Tư Tưởng Kaizen Và 5S Trong Tinh Thần Văn Hóa Kinh Doanh Nhật

nhau chặt chẽ. Lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến các thành viên. Thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con cũng đều được lãnh đạo thăm hỏi chu đáo. Và vì làm việc suốt đời cho công ty nên công nhân và người lao động sẽ được tạo điều kiện để học hỏi và đào tạo từ nguồn vốn của công ty.

Về phía người lao động, họ cũng coi công ty - nơi họ dành 1/3, thậm chí là 1/2 thời gian trong ngày như là ngôi nhà thứ hai của mình, coi môi trường làm việc cũng chính là môi trường sống của mình, vì thế họ sẵn sàng làm việc hết sức mình để cùng xây dựng ngôi nhà chung, xây dựng một môi trường sống tốt đẹp. Chính tinh thần này đã tạo nên nguồn nội lực mạnh mẽ cho các doanh nghiệp Nhật Bản.

Soichiro Honda - Chủ tịch tập đoàn Honda - là một người lãnh đạo luôn quan tâm tới từng nhân viên của mình. Đối với tất cả mọi người, ông luôn đối xử như người trong gia đình. Đặc biệt từ kinh nghiệm bản thân, ông khuyến khích và động viên những người không có đủ bằng cấp nhưng có khả năng thực sự. Với ông, cơ hội là như nhau với mọi nhân viên. Kết quả làm việc là trên hết chứ không phải là bằng cấp. Soichiro Honda làm việc không mệt mỏi và ông cũng đã truyền được tinh thần đó cho mỗi người làm tại Tập đoàn Honda. Đó chính là một nguồn sức mạnh vô hình, giá trị tinh thần to lớn không gì so sánh được, đó cũng là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công và sự trường tồn của tập đoàn cho đến ngày nay.

6. Chế độ tuyển dụng suốt đời.

Đây là đặc điểm nổi bật nhất của chế độ tuyển dụng và đãi ngộ nhân sự của Nhật Bản. Theo ông Urata, văn hóa truyền thống của Nhật Bản, do hoàn cảnh sau chiến tranh thế giới đã tạo ra những nét đặc trưng. Đó là những người lao động Nhật Bản thường làm việc suốt đời cho một công ty, công sở. Họ được xếp hạng theo bề dày công tác. Mỗi năm, vào đầu tháng 4 (bắt đầu

năm tài chính của Nhật) những người nhân viên trẻ tuổi bắt đầu ngày làm việc đầu tiên của họ. Họ là những thanh niên rất trẻ, vừa mới ra trường và qua một cuộc thi tuyển đầu vào rất khắt khe. Khi mới vào, họ sẽ được tạo điều kiện để được huấn luyện, học tập trong khoảng 2 - 3 tháng. Và rồi họ sẽ làm việc ở công ty đó cho đến lúc về hưu mà không hề nghĩ ngợi gì đến việc thay đổi chỗ làm việc. Lương của họ sẽ tăng dần theo thâm niên, cho dù trình độ có chênh lệch thì cũng không hề gì. Bởi các doanh nghiệp Nhật Bản đều tìm kiếm những người biết hòa hợp với tập thể, hòa mình vào cái chung và biết làm việc với tập thể chứ không phải những cá nhân xuất chúng.

Thế nhưng, cùng với sự thay đổi của đời sống xã hội, ngày nay “chế độ tuyển dụng suốt đời” không còn là tư tưởng chủ đạo của người dân Nhật nữa. Giới trẻ Nhật Bản ngày nay không còn mong muốn làm việc suốt đời cho một công ty nữa. Bởi vì nếu như vậy thì để tìm kiếm sự thành đạt và chức vị có khi họ phải mất cả cuộc đời. Họ có xu hướng muốn tìm và thử sức ở những môi trường khác nhau nhằm tìm ra một môi trường mà họ có thể phát huy tối đa năng lực cũng như thỏa mãn những khát vọng của tuổi trẻ.

7. Tư tưởng Kaizen và 5S trong tinh thần văn hóa kinh doanh Nhật

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

Bản

Tư tưởng Kaizen và 5S là tư tưởng chủ đạo của hầu hết các doanh

nghiệp Nhật Bản. Bắt đầu từ những điều rất đơn giản, những nỗ lực cải tiến môi trường lao động hàng ngày không mệt mỏi, những thay đổi nhỏ mà đôi khi chúng ta cũng không nhận thấy và không mất nhiều công sức…sau một thời gian, chúng ta sẽ tạo ra một thế giới mới, những thay đổi và tiến bộ vượt bậc, đem lại sự thành công và lớn mạnh cho công ty - đó là nội dung tư tưởng Kaizen và 5S.

7.1. Tư tưởng Kaizen

* Tìm hiểu về Kaizen

Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là cải tiến, những cải tiến mà không cần phải chi phí tài chính lớn, là việc liên quan đến tất cả mọi thành viên từ ngài giám đốc cho đến người công nhân, mang tính ý thức chung. Kaizen theo cách của Nhật Bản đó là những cải tiến nhỏ trong đời sống hàng ngày, được thực hiện liên tục. Chìa khóa của Kaizen là việc thực hiện liên tục và không bao giờ ngừng. Đây là một phương pháp có trình tự và linh hoạt đối lập với cách thức của người phương Tây, luôn vứt bỏ mọi thứ đi và bắt đầu bằng những thứ mới.

Kaizen có nhiều phương thức khác nhau. Đầu tiên và phổ biến nhất đó là làm thay đổi quy cách làm việc của người thợ để công việc của anh ta thêm năng suất, hiệu quả, an toàn, giảm đi sự mệt mỏi trong công việc. Để người công nhân thấy được ý nghĩa của việc cải tiến hãy mời anh ta hợp tác, để anh ta thực hiện với sự giúp đỡ của những người đồng nghiệp hoặc sự hỗ trợ từ nhóm Kaizen.

Bước thứ hai đó là việc cải tạo lại các máy móc, trang thiết bị như là việc sắp xép thiết bị sao cho thuận, dễ sử dụng.

Bước thứ ba đó là những thay đổi về các trình tự, thủ tục trong công việc. Những công việc trên có thể sắp xếp, phối hợp trong một kế hoạch Kaizen có quy mô.

Tuy nhiên, giai đoạn đầu tiên nên xem xét lại một cách toàn công việc để kiểm tra hiện trạng đang diễn ra, từ đó có một nhận xét sẽ thực hiện và thực hiện từng nào để có thể tốt hơn được. Khi giai đoạn này được thực hiện xong, mức độ chuẩn sẽ có những thay đổi phù hợp.

Không thế chấp nhận để cho bất kì cá nhân nào được thay đổi hình thức, quy cách, những tiêu chuẩn cho những Kaizen mang tính giả tạo. Hầu hết những Kaizen được thực hiện bởi tập thể, những nhóm cải tiến, không kể vị trí, chức vụ của những người tham gia. Các ý tưởng Kaizen luôn được khuyến khích đề xuất. Những đề xuất đó sẽ được xem xét, bàn bạc bởi một

hội đồng có thẩm quyền. Những ý tưởng khả thi sẽ được thưởng phụ thuộc vào lợi ích mà ý tưởng đó mang lại cho tập thể. Những ý tưởng cải tiến có thể sẽ là một câu trả lời cho một vấn đề được đưa ra bởi hội đồng Kaizen hoặc đó có thể là những ý tưởng phát sinh một cách tự nhiên.

Đặc điếm chính của Kaizen:

-Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc

-Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí.

-Triền khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.

-Đặc biệt nhấn mạnh vào hoạt động nhóm

-Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.

Thường trong các công ty, nhà máy có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất:

-Cách tiếp cận từng bước – Kaizen

-Cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không

nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời. Kaizen thường được tiến hành theo từng bước nhỏ với ý thức của một tập thể thì sự đổi mới thường được tiến hành theo những bước lớn và chạy theo những tiến bộ công nghệ. Kaizen chỉ dựa vào những cố gắng cơ bản còn đổi mới lại lấy đầu tư làm căn bản. Kaizen luôn xem xét các trình tự, quá trình để đối chiếu kết quả với mục tiêu đề ra còn đổi mới chỉ chú trọng đến kết quả.

* Các bước thực hiện Kaizen nơi làm việc

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (plan - kế hoạch), bước 5 là D (do - thực hiện), bước 6 là C (check

- kiểm tra) và bước 7, 8 là A (action - hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hóa như sau:

Bước 1: Lựa chọn chủ đề

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu Bước 5: Thực hiện biện pháp

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

* Lợi ích của việc áp dụng Kaizen

-Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão)

- Giảm các lãng phí, tăng năng suất

-Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến

-Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết

-Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

-Xây dựng nền văn hóa công ty.

Những lợi ích từ việc áp dụng nguyên lý Kaizen cơ bản mang lại hết sức đa dạng. Nó nhấn mạnh đến ý thức tập thể, hướng đến chi phí hợp lý, luôn luôn có những sự điều chỉnh mang tính thực tiễn đồng thời có cả những hoài bão trong công việc. Mỗi một thành viên trong nhà máy, công ty phải ý thức, phải hiểu được tầm quan trọng của Kaizen và phải luôn nỗ lực cho việc Kaizen.

7.2. Triết lý 5 S

* 5S là gì ?

5S là một triết lý bao trùm nhưng lại như là một phương thức kết hợp hết sức đơn giản. Nó là một trong những phương thức cơ bản của Kaizen gồm có năm nội dung là những quy tắc và kỷ luật cơ bản để quản lý hiệu quả công việc.

Quản lý tốt là điều kiện tiên quyết cho sự cải tiến không ngừng. 5S đơn giản không chỉ là cách thức để duy trì mọi thứ một cách trật tự mà còn đưa ra một sự duy trì cơ bản để kiểm tra và đóng góp vào sự việc cải tiến.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Vậy 5S là gì ?

* 5S là chữ cái đầu của các từ:

=> Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”

=> Theo tiếng Việt là: “sàng lọc” , “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc”, và “sẵn sàng”.

=> Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUBTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

SEIRI (sàng lọc) là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc

SEITON (sắp xếp) là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng

SEISO (sạch sẽ) là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường mỹ quan tại nơi làm việc.

SEIKETSU (sự duy trì) là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng Seri, Seiton và Seiso.

SHITSUKE (sẵn sàng) là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc

* Ý nghĩa của hoạt động 5S

5S là một trương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở các nước khác.

5S xuất phát từ nhu cầu :

- Đảm bảo sức khỏe của nhân viên

- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

- Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở

- Nâng cao chất lượng cuộc sống

- Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiệc các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân là “đây là công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

* Lợi ích của 5S

 Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

 Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

 Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

 Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

 Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

 Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

 Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM

 Cải tiến Năng suất ( P - Productivity)

 Nâng cao Chất lượng (Q - Quality)

 Giảm Chi phí (C - Cost)

 Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)

 Đảm bảo An toàn (S - Safety)

 Nâng cao Tinh thần (M - Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

* Vì sao hầu hết các công ty Nhật Bản tham gia thực hiện 5S

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp

- 5S có thể áp dụng đối với doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.

- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó