Thống Kê Sức Chứa Phòng Họp Tại Khách Sạn Sofitel Metropole Hà Nội

Lưu ý: Giá trên chưa bao gồm 5% phí dịch vụ và 10% thuế VAT

Nguồn: Phòng kinh doanh, khách sạn Melía Hanoi năm 2006 2.3.Thực trạng hoạt động kinh doanh MICE ở các khách sạn 5 sao tại Hà Nội (lựa chọn điển hình)

Như đã trình bầy trong phần “ đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài”, do sự hạn hẹp về thời gian nghiên cứu, theo phương pháp chọn mẫu, tác giả xin được lựa chọn 3 trong tổng số 8 khách sạn 5 sao tại Hà Nội làm nghiên cứu điển hình. Đây là những khách sạn tiêu biểu cho phong cách quản lý của các tập đoàn quản lý khách sạn nổi tiếng hiện nay. Đó là Hilton Hanoi Opera, Melía Hanoi, Sofitel Metropole.

Để nghiên cứu hoạt động kinh doanh MICE của khách sạn trước hết cần phải tìm hiểu về tình hình kinh doanh thực tế của các khách sạn đã lựa chọn.

2.3.1. Điều kiện kinh doanh

* Cơ sở vật chất kỹ thuật

+ Phòng họp:

Đi kèm với hệ thống phòng nghỉ sang trọng, các khách sạn 5 sao còn có một hệ thống các phòng kinh doanh hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp. Từ năm 2003 đến năm 2006 tốc độ tăng về số lượng phòng hội nghị hội thảo trung bình đạt 16,4%/ năm. Hệ thống khách sạn 5 sao hiện đã cung cấp được đầy đủ những dịch vụ hội nghị hội thảo tương đối hoàn hảo cho khách hàng.

Chúng ta hãy cùng xem bảng dưới đây về sức chứa của phòng hội nghị hội thảo của các khách sạn:

BẢNG 2.13. THỐNG KÊ SỨC CHỨA PHÒNG HỌP TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL METROPOLE HÀ NỘI

Stt

Tên	Diện tích	Theo kiểu Hội thảo	Theo kiểu dạp hát	Hình chữ U	Hình chữ V
1	Thăng Long	185	165	250	71	50
2	Thăng Long 1	111	90	130	44	34
3	Thăng Long 2	74	45	78	30	22
4	Đông Đô	48	36	66	23	-
5	Đông Đô 1/2/3	16	12	18	-	-
6	Phòng Họp 1	20	14	20	-	-

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 142 trang tài liệu này.

Phòng Họp 2

Nguồn: Phòng kinh doanh khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội năm2006

BẢNG 2.14. THỐNG KÊ SỨC CHỨA PHÒNG HỌP KHÁCH SẠN MELIÁ HÀ NỘI

Stt

Tên	Diện tích	Tiệc đứng	ăn tối	Dạp hát	Lớp học	Tầng
1	Phòng Đại tiệc	1007	1220	750	1200	750	1
	+ Đại tiệc1 + Đại tiệc 2 + Đại tiệc 3	336 336 336	350 350 350	230 230 230	350 350 350	200 200 200
2	Thăng Long Ballroom	552	540	360	540	360	4
3	+Phòng chức năng 1	64	70	40	70	42	1
	+Phòng chức năng 2	64	70	40	70	42
	+Phòng chức năng 1/2	128	150	80	150	72
4	Phòng chức năng 3	95	100	50	100	52	2
5	Phòng chức năng 4	68	70	40	70	42	2
6	Phòng chức năng 5	52	-	-	-	12	2
7	Phòng chức năng 6	84	80	60	80	52	2
8	Phòng chức năng 7	136	150	80	150	84	2
9	Phòng chức năng 6/7	220	200	120	-	-	2
10	Phòng họp nhỏ	-	-	-	-	12	Lobby
11	Phòng họp nhỏ	-	-	-	-	8	20

