Số Liệu Thống Kê Thực Trạng Sử Dụng Các Dịch Vụ Thư Viện Của Bạn Đọc

+ Số lượng tài liệu phục vụ sinh viên hệ chất lượng cao có trong thư viện là không nhiều, hầu hết chỉ có 1 đến 2 bản trên một đầu sách vì vậy thời gian mượn tài liệu của sinh viên tối đa là 1 tuần đối với sinh viên nào có nhu cầu tiếp tục sử dụng tài liệu đó thì được gia hạn thêm 3 ngày.

+ Quá thời gian quy định sinh viên chưa trả tài liệu, cán bộ thư viện căn cứ vào số ngày quá hạn phạt 1000/1ngày. Việc làm này đảm bảo quyền lợi cho tất cả sinh viên và tài liệu được lưu thông nhịp nhàng.

- Đối với cán bộ trong Khoa:

+ Cán bộ được mượn mỗi lần không quá 5 tài liệu

+ Thời gian mượn không quá 3 tháng.

+ Không mượn hộ

2.5.5 Dịch vụ sao chép tài liệu

- Nhu cầu phô tô tài liệu lịch sử là rất cao, tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên Khoa không có dịch vụ phô tô tài liệu tại chỗ, bạn đọc có nhu cầu phô tô tài liệu cần:

+ Đăng ký với cán bộ thư viện.

+ Nộp lệ phí 350đ/1trang.

+ Không phô tô các bản đánh máy, chép tay (vì tài liệu đã xuống

cấp).

Bảng 8: Số liệu thống kê thực trạng sử dụng các dịch vụ thư viện của bạn đọc

Hình thức

Thư viện trường	Phòng Tư liệu Khoa
Đọc tại chỗ	100%	100%
Mượn về nhà	100%	60%
Sao chụp tài liệu	70%	50%

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHI VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN.

3.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu.

Hơn 50 năm xây dựng và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của khoa Lịch Sử, phòng Tư liệu Khoa có một vị trí quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của trường nói chung, của Khoa Lịch Sử nói riêng. Hiện tại, trong quá trình tổ chức hoạt động, Phòng Tư liệu đã đạt được một số ưu điểm sau:

3.1.1 Ưu điểm

- Nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng với nhiều loại hình sách, báo, tạp chí phục vụ nhu cầu tin của nhiều đối tượng bạn đọc khác nhau.

- Có mối liên hệ giao lưu chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài trường, thuận lợi cho công tác bổ sung vốn tài liệu. Số lượng tài liệu phong phú hiện có của Khoa được bổ sung từ nguồn biếu tặng, tài trợ từ các cơ quan, Viện nghiên cứu...

- Cơ sở vật chất về cơ bản đã đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, hoạt động TT-TV.

- Cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên có thể xử lý tài liệu một cách nhanh chóng và xây dựng vốn tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn đọc.

- Công tác tổ chức, sắp xếp kho tài liệu khoa học, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu.

- Ứng dụng một phần công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ thư viện (sử dụng phần mềm WINISIS).

Bên canh những ưu điểm đạt được phòngTư liệu khoa còn gặp phải một số hạn chế cần khắc phục.

3.1.2 Hạn chế

- Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại chưa được đầu tư đúng mức nên hoạt động nghiệp vụ thư viện còn gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại khác để xây dựng một thư viện số trong tương lai như:

+ Hệ thống máy quét mã vạch

+ Hệ thống máy chủ, máy trạm chưa được quan tâm đầu tư

+ Hệ thống máy in, máy phô tô đã cũ, cần được thay thếs

- Việc phân loại tài liệu nhiều khi còn mang tính chủ quan của người cán bộ xử lý. Trình độ ngoại ngữ của cán bộ thư viện còn nhiều hạn chế, đặc biệt là các tài liệu tiếng Trung, Nga...nên còn nhiều tài liệu chưa được xử lý.

- Nhiều tài liệu xám chưa được xử lý và xây dựng thành hệ thống CSDLs.

- Hoạt động tra cứu của người dùng tin gặp nhiều khó khăn do diện tích của thư viện hẹp, hệ thống máy tính còn quá ít nên không thể phục vụ đồng thời một lúc nhiều đối tượng bạn đọc.

- Công tác bổ sung vốn tài liệu chưa được chú trọng, chưa bổ sung đuợc những tài liệu mang tính chất chuyên ngành phục vụ cho bạn đọc.Hiện nay nguồn tài liệu của Khoa chủ yếu từ những tài liệu được thừa kế của trường Đại học Tổng Hợp trước đây.

- Sản phẩm và dịch vụ thông tin chưa phong phú, mới chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của bạn đọc.

