ở tương lai và phù hợp với tâm huyết của mình thì sẽ điều hành công việc theo cảm quan cá nhân. Do vậy, để hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng nói riêng, nhà quản trị cần khách quan hơn trong việc nhìn nhận thị trường, thực tế đánh giá cái gì đúng, cái gì cấp thiết cần phải đầu tư, mặt hàng nào sắp tới sẽ tăng giá trên thị trường dựa vào số liệu cụ thể. Việc mua hàng cần khoa học, chi tiết nhằm thắt chặt chi phí, giảm gánh nặng bán ra và tăng lợi nhuận về cho doanh nghiệp.
Một giải pháp khác đó là đồng bộ việc lập kế hoạch giữa các phòng ban tránh sự lệch pha và hướng đến mục tiêu chung. Xuất phát từ phòng bán hàng cần đưa ra con số cụ thể lượng hàng cần bán là bao nhiêu, doanh số bán hàng là bao nhiêu. Từ đó phòng Marketing sẽ tiếp nhận để đưa ra chiến lược quảng cáo cho từng dòng sản phẩm nhằm trợ giúp cho công tác bán hàng để nhiều người biết đến sản phẩm. Phòng Tài chính kế toán kế thừa các thông tin ấy để trích lập các chi phí, ước tính số tiền vốn cần bỏ ra, dự toán chi tiêu trong kì để đạt được mục tiêu chung ấy; kết hợp với phòng nghiên cứu đưa ra định mức củ thể cho từng dòng sản phẩm. Cuối cùng bộ phận mua hàng tổng hợp các thông tin ấy và sẽ đưa ra được kết luận cuối cùng, trả lời cho câu hỏi mua hàng gì, mua bao nhiêu và mua như thế nào.
3.2.2 Hoàn thiện công tác lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
Trong thời đại công nghệ số 4.0, có nhiều cách và các kênh thông tin để doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của mình như:
- Thông qua các hội nghị khách hàng, hội thảo theo chuyên đề từ nhiều tổ chức, ban ngành đoàn thể.
- Thông qua các đơn hàng mời chào từ chính các nhà cung cấp.
- Thông qua các tạp chí, catalogue quảng cáo
- Thông qua Internet, mạng xã hội, diễn đàn chung.
Khi tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nhà quản trị nên vận dụng nguyên tắc “không bỏ hết trứng vào một giỏ” để hạn chế rủi ro. Để làm được điều ấy đòi hỏi sự nghiên cứu toàn diện và kĩ lưỡng thông tin, quá trình phát triển của từng nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Một nhà quản trị giỏi sẽ nhìn nhận thêm các khả năng tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá, đầu tư cho tương lai khi đặt niềm tin vào những nhà cung cấp mới trên thị trường. Một trong những phương pháp để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đó là giảm thiểu chi phí. Ở quá trình mua hàng, việc giảm thiểu chi phí nhập khẩu, chi phí kiểm hoá sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Ngày nay có nhiều phương pháp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp. Có quan điểm cho rằng chỉ nên tập trung vào một số lượng nhất định, đầu tư thời gian, tài chính để xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược họ. Từ đó hưởng lợi từ mối quan hệ đối tác ấy như mua hàng với chi phí thấp. Tuy nhiên cũng có quan điểm ngược lại, cho rằng trong thời đại kết nối toàn cầu, nên đa dạng hoá các nguồn cung ứng đầu vào cho doanh nghiệp bằng những nhà cung cấp thường xuyên cung cấp hàng hoá chất lượng cao, giá cả hợp lý, không phân biệt quy mô nhà cung cấp lớn hay nhỏ, đã có thương hiệu hay mới thành lập. Cùng với đó nhà quản trị cũng không quên để tâm về số liệu trên các báo cáo tài chính, thông tin về giá cả, chất lượng, mẫu mã, hình thức, phương thức thanh toán, vận chuyển, hạn mức công nợ, hệ thống sản xuất, kho chứa, hình thức giao nhận,... của nhà cung cấp. Thông tin về đối tác càng nhiều, càng thực tế, minh bạch thì càng dễ dàng cho nhà quản trị mua hàng đưa ra quyết định tối ưu.
Có hai kiểu nhà cung cấp chính trên thị trường: Nhà cung cấp đã có sẵn với nhiều năm trong ngành và nhà cung cấp mới tham gia thị trường. Những nhà cung cấp mới ấy thường sẽ tự tìm kiếm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của mình một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Qua phân tích các nhân tố ảnh
hưởng đến cung ứng hàng hóa, một vài lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp cần đặt ra là:
- Đối với các mặt hàng công ty đã sẵn có nhà cung cấp đối tác thì cần tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với họ, miễn sao cả hai bên vẫn còn tìm được tiếng nói chung, các bên cùng có lợi.
- Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mua hàng của doanh nghiệp, cần rà soát trước xem ở các đối tác cũ có ai đang phân phối mặt hàng này để mua được giá ưu đãi không. Nếu không thì lúc ấy doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp mới dựa trên các nghiên cứu kĩ lưỡng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hàng loạt các tiêu chí đánh giá và cho điểm các nhà cung cấp để tối ưu hóa lựa chọn của mình. Trên cơ sở danh sách đã thiết lập, việc lựa chọn nhà cung cấp phải gắn liền với các tiêu thức mua hàng. Các tiêu chuẩn để đánh giá có thể kể đến như: Vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, khả năng cung ứng nguồn hàng đầy đủ, thời gian vận chuyển hàng hóa, giá cả hàng hóa, khả năng thực hiện theo đúng cam kết đề ra về chất lượng hàng, khả năng xử lí sai sót trong quá trình mua hàng,...
Bảng 3.2 Tiêu thức đánh giá nhà cung cấp
Tiêu thức | Điểm | Nhận xét chung | |||
0.25-1 | 1.25-2 | 2.25-3 | |||
1 | Chất lương hàng hóa | Sai sót vì lí do chủ quan | Sai sót vì lí do khách quan | Đúng thỏa thuận | |
2 | Giá cả | Giá bán lẻ | Giá đại lý | Chiết khấu | |
3 | Hình thức thanh toán | Thanh toán ngay | Thanh toán chậm từ 10-15 ngày | Thanh toán chậm từ 20-30 ngày | |
4 | Thời gian giao nhận | Chậm 5-7 ngày | Chậm 1-3 ngày | Đúng thời hạn | |
5 | Hình thức giao nhận | Giao tại kho bên bán | Giao tại kho bên bán | Giao tại công ty | |
6 | Lịch sử giao dịch | Dưới 3 năm | Từ 03-05 năm | Từ 5 năm trở lên | |
7 | Tốc độ phản hồi phát sinh | Trên 6 tiếng | Từ 3-5 tiếng | Dưới 2 tiếng | |
8 | Số lượng hàng hóa cung ứng tối đa | Nhỏ hơn 60% số lương | Từ 61-90% số lượng | Trên 90% số lượng | |
9 | Quy mô sản xuất | Nhập lại | Cơ sở sản xuất | Doanh nghiệp sản xuất |
Có thể bạn quan tâm!
-
Đánh Giá Sơ Bộ Trong Quý I/2019 Về Các Nhà Cung Cấp Chính -
Đánh Giá Chung Về Công Tác Quản Trị Mua Hàng Tại Công Ty Cp Thương Mại Và Dược Phẩm Hưng Việt -
Số Lượng Hàng Bán Thực Tế 2020 (Nhập Mua Từ Nhà Cung Cấp Herbitech) -
Quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thương mại và dược phẩm Hưng Việt - 13
Xem toàn bộ 109 trang tài liệu này.
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
3.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
Muốn nâng cao hiệu quả công tác nhận hàng và nhập kho, trước tiên phải nâng cao năng lực cho nhân viên kho hàng. Công ty có thể đầu tư cho nhân viên đi học thêm các lớp về nghiệp vụ lưu kho, nhập hàng với các điều khoản ràng buộc cụ thể, tránh trường hợp chảy máu chất xám. Mỗi nhân viên
có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ thì từng đầu việc sẽ được xử lí hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, nhân viên mua hàng khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, phải thảo luận và đưa ra các điều khoản nhận trả hàng, đền bù cụ thể trong trường hợp phía công ty nhận được hàng bị hỏng, bao hàng bị rách, chất lượng hàng bên trong bị ảnh hưởng, nhãn hàng bị sai thông tin,... Việc nhận hàng về kho cũng cần sự phối hợp của bộ phận mua hàng và bộ phận kho. Mỗi khi tiếp nhận lô hàng, đặc biệt là hàng cont nhập khẩu, người nhận hàng phải chụp ảnh, gửi thông tin nhãn mác hàng về và nếu có phát sinh bất thường tuyệt đối không được kí nhận hàng mà phải báo cho cấp quản lí để kịp thời đưa ra phương án trả hàng hay làm việc lại với nhà cung cấp. Việc thương lượng với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng cần đảm bảo các vấn đề sau:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng mua phải đảm bảo đủ mẫu mã, chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, thành phần, hạn dùng, phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự biến động về giá nếu thị trường có sự thay đổi trong quá trình mua hàng
- Xác định cụ thể phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán ngay từ đầu: Thanh toán trước hay Chuyển khoản sau, thanh toán theo hình thức mở L/C hay TT FAX, ...
Công ty CP Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt có thể tiến hành đặt hàng bằng nhiều hình thức như
- Kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Nội dung hợp đồng bao gồm những nội dung chính là Tên, địa chỉ các bên tham gia hoặc người đại diện. Tên ngân hàng thụ hưởng, số tài khoản tiền giao dịch. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Đơn giá và phương định giá. Hình thức vận chuyển và điều kiện giao nhận hàng. Phương thức cùng điều kiện thanh toán
(thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, đơn vị tiền thanh toán, các ưu đãi về chiết khấu thanh toán nếu có).
- Gửi đơn đặt hàng (đứng tên người mua): tính pháp lý thấp hơn hợp đồng mua- bán giữa 2 bên nhưng lại là chứng từ để dễ quản lí tình hình mua bán hàng hóa.
- Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): bên nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi trả bên mua để hạch toán và theo dõi đơn hàng.
Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn hình thức đặt hàng cho phù hợp với từng mặt hàng riêng biệt vì chúng rất đa dạng về chủng loại và giá trị.
- Đối với hình thức mua hàng qua điện thoại: nên áp dụng khi mua các mặt hàng có giá trị thấp, khối lượng vừa và nhỏ. Tuy nhiên chỉ nên sử dụng với các đối tác thân quen, đã làm ăn lâu dài có uy tín với doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho nghiệp vụ mua hàng.
- Đối với hình thức kí kết hợp đồng mua bán giữa các bên: doanh nghiệp cần sử dụng cho các hợp đồng nhập khẩu, mua hàng trong nước với giá trị lớn, mang tính quan trọng với hoạt động kinh doanh. Bởi hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý rất cao nên giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng cũng như sẽ có phương án bồi thường thỏa đáng khi xảy ra tranh chấp.
Ngoài ra, trước khi hàng về đến kho để lưu trữ, nhân viên kho thường xuyên cập nhật tình hình trong kho cho nhân viên mua hàng về diện tích còn trống để kê hàng, mặt hàng nào còn tồn đọng nhiều, sắp hết hạn cần bán gấp hoặc có biện pháp xử lí sớm. Nhân viên mua hàng cũng chủ động thông báo ngày giờ cụ thể hàng về đến kho để họ có kế hoạch luân chuyển vị trí sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học, tiết kiệm không gian. Đăc biệt với những hàng bảo quản lạnh, hàng mùi trong dược phẩm cần bảo quản riêng, bộ phận kho cần bảo dưỡng trang thiết bị thường xuyên để đảm bảo chất lượng hàng không ảnh hưởng.
Thuốc thành phẩm là một sản phẩm có vòng đời. Vì vậy việc xây dựng chiến lược marketing để bán hàng, đầu tư vào nghiên cứu nhằm tìm ra sản phẩm thay thế cũng là điều kiện cần để hoàn thiện công tác mua hàng. Doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng thương hiệu sản phẩm mạnh hơn, phát triển bao bì nhận diện thương hiệu tốt hơn như các công ty nổi tiếng trên thị trường là Sao Thái Dương, Dược phẩm Nhất Nhất. Từ đó slogan “Rạng danh thuốc Việt” của Hưng Việt mới chiếm được thị hiếu của khách hàng. Bộ phận mua hàng cần phải phối hợp với bộ phận nghiên cứu nhằm chọn lựa các sản phẩm đầu vào vừa tốt về chất lượng, vừa mới trên thị trường để thu hút thêm người mua.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá sau mua hàng
Mặc dù quá trình mua hàng đã được thống nhất theo hợp đồng mua bán của các bên, song công ty vẫn cần liên tục thúc giục nhà cung cấp, kịp thời xử lí các phát sinh làm chậm quá trình lưu thông hàng hóa, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nhân viên mua hàng cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng để kiểm tra xem bên giao có tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể như:
- Hai bên cùng thống nhất tiêu chuẩn về mẫu mã sản phẩm, màu sắc, quy cách đóng gói, bao bì, nhãn chính nhãn phụ,... Từ đó nhân viên giao nhân sẽ căn cứ trên các điều kiện sẵn có cùng với cảm quan về hàng hóa để xác định trước xem hàng hóa có đáp ứng chất lượng hay không.
- Kiểm tra số lượng hàng đẩy đủ theo chứng từ hay không, kiện hàng có đóng gói cẩn thận, hàng hóa bên trong có được bảo quản đúng cách hay chưa. Nếu không vấn đề gì thì nhân viên kho mới kí vào biên bản giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa cũng theo các điều kiện trên hợp đồng mua bán hàng, nhân viên kho trong quá trình thẩm định lại hàng nếu phát hiện
sai lệch về mẫu mã bên ngoài cho đến hàm lượng, độ pH, thành phần hóa học,... bên trong dựa theo COA, CO thì từ chối nhận hàng và tiến hành trả lại ngay, đồng thời báo cáo lên cấp trên. Nếu hàng hóa cần phải mang đi kiểm nghiệm lại, bộ phận kho sẽ tiến hành tạm nhập và niêm phong hàng lại, đợi sau khi kết quả kiểm nghiệm trả về lúc ấy mới quyết định nhận hàng hay không.
Ví dụ: Phiếu kiểm tra hàng hóa đầu vào
Đơn hàng: HV2019270216 Địa điểm: Kho Thanh Trì Ngày: 27/02/2019
ĐVT | Số lượng | Kết quả | Người kiểm soát | |||
Màu sắc | Mùi | Bề ngoài | ||||
Silymax Gold | Kg | 550 | Vàng sẫm | Đặc trưng | Viên nang | |
Tinh chất hàu | Kg | 300 | Nâu vàng | Đặc trưng | Bột | |
Dưỡng não Minh Trí | Kg | 275 | Không màu | Đặc trưng | Viên nang |
Sau khi một chu trình mua hàng khép lại, nhân viên mua hàng cùng các quản lí sẽ tổ chức đánh giá kết quả mua hàng. Trên cơ sở đánh giá là các tiêu chí nội bộ đề ra từ đầu cũng như đàm phán trên hợp đồng, việc đánh giá nhằm xác định xem quá trình mua hàng với loại sản phẩm này có hiệu quả hay chưa, còn thiếu sót ở đâu, cần giảm thiểu chi phí gì để đạt hiệu suất cao nhất, đáp ứng mục tiêu tài chính của công ty.
3.2.5 Một số giải pháp khác
3.2.5.1 Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong khâu mua hàng
Nhân sự phụ trách công tác mua hàng quá ít so với khối lượng công việc đặt ra khiến cho hiệu quả thực tế chưa cao, chính bản thân người quản lí cấp trung vẫn phải trực tiếp hỗ trợ công việc, ảnh hưởng không tốt đến tình hình