẵn sàng tham gia quá trình toàn cầu hoá bằng một hệ thống quản trị tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế. ERP còn giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. ERP là hệ thống thông tin của doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong xã hội thông tin.
1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các chi phí:
Hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp lợi nhuận sau một thời gian ứng dụng nhờ việc giảm các chi phí.
Công ty May 10 đã tiến hành triển khai hệ thống ERP từ năm 2004, kết quả thật khả quan. Sản lượng của công ty tăng trung bình 7%/năm, lượng hàng tồn kho và các khoản phải trả đã giảm xuống rõ rệt, lợi nhuận trước thuế trong 3 năm 2006-2008 ước đạt 675 528 USD.
Đơn vị: USD
Mã | Cuối năm 2006 (dự kiến) | Cuối năm 2007 (dự kiến) | Cuối năm 2008 (dự kiến) | |||||||
Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5=4-3 | 6 | 7 | 8=7-6 | 9 | 10 | 11=10-9 |
A. Tài sản lưu động | 100 | 7,275,664 | 7,692,782 | 417,118 | 7,636,272 | 8,665,096 | 1,028,824 | 7,894,958 | 9,035,260 | 1,140,302 |
1. Tiền mặt | 110 | 1,057,908 | 1,475,026 | 417,118 | 1,164,568 | 2,728,681 | 1,564,113 | 1,281,676 | 2,970,473 | 1,688,797 |
2. Khoản phải thu | 3,667,824 | 3,667,824 | 0 | 3,729,386 | 3,468,329 | 261,057 | 3,761,100 | 3,497,823 | 263,277 | |
3. Hàng tồn kho | 2,549,932 | 2,549,932 | 0 | 2,742,318 | 2,468,086 | 274,232 | 2,852,181 | 2,566,963 | 285,218 | |
B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn | 200 | 5,880,380 | 5,880,380 | 0 | 6,460,447 | 6,460,447 | 0 | 7,002,559 | 7,002,559 | 0 |
I. Tài sản cố định | 210 | 5,647,097 | 5,647,097 | 0 | 6,227,163 | 6,227,163 | 0 | 6,769,276 | 6,769,276 | 0 |
Giá trị ghi sổ | 212 | 13,492,713 | 13,492,713 | 0 | 14,948,025 | 14,948,025 | 0 | 16,548,868 | 16,548,868 | 0 |
khấu hao | 213 | 7,845,616 | 7,845,616 | 0 | 8,720,861 | 8,720,861 | 0 | 9,779,592 | 9,779,592 | 0 |
II. Đầu tư dài hạn | 220 | 69,523 | 69,523 | 0 | 69,523 | 69,523 | 0 | 69,523 | 69,523 | 0 |
III. Đầu tư dài hạn khác | 240 | 163,760 | 163,760 | 0 | 163,760 | 163,760 | 0 | 163,760 | 163,760 | 0 |
Tổng tài sản | 250 | 13,156,044 | 13,156,044 | 0 | 14,096,719 | 15,125,543 | 1,028,824 | 14,897,517 | 16,037,819 | 1,140,302 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Các Phân Hệ Chính Trong Hệ Thống Erp Do Oracle, Sap, -
Kim Ngạch Xuất Khẩu Hàng Dệt May Giai Đoạn Từ 1996-2004 -
Hệ Quản Lý Thiết Bị, Quản Lý Mua Hàng Và Quản Lý Công Nợ: -
Chất Lượng Phần Mềm Erp Là Một Nỗi Trăn Trở Của Doanh Nghiệp: -
Định Hướng Phát Triển Erp Tại Các Doanh Nghiệp Dệt May: -
Từ Phía Hiệp Hội Dệt May Việt Nam, Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam:
Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.
Mã | Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | Trước ERP | Sau ERP | Chênh lệch | |
A. Nợ phải trả | 300 | 9,615,844 | 9,919,188 | 303,344 | 10,188,755 | 10,497,844 | 309,089 | 10,365,785 | 10,541,926 | 176,141 |
1. Nợ ngắn hạn | 310 | 7,475,726 | 7,475,726 | 0 | 8,139,369 | 8,147,513 | 8,144 | 8,306,920 | 8,332,588 | 25,668 |
2. Nợ dài hạn | 320 | 1,886,878 | 2,190,221 | 303,343 | 1,801,110 | 2,102,055 | 300,945 | 1,835,417 | 1,985,890 | 150,473 |
3. Nợ dài hạn khác | 330 | 253,241 | 253,241 | 0 | 248,275 | 248,275 | 0 | 223,448 | 223,448 | 0 |
B. Nguồn vốn chủ sở hữu | 400 | 3,540,200 | 3,653,974 | 113,774 | 3,907,964 | 4,627,700 | 719,736 | 4,531,732 | 5,495,893 | 964,161 |
1. Nguồn vốn | 411 | 3,540,200 | 3,653,974 | 113,774 | 3,907,964 | 4,627,700 | 719,736 | 4,531,732 | 5,495,893 | 964,161 |
2. Lợi nhuận giữ lại | 416 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tổng nguồn vốn | 430 | 13,156,044 | 13,573,162 | 417,118 | 14,096,719 | 15,125,544 | 1,028,825 | 14,897,517 | 16,037,819 | 1,140,302 |
Lợi nhuận sau khi triển khai ERP | ||||||||||
Doanh thu thuần | 10 | 33,103,539 | 33,103,539 | 0 | 38,069,069 | 41,495,286 | 3,426,217 | 43,779,430 | 47,719,579 | 3,940,149 |
Giá vốn hàng bán | 11 | 27,696,878 | 27,696,878 | 0 | 31,574,441 | 34,486,725 | 2,912,284 | 36,152,735 | 39,501,861 | 3,349,126 |
Bảng 8:Bảng cân đối kế toán của Công ty May 10 trong 3 năm 2006 đến 2008 (dự kiến)
2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai hệ thống phần mềm ERP:
2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai dự án ERP:
Trước khi bắt đầu đầu tư vào bất kỳ một dự án dù lớn hay nhỏ nào doanh nghiệp đều phải cân nhắc thật kỹ lưỡng rất nhiều nhân tố như hiệu quả của dự án đó, khả năng về vốn của doanh nghiệp cũng như các yếu tố về công nghệ, nguồn nhân lực… Tuy nhiên, yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc đầu tiên đó là vốn. Một dự án ERP cũng vậy, đòi hỏi doanh nghiệp cần thận trọng trong việc có nên triển khai dự án hay không.
Để triển khai một dự án ERP doanh nghiệp cần có một số vốn lớn tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp và tuỳ thuộc vào số lượng phân hệ mà doanh nghiệp muốn áp dụng. Nói chung chi phí để triển khai một dự án ERP bao gồm các chi phí sau: chi phí triển khai, chi phí mua phần mềm, chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai, chi phí phần cứng và hạ tầng mạng, chi phí đào tạo nhân lực.
Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Việc xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng nếu không sẽ dễ bị sa lầy và đi đến thất bại. Chi phí triển khai lớn thường chiếm khoảng từ 1-5 lần chi phí phần mềm. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, vận hành… Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Tại các nước, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của doanh nghiệp. Tuy nhiên ở Việt Nam, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp doanh nghiệp nếu mất thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.
Chi phí phần mềm ERP thường bao gồm chi phí bản quyền phần mềm ERP và các phần mềm có liên quan khác. Chi phí bản quyền ERP còn gọi là giá license tính
theo các phân hệ và theo số người sử dụng. Có một số phần mềm chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số người sử dụng. Ngoài ra tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể phải mua bản quyền các phần mềm khác như hệ điều hành, hệ cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bảo mật. Các phần mềm này doanh nghiệp có thể mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai tuỳ thuộc vào việc tư vấn.
Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu triển khai. Tuỳ vào quy mô và nhận thức của doanh nghiệp mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.
Đối với dự án ERP quy mô lớn, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị. Sau khi ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn phải duy trì các dịch vụ hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi nhất là trong năm đầu tiên triển khai. Tuỳ theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25%.
Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng cũng là một trong những chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho việc triển khai trọn gói một hệ thống ERP. Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (Application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (Backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư điện tử (Email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (File server). Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web, điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần sử dụng một chương trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator