đủ chứng từ hợp lệ (theo thống nhất ban đầu giữa các bên). Phần còn lại có thể thanh toán vào đợt mua hàng tiếp theo hoặc sau khi bàn giao cả công trình.
Dòng tiền hoạt động có giá trị nhỏ hơn, nhằm đáp ứng các nhu cầu thanh toán thường xuyên như trả lương công nhân viên, sử dụng điện/nước/điện thoại, trả lãi vay, tiền thuê máy móc/kho bãi, mua các loại công cụ, nguyên vật liệu phụ… Đối với dòng tiền này, các công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết sẽ ứng trước toàn bộ, sau đó yêu cầu chủ đầu tư thanh toán theo giá trị của từng hạng mục được nghiệm thu (còn gọi là thanh toán theo tiến độ thi công). Tuy nhiên, số tiền thanh toán tối đa đến 90% giá trị hạng mục, phần còn lại được quyết toán sau khi bàn giao cả công trình (hoặc khi hết thời hạn bảo hành).
Ngoài cách thức thanh toán phổ biến nêu trên, công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết có thể yêu cầu chủ đầu tư thanh toán định kỳ thành từng đợt (3 tháng đến 5 tháng hoặc dài hơn) trong suốt quá trình thi công, áp dụng với những công trình cần nhiều vốn đầu tư, thời gian thi công dài hay cần đẩy nhanh tiến độ. Hoặc chỉ tạm ứng một lần (từ 10% đến 30%) giá trị toàn bộ công trình, phần còn lại thanh toán nốt sau khi nghiệm thu, bàn giao. Hình thức này thường áp dụng với công trình dân dụng hoặc gói thầu giá trị thấp.
Đối với các dự án sử dụng trên 30% vốn nhà nước, việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải tuân thủ theo các quy định hiện hành, phù hợp từng loại hợp đồng. Cụ thể, theo điều 49, 50 của luật Đấu thầu 2005:
Hình thức hợp đồng trọn gói, giá hợp đồng không được điều chỉnh trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện nhiều lần hoặc thanh toán một lần khi hoàn thành hợp đồng. Riêng với công việc xây lắp, trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, các bên liên quan cần rà soát lại bảng khối lượng công việc theo thiết kế được duyệt, nếu nhà thầu (bao gồm cả nhà thầu được chỉ định thầu) hoặc bên mời thầu phát hiện bảng khối lượng công việc bóc tách từ thiết kế chưa chính xác, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc bổ sung khối lượng công việc để bảo đảm phù hợp với thiết kế.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác của số lượng, khối lượng công việc. Trường hợp có thất thoát xảy ra (do tính toán sai số lượng, khối lượng công việc) thì cá nhân, tổ chức thuộc chủ đầu tư làm sai có trách nhiệm đền bù và xử lý theo quy định của pháp luật. Trường hợp trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, lập dự toán có quy định về việc xử lý đối với việc tính toán sai số lượng, khối lượng công việc thì chủ đầu tư được đền bù theo thỏa thuận trong hợp đồng với nhà thầu tư vấn này.
Hình thức hợp đồng theo đơn giá, giá trị thanh toán được tính bằng cách lấy đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá được điều chỉnh nêu trong hợp đồng nhân với khối lượng, số lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện. Chủ đầu tư, tư vấn giám sát và nhà thầu chịu trách nhiệm xác nhận vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để làm cơ sở thanh toán cho nhà thầu.
Hình thức hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm, giá hợp đồng được tính theo phần trăm giá trị của công trình hoặc khối lượng công việc. Khi nhà thầu hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng, chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu số tiền bằng tỷ lệ phần trăm được xác định trong hợp đồng nhân với giá trị công trình hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành.
Thứ hai, về thời hạn thanh toán, nhà thầu và chủ đầu tư thỏa thuận dựa trên kế hoạch xây dựng lắp cụ thể đã được phê duyệt, đảm bảo cung ứng vốn kịp thời cho doanh nghiệp ngành xây dựng. Đối với các dự án sử dụng trên 30% vốn nhà nước, theo điều 18, nghị định 48/2010/NĐ – CP, thời hạn thanh toán do các bên thỏa thuận nhưng không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng, trong đó chia thành các giai đoạn cụ thể:
- Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, chủ đầu tư phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới cơ quan cấp phát, cho vay vốn;
- Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của chủ đầu tư, cơ quan cấp phát, cho vay vốn phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán cho bên nhận thầu.
Thứ ba, về điều khoản thay đổi. Trong các bản hợp đồng xây dựng do công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết ký kết với chủ đầu tư đều đề cập tới những trường hợp có thể thay đổi dự toán xây dựng, đòi hỏi phải điều chỉnh thỏa thuận thanh toán trước đó. Điển hình là một số tình huống, tỷ giá tiền tệ hoặc giá thị trường thay đổi (vượt quá biên độ dao động dự kiến trong dự toán ban đầu) do những nguyên nhân khách quan như điều hành chính sách vĩ mô của nhà nước, thị trường thế giới khủng hoảng, nhà cung cấp chính bị phá sản… tác động tới giá mua máy móc, nguyên vật liệu. Xảy ra sự cố trong thi công như tai nạn lao động, mất mát tài sản, sụt/lún/nứt/vỡ công trình… nhưng không phải do lỗi của nhà thầu (có thể do lỗi của chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, khảo sát thực địa…) làm gián đoạn tiến độ, phát sinh các chi phí khắc phục hậu quả. Thay đổi thiết kế (bổ sung thêm hoặc điều chỉnh lại chất lượng hạng mục) ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình mua sắm máy móc, nguyên vật liệu, sử dụng lao động và thi công. Các tình huống bất khả kháng như xảy ra chiến tranh, bạo loạn, thiên tai, lũ lụt, dịch bệnh, cách ly do kiểm dịch… khiến doanh nghiệp không thể hoàn thành công việc như cam kết ban đầu. Và những trường hợp thưởng/phạt nhà thầu do hoàn thành vượt tiến độ hoặc chậm trễ, vi phạm hợp đồng.
Đây sẽ là những căn cứ quan trọng để nhân viên phòng tài chính – kế toán điều chỉnh công nợ của doanh nghiệp, dựa trên việc tính toán lại dòng tiền của dự án khi được phép.
Thứ tư, về biện pháp bảo đảm thanh toán. Thông thường, để bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư và nhà thầu, các yêu cầu về bảo đảm thanh toán được quy định cụ thể trong hợp đồng. Như đã trình bày ở trên, theo các quy định hiện hành, nhà thầu phải thực hiện bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng… nhằm đền bù thiệt hại cho chủ đầu tư do tất cả các lỗi của nhà thầu trong quá trình xây dựng. Hình thức bảo đảm là đặt cọc, ký quỹ hoặc được bảo lãnh (thường
bởi ngân hàng thương mại) với số tiền do chủ đầu tư quy định nhưng không vượt quá 10% giá trị hợp đồng.
Ngược lại, nhà thầu có thể đề nghị chủ đầu tư thuê bảo lãnh thanh toán nhằm đề phòng các trường hợp chủ đầu tư mất tích/phá sản, vi phạm hợp đồng, trây ì không thanh toán… Tuy nhiên, thực tế hiện nay, khi cung cấp dịch vụ bảo lãnh thanh toán vốn đầu tư xây lắp, các tổ chức tín dụng luôn yêu cầu chủ đầu tư ký quỹ bằng đặt cọc hoặc cầm cố, thế chấp bằng tài sản tương ứng với toàn bộ giá trị thư bảo lãnh, không chấp nhận thế chấp bằng uy tín. Điều này vượt quá khả năng của nhiều chủ đầu tư (thực hiện dự án bằng vốn ứng trước của khách hàng mua sản phẩm xây dựng). Đồng thời, theo kết quả điều tra bằng phỏng vấn sâu, các doanh nghiệp ngành xây dựng (trong đó có các công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết) không đủ vị thế để yêu cầu chủ đầu tư thực hiện bảo đảm thanh toán, phải dựa vào các quy định pháp luật hiện hành để sự bảo vệ quyền lợi khi phát sinh những tình huống nêu trên.
3.2.2.3 Theo dõi, thu hồi công nợ
Theo kết quả khảo sát tại 15 công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết, khoản mục phải thu chiếm tỷ lệ bình quân 34,27% giá trị tổng tài sản, trong đó, chủ yếu là “Phải thu khách hàng” (60,5% - ngoại trừ tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam và công ty cổ phần Sông Đà – Thăng Long), còn lại là “Trả trước cho người bán” (tạm ứng cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp nguyên vật liệu, công nhân viên…) và “Phải thu khác” (theo dõi bảng 3.3)
Như vậy, cùng với việc quản lý dòng tiền, theo dõi, thu hồi công nợ có ý nghĩa rất quan trọng, đảm bảo khả năng thanh toán cho các công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết ở Việt Nam. Trong quá trình đó, nhà quản lý (thường là cán bộ phòng Tài chính – kế toán và phòng Kinh tế - kĩ thuật) tập trung giải quyết các công việc chính bao gồm: Theo dõi, quyết toán công nợ; Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và Giải quyết các tranh chấp (nếu có).
Bảng 3.8
Kết cấu khoản mục Phải thu tại ngày 31/12/2010 của 15 công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết
Đơn vị tính: tỷ VND
Tên công ty | Phải thu | Phải thu/ tổng tài sản | phải thu khách hàng | Trả trước | (3)/(1) | (4)/(1) | |
(1) | (2) | (3) | (4) | ||||
1 | Lilama 5 | 106,36 | 35,4% | 103,97 | 3,05 | 97,8% | 2,9% |
2 | Licogi 13 | 311,84 | 34,3% | 132,41 | 177,31 | 42,5% | 56,9% |
3 | Xây dựng điện Việt Nam | 830,20 | 45,6% | 157,71 | 167,44 | 19,0% | 20,2% |
4 | xây dựng cotec | 513,48 | 25,5% | 476,96 | 20,02 | 92,9% | 3,9% |
5 | Đầu tư và xây dựng bưu điện Hà Nội | 160,43 | 60,3% | 76,81 | 4,81 | 47,9% | 3,0% |
6 | Xây lắp Dầu khí Việt Nam | 2203,28 | 36,9% | 701,21 | 677,03 | 31,8% | 30,7% |
7 | Xây lắp Dầu khí Nghệ An | 365,51 | 28,3% | 159,92 | 58,86 | 43,8% | 16,1% |
8 | Sông Đà 909 | 44,36 | 20,9% | 36,48 | 3,02 | 82,2% | 6,8% |
9 | Sông Đà 11 | 339,62 | 43,9% | 288,23 | 48,09 | 84,9% | 14,2% |
10 | Sông Đà 25 | 106,75 | 33,9% | 96,27 | 6,69 | 90,2% | 6,3% |
11 | Sông Đà Thăng Long | 1567,91 | 28,0% | 201,83 | 1321,98 | 12,9% | 84,3% |
12 | Vinaconex 6 | 122,82 | 36,8% | 113,46 | 9,35 | 92,4% | 7,6% |
13 | Xây dựng công trình ngầm | 254,61 | 42,7% | 212,49 | 35,76 | 83,5% | 14,1% |
14 | Xây dựng số 1 | 153,20 | 23,1% | Không có số liệu | |||
15 | Xây Dựng số 9 | 253,29 | 18,5% | 206,43 | 43,99 | 81,5% | 17,4% |
Có thể bạn quan tâm!
-
Giới Thiệu Các Công Ty Cổ Phần Ngành Xây Dựng Niêm Yết Ở Việt Nam -
Nghĩa Vụ Của Các Công Ty Cổ Phần Ngành Xây Dựng Khi Niêm Yết Tại Sở Giao Dịch Chứng Khoán Ở Việt Nam -
Quản lý tài sản tại các công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết ở Việt Nam - 14 -
Tìm Kiếm Nguồn Tài Trợ, Đối Ứng Với Khoản Phải Thu -
Xác Định Giá Thành, Kết Chuyển Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh Dở Dang -
Giá Trị Trung Bình Một Số Chỉ Tiêu Đánh Giá Kết Quả Quản Lý Tài Sản Tại Các Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Niêm Yết Ở Việt Nam
Xem toàn bộ 263 trang tài liệu này.
Nguồn: [39]
Thứ nhất, theo dõi và tất toán công nợ. Tất cả các thỏa thuận về hình thức thanh toán trong hợp đồng xây dựng của từng dự án/gói thầu là căn cứ để nhân viên phòng tài chính – kế toán xác định công nợ, theo dõi và đốc thúc, thu hồi. Hiện nay, hầu hết công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết đều sử dụng phần mềm kế toán thay cho việc ghi chép thủ công nên công nợ cũng được theo dõi bằng phần mềm quản trị phải thu khách hàng hoặc do doanh nghiệp tự thiết kế trên excel. Trong đó,
công nợ được theo dõi chi tiết theo từng chủ đầu tư, từng dự án, từng tháng/quý… Phân loại nợ quá hạn theo thời gian 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày và hơn 90 ngày với các cấp độ theo dõi, đốc thúc, thu hồi tăng dần.
Do việc thanh toán thường gắn liền với công tác nghiệm thu công trình nên trước thời hạn trả tiền khoảng 1 tuần hoặc vài ngày (tùy thời gian thi công ngắn hay dài), nhân viên kế toán phải phối hợp với bộ phận giám sát kiểm tra tiến độ. Nếu đảm bảo bàn giao hạng mục đúng kế hoạch, sẽ thông báo với chủ đầu tư về nghĩa vụ thanh toán. Việc làm này chỉ mang tính nhắc nhở, thực hiện bằng cách gửi văn bản, viết thư điện tử, gọi điện thoại hay gặp mặt trực tiếp… Đồng thời, rà soát các giấy tờ, chuẩn bị đầy đủ chứng từ phục vụ cho việc thanh toán như biên bản nghiệm thu của tư vấn giám sát, hóa đơn, chứng từ ghi nhận các chi phí phát sinh trong ký, hợp đồng xây dựng...
Theo điều 53, nghị định 85/2009/NĐ – CP hướng dẫn thi hành Luật Đầu thầu (2005, 2009) và lựa chọn nhà thầu theo luật Xây dựng (2003), hồ sơ thanh toán bao gồm:
- Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);
- Bản xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);
- Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn
thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng;
- Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lượng đã hoàn thành và giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán.
Thứ hai, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đến ngày 31/12/2010, có 11/15 công ty được phỏng vấn thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, tuy quy mô không lớn, chiếm từ 0,1% đến 4,4% số dư phải thu khách hàng song mức độ đánh giá đều thuộc nợ xấu không có khả năng thu hồi. Điều này cũng ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Bảng 3.9
Số dư khoản phải thu và trích dự phòng phải thu khó đòi tại ngày 31/1/2/2010 của 15 công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết
Đơn vị tính: tỷ VND
Tên công ty | Tổng phải thu | Phải thu khách hàng | Dự phòng phải thu khó đòi | (3)/(1) | (3)/(2) | |
(1) | (2) | (3) | ||||
1 | Lilama 5 | 106,36 | 103,97 | 1,38 | 1,30% | 1,33% |
2 | Licogi 13 | 311,84 | 132,41 | 0,86 | 0,28% | 0,65% |
3 | Xây dựng điện Việt Nam | 830,20 | 157,71 | 7,00 | 0,84% | 4,44% |
4 | xây dựng cotec | 513,48 | 476,96 | 0,00 | 0,00% | 0,00% |
5 | Đầu tư và xây dựng bưu điện Hà Nội | 160,43 | 76,81 | 0,35 | 0,22% | 0,45% |
6 | Xây lắp Dầu khí Việt Nam | 2203,28 | 701,21 | 27,14 | 1,23% | 3,87% |
7 | Xây lắp Dầu khí Nghệ An | 365,51 | 159,92 | 0,00 | 0,00% | 0,00% |
8 | Sông Đà 909 | 44,36 | 36,48 | 0,60 | 1,35% | 1,64% |
9 | Sông Đà 11 | 339,62 | 288,23 | 0,47 | 0,14% | 0,16% |
10 | Sông Đà 25 | 106,75 | 96,27 | 0,85 | 0,79% | 0,88% |
11 | Sông Đà Thăng Long | 1567,91 | 201,83 | 0,00 | 0,00% | 0,00% |
12 | Vinaconex 6 | 122,82 | 113,46 | 1,09 | 0,88% | 0,96% |
13 | Xây dựng công trình ngầm | 254,61 | 212,49 | 0,22 | 0,09% | 0,10% |
14 | Xây dựng số 1 | 153,20 | 0,00 | 0,00% | ||
15 | Xây Dựng số 9 | 253,29 | 206,43 | 1,49 | 0,59% | 0,72% |
Nguồn: [39]
Theo quy định tại thông tư 13/2006/TT – BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Cụ thể, đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng tương ứng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, cán bộ quản lý tổng hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Thứ ba, giải quyết tranh chấp phát sinh. Về nguyên tắc, cán bộ phụ trách dự án (thuộc phòng kinh tế - kỹ thuật, dự án hoặc đầu tư) phải theo dõi tình hình kinh doanh của chủ đầu tư để phòng ngừa trường hợp chủ đầu tư phá sản, bỏ trốn, mất tích hay khó khăn về tài chính dẫn tới việc không thanh toán đầy đủ và đúng hạn, kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp. Tuy nhiên, trên thực tế, công việc này không dễ dàng vì đơn vị xây lắp không có quyền hạn kiểm tra, giám sát hoạt động của bên A. Vì vậy, cần có sự hợp tác thiện chí của chủ đầu tư và khả năng ứng xử khéo léo của cán bộ quản lý. Thường xuyên trao đổi về tiến độ thi công, những vấn đề khó khăn/thuận lợi phát sinh trong thực tế… cũng là cách duy trì mối quan hệ liên tục với chủ đầu tư.
Khi bên A không thể trả tiền đúng hạn mặc dù công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết đã bàn giao công trình theo đúng yêu cầu, cán bộ quản lý cần tìm hiểu rõ nguyên nhân để báo cáo ban giám đốc có biện pháp xử lý thích hợp, căn cứ vào các điều khoản đã thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng.
Thông thường, nếu chủ đầu tư gặp khó khăn nhất thời về tài chính và có thể giải quyết ổn thỏa sau vài tháng, các công ty cổ phần ngành xây dựng niêm yết sẽ gia hạn nợ cho chủ đầu tư trong vòng 30 đến 90 ngày và áp dụng mức lãi phạt nhất định. Cách làm này không tạo cảm giác căng thẳng, giúp duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên nên hay được sử dụng. Tuy nhiên, cần tính toán chắc chắn khả năng thanh toán của chủ đầu tư trong tương lai và tìm kiếm nguồn tài trợ thích hợp bù đắp phần thiếu hụt do gia hạn nợ. Trong trường hợp chủ đầu tư đồng ý sử dụng dịch vụ bảo lãnh thanh toán, doanh nghiệp sẽ chuyển hồ sơ, chứng từ cho ngân hàng để được thanh toán theo đúng cam kết.