Quá Trình Hoạch Định Mua Hàng

Thay đổi quy mô hàng tồn kho, tùy vào mức độ sản xuất mà duy trì lượng hàng đặt mua để dự trữ.

Thay đổi quy mô lực lượng lao động: các điều chỉnh về công suất và tồn kho có thể dẫn tới các thay đổi về lực lượng lao động như thuê thêm hoặc sa thải nhân công cần thiết.

* Lập kế hoạch tổng thể

Khi xác lập mô hình sản xuất và xác định công suất được thực hiện, bước tiếp theo là phải lập ra một kế hoạch để đáp ứng nhu cầu mong đợi.

Kế hoạch sản xuất tổng hợp (Aggregate production planning) thường gọi tắt là kế hoạch tổng hợp, được thực hiện ở mức độ tổng thể chứ không phải tại mức độ tồn kho đơn vị riêng lẻ. Mục đích là tính toán công suất sản xuất đáp ứng nhu cầu, đảm bảo xem xét kỹ lưỡng toàn bộ các yếu tố sản xuất để đạt được mục tiêu công ty. Đây là công cụ thiết yếu để giúp công ty hợp lý hóa các quy trình sản xuất qua việc sắp xếp kế hoạch tổng hợp thống nhất với các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Việc lập kế hoạch được thực hiện trước tiên và thông qua tất cả các quá trình từ phân tích thông tin phản hồi về nhu cầu thị trường đến kiểm tra, đánh giá các nguồn lực hiện có, dung lượng sản xuất, tồn kho, khả năng giao hàng.

Theo kế hoạch sản xuất, nguyên liệu và bán thành phẩm được đưa vào dây chuyền sản xuất và xử lý qua các giai đoạn khác nhau trước khi đến trạm làm việc cuối cùng. Bộ phận kỹ thuật thiết lập các thông số kỹ thuật cần thiết cho nhà máy và phổ biến xuống từng bộ phận. Bộ phận triển khai sản xuất tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật và thực hiện theo kế hoạch được giao. Trên mỗi công đoạn làm việc đều bố trí bộ phận kiểm tra giám sát chất lượng. Các sản phẩm sai hỏng nếu không sửa chữa đều bị loại ra, số còn lại bị loại ra, số còn lại bị trả về công đoạn trước đó.

Quá trình sản xuất được thiết kế theo nguyên tắc sao cho đường đi của sản phẩm và người thao tác là ngắn nhất hạn chế mọi hoạt động dư thừa.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 137 trang tài liệu này.

b. Hoạch định mua hàng

Hoạch định mua hàng là quá trình liên quan đến việc thu mua nguyên liệu, hàng hóa theo kế hoạch để cung cấp cho nhu cầu sản xuất hoặc bán hàng.

Xác định mục tiêu và các loại hàng hóa mua

Chọn chiến lược mua

Tổ chức và thực hiện quá trình mua

Sơ đồ 1.2: Quá trình hoạch định mua hàng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

* Xác định mục tiêu và các loại hàng hóa cần mua

- Mục tiêu của mua hàng là:

+ Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng. Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ.

+ Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua...

+ Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung. Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo: (1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; (2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; (3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh. Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung

cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới. Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy.

Quá trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng. Nhu cầu này có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua hàng của khách. Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm.

Quyết định mua hay tự làm (make or buy): Trước khi chào mời các nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Tất nhiên, khi quyết định tự làm thì vẫn cần phải mua một số loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài. Các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hiện có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa.

- Các tổ chức mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau, các loại hàng mua (Category) được chia thành các nhóm chính với các đặc điểm dưới đây:

+ Nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô là dạng vật liệu cơ bản mà từ đó sản phẩm hoàn thiện hay vật liệu trung gian được sản xuất hay tạo ra. Vật liệu thô biểu thị cho giá trị đầu vào trong việc sản xuất các sản phẩm khác. Đặc điểm chính của nguyên liệu thô là chưa có sự chế biến và không có chất lượng đồng đều như nhau.

+ Bán thành phẩm và linh kiện: Các bán thành phẩm và linh kiện bao gồm tất cả các mặt hàng được mua từ các nhà cung cấp cần thiết để hỗ trợ hoạt động sản xuất sản phẩm cuối cùng.

+ Sản phẩm hoàn chỉnh: là những sản phẩm đầy đủ chức năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng cuối cùng.

+ Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Gồm các sản phẩm không liên quan trực tiếp tới quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, nhưng rất cần thiết cho việc điều hành doanh nghiệp. Các hạng mục này gồm các bộ phận máy dự phòng, vật tư văn phòng, máy tính, vật tư vệ sinh,...

+ Sản phẩm hỗ trợ sản xuất: Các mặt hàng hỗ trợ sản xuất sẽ hỗ trợ trực tiếp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp, đây là điểm để phân biệt giữa mặt hàng hỗ trợ sản xuất và các mặt hàng MRO. Bao gồm các vật liệu cần thiết để đóng gói và vận chuyển các sản phẩm cuối cùng như pallet, hộp, thùng vận chuyển chính, băng keo, túi, bao bì, các vật liệu chèn lót và vật liệu đóng gói khác.

+ Dịch vụ: Hầu hết các công ty dựa vào các nhà thầu bên ngoài cho một số hoạt động hoặc dịch vụ nhất định. Các dịch vụ phổ biến khác như sửa chữa máy, vệ sinh, nhập dữ liệu, tư vấn và dịch vụ ăn uống. Việc thuê/mua dịch vụ xảy ra trong toàn tổ chức, thường ít được chú ý và thường được quản lý ở cấp cơ sở hoặc từng bộ phận.

+ Thiết bị chính: Mua thiết bị liên quan đến việc mua tài sản sử dụng lâu hơn một năm. Trước hết là các thiết bị tiêu chuẩn chung không có yêu cầu thiết kế đặc biệt. Tiếp theo là thiết bị được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu riêng, như máy móc sản xuất chuyên dụng, dây chuyền sản xuất mới, máy công cụ chuyên dụng, thiết bị tạo ra năng lượng. Việc mua các mặt hàng này đòi hỏi sự thống nhất kỹ thuật chặt chẽ giữa người mua và người bán.

* Chọn chiến lược mua: Chiến lược mua định ra cách thức và phương pháp mua hàng hóa cho các nhóm mặt hàng có tầm quan trọng không giống nhau.

- Chiến lược quản lý danh mục (Category management). Quản lý danh mục giúp điều chỉnh các mục tiêu và yêu cầu kinh doanh trong thị trường cung ứng, mang lại giá trị dài hạn nhờ tính toán tổng chi phí cung cấp, thúc đẩy giảm chi phí, giảm rủi ro, cải thiện dịch vụ và cải thiện doanh thu.

+ Chiến lược với nhóm mặt hàng chiến lược: Đặc điểm của nhóm hàng này là tác động lợi nhuận lớn và rủi ro nguồn cung cao, thường là các mặt hàng hiếm, có giá trị cao, do đó cần có sự quan tâm lớn nhất. Đối với các mặt hàng này, mục tiêu là phát triển lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ và thúc đẩy năng lực cốt lõi của nhà cung cấp, phát triển các nhà cung cấp tốt nhất, hỗ trợ chiến lược tổng thể của doanh nghiệp và cải thiện các dịch vụ GTGT trong các thỏa thuận mua cơ bản.

+ Chiến lược với nhóm mặt hàng đơn giản: Các sản phẩm trong nhóm này có

nguồn cung dồi dào và thường có giá trị thấp, mặt hàng đơn giản chỉ cần đảm bảo tính năng hiệu quả như văn phòng phẩm, than đá,... Mục tiêu mua nhóm hàng này là giảm số lượng mặt hàng trong danh mục thông qua thay thế, loại bỏ các khoản mua số lượng nhỏ, sử dụng các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa khối lượng đặt để kiểm soát chi phí và đơn giản hóa quy trình mua bằng các công cụ điện tử (trao đổi dữ liệu điện tử, hệ thống đặt hàng tự động, danh mục nhà cung cấp trực tuyến và thẻ mua hàng).

+ Chiến lược mua với nhóm mặt hàng đòn bẩy: Các mặt hàng trong danh mục này có đặc điểm là khối lượng tiêu thụ nội bộ lớn, nguồn cung cấp dồi dào, chiếm một phần đáng kể trong chi tiêu mua sắm (động cơ điện, xăng dầu). Chiến lược mua là sử dụng toàn bộ sức mạnh của doanh nghiệp để tìm kiếm các sản phẩm hoặc nhà cung cấp thay thế, đặt hàng với số lượng lớn. Cách tiếp cận trong trường hợp này là lựa chọn và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp ưu tiên.

