Thực Trạng Công Tác Quản Trị Mua Hàng Tại Công Ty Cp Thương Mại Và Dược

Không cứ phải mua qua trung gian là chịu giá đắt, bởi bản thân người trung gian đã hưởng hoa hồng từ nhà sản xuất hoặc đại lí, nếu có chăng cũng chỉ đắt hơn một chút nhưng đổi lại thủ tục mua hàng nhanh gọn và tiết kiệm chi phí hơn nhiều. Doanh nghiệp chọn tập trung mua hàng qua các kênh trung gian với số lượng hàng vừa phải để tiết kiệm chi phí mà vẫn có nguồn hàng chất lượng. Bởi các doanh nghiệp thương mại ngay từ đầu đã tập trung hơn vào khoản tìm kiếm nhập hàng đầu vào tốt về giá lẫn chất lượng, họ thường có bộ phận vận chuyển giao hàng liên tục, đơn giản hóa các hình thức thanh toán, công nợ,... từ đây sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho việc mua hàng, nhập kho, thanh khoản, kịp thời cung cấp hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2.2.4 Tình hình mua hàng của công ty theo thời gian

BẢNG 2.5 KẾT QUẢ MUA HÀNG THEO THỜI GIAN

Đơn vị : 1000đ

Chỉ tiêu

2018		2019		2020		2019/2018			2020/2019
Số tiền	Tỷ trọng (%)	Số tiền	Tỷ trọng (%)	Số tiền	Tỷ trọng (%)	Số tiền	Tỷ trọng (%)	Tỷ lệ (%)	Số tiền	Tỷ trọng (%)	Tỷ lệ (%)
Quý I	12,181,365	30.2	16,066,314	29.4	18,502,089	31.7	3,884,949	-0.8	31.89	2,435,775	2.3	15.16
Quý II	10,729,282	26.6	13,989,715	25.6	16,576,004	28.4	3,260,433	-1	30.39	2,586,289	2.8	18.49
Quý III	8,672,164	21.5	12,077,059	22.1	11,264,680	19.3	3,404,895	0.6	39.26	(812,379)	-2.8	-6.73
Quý IV	8,752,837	21.7	12,514,240	22.9	12,023,439	20.6	3,761,403	1.2	42.97	(490,801)	-2.3	-3.92
Cả năm	40,335,648	100	54,647,328	100	58,366,212	100	14,311,680	0	35.48	3,718,884	0	6.81

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 109 trang tài liệu này.

(Nguồn: Phòng TC-KT)

Đối với các doanh nghiệp trong ngành dược phẩm, thời tiết theo mùa cũng là một tác nhân khách quan ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Bảng

2.5 thể hiện sự thay đổi trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp theo thời gian là các quý trong năm. Qua các năm, tổng giá trị mua hàng của doanh nghiệp đều tăng. Nhìn vào kết quả mua hàng theo thời gian, có thể thấy rõ tỷ trọng mua hàng trong quý I của doanh nghiệp luôn luôn lớn nhất, con số này sau đó giảm dần vào quý II và III rồi tăng nhẹ vào cuối năm ở quý IV. Có sự tăng giảm theo quy luật này là bởi doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng dược phẩm, thuốc. Quý I tiết trời sang xuân, là thời điểm giao mùa, bệnh dịch có điều kiện phát triển mạnh. Do đó nhu cầu của người dân bao giờ cũng lớn, thúc đẩy doanh số tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Tiếp đến là quý II khi hè về, thời điểm nắng nóng gay gắt, người dân cũng tìm đến những loại thuốc bổ để tăng sức đề kháng; đến quý III và IV xu hướng mới giảm xuống. Cụ thể:

Quý III là thời điểm lượng hàng mua vào thấp nhất. Do nhu cầu của người tiêu dùng ít, để tránh tình trạng tồn đọng lớn hàng hóa trong kho thì doanh nghiệp giảm bớt số lượng hàng mua vào. Năm 2018, lượng hàng mua vào trong quý III chỉ đạt 8,672,164 nghìn đồng, chiếm tỷ trọng nhỏ nhất 21.5% cả năm. Sang đến năm 2019, tổng trị giá hàng mua trong quý III tăng thêm 3,404,895 nghìn đồng, tương ứng tỷ lệ tăng 39.26% so với năm 2018. Tuy nhiên đến năm 2020 thì quý III giảm cả tỷ trọng lẫn trị giá hàng mua vào (trị giá giảm 812.379 nghìn đồng và tỷ trọng giảm 2.8% so với năm trước đó). Sang đến quý IV, sản lượng hàng mua vào đã tăng lên nhưng chưa đáng kể so với cả năm. Thậm chí, tỷ trọng hàng mua trong quý IV 2020 giảm 2.3% so với cùng kì năm 2019, tương ứng với tỷ lệ giảm 3.92%.

Quý I năm 2018, trị giá hàng mua vào chiếm tỷ trọng là 30.2%, gần bằng 1/3 tổng tỷ trọng hàng mua vào cả năm. Sang 2 năm tiếp theo, con số này tiếp

tục tăng với tỷ lệ lần lượt là 31.89% và 15.16% mặc dù tỷ trọng hàng mua có biến động lên giảm xuống một chút vào năm 2019 nhưng đã kịp phục hồi đến năm 2020.

Quý II như thường lệ là quãng thời gian tỷ trọng doanh số mua vào luôn lớn hơn quý III và IV nhưng nhỏ hơn quý I. Bởi đây là giai đoạn sau Tết, sức mua hàng đã giảm bớt, thời tiết chuyển hoàn toàn sang nắng nóng, học sinh sinh viên được nghỉ hè. Tổng lượng hàng hóa mua vào ở quý II năm 2020 là 16,576,004 nghìn đồng chiếm tỷ trọng 28.4%, lớn hơn con số cùng thời điểm của 2 năm về trước ( tăng 2.8% so với năm 2019). Giai đoạn 2018-2019, mặc dù tỷ trọng hàng mua vào giảm 1% nhưng tỷ lệ vẫn tăng lên 30.39%.

Qua đây ta thấy được sự biến động của lượng hàng hóa nhập mua trong doanh nghiệp có quy luật rõ ràng. Thời điểm đầu năm thời tiết thuận lợi cho bệnh dịch sinh sôi, nhu cầu mua thuốc, thực phẩm, dược phẩm của người dân tăng cao nên 2 quý đầu năm là thời điểm cung – cầu hàng hóa tăng nhanh, doanh nghiệp đẩy mạnh nhập hàng để bán. Sang đến quý III và IV nhu cầu này giảm xuống dần, điều này thể hiện ở tỷ trọng mua hàng của doanh nghiệp bao giờ cũng nhỏ nhất trong năm.

2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty CP Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt

2.3.1 Về việc lập kế hoạch mua hàng

Tại Hưng Việt, việc lên đơn mua hàng phụ thuộc vào đề xuất, bản kế hoạch của phòng kinh doanh kết hợp với bộ phận kho. Kế hoạch mua hàng dựa trên bảng tổng hợp thông tin từ số lượng hàng hóa tồn kho. Thêm vào đó, để xác định nhu cầu mua hàng của mình, phòng Nghiên cứu luôn đi sâu tìm hiểu thị trường, nhu cầu của khách hàng để đưa ra các dự đoán trong tương lai gần.

Bảng 2.6 Nhu cầu hàng hóa nhóm Tiêu hóa 2018-2020

STT

Tên hàng hóa	ĐVT	Nhu cầu mua hàng hóa
Tên hàng hóa	ĐVT	2018	2019	2020
1	Nacubest	Lọ	3,970	4,222	4,630
2	Silymax 70mg	Hộp	81,700	88,300	97,600
3	Silymax Gold	Hộp	1,520	1,870	2,200
4	Ích Tràng Khang	Hộp	73,364	72,609	92,030
5	Thận khí hoàn	Hộp	23,420	25,130	21,500

(Nguồn: Phòng TC-KT)

Bộ phận mua hàng thông qua các định mức tiêu hao hàng hóa cùng các số lượng về sản phẩm nhập hàng trả lại, số lượng hàng kì kế hoạch... để lên kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng khác nhau. Bản kế hoạch lập xong sẽ trình lên trưởng phòng rồi đến Ban giám đốc. Nếu Ban giám đốc xét duyệt thì phòng kế toán duyệt chi và bộ phận mua hàng tiến hành cung ứng hàng hóa. Lượng hàng cần mua trong kì được xác định theo công thức sau:

Lượng HH

cần mua trong kì

Lượng HH

dùng trong kì

Lượng HH

cuối kì

Lượng HH

đầu kì

Trên thực tế, không phải lúc nào cũng áp dụng chính xác 100% các công thức đặt ra để tính toán lượng hàng hóa cần mua. Bởi nhu cầu mua hàng của người dân thay đổi từng ngày. Bản thân các mặt hàng về thuốc cũng thay đổi từ tên gọi, thành phần, hàm lượng,... để mang đến nhiều sự lựa chọn cho khách hàng. Tuy nhiên, việc dự đoán xu thế thị trường cũng như xác định nhu cầu mua hàng tại doanh nghiệp còn hạn chế bởi khả năng nắm bắt thị trường vẫn chậm, chưa đủ nhanh nhạy để theo kịp tốc độ thay đổi. Ví dụ trong năm qua, khi dịch Covid19 lần đầu phát tán tại Trung Quốc và nguy cơ lây lan toàn thế giới; dẫu rằng là nước láng giềng song công ty chưa có sự chuẩn bị cho đại dịch, chưa nhìn thấy cơ hội trong khó khăn. Từ thời điểm dịch Covid đến Việt Nam, mặt hàng Chlohexidine – chất khử trùng sử dụng để khử khuẩn

đột ngột tăng giá và cháy hàng trên thị trường, nguồn nhập hàng lớn nhất của doanh nghiệp từ Trung Quốc bị đình trệ do phong tỏa. Nguyên nhân chính là công ty vẫn chưa đi sâu tìm hiểu bệnh dịch, thiếu nhạy bén nhìn nhận sự thay đổi, nhu cầu sử dụng của thị trường khi chịu tác động của dịch bệnh. Cũng giống như cồn và khẩu trang – những mặt hàng “hot” trên thị trường lúc bấy giờ, chỉ cần doanh nghiệp dự đoán được trước 1 tháng để có kế hoạch gom hàng trước thì kết quả kinh doanh sẽ thay đổi tích cực.

Công tác nghiên cứu thị trường chưa được quan tâm đúng mực cũng để lại những hệ quả không đáng có. Doanh nghiệp thường xuyên bị động trước biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến chuỗi hàng hóa mua vào, bán ra và tồn kho. Khi đợt sóng Covid lần 1 đến Việt Nam, cả xã hội đều lo sợ và có hiện tương mua gom hàng hóa dược phẩm để tích trữ. Song khi đợt sóng Covid lần 2, lần 3 quay trở lại, người dân cũng như chính phủ đã có kinh nghiệm chống dịch, không còn tâm lí lo sợ phải tích trữ nữa thì doanh nghiệp lại tiến hành nhập mua hàng với số lượng lớn hơn mức tiêu thụ thực tế. Do đó gây tồn đọng hàng trong kho nhiều. Trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng còn hạn chế, chưa đưa ra lời khuyên xác thực cho nhà quản trị.

2.3.2 Về việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Việc lựa chọn nhà cung cấp, đối tác mua hàng của Hưng Việt dựa trên các yếu tố chính như thương hiệu, sự uy tín của nhà cung cấp trên thị trường trong và ngoài nước, lịch sử giao dịch của nhà cung cấp với bản thân doanh nghiệp trong quá khứ, sức mạnh tài chính của nhà cung cấp, các ưu đãi được hưởng khi tiến hành kinh doanh thương mại và các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán. Tuy nhiên công tác mua hàng ở Hưng Việt vẫn chủ yếu tiến hành với các nhà cung cấp có sẵn, những đối tác làm ăn thường xuyên và truyền thống. Đối với mỗi đối tác trong hay ngoài nước, giám đốc công ty luôn đến tận nhà máy, văn phòng hay trụ sở chính của họ để trao đổi, tiến

hành kí kết hợp đồng quan trọng. Ngoài ra, bất cứ khi nào có phát sinh cần thảo luận, hình thức họp online với đối tác kinh doanh đã được sử dụng trong thời buổi bệnh dịch.

Một trong những lí do mà doanh nghiệp chưa tiến hành nghiên cứu, tìm thêm những nhà cung cấp khác cho mình là bởi thiếu nguồn nhân lực. Thông thường nhân viên kinh doanh sẽ vừa mua hàng, kết nối và duy trì liên lạc với các nhà cung cấp. Việc mở rộng, tìm kiếm nhà cung cấp mới chủ yếu được thực hiện bởi ban lãnh đạo. Các nhân viên chỉ làm việc dựa trên những mối quan hệ mà ban lãnh đạo xây dựng và mang về doanh nghiệp. Tập trung duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp quen thuộc là tốt, song điều này lại vô tình cản trở khả năng mở rộng thị trường mua hàng của doanh nghiệp với các đối tác tiềm năng khác. Ngay tại thị trường miền Bắc, có đến hàng chục, hàng trăm nhà máy, công ty thương mại dược lớn nhỏ chuyên cung cấp đầy đủ mọi loại mặt hàng từ thực phẩm, dược phẩm, thuốc thú y, tá dược, thực phẩm chức năng,... để doanh nghiệp có thể lựa chọn. Đó là chưa kể đến Việt Nam dần chuyển đổi số, giao thương với nước ngoài được khuyến khích và rộng mở hơn bao giờ hết. Vì vậy việc gói gọn trong danh mục các nhà cung cấp truyền thống đang là rào cản đối với Hưng Việt trên con đường hội nhập hóa. Ví dụ như trong đợt dịch lần thứ nhất vừa qua, do chỉ tập trung nhập hàng của nhà cung cấp Trung Quốc, đến khi biên giới hai nước bị đóng cửa, nguồn hàng bị đình trệ, doanh nghiệp lỡ mất rất nhiều chuyến hàng đã đặt cọc từ trước, vừa ảnh hưởng đến tài chính vừa thiếu hụt hàng bán. Nếu doanh nghiệp trong thời điểm đó có sẵn mối quan hệ với nhiều đối tác khác đến từ Ấn Độ, Australia, châu Âu,... thì nguồn cung có thể được duy trì đều đặn hơn.

Việc quan tâm đến nhiều nhà cung cấp cũng tạo ra lợi thế về giá trên thị trường. Các nhà cung cấp ngày nay vẫn thường lựa chọn cạnh tranh về giá cả để thu hút khách hàng. Bởi sự nhạy cảm của giá cả trên thị trường ngày nay,

xây dựng mối quan hệ với nhiều bên cung cấp có thể tạo cho doanh nghiệp thế chủ động, mua được hàng với giá rẻ khi mà thị trường có biến động. Hiện nay, với mỗi mặt hàng, ngành hàng đều có rất nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước, các ưu đãi mua hàng luôn được đưa ra để hấp dẫn người mua, điều này có lợi cho khách hàng nếu họ để tâm và biết đến nhiều nhà cung cấp khác nhau, từ đó có sự so sánh và ra quyết định có lợi nhất. Hưng Việt vẫn đang phải mua hàng qua một vài kênh trung gian nên đôi khi hàng mua bị đội giá lúc mà thị trường biến động nhanh. Thêm vào đó là hàng loạt chi phí đi kèm cũng làm tăng giá vốn hàng bán như chi phí vận chuyển, cước vận tải, bảo hiểm hàng hóa, phí làm hàng nhanh tại cảng, phí kiểm dịch nhiều lần,... ảnh hưởng lớn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Sau mỗi giao dịch mua hàng với nhà cung cấp, các bộ phận phụ trách trực tiếp phản ánh các lỗi cũng như phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình nhập mua hàng. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm tổng hợp lại thông tin, hệ thống lại thành một bảng đánh giá sơ bộ trình lên cấp trên. Trên cơ sở tiếp nhận thông tin đó, nhà quản trị sẽ có phương hướng xử lí, nếu cần sẽ tiến hành đàm phán lại với nhà cung cấp để cải thiện cho lô hàng tiếp theo.