- Bộ máy tra cứu truyền thống vẫn được sử dụng phổ biến hơn nên khó khăn hơn cho bạn đọc trong việc khai thác nguồn tin.

- Ý thức của bạn đọc chưa cao trong việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện.

3.1.3 Nguyên nhân

+ Kinh phí hoạt động của Phòng Tư liệu còn chưa nhiều.

+ Cán bộ thư viện tuy có trình độ về mặt nghiệp vụ thư viện nhưng còn trẻ, do vậy chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xử lý tài liệu.

+ Bạn đọc chưa có thói quen sử dụng các phương tiện tra cứu hiện đại trong việc tra tìm tài liệu.

+ Việc bảo quản trang thiết bị hiện đại của phòng Tư liệu còn chưa hợp lý, một phần do ý thức bạn đọc chưa cao.

+ Công tác bổ sung phần nhiều còn mang tính chủ quan, chưa quan tâm đế nhu cầu của bạn đọc để có chính sách bổ sung thích hợp.

+ Việc bổ sung tài liệu chưa cân xứng giữa các ngành đào tạo.

+ Chưa tận dụng tốt các nguồn bổ sung như biếu tặng, nguồn mua, trao đổi.

+ Cán bộ chưa có chính sách chặt chẽ với những sinh viên có hành vi vi phạm nội quy của thư viện.

Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức , hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử . Tôi mạnh dạn nêu một vài ý kiến và đề xuất gải pháp của mình nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác tổ chức, hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa.

3.2 Một số kiến nghị và giải pháp

3.2.1 Tăng cường vốn tài liệu.

Mặc đù đã xây dựng được nguồn vốn tài liệu khá phong phú, đa dạng song trong giai đoạn hiện nay, Khoa đã mở rộng quy mô đào tạo với nhiều chuyên ngành nên Phòng Tư liệu Khoa chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin như hiện này. Điều này thể hiện ở bảng điều tra sau:

Câu hỏi: Bạn nhận xét gì về chất lượng nội dung tài liệu?

Chất lượng nội dung tài liệu

Thư viện trường	Phòng Tư liệu Khoa
Cập nhật	60%	20%
Cũ	30%	60%
Quá cũ	10%	20%

Kết quả phân tích phiếu điều tra về nhu cầu tin của bạn đọc cho thấy có tới 60% bạn đọc cho rằng nguồn tài liệu tại Khoa đã cũ, điều đó cho ta thấy sự cần thiết của công tác bổ sung vốn tài liệu. Tuy nhiên bổ sung vốn tài liệu không chỉ đơn thuần theo ý thích hay ý kiến chủ quan của người cán bộ mà phải lấy mục tiêu chính là bạn đọc của Khoa, bổ sung tài liệu phải có nội dung phù hợp với từng chuyên ngành, bộ môn đang đào tạo tại Khoa.

Bên cạnh chất lượng nội dung tài liệu và một phần lớn do số lượng tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa mới chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu tin của bạn đọc nên một nhóm người dùng tin đã khai thác tài liệu phục vụ cho nhu cầu của mình ở các TTTT-TV khác.

Bảng 9

Cơ quan TT-TV

Tỷ lệ %
Phòng Tư liệu Khoa	30%
Trung tâm TT-TV ĐHQGHN	60%
Thư viện nơi khác	10%

Trên cơ sở phân tích nhu cầu tin của bạn đọc cũng như tình hình cụ thể của Khoa. Trong thời gian tới, Phòng Tư liệu khoa cần xây dựng nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú, bổ sung các nguồn tài liệu sau:

- Sách chuyên ngành

- Báo cáo/ Đề tài nghiên cứu

- Khóa luận, Luận văn, luận án

- Tạp chí chuyên ngành

- Đối với nguồn tài liệu xám cần xây dựng CSDL số hóa toàn văn.

+ Hai năm trở lại đây tài liệu Luận án bảo vệ tại khoa đã không còn lưu giữ trong thư viện. Đây là nguồn tài liệu xám hết sức giá trị và quan trọng, đề nghị Ban chủ nhiệm Khoa có ý kiến với Nhà trường được lưu giữ, bảo quản, phục vụ nguồn tài liệu này. Với hình thức đề nghị nghiên cứu sinh nộp thêm một bản về phòng Tư liệu Khoa.

+ Tăng cường ngân sách bổ sung các tài liệu chuyên ngành lịch sử như sách, báo, tài liệu điện tử...

+ Quản lý chặt chẽ nguồn tài liệu nội sinh ( khoá luận, luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu khoa học…) để phục vụ cho sinh viên.

+ Bổ sung tạp chí theo định kỳ.

+ Phối hợp bổ sung nguồn lực thông tin tư liệu, nhất là nguồn tài liệu điện tử, thông qua việc mua bán, trao đổi cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn, cơ sở dữ liệu chuyên ngành… Nên xây dựng CSDL theo khổ mẫu chung để có thể trao đổi, chia sẻ thuận lợi trong việc khai thác thông tin.

+ Bên cạnh những hoạt động nghiệp vụ thư viện, Phòng Tư liệu Khoa cần có những hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan trong và ngoài trường. Đặc biệt trong chương trình đào tạo của Khoa có nhiều Bộ môn sử dụng tài liệu nước ngoài để nghiên cứu và học tập. Chính vì vậy hợp tác, chia sẻ với các cơ quan nước ngoài sẽ là lợi thế trong việc bổ sung vốn tài liệu tiếng nước ngoài.

3.2.2 Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất.

Sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan TT-TV phụ thuộc vào rất nhiều vào cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị hiện đại. Bời vậy, Khoa cần chú ý xây dựng, tu sửa mở rộng diện tích đặc biệt là diện tích kho sách để đáp ứng yêu cầu ngày

càng tăng của tài liệu. Đồng thời cần đầu tư một hệ thống trang thiết bị hiện đại như: máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió và các phương tiện kỹ thuật bảo quản khác… cho phòng Tư liệu

+ Trang bị hệ thống máy tính được cài đặt phần mềm thư viện và quản trị CSDL phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu, hệ thống máy tính của Khoa đã quá cũ và cần được thay thế.

+ Do lượng bạn đọc đến sử dụng tài liệu tại phòng Tư liệu rất đông nên cần trang bị hệ thống camera quan sát.

+ Hệ thống máy tính cần được kết nối mạng LAN và kết nối Internet, thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan trong và ngoài trường.

+ Đầu tư các trang thiết bị hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ như : máy phô tô, máy scan ảnh, máy quét mã vạch...

+ Trang bị hệ thống phần mềm tích hợp để quản trị đồng bộ. Phần mềm này có nhiều phân hệ được thiết kế để giải quyết từng công việc cụ thể của các phòng chức năng của một cơ quan thông tin – thư viện.

3.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ công tác thông tin – tư liệu

Nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng tăng lên cả về mặt số lượng và chất lượng. Do đó đòi hỏi người cán bộ TT-TV phải được đào tạo một cách căn bản và có hệ thống để đáp ứng yêu cầu phục vụ bạn đọc ngày một tốt hơn.

Người cán bộ thư viện có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cập nhật thông tin phục vụ nhu cầu của bạn đọc. Trước nhu cầu tin ngày một gia tăng của bạn đọc, người cán bộ thư viện phải có những yêu cầu sau:

- Có khả năng xử lý thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả

- Trình độ chuyên môn vững vàng, có khả năng tổ chức và xử lý thông tin

- Có kiến thức sâu rộng đa ngành, đa lĩnh vực.

- Ngoài trình độ chuyên môn người cán bộ còn phải có trình độ ngoại ngữ và tin học

- Yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao.

- Bên cạnh đó người cán bộ cần có kế hoạch tổ chức các buổi giới thiệu về Phòng Tư liệu Khoa để bạn đọc có thể nắm rò hơn về vốn tài liệu cũng như quy chế sử dụng thư viện.

3.2.4 Chú trọng công tác bảo quản tài liệu

Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản phải được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện, bao gồm:

- Chống tác hại của bụi bặm, ẩm mốc

- Chống tác hại của côn trùng (đặc biệt là mối mọt, chuột, dán)

- Chống tác hại của thời tiết (do khí hậu nóng ẩm thất thường)

- Sự cẩu thả của người sử dụng

 Biện pháp:

- Đảm bảo một không gian thoáng mát có đủ ánh sáng ( mùa hè cần thêm quạt).

- Tổ chức sắp xếp lại kho tư liệu theo chuẩn hiện đại, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc bảo quản tài liệu.

- Thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, đảm bảo cho nguồn tài liệu tại Khoa không bị các tác nhân gây hại là hư hỏng tài liệu.

- Phân loại sơ bộ tài liệu trước khi bổ sung và thanh lý tài liệu

- Tài liệu được sắp xếp lên giá một cách cẩn thận và ngăn nắp.

- Vào đầu năm học hàng năm, khi sinh viên khóa mới nhập học, cán bộ thư viện có một buổi hướng dẫn sinh viên cách khai thác, sử dụng tài liệu và nội quy khi sử dụng thư viện Khoa (kết hợp với buổi học chính trị đầu năm).

- Hiện nay, trong thư viện đang có một loại hình tài liệu có giá trị và mang tính độc bản, đó là những bản đánh máy, chép tay (Lịch sử - Tư