+ Chiến lược mua với nhóm mặt hàng trở ngại: Các mặt hàng thuộc nhóm này có đặc điểm là rủi ro nguồn cung cao, có thể do sự khan hiếm về sản xuất hoặc nhà cung cấp mới với công nghệ mới. Các mặt hàng này thường có giá bán cao do vị thế độc quyền của nhà cung cấp. Mục tiêu mua với các mặt hàng này là duy trì nguồn cung, phát triển thêm các sản phẩm và nhà cung cấp thay thế nhằm giảm sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.

* Tổ chức mua

Mua có vị trí kết nối giữa các bộ phận bên trong doanh nghiệp với các yếu tố môi trường bên ngoài, đặc biệt là kết nối với các nhà cung cấp đầu vào nên thiết kế cấu trúc tổ chức của bộ phận mua trở nên đặc biệt quan trọng trong quản lý tổ chức của doanh nghiệp. Cấu trúc mua phải được xác lập phù hợp với định hướng chiến lược và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi xác định chiến lược chuỗi cung ứng và chiến lược mua, cần chọn lựa một cơ cấu tổ chức mua thích hợp. Việc mua hàng chính là đàm phán, thương thuyết để có được mức giá có lợi nhất.

Thực hiện ký kết các hợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp. Đảm bảo thủ tục để bộ phận kế toán có thể thực hiện việc chi trả cho các nhà cung cấp một cách thuận lợi.

c. Hoạch định phân phối

Phân phối được bố trí tiếp theo quá trình sản xuất, nó là quá trình đưa sản phẩm từ nhà máy tới tay người tiêu dùng.

Xác lập mục tiêu của phân phối và giao hàng

Quyết định chọn chiến lược phân phối

Xây dựng mô hình phân phối và giao hàng

Sơ đồ 1.3: Quá trình hoạch định phân phối

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

* Xác lập mục tiêu của phân phối và giao hàng

Trong chuỗi cung ứng, phân phối là khâu duy trì và phân chia hàng hóa cho khách hàng tới thị trường tiêu dùng cuối cùng. Bao gồm toàn bộ các hoạt động đầu ra của chuỗi cung ứng và tập trung vào việc quản lý hệ thống kênh và mạng lưới phân phối.

Bản chất của giao hàng là thực hiện việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa giữa các doanh nghiệp và khách hàng trong chuỗi cung ứng. Đây là khâu quan trọng, quyết định chất lượng, doanh thu và kết quả của cả chuỗi cung ứng và ảnh hưởng nhiều nhất tới nhận thức của NTD do có sự tiếp xúc trực tiếp giữa khách hàng với người bán và hàng hóa cần mua.

Các yêu cầu về phân phối và giao hàng như đảm bảo sự đa dạng và đầy đủ về hàng hóa; có thời gian phân phối và giao hàng đáp ứng yêu cầu khách hàng; đảm bảo độ tin cậy của phân phối, giao hàng với khách hàng; đáp ứng linh hoạt với những nhu cầu đặc biệt; đảm bảo thông tin giao hàng kịp thời, chính xác.

* Quyết định chọn chiến lược phân phối: Chiến lược phân phối được hiểu là những phương thức sắp xếp kênh phân phối qua các quyết định lựa chọn trung gian và cấu trúc để chuyển sản phẩm tới thị trường theo cách cạnh tranh và hiệu quả nhất. Có hai nhóm chiến lược phân phối cơ bản:

Nhóm 1: Chiến lược sở hữu kênh gồm 3 chiến lược

- Chiến lược phân phối trực tiếp là chiến lược công ty sở hữu toàn bộ kênh phân phối, tất cả các khâu phân phối từ sản xuất tới NTD đều thuộc sở hữu của công ty, do đó công ty có thể trực tiếp phân phối tới NTD. Đầu ra chuỗi cung ứng có thể bao gồm trang web của công ty, trung tâm bán hàng, nhóm bán hàng, đại diện bán hàng, cửa hàng bán lẻ và địa điểm văn phòng của công ty. Chiến lược phân phối trực tiếp loại bỏ các trung gian tốn kém khỏi chuỗi giá trị giúp giảm chi phí và giá cả bằng cách nén chuỗi giá trị. Đồng thời sở hữu sự trải nghiệm và phát triển mối quan hệ với NTD. Điều này thúc đẩy lòng trung thành khách hàng, thích hợp với các hàng hóa phức tạp, các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo

- Chiến lược phân phối gián tiếp là chiến lược sử dụng các trung gian như phân phối bán buôn, bán lẻ, đại lý bán lẻ giá trị gia tăng và đóng gói lại hàng hóa hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của từng người mua

- Chiến lược phân phối lai là cách công ty cùng lúc dùng cả hình thức kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp trong mạng phân phối của mình. Công ty thường lựa chọn sở hữu một số kênh đặc biệt để sở hữu trải nghiệm của khách hàng và gia tăng lợi nhuận thông qua các kênh này. Sử dụng trung gian ở những kênh còn lại để có được sự phân phối rộng rãi của các kênh gián tiếp.

Nhóm 2: Chiến lược phân phối cường độ

- Chiến lược phân phối đại trà: Định hướng bán sản phẩm cho mọi trung gian có thể để có số lượng người phân phối lớn nhất. Thường gặp với sản phẩm tiêu dùng hàng ngày, nguyên vật liệu thông thường và những dịch vụ cơ bản. Chiến lược này cho phép mở rộng thị trường nhanh chóng với mục đích bán được nhiều sản phẩm nhất. NTD có thể tiếp cận và mua sản phẩm nhanh và tốt nhất nhờ mạng lưới đại trà các trung gian.

- Chiến lược phân phối độc quyền: Nhà sản xuất bán cho một số ít nhà phân phối để duy trì hình ảnh tốt về sản phẩm. Chiến lược phù hợp với các sản phẩm đặc biệt, hoặc đòi hỏi các dịch vụ và kỹ thuật cao đi kèm, rủi ro thương mại thường lớn. Nhà cung cấp giữ quyền chọn người phân phối, là người được tin tưởng giao toàn

quyền bán sản phẩm trong một vùng địa lý. Các đại lý độc quyền không bán sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

- Chiến lược phân phối chọn lọc: Lựa chọn những người phân phối theo khả năng bán hàng và đồng thời cũng loại bỏ những nhà phân phối kém hiệu quả. Ưu điểm của chiến lược là tuyển chọn được những người trung gian hiệu quả. Tạo khả năng giành được phần thị trường cần thiết với sự kiểm soát chặt chẽ và chi phí ít hơn so với chiến lược rộng rãi. Hạn chế cơ bản là có thể không kiểm soát được sự trung thành của các trung gian phân phối.

* Xây dựng mô hình phân phối và giao hàng

Để đánh giá và lựa chọn các mô hình phân phối cần chú ý hai điều kiện: (1) Sản phẩm sẽ được giao đến tận nơi cho khách hay được lấy tại một địa điểm định trước? (2) Có cần cơ sở trung gian không. Dựa trên 2 điều kiện nay, có 6 mô hình có thể lựa chọn với các đặc điểm tương ứng

(1) Nhà sản xuất dự trữ và giao hàng trực tiếp (Drop shipping).

(2) Nhà sản xuất dự trữ và hợp nhất giao hàng.

(3) Nhà phân phối dự trữ và nhà vận chuyển giao hàng theo kiện.

(4) Nhà phân phối dự trữ và giao hàng chặng cuối.

(5) Nhà sản xuất/nhà phân phối dự trữ và khách hàng đến nhận hàng.

(6) Nhà bán lẻ dự trữ, khách hàng đến nhận hàng.

d. Hoạch định thu hồi:

Thu hồi là một công đoạn của chuỗi cung ứng nhằm di chuyển và quản lý hiệu quả dòng sản phẩm, bao bì và thông tin liên quan từ điểm tiêu thụ trở về điểm xuất phát nhằm phục hồi giá trị sản phẩm hoặc xử lý phế thải đúng cách.

Xây dựng mục tiêu và chính sách thu hồi

Xác lập chiến lược và quy trình thu hồi

Sơ đồ 1.4: Quá trình hoạch định thu hồi

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)