Đánh Giá Sơ Bộ Trong Quý I/2019 Về Các Nhà Cung Cấp Chính

Bảng 2.7 Đánh giá sơ bộ trong Quý I/2019 về các nhà cung cấp chính

Tên công ty

Số lượng hàng cung

ứng

Giá cả

Chất lượng

hàng

Vận chuyển

Yêu cầu khác

Công ty CP Dược Trung Ương 3

Đầy đủ

Chiết khấu

Tốt

Hàng về kho an toàn

Cung cấp chứng từ sớm và

đầy đủ

Công ty CP Dược Vật Tư Y Tế Hà

Nam

Đầy đủ

Không chiết

khấu

Tốt

Hàng về kho an toàn

Công ty CP Dược

Vật Tư Y Tế Hải Dương

Đầy đủ

Chiết

khấu 5%

Tốt

Hàng về kho an toàn

Yunnan Baiyao Group Co.Ltd

Thường xuyên

bị hao hụt

Chiết khấu 10%

Tốt

Hàng về kho an toàn

Đàm phán chuyển hình thức thanh

toán về TT FAX 10-90%

Panjin Huacheng Pharmaceutical Co., ltd

Đầy đủ

Chiết khẩu 7%

Tốt

Thi thoảng trễ tàu

5-7 ngày vì vướng

thủ tục thông quan

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 109 trang tài liệu này.

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

Bảng 2.8 Đánh giá sơ bộ trong Quý IV/2020 về các nhà cung cấp chính

Tên công ty

Số lượng hàng cung ứng	Giá cả	Chất lượng hàng	Vận chuyển	Yêu cầu khác
Công ty CP Dược Trung Ương 3	Đầy đủ	Chiết khấu 2.5%	Tốt	Hàng về kho an toàn
Công ty CP Dược Vật Tư Y Tế Hà Nam	Đầy đủ	Chiết khấu 1%	Tốt	Hàng về kho an toàn	Đàm phán để thanh toán CK 100%
Công ty CP Dược Vật Tư Y Tế Hải Dương	Đầy đủ	Chiết khấu 3%	Tốt	Đôi khi thùng hàng bị bóp méo
Yunnan Baiyao Group Co.Ltd	Đầy đủ	Chiết khấu 10%	Tốt	Hàng về kho an toàn
Panjin Huacheng Pharmaceutical Co., ltd	Đầy đủ	Chiết khấu 7%	Tốt	Container hay bị bẩn, trầy xước	Phản ánh tình trạng đóng hàng vào container cũ, xấu

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

2.3.3 Về việc tổ chức mua hàng

- Đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp :

Nghiệp vụ tổ chức mua hàng tại Hưng Việt được tiến hành ngay sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Thông thường, với nhà cung cấp mới, giám đốc sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán và thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng mua hàng đầu tiên giữa hai bên. Những lần sau, các nhân viên mua hàng sẽ làm việc với nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp gửi các báo giá, thảo luận thêm các điều kiện mua hàng khi có yếu tố thay đổi. Sau đó nhân viên mua hàng sẽ soạn thảo một hợp đồng sơ lược để trình trưởng phòng và giám đốc kiểm tra.

- Kí kết hợp đồng :

Nếu hai bên cùng đồng thuận thì việc kí kết tiến hành. Tuy nhiên các mối quan hệ làm ăn chủ yếu gần như có sẵn, công tác mua hàng vẫn phụ thuộc vào các nhà cung cấp trước đây, ít có sự đổi mới. Đối với mua hàng trong nước, công ty chưa thực sự quan tâm đến vai trò người mua của mình. Ưu thế mua hàng chưa thực sự được phát huy mà trái lại, bị lệ thuộc vào nhiều yếu tố. Với các mặt hàng có giá trị thấp, khi nhân viên bán hàng yêu cầu, nhân viên mua hàng mới tiến hành gọi điện trực tiếp cho nhà cung cấp để họ mang đến. Ưu điểm là nhân viên mua hàng chủ động theo dõi đơn hàng của mình, song nhược điểm đó là thường xuyên rơi vào tình trạng “gấp”, phát sinh đòi hỏi giao dịch phải ngay lập tức, không có sự chuẩn bị trước, ảnh hưởng đến việc thanh toán cũng như vận chuyển hàng về kho. Còn khi đặt mua các hàng hóa có trị giá cao, số lượng lớn, hàng kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch từ trước để hạn chế rủi ro phát sinh. Các bộ phận cũng kết hợp để theo dõi, giám sát quá trình về hàng, thanh toán của các lô hàng quan trọng nhằm đạt hiệu quả cao.

Hoạt động mua hàng ở nước ngoài cũng diễn ra tương tự song tập trung mua hàng với số lượng lớn để giảm thiểu chi phí vận chuyển, nhận ưu đãi về giá. Hoạt động này đòi hỏi sự cộng tác của các phòng ban nhiều hơn, khi mà nhà cung cấp thường xuyên đòi hỏi phải thanh toán trước lô hàng mới gửi hàng. Nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi trước bộ chứng từ sơ lược (bản nháp) về phía doanh nghiệp để theo dõi và xác nhận, làm cơ sở cho thanh toán quốc tế với ngân hàng. Đội ngũ nhân viên phòng nghiên cứu có trách nhiệm rà soát, kiểm tra tính chính xác của các giấy tờ gửi về như chứng nhận chuẩn hàm lượng, số lượng, chất lượng, tên hàng, giá thành,... trước khi thanh toán. Bất cứ sai sót nào về chứng từ sẽ trực tiếp liên hệ phía nhà cung cấp để sửa đổi bổ sung.

Bảng 2.9 Sản lượng mua nhóm hàng Tiêu hóa thực tế năm 2019

STT

Tên hàng hóa	ĐVT	Số lượng mua theo kế hoạch	Số lượng mua thực tế	Chênh lệch
Tên hàng hóa	ĐVT	Số lượng mua theo kế hoạch	Số lượng mua thực tế	SL	%
1	Nacubest	Lọ	4,630	4,715	85	1.84
2	Silymax 70mg	Hộp	97,600	99,643	2,043	2.09
3	Silymax Gold	Hộp	2,200	2,253	53	2.41
4	Ích tràng khang	Hộp	92,030	92,530	500	0.54
5	Thận khí hoàn	Hộp	21,500	22,059	559	2.6

(Nguồn: Phòng TC-KT)

- Xử lí các phát sinh trong quá trình tổ chức mua hàng :

Mặc dù đã có kế hoạch chuẩn bị từ trước song việc tổ chức mua hàng trên thực tế vẫn gặp các sai số về sản lượng. Một số trường hợp dẫn đến sai số so với kế hoạch ban đầu như xuất hiện khách hàng mới có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn, hoặc việc ban lãnh đạo tìm kiếm được nguồn nhập hàng mới với giá chào hàng thấp hơn giá trung bình chung trên thị trường...

Một thực trạng khác đang tồn tại ở Hưng Việt trong quá trình mua hàng đó là bài toán về trình độ nhân lực. Ngành dược là ngành kinh doanh có điều

kiện, nên nhân viên mua hàng thường sẽ là dược sĩ, có am hiểu về chuyên môn mới làm được việc. Tuy nhiên không phải dược sĩ nào cũng có kiến thức cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, đàm phán mua hàng. Bởi vậy đôi khi nhân viên mua hàng làm việc máy móc theo chỉ đạo của cấp trên, mua hàng mà chưa biết cách xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, hoặc chủ động tìm kiếm các bên mua mới cho mình. Và một hạn chế nữa phải kể đến đó là ngoại ngữ. Khi mua hàng với bên cung cấp nước ngoài, người có chuyên môn nghiệp vụ thì hạn chế về ngoại ngữ, người có ngoại ngữ lại thiếu học vấn chuyên ngành dược, chưa kể đến các giao dịch nước ngoài luôn đi kèm với nghiệp vụ logistics nên khả năng phản ứng, xử lí các tình huống bất ngờ còn lúng túng. Quá trình đặt và mua hàng chưa đạt hiệu quả cao. Công tác phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự nhuần nhuyễn, còn hiện tượng ỷ lại.

- Theo dõi lịch về hàng và nhập kho:

Công tác theo dõi hàng trong quá trình vận chuyền và đưa hàng về kho tương đối được công ty chú trọng. Các đơn đặt hàng đều được ấn định ngày giao. Các đơn hàng trong nước, trước ngày giao từ 1-2 ngày, nhân viên mua hàng sẽ liên lạc với nhà cung cấp để nhắc lại cũng như đốc thúc nếu thấy có sự trì trệ từ phía ấy. Các đơn hàng nước ngoài thì phức tạp hơn, công tác theo dõi từ khi hàng xuất cảnh, di chuyển, rồi cập cảng, xuất cảng,... đều phải được theo sát để tránh rủi ro như quá hạn lưu kho lưu bãi, trục trặc về giấy tờ nên hàng không xuất được hàng từ cảng về kho,... Công ty có bộ phận kho vận chuyên nhận hàng và kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ số lượng, quy cách, số lô, nhãn hiệu theo chứng từ. Việc nhận hàng và nhập hàng vào kho, bảo quản cũng được yêu cầu phải làm hết sức tỉ mỉ để tránh gây thất thoát hàng hóa, giảm chất lượng hàng từ đó ảnh hưởng xấu đến công tác bán hàng về

sau. Công ty đã cho xây dựng hệ thống kho lạnh, kho mùi, kho bảo quản hàng riêng biệt theo tiêu chuẩn GSP, GDP của ngành dược.

2.3.4 Về việc đánh giá công tác mua hàng

Công việc kiểm tra, rà soát cần phải được diễn ra liên tục từ khâu đầu tiên trong quá trình mua hàng. Nếu chứng từ nháp nhà cung cấp gửi về có vấn đề, nhân viên mua hàng phụ trách lô hàng đó cần phản ánh lại và yêu cầu nhà cung cấp sửa lại ngay trước khi vận chuyển hàng. Trong quá trình hàng vận chuyển từ nơi này sang nơi khác, phải liên tục theo dõi và kiểm tra, khắc phục ngay các lỗi phát sinh. Nếu không có sự xác nhận của bộ phận kho về chất lượng, quy cách thì hàng hóa cũng không được tự tiện nhập kho và phòng tài chính sẽ làm việc lại về thanh toán với bên liên quan.

Khi tiến hành nhận hàng hóa, trưởng kho phải tổ chức nhân lực và vật lực để tiếp nhận hàng ( cân, đo, đếm). Phải đối chiếu hàng hóa thực nhận với hóa đơn, phiếu giao nhận hàng.

Trước khi nhận hàng, nhân viên kho kết hợp cùng nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách đóng gói của hàng hóa. Với các mặt hàng không để kiểm tra bằng mắt thường hay cảm quan, cần lấy mấu đem đi kiểm định tại Viện kiểm nghiệm vệ sinh an toàn thực phẩm. Trong quá trình đợi kết quả kiểm nghiệm, hàng hóa sẽ được lưu tạm trong kho tại vị trí riêng biệt.

Công ty thực hiện theo đúng quy định đã đề ra về phân công công việc, trách nhiệm thi hành từng đầu việc đối với từng nhân viên. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục, thủ kho kiểm đếm số lượng hàng một lần nữa, đảm bảo đúng nguyên tắc như: Mọi hàng hóa tiếp nhận phải thông qua kiểm tra và có kết quả kiểm nghiệp trước hoặc sau, xác định số lượng chính xác. Thời gian trước đây, công ty quy định phải kiểm nghiệm đầy đủ tất cả các lô hàng về kho, bất kể nhiều hay ít đều phải có kết quả kiểm nghiệm từ Cục vệ sinh an

toàn thực phẩm. Nhưng từ năm 2015 trở đi, việc kiểm nghiệm chỉ áp dụng cho 1 lô hàng. Các chuyến hàng về kho có thể khác nhau về thời gian song nếu như hàng hóa cùng trong 1 lô hàng thì chỉ cần kiểm nghiệm lô đầu tiên. Việc này vừa đảm bảo tuân thủ quy định của Cục Dược, vừa tiết kiệm chi phí cho công ty. Hiện tại công ty cũng được đầu tư mua mới dàn máy cân cho độ chính xác rất cao, tỷ lệ hao hụt chỉ khoảng 0.4%. Sau khi cân xong kết quả được ghi lại trên biên bản giao nhận hàng hóa và kí với bên giao hàng. Đồng thời thủ kho cũng ghi thẻ kho (phụ lục 01), chuyển phiếu nhập kho (phụ luchj

02) cho kế toán kí và hạch toán. Sau đó nhân viên kho tiến hành vận chuyển hàng lên kệ, pallet rồi cất vào kho đảm bảo an toàn, tránh mất mát, hư hao.

Công ty thường họp theo quý và năm để đánh giá lại cũng như thảo luận về công tác mua hàng.Trước mỗi buổi họp, các phòng ban liên quan có trách nhiệm thu thập các kết quả của từng lô hàng nhập mua trong kì, xử lí số liệu, đưa ra các nhận xét, suy nghĩ cá nhân về tình hình nhập mua hàng, thanh toán hay các vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. Qua đó ban lãnh đạo công ty có cái nhìn khách quan hơn, đa chiều hơn về chu trình mua hàng. Tiêu chuẩn đánh giá được thống nhất chung ngay từ đầu ở các nguyên tắc cơ bản như nhà cung cấp có thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng nguyên tắc đã kí giữa hai bên về mua bán hàng hóa không; hàng mua về có đẩy đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, quy cách, số lô, hạn dùng, có được đóng gói cẩn thận không; chứng từ gốc về đến nơi có bị thiếu sót ở đâu, trong quá trình làm hàng tại cảng có phát sinh vấn đề gì không... Nếu như mọi việc suôn sẻ, nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các điều kiện đặt ra đã thỏa thuận giữa hai bên thì giao dịch mua hàng ấy coi như là thành công, và doanh nghiệp sẽ tiếp tục đặt hàng với họ trong tương lai. Trong trường hợp các lỗi khách quan phát sinh trong quá trình mua hàng, cả doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ cùng thảo luận phương án tháo gỡ, phân chia trách nhiệm giải quyết, mục đích chung là cùng

tìm ra biện pháp khắc phục. Còn nếu doanh nghiệp phát hiện ra các lỗi chủ quan đến từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phụ trách có nhiệm vụ báo cáo với cấp trên, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp có giải trình và đền bù cụ thể cho phía công ty. Sau một hoặc vài lần hợp tác, nếu nhà cung cấp nào thường xuyên mắc sai sót, công ty sẽ tiến hành thay thế hoặc giảm lượng hàng đặt mua từ phía nhà cung cấp ấy.

Công tác mua hàng trong nước đơn giản hơn mua hàng nhập khẩu. Do đó rủi ro cũng ít hơn và xử lí các phát sinh cũng nhanh gọn hơn. Các lô hàng nhập khẩu tại Hưng Việt thường xuyên mất nhiều thời gian và công sức của nhân viên để xử lí trọn vẹn. Ảnh hưởng của địa lí, dịch bệnh, khả năng thanh toán tiền hàng trước, mua hàng qua trung gian, làm hàng qua forwader... là những trở ngại to lớn thường xuyên hiện hữu. Vì vậy để tránh phụ thuộc vào các yếu tố không chủ động và khách quan như trên, Hưng Việt tập trung mua hàng trong nước và mua trực tiếp là chính. Thực tế cho thấy chiến lược này đem lại hiệu quả tốt hơn đối với quy mô doanh nghiệp tại đây. Hàng hóa mua về bằng cách này luôn kịp thời, đầy đủ, ít thiếu hụt và chi phí thấp.

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng của công ty CP Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt

2.4.1 Các yếu tố bên trong

- Chiến lược kinh doanh:

Ban lãnh đạo Hưng Việt luôn đặt mục tiêu tình hình kinh doanh năm sau phải hiệu quả hơn năm trước, tạo được nhiều lợi nhuận cho công ty và lợi ích cho xã hội. Các chiến lược ngắn hạn thường xuyên được nhắc lại tại các cuộc họp theo tháng và quý. Các chiến lược ngắn hạn sẽ tập trung vào tiêu thụ các mặt hàng hot trên thị trường, ví dụ như thời điểm bùng dịch Covid, các mặt hàng khử khuẩn bán rất chạy, công ty cũng tập trung tìm nguồn nhập hàng và tung ra thị trường số lượng lớn để phục vụ nhu cầu tiêu dùng. Về lâu dài hơn,

một trong những mục tiêu lớn của Hưng Việt là xây dựng hình ảnh tới công chúng và quảng bá thương hiệu đến từng hiệu thuốc, nhà máy sản xuất toàn miền Bắc. Để đạt được mục tiêu dài hạn trên, đòi hỏi sự quản lí chặt chẽ, thực hiện từng bước cụ thể của tập thể toàn công ty. Dược phẩm là một ngành kinh doanh có điều kiện nên rất nhạy cảm. Ban lãnh đạo công ty xác định không thể vì đồng lợi nhuận trước mắt mà kinh doanh chộp giật, mua hàng tiểu ngạch chất lượng thấp rồi bán ra thị trường với giá cao. Với cái tâm của người thầy thuốc, một chiến lược xây dựng và phát triển doanh nghiệp để bền vững, hưng thịnh vẫn luôn là kim chỉ nam của Hưng Việt. “Để kiến tạo giá trị bền vững ấy, cần xây những viên gạch lót thật chắc chắn”- chia sẻ của Chủ tịch HĐQT Công ty CP thương mại dược phẩm Hưng Việt tại đại hội cổ đông năm 2019. Về khâu mua hàng nói riêng, ảnh hưởng của thị trường luôn biến động từng giờ, do vậy ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt xây dựng và áp dụng các chiến lược ngắn hạn khác nhau nhằm bổ sung, thay thế hoặc tạo tiền đề để thực hiện các mục tiêu lớn đề ra trong từng năm tài chính. Việc mua hàng cũng không còn cố định như xưa khi mà các nguồn cung trên thị trường nhiều hơn, sự giao thương thời đại công nghệ 4.0 cũng mang lại nhiều thuận tiện, đặc biệt là giảm thiểu khoảng cách địa lí giữa các quốc gia.

- Chính sách về sản phẩm

5 năm trở lại đây, Hưng Việt chọn cho mình phát triển một vài sản phẩm nhất định, không chạy theo số lượng quy mô lớn như trước kia. Do nhận định thị trường đã có sự tham gia của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp sở hữu tiềm lực mạnh, ban lãnh đạo công ty nhận thấy nên tập trung thế mạnh của mình cho một vài sản phẩm đã có tên tuổi từ trước để tăng sức cạnh tranh, thay vì chạy theo mở rộng quy mô cố gắng bán càng nhiều mặt hàng càng tốt. Việc chuyên môn hóa này bước đầu cho thấy tính hiệu quả khi mà sản phẩm Hà Thủ Ô TW3 của công ty năm 2020 đã đạt huy chương Vàng vì sức khỏe cộng

Xem tất cả 109 trang.

Ngày đăng: 14/06/2023