Nguồn: Phòng kinh doanh khách sạn Meliá Hà Nội năm

2006

BẢNG 2.15: THỐNG KÊ SỨC CHỨA PHÒNG HỌP KHÁCH SẠN HILTON OPERA

Tên	Diện tích	Lớp học	Dạp hát	Tiệc	Tiếp đón	Hình chữ U	Hình chữ H
1.	Đại tiệc A	220	140	250	150	200	78	90
2.	Đại tiệc B	189	120	200	120	150	78	90
3.	Đại tiệc A&B	409	220	500	300	400	120	160
4.	Hải phòng A	134	24	40	24	40	24	30
5.	Hải phòng B	37	60	90	70	80	50	60
6.	Hà nội	60	24	40	24	40	24	30
7.	Ho Chi Minh	66	24	40	24	40	24	30

City
8.	Hội An	91	45	70	40	60	40	46
9.	Huế	64	24	40	24	40	24	30
10.	Opera Terrace	N/A	0	0	0	0	0	0

Nguồn: Phòng kinh doanh khách sạn Hilton Opera Hà Nội năm 2007

Nhìn vào bảng thống kê sức chứa phòng hội nghị, hội thảo. Chúng ta nhận thấy số lượng phòng hội nghị hội thảo nhiều nhất là khách sạn Melía (11 phòng) hai khách sạn Hilton và Metropole cùng số lượng (7 phòng). Trong các phòng hội nghị, hội thảo đó chiếm ưu thế hơn cả là hệ thống phòng hội nghị, hội thảo của khách sạn Melía bởi diện tích của các phòng họp này rất lớn và các trang thiết bị hiện đại vào bậc nhất Việt Nam. Điều này cũng đã tạo lợi thế lớn cho khách sạn Melía trong kinh doanh dịch vụ MICE, đồng thời cùng một lúc có thể phục vụ được nhiều đoàn khách khác nhau (tối thiểu 03 cuộc họp cùng một lúc). Bên cạnh đó, khách sạn Hilton cũng tham gia vào kinh doanh MICE, với sức chứa tương đối lớn là 300 khách. Trong quá trình khảo sát tại khách sạn Hilton chúng tôi nhận thấy hạn chế của khách sạn Hilton về phòng họp không vuông vắn, trần thấp, không đủ lớn cho những cuộc hội thảo lớn. Khách sạn Hilton chưa thực sự chú trọng nhiều cho dịch vụ này, do hạn chế về cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa được quan tâm thường xuyên. Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội là khách sạn có phòng họp với sức chứa ít nhất, chỉ phục vụ được 250 khách. Tuy vậy, khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội lại có chất lượng phục vụ cao, với các trang thiết bị hiện đại, thiết bị âm thanh, ánh sáng hoàn hảo, dịch vụ hậu cần tốt. Vì vậy, đây là một địa điểm phù hợp để kinh doanh MICE đối với những cuộc hội thảo nhỏ. Nhiều cuộc hội thảo đã lựa chọn khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội vì khách sạn có uy tín của khách sạn hơn 100 năm tuổi với các trang thiết bị được đầu tư thường xuyên.

+ Trang thiết bị phục vụ hội nghị hội thảo

Tất cả những phòng phục vụ hội nghị hội thảotại các khác khách sạn 5 sao trên địa bàn Hà Nội đều được trang bị hệ thống ánh sáng và âm thanh hiện đại, máy chiếu đa năng, máy vi tính, flipchart và các trang thiết bị tiện nghi khác. Số lượng các trang thiết bị phục vụ hội nghị, hội thảo của 3 khách sạn trên được thống kế thông tại bảng 2.16. dưới đây

BẢNG 2.16: THỐNG KÊ CÁC TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ HỘI NGHỊ HỘI THẢO

Khách sạn

LCD	Micro	Flip chart	Overhead	Projector
Hilton Hanoi	10	60	15	10	6
Melía Hotel	20	80	25	15	15
S.Metropole	10	60	12	8	5

Nguồn: Phòng kinh doanh 3 khách sạn 5 sao năm 2007

Qua khảo sát thực tế cho thấy, nhìn chung số lượng các trang thiết bị tại các khách sạn còn chưa phù hợp với thực trạng kinh doanh MICE của các khách sạn.Ví dụ số lượng Micro của khách sạn Hilton chỉ có 60 chiếc (bao gồm cả micro không dây, micro cài áo và micro có dây) so với số lượng khách MICE tham dự trong hội nghị hội thảo là chưa phù hợp. Thậm chí kết quả điều tra cho thấy đối với những cuộc hội thảo lớn khách sạn phải đi thuê ở bên ngoài. Còn khách sạn Melía và Metropole mặc dù các trang thiết bị cũng được đầu tư và mua mới thường xuyên nhưng đối với những cuộc hội thảo lớn thì 2 khách sạn cũng đi thuê thêm ở ngoài. Nên chăng, các khách sạn cần phải đầu tư hơn nữa cho các trang thiết bị phục vụ cho hội nghị hội thảo tránh bị động trong việc phải thuê thêm các trang thiết bị ở bên ngoài.

Ngoài các trang thiết bị kể trên thì các khách sạn còn có một hệ thống âm thanh, hệ thống loa và dây kết nối, hệ thống tránh lẫn tiếng khi sử dụng micro không dây, nhạc nền (control music). Kết quả khảo sát tại các khách sạn cho thấy hệ thống ánh sáng được chính các khách sạn thiết kế, nên chưa khoa học và đủ độ sáng. Do đó nên chăng khi tổ chức những hội nghị hội thảo chuyên đề các khách

sạn cần phải thuê các chuyên gia lắp đặt hệ thống ánh sáng để đảm bảo chất lượng của dịch vụ, vì có rất nhiều loại đèn sử dụng cho hội nghị hội thảo như : đèn chiếu vào một khoảng nhất định (sports light), đèn chiếu từ trên trần xuống làm nền (profile light), đèn chiếu theo người hoặc vật di chuyển (follow light), đèn chiếu vào một vật thể nhất định để làm nổi bật (flood light); hệ thống hình ảnh như: màn hình cố định treo trên tường (screen), màn chiếu có chân (Tripod screen).

Theo số liệu ở bảng thống kê trên, số lượng các trang thiết bị của khách sạn Melía là nhiều nhất, hiện đại nhất. Khách sạn rất quan tâm chú trọng đến các trang thiết bị phục vụ hội nghị hội thảo, thể hiện bằng việc thường xuyên bảo dưỡng và mua mới định kỳ, mua sắm thêm những trang thiết bị hiện đại đáp ứng những đòi hỏi mới hoặc những yêu cầu đặc biệt của khách hàng hiện nay.Thêm vào đó là Khách sạn có một hệ thống cabin dịch khá hiện đại so với khách sạn Sofitel Metropole và khách sạn Hilton Opera (bởi 2 khách sạn này đều phải đi thuê ngoài). Dịch vụ hội nghị hội thảo mang lại một nguồn thu lớn (khoảng 70%) trong tổng doanh thu của Khách sạn.

Đối với khách sạn Sofitel Metropole mặc dù bị hạn chế bởi các phòng họp nhỏ, song Ban Giám đốc khách sạn vẫn quan tâm đặc biệt đến dịch vụ này thể hiện bằng việc thường xuyên mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị, hội thảo, đa dạng hoá các loại hình dịch vụ mới lạ, hấp dẫn khách MICE.

Đối với khách sạn Hilton mặc dù có lợi thế là Khách sạn có phòng hội nghị, hội thảo lớn hơn khách sạn Metropole, nhưng các trang thiết bị phục vụ cho phòng hội nghị hội thảo chưa được quan tâm chú trọng. Kết quả điều tra thực tế cho thấy, trang thiết bị quá cũ, thiếu đồng bộ và chưa được mua sắm thường xuyên (chỉ duy nhất đầu năm 2007 vừa qua Khách sạn mới nâng cấp hệ thống âm thanh cho phòng hội nghị, hội thảo. Một nhược điểm nữa của Khách sạn này là các màn hình quá to, dẫn đến chất lượng hình ảnh không có độ sắc nét do các trang thiết bị quá cũ, độ sáng chưa đủ.

+ Đồ dùng

Bàn ghế là công cụ đóng vai trò quan trọng trong phục vụ hội nghị hội thảo. Chất lượng và kiểu dáng của bản ghế tạo ra sự thoải mái, thư giãn cho khách. Ngoài ra, nó còn tạo nên một khung cảnh trang trọng cho phòng họp. Qua khảo sát, nhìn chung các khách sạn đều trang bị một số lượng lớn bàn ghế đồng bộ, hiện đại, thuận tiện cho việc kê và sắp xếp theo các yêu cầu khác nhau của hội nghị. Hầu hết các loại ghế này đều được làm từ chất liệu nhẹ bọc đệm. Khi tổ chức hội nghị hội thảo các khách sạn sẽ trang trí thêm cho ghế như thắt thêm nơ để tạo nên một không khí trang trọng cho các buổi họp…và các bàn ghế này thường xuyên được kiểm tra bảo dưỡng và mua mới thường xuyên tại các khách sạn.

Trên cơ sở thực trạng nghiên cứu về điều kiện kinh doanh của 3 khách sạn trên, có thể đưa ra những nhận xét như sau: hiện nay nhìn chung cơ sở vật chất của các khách sạn đã đáp ứng được tương đối cơ bản với những yêu cầu của du lịch MICE. Tuy nhiên, trong thời gian tới thì các khách sạn cần phải đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng cũng như các trang thiết bị hỗ trợ khác để phục vụ kinh doanh MICE ngày một tốt hơn.

*Bộ máy tổ chức và nguồn nhân của các Khách sạn

Bộ máy tổ chức và số lượng lao động

Các khách sạn 5 sao đều chịu sự quản lý của các tập đoàn kinh doanh khách sạn nổi tiếng trên thế giới. Mỗi khách sạn đại diện cho một tập đoàn quản lý riêng, nhưng nhìn chung đều tuân theo một sơ đồ sau:

Tổng giám đốc

Kế hoạch Tài chính

Kinh doanh Marketing

Nhân sự

Bảo vệ Đón tiếp

Ăn uống, tiệc và bếp

Buồng và giặt là

Kỹ thuật CLB sức khỏe

MICE

Tiền sảnh Lễ tân Tổng đài

Kết quả điều tra tại 3 khách sạn 5 sao trên cho thấy các khách sạn đã thực sự quan tâm chú trọng đặc biệt cho bộ phận kinh doanh dịch vụ mới này. Biểu hiện cụ thể nhất là các bộ phận kinh doanh của các khách sạn đã có bộ phận chuyên trách MICE riêng. Điều này càng thể hiện rõ vai trò quan trọng của dịch vụ mới này đóng góp to lớn trong tổng doanh thu của các khách sạn. Hầu hết, các nhân viên đảm trách nhiệm vụ này đều nằm trong phòng Sales& Marketing. Tuy nhiên, số lượng lao động làm việc ở đây còn tương đối hạn chế so với tổng số lao động ở các khách sạn. Điều đó được chứng minh qua bảng 2.17 dưới đây.

BẢNG 2.17. BẢNG SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN MICE SO VỚI TỔNG SỐ LAO ĐỘNG CỦA KHÁCH SẠN

Khách sạn	Tổng số lao động	Số lượng NV MICE	Tỷ lệ(%)
1.	Hilton opera	357	1	0,4
2.	Melía	411	3	0,7
3.	Sofitel Metropole	478	1	0,4

Nguồn : Phòng quản lý nhân sự 3 khách sạn năm 2007

Khách sạn Melía là một trong những khách sạn đứng đầu về kinh doanh dịch vụ hội nghị, hội thảo tại Hà Nội, song nhân viên chuyên trách bộ phận này chỉ có 3 người chiếm tỷ lệ 0,7% so với tổng số 411 lao động làm việc tại Khách sạn. Tại hai Khách sạn còn lại chỉ có 01 người phụ trách chiếm tỷ lệ 0,4 % so với toàn bộ lao động của khách sạn.

Với số lượng nhân viên chuyên trách về dịch vụ MICE ở các khách sạn 5 sao ít như hiện nay sẽ không đáp ứng được với sự phát triển của MICE hiện tại và tương lai. Nếu các khách sạn không thực sự chuyên môn hoá cao thì dẫn đến chất lượng của các dịch vụ giảm và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh MICE. Vì vậy, trong thời gian tới khách sạn cần tăng thêm lao động cho bộ phận này để mang đến sự phục vụ hoàn hảo hơn cho khách MICE.