Thực Trạng Hoạt Động Phân Phối Của Công Ty Tnhh Mtv Cao Su 75

Hiện tại, Công ty đã có một hệ thống những nhà cung cấp truyền thống, nhiều nhà cung cấp đã làm việc với công ty từ khi mới thành lập. Công tác mua hàng được công ty thực hiện tương đối tốt. Các yếu tố đầu vào trong chuỗi cung ứng của Công ty, những mặt hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm của công ty gồm: nguyên liệu chính (cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp, bột than, CaCo3 – bột đá), vật liệu phụ, hóa chất, phụ gia, thiết bị - phụ tùng thay thế, năng lượng, vải bạt, sắt thép ... Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải mua ngoài 100% các yếu tố đầu vào. Công ty ưu tiên mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo được an toàn trong kinh doanh. Hoạt động mua hàng được thực hiện theo quy chế quản lý, mua sắm vật tư theo hướng chặt chẽ, đúng quy định; cung ứng kịp thời và kiểm soát tốt vật tư; công tác lập kế hoạch mua sắm lượng vật tư vừa đủ đảm bảo kịp thời cho sản xuất, không bị tình trạng ứ đọng vốn, giảm chất lượng.

Do vậy, hoạt động quản trị mua hàng có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu cho sản xuất, kiểm soát chi phí, chất lượng sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2.2.2.4. Thực trạng hoạt động phân phối của Công ty TNHH MTV Cao su 75

Công tác bán hàng từng bước được phát huy hiệu quả, giữ ổn định thị trường truyền thống và phát triển được một số khách hàng mới có tiềm năng; trong giai đoạn 2015-2019 đã ký 415 hợp đồng kinh tế và quốc phòng, phát triển thêm thị trường mới cả về quốc phòng và kinh tế trên 10 đối tác tiềm năng. Năm 2019, đã tiêu thụ băng tải cao su tăng 28,5% so năm 2018 ; phụ tùng cao su tăng 3% so năm 2018 ; ống cao su thường bằng 85% so 2018.

Qua điều tra, năm 2020 Công ty giao dịch với 262 khách hàng lớn nhỏ khác nhau, một số lượng khách hàng rất lớn đối với một đơn vị sản xuất hàng hóa đặc thù như cao su kỹ thuật. Điều này đòi hỏi bộ phận phụ trách phân phối phải có phương pháp quản lý và điều hành hoạt động phân phối.

* Hệ thống kênh phân phối

Công ty TNHH MTV

Cao su 75

Khách hàng

Đại lý, nhà phân phối

Sơ đồ 2.3 : Mô hình phân phối tại Công ty

- Kênh phân phối gián tiếp: hiện nay tại công ty kênh phân phối gián tiếp thông qua các đại lý chỉ chiếm từ 4 đến 5%. Chủ yếu áp dụng cho các thị trường có khoảng cách địa lý xa như: Khu vực Miền Nam và khu vực miền Trung. Tuy nhiên với hệ thống đại lý rộng khắp cả nước, Công ty nên đầu tư và phát triển kênh phân phối này trong tương lai để mở rộng thị trường, mở rộng mạng lưới khách hàng.

- Kênh phân phối trực tiếp chiếm đến 95%

* Vận tải hàng hóa:

Bảng 2.17: Chi phí vận tải của công ty năm 2020

ĐVT: đồng

Nội dung	Năm 2019	Năm 2020	2020/2019 (%)
1	Chi phí xe tải nội bộ	1.089.684.369	1.299.863.133	119,3
2	Chi phí vận tải thuê ngoài	2.423.681.000	2.954.452.151	121,9
3	Chi phí hoạt động xe con	1.463.563.245	1.642.577.564	112,2
4	Tổng	4.976.928.614	5.896.892.848	118,5

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 137 trang tài liệu này.

(Nguồn: Bộ phận giao hàng)

Thực tế, do đặc thù các đơn hàng của Cao su 75 chủ yếu là các đơn hàng phục vụ sửa chữa (có kế hoạch trước hoặc đột xuất) nên việc phân phối cũng khá phức tạp. Nhân viên phân phối hàng tuần lập kế hoạch giao hàng và thông tin đến bộ phận sản xuất, bộ phận kho bãi, bộ phận vận chuyển, bộ phận kinh doanh để phối hợp giao hàng đến khách hàng. Sản phẩm của Công ty được vận chuyển trực tiếp đến các khách hàng đặt hàng, có nhu cầu bằng phương tiện của Công ty hoặc của

bên mua nhanh chóng, thuận lợi vào bất cứ lúc nào khách hàng có nhu cầu. Đây là phương thức phân phối tiết kiệm chi phí trung gian, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về sản phẩm của Công ty nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo mối quan hệ trực tiếp giữa người sản xuất với khách hàng. Tuy nhiên, do số lượng khách hàng rất lớn và khối lượng hàng vận chuyển nhiều, công ty đã thực hiện liên kết với các đơn vị Logistic để vận chuyển và giao hàng, đáp ứng tiến độ và tiết kiệm chi phí.

* Phương thức giao hàng:

Công ty đang triển khai hai phương thức giao hàng chính đó là giao hàng đến tận tay khách hàng (chiếm 95%) và giao hàng tại kho của Công ty (chiếm 5%)

2.2.2.5. Thực trạng hoạt động thu hồi của Công ty TNHH MTV Cao su 75

Qua thực tế, các sản phẩm cao su sau khi sử dụng để ngoài tự nhiên không phân hủy được gây ô nhiễm môi trường và ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Hoạt động thu hồi sản phẩm sau khi sử dụng chưa được sự quan tâm và thực hiện. Đây là phương diện thiếu sót và cần có kế hoạch thúc đẩy hoạt động thu hồi trong thời gian tới của công ty.

2.2.2.6. Hoạt động kiểm soát và đánh giá kết quả chuỗi cung ứng của Công ty TNHH MTV Cao su 75

* Hoạt động kiểm soát

Công ty TNHH MTV Cao Su 75 (Z175) là một trong những đơn vị đầu tiên trong Tổng Cục CNQP áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Từ năm 2002 đến nay Công ty luôn duy trì, áp dụng hiệu quả hệ thống ISO 9001 vào quá trình hoạt động của đơn vị.

Với mục tiêu tiếp tục nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng, hướng tới cung cấp các sản phẩm cao su kỹ thuật cao cho các ngành lắp ráp ô tô, xe máy, điện, điện tử…và xuất khẩu, lãnh đạo, chỉ huy Công ty đã hướng tới việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn IATF 16949: 2016. IATF 16949: 2016 là tiêu chuẩn quốc tế cho Hệ thống quản lý chất lượng được phát triển trên tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 nhưng bổ sung thêm những điều khoản khắt khe và nghiêm ngặt hơn về quản lý hệ thống chất lượng. Với mục tiêu đạt chứng nhận hệ thống

quản lý chất lượng IATF 16949: 2016 vào năm 2022, từ ngày 15/5/2021 Công ty TNHH MTV Cao su 75 (Z175) đã bắt đầu tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về hệ thống quản lý chất lượng IATF 16949 và các kỹ năng cần thiết cho chuyên gia đánh giá nội bộ với sự hướng dẫn của chuyên gia Công ty TNHH tư vấn hiệu quả- ECO. Đây sẽ là những chuyên gia nội bộ nòng cốt trong việc đánh giá nâng cao hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

- Kiểm soát nhà cung cấp

Quá trình kiểm soát, đánh giá nhà cung cấp được công ty áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2015 với mục đích đánh giá lựa chọn, theo dõi năng lực & đánh giá định kì nguồn cung cấp bên ngoài cung cấp các sản phẩm/dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của Công ty.

Tiêu chí kiểm soát đánh giá công ty đang áp dụng như sau (tham khảo phụ lục 1) Định kỳ hàng năm bộ phận QA và phòng chủ trì sẽ xem xét năng lực của

NCC cung cấp dựa trên dữ liệu trong quá khứ để thiết lập mục tiêu chất lượng cho một số nhà cung cấp nguyên vật liệu và thông báo mục tiêu tới NCC. Bộ phận QA và phòng chủ trì chịu trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu và thông báo định kỳ cho các NCC biết, khắc phục khi có xu hướng không đạt mục tiêu.

- Kiểm soát quá trình sản xuất:

Các loại sản phẩm băng tải cao su được sản xuất theo tiêu chuẩn JIS K6322, JIS K6369… bằng công nghệ tiên tiến hiện nay của khu vực cũng như trên thế giới. Với hệ thống dây chuyền thiết bị đồng bộ được nhập từ Nga, Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc…

Hệ thống thiết bị kiểm tra và phân tích các tính năng cơ lý hoá được đầu tư đồng bộ như: Máy kiểm tra đường đặc tính lưu hoá, độ cứng, cường lực, dãn dài, độ chịu mài mòn, chịu lão hoá… của cao su và cốt chịu lực. Có thể nói Công ty có đầy đủ hệ thống thiết bị để quản lý chất lượng sản phẩm xuất xưởng đạt chất lượng cao nhất.

Quá trình tổ chức sản xuất của Công ty được kiểm soát chặt chẽ bởi Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001-2015 như:

+ Vật liệu đầu vào: Có đầy đủ nguồn gốc xuất xứ, các tính chất cơ lý hoá, bao bì, nhãn mác… Và được kiểm tra tất cả các thông số tại Phòng Cơ lý hoá trung tâm của Công ty.

+ Các sản phẩm được sản xuất theo các quy trình công nghệ chặt chẽ. Có nhân viên kỹ thuật giám sát trên từng chặng công nghệ thể hiện bằng các Phiếu công nghệ.

+ Bán thành phẩm trên các cung đoạn của các dây chuyền đều được kiểm tra đầy đủ các tính năng cần thiết nhằm loại trừ tối đa những thiếu khuyết phát sinh trong quá trình sản xuất.

+ Sản phẩm làm ra được kiểm tra 100% theo tiêu chuẩn nghiệm thu ban hành, khi giao hàng có chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất đi kèm.

- Kiểm soát phân phối

Quá trình phân phối được Công ty rất chú trọng và quan tâm. Để kiểm soát quá trình phân phối công ty cũng áp dụng theo hệ thống quản lý ISO 9001:2015 với quy trình đo lường sự thỏa mãn của khách hàng nhằm mục đích đo lường mức độ hài lòng của khách hàng liên quan đến các nội dung sau:

+ Tổng hợp phàn nàn của khách hàng;

+ Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng thông qua hình thức gửi phiếu khảo sát thăm dò;

+ Các hoạt động đánh giá nội bộ việc thực hiện các quá trình của hệ thống chất lượng hướng tới sự hài lòng của khách hàng

Thời gian qua, các sản phẩm được bảo hành theo Quy chế của Công ty, nếu xảy ra hiện tượng bất thường hoặc hỏng hóc (do lỗi của nhà sản xuất, có xác nhận của hai bên) Công ty TNHH MTV Cao su 75 cam kết thực hiện khắc phục trong thời gian nhanh nhất.

* Đánh giá kết quả quản trị chuỗi cung ứng của Công ty TNHH MTV Cao su 75 qua một số tiêu chí:

- Đo lường hiệu quả giao hàng, dịch vụ khách hàng

Một trong những nhân tố làm tăng lên về chất lượng dịch vụ khách hàng, hiệu quả giao hàng chính là tỷ lệ giao hàng đúng yêu cầu:

Bảng 2.18: Bảng tỉ lệ giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.

Tổng số đơn hàng

2018	2019	2020
556	640	670
Tỉ lệ giao hàng đúng yêu cầu	85%	86,5%	87%
Tỉ lệ giao hàng không đúng yêu cầu	15%	13,5%	13%

(Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư Công ty) Theo số liệu được tổng hợp từ bảng trên thì trong năm 2020 tổng số đơn hàng được giao cho khách hàng chỉ có 13% số đơn hàng không đạt yêu cầu của khách hàng. Giảm so với năm 2018 là 2% điều này cho thấy công ty đã có những thay đổi

trong việc đảm bảo giao hàng đúng yêu cầu theo chiều hướng tốt hơn.

- Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng

Trong hoạt động chuỗi cung ứng, chỉ tiêu giao hàng đúng hạn là một chỉ tiêu khá quan trọng đánh giá khả năng và tốc độ cung ứng hàng hóa của một doanh nghiệp. Ta có số liệu ở bảng sau

Bảng 2.19 : Bảng tỉ lệ giao hàng đúng hạn.

STT

Khu vực	2019		2020
	Tổng đơn hàng	640	Tổng đơn hàng	670
	Tỉ lệ giao đúng hạn	Tỉ lệ giao trễ	Tỉ lệ giao đúng hạn	Tỉ lệ giao trễ
1	Trung	82%	18%	84%	16%
2	Nam	85%	15%	86%	14%
3	Bắc	91%	9%	91%	9%
Tổng		86%	14%	87%	13%

(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Công ty)

Theo số liệu được tổng hợp từ bảng trên thì năm 2019 tỉ lệ giao hàng đúng hạn của khách hàng khu vực miền Bắc đạt cao nhất : 91% miền Trung thấp nhất đạt: 82%. Lý do là nhà máy Z175 là nhà máy sản xuất chủ lực các mặt hàng cao su đặt tại Sơn Tây Hà Nội nên việc giao hàng cho khách hàng ở các tỉnh miền Bắc thì đạt tỉ lệ đúng hạn cao hơn so với miền Trung (vì phải tốn thêm thời gian, tình trạng giao thông, thời tiết…). Năm 2020 thì tỉ lệ giao hàng đúng hạn của miền Nam và Trung

tăng tương ứng 2% và 1%, trong khi đó thì tỉ lệ giao hàng đúng hạn của khu vực miền Bắc vẫn như cũ là 91%.

