Một Số Giải Pháp Và Kiến Nghị Chủ Yếu Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Dịch Vụ Trên Internet Tại Công Ty Vdc Đến Năm 2020

4.3 Một số giải pháp và kiến nghị chủ yếu hoàn thiện công tác quản lý dịch vụ trên Internet tại công ty VDC đến năm 2020

4.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý các dịch vụ trên Internet

Thứ nhất, đổi mới mô hình và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Trong tình hình hiện nay mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn hoàn thiện theo xu hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ công tác việc thay đổi tổ chức bộ máy quản lý theo xu hướng đổi mới và khoa học, đảm bảo tính gọn nhẹ và hiệu quả là một vấn đề phức tạp chưa được giải quyết trong thời gian ngắn mà còn mang tính chiến lược một cách lâu dài liên tục, cơ cấu tổ chức bộ mày quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý về số lượng số khâu quản lý là ít nhất. Một trongng những biện pháp mà công ty có thể áp dụng là xác định lại mức lao động trong mô hình quản lý.

Việc xác định đúng số lượng biên chế là một công việc hết sức cần thiết và cũng gặp không ít khó khăn, bởi phải căn cứ vào nhiều nội dung để xác định. Đối với công ty là đơn vị kinh doanh dịch vụ là chủ yếu có thể căn cứ vào từng loại hình dịch vụ để xác định số lượng biên chế. Thực tế cho thấy trong công ty việc bố trí lao động chưa phù hợp với năng lực của từng người. Một số lao động có trình độ quản lý cao một bên khác lại bố trí lao động không phù hợp với ngành nghề đã đào tạo. Để khắc phục tình trạng này công ty nên có kế hoạch đào tạo, tuyển chọn, bố trí sắp xếp công việc một cách cụ thể hợp lý trong từng bộ phận.

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy lãnh đạo của công ty

Chỉ có biện pháp đảm bảo giám đốc có điều kiện ra những quyết định điều hành khẩn trương và thống nhất trong ban giám đốc và giám đốc chính là nhà hoạch định chiến lược phát triển của công ty trong ngắn hạn và dài hạn. Giám đốc và phó giám đốc phải thống nhất thường chỉ đạo dưới các phòng ban chức năng để trong công ty có sự phân cấp quản lý rõ ràng. Lãnh đạo phải tham khảo, tiếp thu ý kiến tham mưu, thu thập thông tin trong nội bộ và ở bên ngoài công ty, quan hệ thu thập thông tin ở các công ty khác về những mô hình, bộ máy tổ chức để có những sự điều chỉnh phù hợp với tình hình hiện tại của công ty. Tinh gọn bớt một số phòng

ban chức năng không cần thiết, thường xuyên tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban trong công ty, nhằm tạo sự công bằng và cạnh tranh giữa nội bộ các phòng ban từ đó có thể tạo đà tăng hiệu quả hoạt động của công ty hơn nữa.

Có thể bạn quan tâm!

• Xây Dựng Hệ Thống Chiến Lược Kinh Doanh Dịch Vụ Trên Internet
• Quản lý các dịch vụ trên Intetnet tại Công ty Điện toán và Truyền số liệu - 8
• Bối Cảnh Mới Tác Động Đến Hoạt Động Quản Lý Các Dịch Vụ Trên Internet
• Quản lý các dịch vụ trên Intetnet tại Công ty Điện toán và Truyền số liệu - 11
• Quản lý các dịch vụ trên Intetnet tại Công ty Điện toán và Truyền số liệu - 12

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong các phòng ban

Hiện nay tình hình sắp xếp và bố trí lao động quản lý tại một số phòng ban trong công ty là tương đối hợp lý với khối lượng công việc song còn nhiều điểm bất cập cần phải khắc phục, sửa chữa. Giao trách nhiệm cụ thể cho từng phòng ban, cho từng cá nhân trong phòng ban đó, nhằm tạo sự sát sao về công việc mà cán bộ đó phụ trách.

+ Gắn quyền với trách nhiệm

Đối với tất cả các phòng ban và toàn bộ công nhân viên trong công ty, ban giám đốc cần phải quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng bộ phận. Bởi lẽ quyền hạn và trách nhiệm có quan hệ mật thiết với nhau, quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm. Giao trách nhiệm mà không giao quyền thì công việc sẽ không thể hoàn thành được. Có quyền quyết định mà không chịu trách nhiệm về các quyết định đã đưa ra thì sẽ dấn tới vô trách nhiệm và những hậu quả xấu ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty.

Trong cơ chế quản lý hiện nay, đứng trước những yêu cầu gắt gao của nền kinh tế, tổ chức của bố máy công ty phải được hoàn thiện theo hướng chuyên tinh gọn nhẹ hơn phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý về số lượng số khâu quản lý là ít nhất. Để đạt được điều này đòi hỏi cán bộ lãnh đạo của công ty phải có sự mạnh dạn quan tâm trong việc bố trí, sắp xếp lại tổ chức cán bộ, phải có sự nhìn nhận khách quan phù hợp với tính hình chung của công ty, có nhưng vậy tổ chức bộ máy quản lý mới năng động, đi sâu, đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

Công ty cũng cần phải tổ chức thực hiện kiểm tra thường xuyên ở các cấp, các bộ phận nhằm khắc phục các yếu tố nhược điểm trong quản lý điều hành và xử lý kịp thời các vi phạm của những trường hợp thiếu tinh thần trách nhiệm gây thiệt hại đến lợi ích của công ty. Kết quả sản xuất kinh doanh doanh phải được kiểm tra

đánh giá và chịu trách nhiệm của công ty cần phải xây dựng quy chế sản xuất kinh doanh, quy chế lao động...vv Một trong những biện pháp mà công ty có thể áp dụng, để xác định đúng số lượng biên chế là một công việc hết sức cần thiết và cũng gặp phải không ít khó khăn bởi căn cứ vào nhiều nội dung để xác định.

Đối với một số đơn vị phòng ban trong công ty có thể căn cứ vào hình thức kinh doanh và số lượng dịch vụ quản lý để tiến hành các biện pháp quản lý thích hợp có thể quản lý trực tiếp hay gián tiếp điều đó còn phụ thuộc vào loại hình dịch vụ quản lý.

Nói tóm lại, công việc tăng cường quản lý cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty VDC nói riêng cũng như các công ty khác nói chung là hết sức cần thiết. Khi sản xuất và kinh doanh càng phát triển thì càng phải có một mô hình, bộ máy quản lý tốt và năng động phù hợp để nhằm giữ vững vai trò phát triển của công ty trong nền kinh tế thị trường hiện nay.

Thứ hai, hoàn thiện cơ chế quản lý của công ty

Cơ chế quản lý của công ty là phương thức đấu tranh có kế hoạch trên cơ sở khách quan có sự phát triển bao gồm tổng thế tất cả các giải pháp, các hình thức, các thủ tục để thực hiện các yêu cầu của một quy luật khách quan. Qua thực tế tại công ty mặc dù cơ chế của công ty tương đối tốt song hướng xu thế phát triển của công ty và tình hình biến động của thị trường thì việc quản lý đôi lúc chưa đi sát với tình hình thực tế. Bên cạnh đó chưa phát huy được tính năng động sáng tạo và ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên. Mặc khác với cách quản lý như hiện nay buộc ban giám đốc đưa ra một lượng lớn các quy định xử lý qua nhiều thông tin nên lãnh đạo công ty thường có các quyết định mang tính chiến lược của công ty.

Để phát triển công ty nên xác định rõ ràng mục tiêu hoạt động cụ thể cho các phòng khối phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động... và giao cho tổng bộ phận thực hiện mục tiêu đó và độc lập trong xử lý công việc. Về phía ban giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo công tác kiểm tra giám sát và xây dựng cơ chế làm việc hợp lý để cán bộ công nhân viên hoàn thành mục tiêu

nhiệm vụ được giao. Với cơ chế quản lý đưa ra được nhanh chóng hơn, rõ ràng hơn và buộc người thi hành phải có trách nhiệm hơn trong công việc của mình.

4.3.2 Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ quản lý dịch vụ trên Internet

Trình độ là chỉ tiêu quan trọng thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực của một công ty. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chảy hơn.

Hiện tại, trong đội ngũ cán bộ quản lý của công ty còn tồn tại một số cán bộ quản lý trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo, vì thế mà kiến thức về quản lý các dịch vụ của công ty còn hạn chế. Do đó công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ quản lý không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lý Nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh,… nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trường quản lý kinh tế.

Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển dụng nhân sự vào công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lý nhất.

Về đào tạo công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:

+ Đào tạo tại chổ: công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đọa, luật pháp….nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho các bộ công nhân viên. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia, diễn giả uy tín, nhiều kinh nghiệm về các lĩnh vực này về trao đổi, nói chuyện với các cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra để học hỏi

thêm kinh nghiệm cho các cán bộ quản lý, công ty có thể sử dụng phương pháp quan tâm, hỗ trợ, kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.

+ Đào tao ngoài công ty: đối với các cán bộ quản lý còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài hoặc khuyến khích học tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ của công ty.

Về bồi dưỡng công ty nên mở các khóa đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới của nước ngoài. Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngoại ngữ và tin học tương đối cao, nhưng do đặc thù công ty kinh doanh lĩnh vực dịch vụ trên Internet nên công ty mở các lớp đào tạo ứng dụng chuyên sâu để đôi ngũ cán bộ công ty có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường.

Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lý và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là:

Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan. Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện.

Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường, các tổ chức đào tạo nổi tiếng.

Các việc làm trên tuy bước đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị mất vị trí khi đi học… Song công ty phải coi đây như là điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lý.

Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên công ty sẽ từng bước nâng cao được chất lượng đội ngũ cán bộ, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các công ty khác trong cùng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý. Từ đó công ty có điều kiện để nâng cao đời

sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với công ty.

4.3.3 Tăng cường hiệu quả các công cụ quản lý dịch vụ trên Internet

Thứ nhất, nâng cấp các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý

Hiện tại VDC đang sử dụng một số công cụ phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dịch vụ như: quản lý nhân sư (HRM), chuyên trang văn bản, quy phạm trên trang chủ công ty, phần mềm tiếp nhận ý kiến phản ánh dịch vụ khách hàng. Các phần mềm này được xây dựng trên cơ sở yêu cầu, nhiệm vụ trong thời gian trước, với sự thay đổi trong hoạt động quản lý dịch vụ hiện tại các công cụ này đã phát sinh những hạn chế nhất định không còn phù hợp. Một giải pháp cần thiết là phải nâng cấp, bổ sung để hoàn thiện, và khai thác triệt để các công cụ hỗ trợ quản lý, ra quyết định này.

Bổ sung chức năng làm rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm phòng ban, cá nhân trên phần mềm quản lý nhân sự. Mở rộng các thuộc tính trong đối tượng nhân sự để xác định được ưu nhược điểm của phòng ban, cá nhân. Làm cơ sở đưa ra phân công chức trách nhiệm vụ phù hợp hơn trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh dịch vụ.

Xây dựng một bộ phận nhỏ thực hiện quản trị chuyên trang văn, bản quy phạm, thông báo trên trang chủ công ty, để cập nhật liên tục, nhanh chóng các quyết định, chiến lược đưa ra trong quá trình quản lý dịch vụ. Yêu cầu các bộ phận, cá nhân thực thi quản lý dịch vụ nâng cao ý thức chủ động, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ khai thác, cập nhật thông tin trên kênh này để triển khai thực hiện các nhiệm vụ chính xác, đồng bộ, kịp thời.

Để nâng cao chất lượng dịch vụ thì việc chăm sóc khách hàng là một trong các yếu tố quan trọng hàng đầu. Công cụ tương tác khách hàng đơn thuần chỉ là tiếp nhận ý kiến đánh giá có lẽ không còn đủ để xác định các chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả. Giải pháp hoàn thiện công cụ này là đa dạng thêm các kênh tiếp nhận ý kiến phản ánh đánh giá khách hàng, thêm các chức năng khảo sát xu hướng nhu cầu khách hàng. Đưa ra các hệ số chính xác hơn, tinh lọc dữ liệu thành các tri

thức có giá trị chính xác hơn làm cơ sở đưa ra các chính sách định hướng quản lý dịch vụ hiệu quả.

Thứ hai, tăng cường áp dụng các công cụ quản lý hiện đại

Với xu hướng mở rộng quy mô công ty, mở rộng thị trường, da dạng hóa sản phẩm dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ đòi hỏi một công việc quản lý đồ sộ. Việc xây dựng thêm các công cụ mang tính giải pháp để quản lý hiệu quả là một lựa chọn đầu tư đúng đắn. Một số công cụ cần xây dựng mới để lựa chọn triển khai:

Xây dựng hệ thống theo dõi các thuộc tính trạng thái cơ bản quan trọng các dịch vụ. Hệ thống này phải cập nhật liên tục để đảm bảo tính nhất thời, cung cấp cho một số vị trí lãnh đạo, cá nhân có thẩm quyền cái nhìn tổng quan trạng thái dịch vụ. Hệ thống phải đáp ứng được các khuyến cáo phù hợp với công nghệ hiện đại như thông qua email, tin nhắn điện thoại, để người có thẩm quyền luôn cập nhật được trạng thái dịch vụ mới nhất. Hệ thống này đặc biệt quan trọng trong việc đưa ra các quyết định quản lý nhằm ngăn chặn nguy hiểm, thiệt hại từ các dịch vụ đang triển khai. Hoặc khắc phục sự cố kịp thời ở các dịch vụ cung cấp cho khách hàng quan trọng.

Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát đánh giá phòng ban cá nhân, thi đua khen thưởng nội bộ.

Đây là giải pháp hỗ trợ nhằm khắc phục các hạn chế trong công tác thanh kiểm tra. Hệ thống này có chức năng đưa ra các tri thức có giá trị để phân công nhiệm vụ hợp lý, khai thác tốt hơn tài nguyên nhân lực trong công ty, kích thích sự sáng tạo, nâng cao năng suất lao động.

Xây dựng hệ thống chuyên trách tổng hợp, báo cáo thống kê.

Là một đơn vị kinh doanh mục đích cuối cùng là lợi nhuận, thì việc tổng hợp báo cáo thống kê là công việc thường xuyên, định kỳ tối quan trọng. Khi quy mô công ty càng mở rộng công việc này càng ngày càng có khối lượng lớn hơn. Yêu cầu của các nhà hoạch định chính sách phải dựa trên kết quả báo cáo thực hiện trong qúa khứ. Giải pháp này sẽ tinh giản được nhân lực công tác báo cáo thống kê truyền thống, đảm bảo độ chính xác, khách quan tối đa, là cơ sở để lãnh đạo công ty hoạch định chính sách hiệu quả.

Hệ thống nên xây dựng theo hướng đa dạng chủng loại, tùy chọn các báo cáo thông kê với các tham số đầu vào mong muốn, để phục vụ cho mục đích và quyền hạn của các cá nhân khác nhau.

4.3.4 Đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh doanh dịch vụ trên Internet

Như đã phân tích trong phần thực trạng hoạt động quản lý dịch vụ của công ty, một nguyên nhân cơ bản nhất dẫn đến hạn chế sự hiệu quả trong công tác kiểm tra, giám sát là chưa có một phòng ban, chuyên trách thực hiện nhiệm vụ này. Do đó việc bổ sung phòng ban, nhân sự đảm bảo thực hiện lĩnh vực này là một yêu cầu bức thiết rõ ràng nhất. Phòng ban chuyên trách này đóng vai trò quan trọng trong công ty tương tự như cơ quan tổng thanh tra nhà nước, hay ban kiểm tra tư cách đại biểu trong một đại hội.

Tùy thuộc vào quy mô, định hướng công ty có thể cần một hoặc một hệ thống phòng ban, cơ cấu tổ chức nhân sự chặt chẽ, đáp ứng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ thanh tra kiểm tra, giám sát việc thi hành chính sách, chiến lược kinh doanh dịch vụ.

Xây dựng phòng ban chuyên trách, phân bổ, tuyển chọn nhân sự cho loại phòng ban này đi kèm theo việc hoàn thiện văn bản, quy phạm, hướng dẫn thực hiện công tác thanh tra kiểm tra. Đó là cơ sở, định hướng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận này.

Đối với các phòng ban quản lý, để công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện tốt, cần xây dựng quy định về cơ chế báo cáo, cập nhật tự động về các giao dịch của từng đơn vị trên hệ thống mạng Internet nội bộ của công ty về một đầu mối để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát định kỳ và không định kỳ.

Có như vậy mới thúc đẩy, cải thiện được nỗ lực cung cấp dịch vụ ngày càng chất lượng của các đơn vị.

Bên cạnh đó, cần nâng cao hơn nữa vai trò của ban lãnh đạo trong việc thực hiện thanh tra, kiểm tra và tiếp nhận giải quyết các khiếu nại về các vấn đề của các đơn vị, phòng ban trong công ty gửi lên. Để nâng cao chất lượng quản lý dịch vụ

Xem tất cả 98 trang.