Hệ Quản Lý Thiết Bị, Quản Lý Mua Hàng Và Quản Lý Công Nợ:

phần mềm kế toán FAST. Một số công ty khác sử dụng các phần mềm kế toán tự viết như Công ty may Việt Tiến, dệt Phong Phú. Các công ty còn lại thì chưa đầu tư phần mềm kế toán mới mà chỉ sử dụng thủ công bằng EXCEL.

 Phạm vi áp dụng của phần mềm này chỉ chủ yếu trong phòng Kế toán, một số công ty đã mở rộng ra khâu bán hàng có nghĩa là đã có sự kết nối giữa bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng tuy nhiên sự kết nối này chỉ mang tính chất rất lỏng lẻo.

 Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán là FOXPRO và VISUAL FOXPRO chưa phải là các chương trình kế toán hiện đại và chưa phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao.

 Chương trình kế toán không kết nối được với các phần mềm ứng dụng khác như lương, vật tư, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là những phần rời rạc, không gắn kết chặt chẽ với nhau làm cho các bộ phận không cập nhật được kịp thời thông tin.

 Hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp dệt may hầu như chưa đáp ứng được yêu cầu thông tin quản trị tổng hợp cho doanh nghiệp.

2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương:

 Đa số các doanh nghiệp đều tự trang bị cho mình phần mềm này trong khi có một số đơn vị tự phát triển.

 Các chương trình về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và tính lương sản phẩm cho công nhân.

 Ngôn ngữ chủ yếu là FOXPRO, một số ít dụng MS SQL.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.

 Các chương trình đều ở dạng đơn lẻ không tích hợp với các phần mềm khác và chưa tích hợp với hệ thống thẻ tính thời gian làm việc của công nhân.

2.3. Hệ quản lý sản xuất:

 Hiện tại chưa có đơn vị nào có chương trình quản lý sản xuất, mới chỉ có các chương trình quản lý vật tư và thông tin sản xuất nhưng không nhiều.

 Quản lý nhập xuất tồn hàng và nguyên vật liệu. Các báo cáo về tình hình hàng tồn kho.

 Việc thống nhất mã và luân chuyển mã: hiện tại chưa có một đơn vị nào có một bộ danh điểm vật tư thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp mình.

 Chương trình quản lý vật tư chạy độc lập, chưa tích hợp với các chương trình quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, bán hàng và kế toán.

2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng:

 Một số công ty có phần mềm riêng để quản lý mua hàng và bán hàng.

 Chương trình này được cài đặt chủ yếu dùng trong phạm vi doanh nghiệp, chưa triển khai đến các đại lý. Tại các cửa hàng đại lý việc bán hàng ghi sổ chủ yếu là thủ công.

 Chương trình lên được báo cáo bán hàng và tình hình công nợ của khách hàng.

 Các báo cáo nhập nguyên liệu và công nợ phải trả nhà cung ứng.

 Chương trình này cũng là chương trình độc lập, không tích hợp với các mô đun kế toán cũng như quản lý sản xuất.

2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp:

 Một số doanh nghiệp đã có trang mô đun thông tin tổng hợp trên WEB, các thông tin về tài chính, kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

 Các thông tin vào mô đun này được lấy từ các chương trình kế toán, quản lý vật tư, thông tin sản xuất và quản lý bán hàng, một số thông tin được kết nối trong DATABASE, một số khác vào trực tiếp trong chương trình.

 Do các chương trình kế toán, quản lý kho vật tư, bán hàng mua hàng, quản lý sản xuất chưa tích hợp với nhau nên việc kết xuất thông tin cho mô đun tổng hợp số liệu rất khó khăn và tốn nhiều công sức.

2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ:

Các đơn vị đều chưa có các phần hành quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ.

Nói chung các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam trong việc ứng dụng khoa học công nghệ đặc biệt là các phần mềm quản lý hệ thống thông tin là rất chậm chạp, lạc hậu về công nghệ. Hệ thống hiện tại không đủ khả năng hỗ trợ cho các nghiệp vụ để đáp ứng các nhu cầu ngày càng lớn về thông tin quản lý. Hệ thống là một tổng hợp của rất nhiều phần rời rạc, dẫn tới trùng lặp hoặc ngược lại bỏ sót khi một nghiệp vụ tài chính kế toán có liên quan tới nhiều phần hành nghiệp vụ khác nhau được thực hiện. Sự thiếu phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành nghiệp vụ ảnh hưởng tới tính chính xác và kịp thời của thông tin, hạn chế khả năng quản lý của ban lãnh đạo công ty. Thông tin không được tổng hợp một cách kịp thời theo thời gian thực hiện. Chính tình trạng này đã dẫn đến những hạn chế như:

 Số liệu trong cùng một doanh nghiệp không đồng nhất và trùng lặp.

 Việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin phục vụ ban lãnh đạo doanh nghiệp là rất khó khăn vì thông tin nằm rải rác ở các bộ phận khác nhau. Do đó không cung cấp được thông tin cần thiết cho công tác quản lý kịp thời.

Do nhu cầu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp, hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp dệt may cần phải được thay thế bằng một hệ thống quản lý thông tin kinh doanh thích hợp mới đầy đủ các phần hành cần thiết cho phép việc quản lý các nghiệp vụ tài chính kế toán một cách có hiệu quả, nhanh chóng và chính.

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp dệt may hiện nay chủ yếu rơi vào tình trạng rời rạc như mô hình dưới đây:

III. ĐÁNH GIÁ VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM:‌

1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP:

1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp dệt may:

Hệ thống ERP đã thay đổi hoàn toàn nhận thức của các nhà lãnh đạo công ty. Theo ông tổng giám đốc Công ty Tinh Vân ERP “cái lợi đầu tiên mà nó đem lại chính là con người bởi nó làm thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh nghiệp, ứng dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo có được thông tin nhanh chóng và chính xác. Các cấp quản lý có thể tối ưu hoá năng suất lao động tại mỗi công đoạn”. Nhận thức của ban lãnh đạo công ty có ảnh hưởng rất lớn tới sự thành bại của công ty bởi họ chính là những “người cầm cân nẩy mực”, những người đưa ra những quyết định sống còn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy thông tin dùng để đưa ra quyết định cũng có vai trò quan trọng không kém chính những người đưa ra quyết định. Nếu thông tin dùng để đưa ra quyết định không chính xác, đầy đủ và kịp thời thì quyết định được đưa ra khó có thể đúng đắn, phù hợp với tình hình cụ thể. Đối với bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào

không kể trong ngành dệt may, các thông tin về tiến độ sản xuất, khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh hay về chính nhân viên của mình là những thông tin tối quan trọng và phải được thu thập và xử lý từ nguồn tin cậy. Nếu trước đây doanh nghiệp không áp dụng hệ thống ERP, mà ứng dụng các phần mềm riêng biệt, rời rạc, không tích hợp với nhau, doanh nghiệp phải tốn thời gian làm các động tác thu thập, tập hợp thông tin từ tất cả các quá trình, bộ phận, phòng ban trong công ty, mà đôi khi các thông tin lại mâu thuẫn chồng chéo với nhau càng làm cho quá trình có được thông tin đúng đắn, kịp thời khó khăn hơn. Ngược lại, khi phần mềm ERP được triển khai, các mô đun của hệ thống này liên thông với nhau, trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban là thông tin hai chiều. Chẳng hạn, mô đun kế toán có quan hệ mật thiết với mô đun quản lý sản xuất, mô đun quản lý nguyên vật liệu hay các mô đun khác. Bất kỳ một thông tin nào từ phía mô đun sản xuất đều được truyền tới các mô đun còn lại, các mô đun này sẽ tiến hành xử lý thông tin rồi phản hồi lại cho mô đun quản lý sản xuất.

Ngoài việc có được thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, doanh nghiệp dệt may còn tận dụng được tối đa nguồn lực của mình. Với mô đun quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể biết được chính xác mức độ hàng tồn kho, mức độ tiêu hao nguyên vật liệu từ đó cung cấp thông tin cho phân hệ quản lý đơn hàng để phân hệ này có thể định ra bao nhiêu đơn đặt hàng từ nhà cung cấp có thể được đưa ra nhằm bù đắp lượng thiếu hụt nguyên vật liệu hay bao nhiêu đơn đặt hàng từ phía khách hàng nhằm bán được hàng thu hồi vốn hay giúp các nhà lãnh đạo đề ra mục tiêu, kế hoạch cung cấp sản phẩm ra thị trường. Ngành dệt may là ngành có tính mùa vụ, tiêu thụ theo mùa do vậy thông tin về lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm đáp ứng thị trường là rất quan trọng. Dựa trên những thông tin này, ban lãnh đạo đề ra kế hoạch sản xuất để kịp thời đáp ứng nhu cầu theo mùa này. Chính sự phân chia rõ ràng, rành mạch chức năng của các phòng ban, bộ phận đã làm giảm sự chồng chéo, tiết kiệm được nguồn lực cho doanh nghiệp đồng thời làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh được nâng cao.

Hệ thống ERP ra đời đã giải quyết bài toán tồn tại từ bấy lâu nay của ngành dệt may đó là bài toán về phương pháp quản lý. Hiện nay việc quản lý một doanh nghiệp dệt may từ 200

công nhân trở lên là một bài toán nan giải, bởi số lượng công nhân gia tăng đồng nghĩa với việc quản lý ngày càng khó khăn hơn. Những phần mềm kế toán cũ hiện vẫn đang được các doanh nghiệp áp dụng chỉ giải quyết được một phần nhỏ khó khăn trong việc quản lý bởi các phần mềm đó chỉ có thể áp dụng trong một số phòng ban, bộ phận nhất định, không mang tính hệ thống liên kết các bộ phận với nhau. Có thể hình dung doanh nghiệp được tạo nên bởi các phòng ban, bộ phận hoàn toàn độc lập, tách rời với nhau do đó tại mỗi bộ phận, phòng ban doanh nghiệp lại có các bộ phận nhỏ để quản lý điều hành. Chính điều này làm cho thông tin của từng bộ phận chỉ bó hẹp trong chính bộ phận đó mà thôi làm cho tính chất thống nhất của một doanh nghiệp bị mất đi. Một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ thông tin với quản trị kinh doanh là phong cách mà hệ thống ERP mang lại cho các doanh nghiệp. Nhờ có phân hệ truy xuất nguồn gốc thông tin, bất cứ một nhân viên nào trong công ty đều có thể tìm kiếm được thông tin mà mình cần, điều này tạo ra sự minh bạch rõ ràng trong quản lý điều hành cũng như tính dân chủ công khai về thông tin của doanh nghiệp. Đây chính là những đặc điểm chủ yếu của một nền quản trị kinh doanh hiện đại.

1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may:

Sắp tới Việt Nam ta sẽ gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, muốn tồn tại được không chỉ trong thị trường trong nước mà còn thị trường thế giới buộc các doanh nghiệp dệt may của chúng ta nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Những yếu tố tác động đến năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may đó là yếu tố về khoa học kỹ thuật và nguồn nhân lực chính là những yếu tố tạo nên giá thành sản xuất.

Giá thành sản xuất:

Giá thành sản xuất = chi phí sản xuất + lợi nhuận bình quân. [Theo giáo trình Kinh tế chính trị Mác - Lênin, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia năm 2002, trang 169].

Trong 2 yếu tố chi phí sản xuất và lợi nhuận bình quân, yếu tố mà doanh nghiệp có thể chi phối và tác động được đó là chi phí sản xuất. Muốn giảm giá thành sản xuất, doanh nghiệp cần phải giảm chi phí sản xuất của mình.

Chi phí sản xuất bao gồm chi phí về nguyên vật liệu, khấu hao máy móc và tiền

lương trả cho người công nhân. Để giảm được các chi phí này buộc doanh nghiệp phải sử dụng một cách thật hiệu quả nguồn lực sẵn có của mình.

Ta có thể phân tích một ví dụ để thấy rõ được ERP mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không chỉ về mặt vật chất mà còn là những lợi ích vô hình.

Công ty May Tiền Tiến là một ví dụ điển hình về triển khai hệ thống ERP của VIETSOFT. Thành lập năm 1994 trên cơ sở liên doanh giữa công ty may Việt Tiến với tỉnh Tiền Giang, buổi ban đầu chỉ có hơn 200 lao động đến nay công ty đã có hơn 4 xí nghiệp với hơn 2000 lao động. Sản lượng đạt hơn 6.5 triệu sản phẩm một năm. Tiền Tiến hiện là một đơn vị sản xuất hàng nữ thời trang có uy tín trên trường quốc tế, đã và đang là đối tác của các hãng có tên tuổi như: EXPRESS, JONES APPAREL GROUP. ERIKA, OTTO, v.v… Doanh số năm 2005 là 130 tỷ VNĐ và năm 2006 dự kiến đạt 160 tỷ VNĐ. Trong năm 2007, công ty có kế hoạch sẽ phát triển thêm một xí nghiệp. Vậy nhân tố nào đã mang lại thành công cho Tiền Tiến? Câu trả lời chính là ERP. Cụ thể hoá ERP trong ngành dệt may đang là dấu hỏi sau việc một công ty may lớn thất bại với giải pháp hàng đầu của nước ngoài. Vì lẽ đó, khi Tiền Tiến được bình chọn là “Doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin tốt” năm 2005 do Hiệp hội Dệt may Việt Nam và thời báo Kinh tế Sài Gòn tổ chức thì nhiều người không giấu nổi sự nghi ngại. Nhưng sau hơn một năm áp dụng Vietsoft ERP tại Tiền Tiến, hơn 90% yêu cầu quản lý đặc thù đã được đáp ứng với hiệu quả nhiều mặt: chia sẻ thông tin kịp thời, chính xác thông suốt trong phạm vi toàn công ty giúp điều hành sản xuất hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa dạng của khách hàng, giảm chi phí sản xuất, giảm lao động gián tiếp, giảm thời gian giãn ca, tăng năng suất lao động đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên.

“Đầu tuần vào chuyền, cuối tuần xuất hàng” là câu nói của miệng của bà giám đốc Phạm Thị Dụ khi nói về năng lực làm việc của công ty. Đến phân xưởng của Tiền Tiến tại Mỹ Tho có thể cảm nhận rõ sức nóng của nhịp độ sản xuất từ những dây chuyền may chạy hết công suất. Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt của thị trường trong và ngoài nước, một công ty may gia công làm không hết việc như Tiền Tiến là một hiện tượng hiếm. Thậm chí, Tiền Tiến “Chọn khách hàng chứ không phải khách hàng chọn mình”, bà

Dụ tự tin khẳng định.

Lĩnh vực may gia công mà Tiền Tiến chọn là mặt hàng thời trang nữ, có lợi nhuận cao, nhưng đơn hàng thường phức tạp về cỡ vóc, yêu cấu chất lượng khắt khe, mẫu mã thay đổi liên tục, kể cả mẫu vải. Bình quân mỗi tháng Tiền Tiến nhận hơn trăm mẫu hàng, mỗi mẫu chỉ vài trăm đến dưới 1000 sản phẩm. Bà Dụ cho biết các đơn hàng hiếm khi lặp lại lần hai, cho dù là bán chạy. Mặt khác, mặt hàng thời trang trung và cao cấp cần nhất là phải giao nhanh, nếu chậm, lô hàng có thế bị rớt lại vì lạc mốt. Chính vì thế, yêu cầu quản lý của Tiền Tiến, ngoài đòi hỏi gắt gao về tiến trình sản xuất mà còn chuẩn bị tốt về thông tin để sẵn sàng phản ứng nhanh với các đơn hàng gấp và khó.

Trước đây bà Giang Thị Thu Trúc, trưởng bộ phận kế hoạch của Tiền Tiến thường gặp khó khăn trong việc định mức năng lực sản xuất mỗi ngày. Nguyên nhân là vì số liệu nằm rải rác ở nhiều đầu mối, khó phân tích, tổng hợp, khiến việc lên kế hoạch không chính xác, ảnh hưởng đến ngày giao hàng và phát sinh một số lỗi như đứt chuyền (do thiếu hàng để làm) hoặc hụt kế hoạch do phán đoán thừa hàng. Điều này ảnh hưởng đến uy tín của công ty và giảm năng suất lao động. Nhưng nay thì “tôi khoẻ hơn nhiều vì phần mềm kiểm soát được ngày trống sản xuất, năng lực thừa thiếu của các dây chuyền trong công ty, từ đó tự động phân bổ ngày/chuyền/xí nghiệp đối với mỗi mã hàng. Biết được thời gian cần thiết sản xuất một mã hàng tương ứng với các điều kiện”, bà Trúc phấn khởi nói. Đặc biệt phần mềm giúp bà Trúc truy xuất ra biểu đồ phân bổ mã hàng với nhiều yêu cầu phân tích tổng hợp khác nhau, hỗ trợ đắc lực cho việc lập báo cáo, nhất là những báo cáo khẩn cho lãnh đạo.