Bảng 2.20: Bảng thống kê nguyên nhân giao hàng trễ

(Chỉ tính đơn hàng chính kênh GT)

Nguyên nhân

Đơn hàng trễ	Tỷ lệ
Vận chuyển giao trễ	45	67
Nhà kho sắp hàng chậm	15	22
Hàng không có trong kho	0	0
Hàng tồn kho được sắp xếp lại	2	3
Sản xuất giao trễ	5	8
Tổng	67	100

(Nguồn: Tổng hợp số liệu 2020 từ Công ty)

Theo bảng số liệu trên ta thấy nguyên nhân giao hàng trễ nhiều nhất vẫn là nhà xe vận chuyển trễ. Theo thông tin phản hồi từ đội ngũ tài xế thì nguyên nhân này là khách quan do: tình hình giao thông trên tuyến đường vận chuyển, thời tiết, trục trặc, hư hỏng…Để khắc phục tình trạng này thì bộ phận điều vận cần tăng thêm thời gian giao hàng.

- Chi phí bán hàng

Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm quản lý cung và cầu trong toàn hệ thống của tổ chức, nhờ chuỗi cung ứng hiệu quả, những tập đoàn tầm cỡ thế giới như Dell và Wal-Mart đạt được từ 4% - 6% lợi nhuận cao hơn so với đối thủ, một lợi thế cạnh tranh không nhỏ.

Trước nền kinh tế đầy biến động và đang canh tranh gay gắt, bên cạnh việc đẩy mạnh các biện pháp marketing và phát triển sản phẩm mới để nâng cao sức cạnh tranh trên thương trường, công ty đã chú trọng đến việc tăng cường kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí chuỗi cung ứng.

Bảng 2.21: Bảng chi phí hoạt động Logistic trong chuỗi cung ứng

ĐVT: Đồng

Loại chi phí

2018	2019	2020	2019/2018 %	2020/2019 %
Chi phí vận chuyển	3.673.472.466	3.770.830.816	3.857.025.264	102,7	102,3
Chi phí DVKH	14.466.768	16.757.355	21.459.324	115,8	128,1
Chi phí lưu kho	2.223.378.907	1.646.974.976	2.253.355.401	74,0	136,8
Tổng	5.911.318.141	5.434.563.147	6.131.839.989	91,9	112,8

(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Công ty) Theo bảng số liệu cho thấy tổng chi phí Logistic chuỗi cung ứng năm 2019 giảm 8% so với năm 2018, năm 2020 chỉ tăng 12.8% so với năm 2019. Điều này

cho thấy công ty đã có sự kiểm soát chi phí cho hoạt động Logistic chuỗi cung ứng Chi phí vận chuyển, đây là loại chi phí chiếm tỉ trọng cao trên 59% trong

chuỗi cung ứng năm 2020, năm 2019 tăng 3% so với năm 2018, nhưng đến năm 2020 thì chỉ tăng 2%, chứng tỏ Công ty Cao su 75 đã bắt đầu quan tâm và có kiểm soát đối với chi phí vận chuyển này.

Chi phí dịch vụ khách hàng bao gồm chi phí giải quyết khiếu nại, chi phí thăm viếng khách hàng,…Chi phí dịch vụ khách hàng năm 2019 tăng 15,8% so với năm 2018, năm 2020 tăng đáng kể so với năm 2019 là 28,1%.

Chi phí lưu kho bao gồm các chi phí sau: thuê kho, chi phí sửa chữa, nâng cấp kho bãi, chi phí điện nước, bảo vệ…Chi phí này năm 2020 tăng 36,82% so với năm 2019.

- Thời gian hoàn thành

Thời gian đáp ứng là một trong những tiêu chí quan trọng để khách hàng ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Thời gian đáp ứng không chỉ là thời gian nguyên liệu được gia công chế biến mà còn bị lãng phí vì chờ đợi hoặc di chuyển. Vì vậy, các nhà quản lý luôn luôn tìm cách giảm thời gian đáp ứng bằng cách loại bỏ những khoảng thời gian trống của quá trình. Ta có bảng chu kỳ thời gian hoàn thành đơn hàng như sau: