Phân Bổ Quyền Hạn Giữa Các Cấp Quản Trị - Tập Trung Và Phân Quyền Trong

chọn nhân lực, bố trí nhân lực, để quản trị các chương trình lương bổng, để xử lý những khiếu nại về nhân sự, để xử lý các giấy tờ nghỉ phép, để tiến hành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân lực và những vấn đề có nội dung tương tự.

Như vậy, để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo răng phạm vi quyền hạnh đó được chỉ rò cho người được ủy quyền và cả những người chịu sự tác động của quyền hạn này.

5.2.2.4. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản trị - tập trung và phân quyền trong quản trị tổ chức

Quyền hạn trong tổ chức là mức độ độc lập dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định.

Trong từng điều kiện, trường hợp cụ thể, các nhà quản trị phải quyết định nên hoặc không nên tập trung hay phân quyền hạn và tập trung hay phân quyền ở mức nào.

- Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất của tổ chức.

- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị.

- Uỷ quyền trong quản trị tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.

a. Mức độ phân quyền trong tổ chức

Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, nhà quản trị có thể áp dụng mức độ phân quyền khác nhau, tuy nhiên có một số tiêu chí nhất định phản ánh mức độ phân quyền đang diễn ra trong tổ chức. Mức độ phân quyền càng lớn khi:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 216 trang tài liệu này.

- Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản trị thấp hơn càng lớn.

- Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng.

- Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn.

- Một người quản trị càng được độc lập trong kiểm tra quá trình quyết định.

Tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược khi các nhà quản trị cấp cao bị sa lầy trong các quyết định tác nghiệp. Đồng thời, sự ôm đồm của họ đã gạt bỏ các cấp quản trị thấp hơn ra khỏi quá trình ra quyết định và như vậy làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ.

Tuy nhiên, không phải bao giờ phân quyền cũng có lợi, có nguy cơ xảy ra một số tình huống bất lợi như: sự thiếu nhất quán trong chính sách, tình trạng mất đi khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới, tình trạng lạm quyền của các nhà quản trị bộ phận…

b. Những chỉ dẫn để tiến hành ủy quyền có hiệu quả

* Những điều kiện khi tiến hành ủy quyền:

- Các nhà quản trị phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ.

- Cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới.

- Các nhà quản trị phải cso khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu của tổ chức, những đòi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên để thực sự làm chủ quá trình ủy quyền.

* Quá trình ủy quyền

Với những tiền đề trên, công tác ủy quyền sẽ mang lại hiệu quả khi thực hiện theo quá trình sau:

- Quyết định những nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt được.

- Lựa chọn con người theo nhiệm vụ.

- Cung cấp các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho thực hiện nhiệm vụ, công việc được ủy quyền.

- Duy trì các kênh thông tin mở để người được ủy quyền có đủ thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và thực thi đúng quyền hạn được giao.

- Thiết lập hệ thống kiếm tra có năng lực để vừa kiểm soát được tình hình kịp thời điều chỉnh nhưng không gây trở ngại cho ủy quyền.

- Khen thưởng đối với việc ủy quyền có hiệu quả và việc tiếp thu tốt quyền hạn.

5.2.2.5. Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.

Mục tiêu của phân phối là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả bên ngoài tổ chức.

* Để đạt được sự phân phối phải làm được những việc sau:

- Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thống suốt giữa các bộ phận và các cấp quản trị.

- Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ.

- Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.

Ví dụ: Mối liên hệ của tổ chức với khách hàng, những nhà cung cấp, những nhà phân phối, các cơ quan quản lý nhà nước...

* Các công cụ phối hợp:

- Các kế hoạch. Nhờ có kế hoạch hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.

- Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật. Hệ thống cần phải: Chỉ ra phải đạt được gì? Chỉ ra phải làm như thế nào? Chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thỏa mãn những yêu cầu nào?

- Các công cụ cơ cấu. Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản trị) và theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực, những nhà môi giới…)

- Giám sát trực tiếp. Phối hợp được thực hiện bởi người quản trị thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.

- Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản trị. Bao gồm các phương diện kỹ thuật (hệ thống thông tin quản lý, thông tin điều hành, thông tin hỗ trợ ra quyết định…), các phương diện chức năng ngôn ngữ (thông qua phương tiện giao tiếp bằng miệng và các phương tiện viết), phương diện hành vi (cho nhân viên đi thăm quan nơi làm tốt, tổ chức các buổi liên hoan toàn thể cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể tiến hành đào tạo…).

- Văn hóa tổ chức. Hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ… làm cơ sở gắn kết các bộ phận, con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp đạt mục đích chung.

5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức

Trong thực tế tồn tại rất nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau được xem xét theo nhiều tiêu chí khác nhau.

5.3.1.1. Theo phương thức hình thành các bộ phận

Phụ thuộc vào mô hình tổ chức cơ bản nhất được sử dụng để hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ, chức năng nhằm tạo nên các bộ phận, cơ cấu tổ chức chia làm các loại:

- Cơ cấu đơn giản.

- Cơ cấu chức năng.

- Cơ cấu theo sản phẩm/khách hàng/địa dư/đơn vị chiến lược.

- Cơ cấu ma trận.

5.3.1.2. Theo các mối quan hệ quyền hạn được sử dụng

Cơ cấu tổ chức chia làm các loại:

- Cơ cấu trực tuyến, khi trong tổ chức chỉ sử dụng chủ yếu mối quan hệ quyền hạn trực tuyến.

- Cơ cấu trực tuyến – tham mưu, khi trong tổ chức sử dụng mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu.

- Cơ cấu trực tuyến – chức năng, khi trong tổ chức sử dụng cả ba loại quyền hạn trực tuyến, tham mưu và chức năng.

5.3.1.3. Theo số cấp quản trị

Cơ cấu tổ chức chia làm các loại:

- Cơ cấu nằm ngang.

- Cơ cấu hình tháp.

- Cơ cấu mạng lưới.

5.3.1.4. Theo quan điểm tổng hợp

Cơ cấu tổ chức được chia làm hai loại là cơ cấu cơ học (cơ cấu hành chính máy móc) và cơ cấu hữu cơ linh hoạt.

a. Cơ cấu hành chính máy móc mang những đặc điểm:

- Mức độ chuyên môn hóa công việc cao và cố định.

- Sự chia cắt theo chức năng lớn.

- Nhiều cấp bậc quản trị.

- Mối quan hệ cứng nhắc theo hệ thống thứ bậc, sự chính thức hóa cao, các kênh truyền đạt đều được chính thức hóa.

- Quyền hạn ra quyết định có tính tập trung lớn.

- Mức độ phối hợp hạn chế.

b. Cơ cấu hữu cơ linh hoạt mang những đặc điểm:

- Mức độ chuyên môn hóa thấp, tính linh hoạt cao.

- Ít có sự chia cắt theo chức năng.

- Có ít cấp quản trị.

- Quản trị phi tập trung.

- Sự chính thức hóa thấp, các kênh truyền đạt phần nhiều mang tính không chính thức.

- Mức độ phối hợp lớn cả theo chiều dọc và chiều ngang.

5.3.2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Để có được một cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:

- Tính mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trưởng thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

- Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.

- Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.

- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.

5.3.3. Những nguyên tắc tổ chức

Gồm một số nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc xác định theo chức năng. Càng xác định rò ràng chức năng của mỗi vị trí công tác hay một bộ phận thì càng vận hành có hiệu quả.

- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn. Nguyên tắc này giúp cho nhà quản trị được trang bị những công cụ cần thiết để thực hiện mục tiêu.

- Nguyên tắc bậc thang. Quyền hạn giữa người đứng đầu và những người cấp quản trị tiếp theo cần rò ràng.

- Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm. Trách nhiệm và quyền hạn phải luôn gắn kết với nhau.

- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm. Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trước cấp trên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh. Việc thực hiện trình báo với cấp trên quản lý duy nhất càng hoàn hảo thì mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít.

- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc. Quyết định trong phạm vi quyền hạn của cấp nào, cấp đó phải nghiêm chỉnh thực hiện, không đẩy lên cấp trên…

- Nguyên tắc quản trị sự thay đổi. Cần phải dự đoán và phản ứng trước những thay đổi.

- Nguyên tắc cân bằng. Việc vận dụng các phương pháp hay biện pháp cần phải cân đối trong quá trình vận hành tổ chức.

5.3.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Có rất nhiều các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức; các yếu tố này sẽ quyết định cơ cấu của một tổ chức. Tuy nhiên, mức độ tác động của mỗi yếu tố đến cơ cấu của một tổ chức tùy từng trường hợp chứ không riêng lẻ một yếu tố nào có thể quyết định toàn bộ đến cơ cấu của một tổ chức. Những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bao gồm:

5.3.4.1. Chiến lược

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. Bất cứ chiến lược mới nào cũng lựa chọn trên cơ sở phân tích: các cơ hội và sự đe dọa của môi trường; những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại. Với vai trò là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải

thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược.

Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức còn được thể hiện trong tiến trình phát triển của một tổ chức thông qua các bước sau:

- Xây dựng chiến lược mới.

- Phát sinh các vấn đề quản trị.

- Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai.

- Đạt được thành tích mong đợi.

Tất nhiên, không phải cứ thay đổi về chiến lược là bắt buộc phải tạo ra một cơ cấu tổ chức mới (ví dụ: vẫn với cơ cấu hiện tại doanh nghiệp có thể thực hiện chiến lược tăng lợi nhuận bằng biện pháp tăng giá bán…); nhưng vấn đề cơ cấu tổ chức sẽ luôn là nội dung quan trọng khi xem xét thay đổi chiến lược của mỗi tổ chức.

5.3.4.2. Công nghệ

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – kỹ thuật tạo ra các công nghệ ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động và trong mọi tổ chức. Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.

Thông thường, tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản trị thấp. Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Trong thực tế, cơ cấu thường đi sau các nhu cầu công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới.

Đối với các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng: (1) Các cán bộ quản trị cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật; (2) Các cán bộ quản trị có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ; (3) Cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ.

5.3.4.3. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân lực

- Về thái độ của lãnh đạo cấp cao: Đây là một trong những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc; họ ít vận dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới. Họ thường hướng tới sự kiểm soát tập trung, họ cũng không muốn sử dụng cá mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược.

- Về năng lực đội ngũ nhân lực: Thông thường, khi xây dựng cơ cấu tổ chức nếu có trong tay nguồn nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thì nên hướng tới các mô hình quản trị mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô

hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hóa như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rò ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng.

5.3.4.4. Môi trường

Với những phân tích rất kỹ lưỡng đã đề cập trong Chương 2, có thể chắc chắn một điều là khi xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức không thể bỏ qua yếu tố môi trường. Sự biến động thường xuyên của môi trường, cùng với sự đa dạng của phạm trù “môi trường” đối với hoạt động quản trị tổ chức dẫn đến việc phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức khi môi trường thay đổi; hoặc xây dựng cơ cấu tổ chức trên cơ sở phù hợp với môi trường quản trị là cần thiết. Đối với một tổ chức hoạt động trong một môi trường có nhiều biến động đòi hỏi có một cơ cấu hết sức linh hoạt đảm bảo có sự thích ứng khi môi trường thay đổi, giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả là cần thiết. Như vậy, sẽ ảnh hưởng đến cấu trúc thức bậc, số lượng - chất lượng nhân lực, mức độ gắn kết hoặc phụ thuộc giữa các bộ phận khi tiến hành một cơ cấu tổ chức.

5.3.5. Quá trình thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức. Đó là một quá trình liên tục bởi vì chiến lược có thể thay đổi, môi trường có thế thay đổi và các hoạt động của tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả và hiệu quả mong muốn.

Dù là hình thành một cơ cấu mới, hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu đang tồn tại, các nhà quản trị sẽ cần thực hiện các bước cơ bản như sơ đồ dưới đây.

Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát

Chuyên môn hóa công việc

Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu

Thể chế hóa cơ cấu tổ chức

Hình 5.12. Sơ đồ lôgic của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức

5.3.5.1. Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức

Từ kết quả nghiên cứu chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức. Những đặc trưng này được thể hiện thông qua trả lời các câu hỏi sau:

- Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào?

- Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc thành lập các bộ phận của cơ cấu?

- Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức?

- Sẽ lựa chọn tầm quản trị là bao nhiêu?

- Thẩm quyền ra các quyết định nằm ở đâu?

- Sẽ sử dụng cơ chất phối hợp nào?

Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xã định mô hình tổng quats của cơ cấu. Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức.

5.3.5.2. Chuyên môn hóa công việc (hay phân chia công việc)

Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược. Quá trình chuyên môn hóa công việc được thực hiện theo sơ đồ dưới đây.

Phân tích các mục tiêu chiến lược

Phân tích chức năng hoạt động

Phân tích công việc

Hình 5.13. Sơ đồ quá trình chuyên môn hóa công việc

Để quá trình chuyên môn hóa công việc thực sự có hiệu quả cần phải trả lời các câu hỏi sau:

- Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động (chức năng) mang tính độc lập tương đối nào? Các chức năng đó có quan hệ với nhau như thế nào?

- Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào? Các nhiệm vụ đó có mối quan hệ với nhau như thế nào?

- Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành những công việc nào? Các công việc đó có mối quan hệ với nhau như thế nào?

- Mỗi công việc được tiến hành ở đâu?

- Thời gian tiến hành mỗi công việc trong một chu kỳ hoạt động?

- Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc?