Công Tác Phục Vụ Người Dùng Tin Của Phòng Tư Liệu.

Từ khóa tìm tin: Sử liệu; Đảng cộng sản; Nguyễn Lệ Nhung

+ Tóm tắt: Hiện nay phòng Tư liệu chưa tiến hành công đoạn này cho các tài liệu được lưu giữ tại Khoa.

2.4 Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu.

Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa thiên nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây hư hại tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lý thì đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Chính vì vậy, công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một cơ quan thông tin thư viện.

Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản tài liệu tại Khoa được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện. Bởi lẽ xây dựng vốn tài liệu phải đi đôi với việc bảo quản tài liệu, nếu không bảo quản tốt thư viện sẽ khó thực hiện được nhiệm vụ bảo tồn và phát huy giá trị vốn có của thư viện.

2.4.1 Công tác tổ chức lưư trữ tài liệu

Hiện nay phòng Tư liệu khoa Lịch sử lưu trữ nguồn thông tin dưới hai hình thức : Tổ chức kho và lưu trữ trên máy tính

+ Tổ chức kho

Tổ chức kho sách hiểu theo cách đơn giản là một loạt các hoạt động nghiệp vụ, các thao tác nhằm làm cho vốn tài liệu của thư viện được trật tự, ổn định và luôn sẵn sàng phục vụ bạn đọc. Mục đích cuối cùng của công tác tổ chức kho là tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, bảo quản tốt tài liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu.

Phương thức tổ chức của kho tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là kho kín. Bạn đọc tra cứu tài liệu bằng hộp phích truyền thống rồi viết phiếu

yêu cầu cho cán bộ vào lấy tài liệu. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo nội dung tài liệu.

+ Lưu trữ trên máy tính

Phòng tư liệu khoa Lịch sử sử dụng phần mềm CDS/ISIS để lưu trữ tài liệu. Do hạn chế về mặt số lượng cán bộ có trình độ chuyên ngành TT-TV nên hiện tại Khoa mới chỉ bắt đầu tiến hành nhập biểu ghi cho cơ sở dữ liệu là Khoá luận, Luận văn thạc sĩ, sách lịch sử Việt Nam. Số lượng biểu ghi hiện nay mới chỉ có khoảng 400 biểu ghi. Còn các tài liệu khác chưa được xử lý, xây dựng CSDL để lưu trữ trên máy tính phục vụ Thầy và trò của Khoa.

2.4.2 Công tác bảo quản tài liệu.

Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản phải được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện, bao gồm:

- Chống tác hại của bụi bặm, ẩm mốc

- Chống tác hại của côn trùng (đặc biệt là mối mọt, chuột, dán)

- Chống tác hại của thời tiết (do khí hậu nóng ẩm thất thường)

- Sự cẩu thả của người sử dụng

Tài liệu trong kho được sắp xếp trên giá và một phần được xếp trong các tủ có khóa. Hiện tại phòng Tư liệu có 7 tủ bảo quản sách dành cho lớp chất lượng cao, 7 tủ bảo quản sách tiếng Hán và tiếng Nhật, 10 giá sách bảo quản các tài liệu khác, máy điều hòa, hệ thống quạt điện và hệ thống giá sách bằng gỗ để bảo quản tài liệu.

2.5 Công tác phục vụ người dùng tin của Phòng Tư liệu.

2.5.1 Tổ chức hệ thống tra cứu

Đối với mỗi cơ quan thông tin & thư viện, bạn đọc luôn là yếu tố quan trọng trong mắt xích hoạt động của mình, nó có vai trò thúc đẩy và

duy trì sự phát triển của thư viện. Trong điều kiện hiện nay hầu hết các hoạt động của thư viện đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc, Phòng Tư liệu khoa Lịch sử đã tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo hai cách: Hệ thống tra cứu truyền thống và hệ thống tra cứu hiện đại.

+ Bộ máy tra cứu truyền thốngbao gồm - Hệ thống mục lục

- Kho tài liệu tra cứu

- Hệ thống mục lục tra cứu của Phòng Tư liệu Khoa được tổ chức theo hệ thống mục lục chữ cái bao gồm:

+ Mục lục dạng phiếu : Đối với các loại tài liệu khác bạn đọc sử dụng hệ thống tra cứu phích thủ công do Thư viện Quốc Gia xây dựng với khoảng 10.000 phiếu

+ Mục lục dạng sách in: là danh mục tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt được đóng thành quyển giúp bạn đọc tra cứu đối với tài liệu là Khóa luận từ K47 đến K50.

- Kho tài liệu tra cứu : Phòng Tư liệu hiện có 170 bản trong đó bao gồm các tài liệu như: Hồ Chí Minh toàn tập; Lê nin toàn tập; Văn kiện Đảng. Ngoài ra còn có khoảng 40 cuốn bao gồm các văn bản chỉ đạo của Đảng và nhà nước, từ điển , niên giám, Văn kiện Quốc hội...

Bộ máy tra cứu hiện đại

Hiện tại phòng Tư liệu khoa đang sử sụng phần mềm CDS/ISIS FOR WINDOWS để phục vụ cho công tác quản lý và phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên do số lượng máy tính có hạn và việc xây dựng cơ sở dữ liệu WINISIS mới đang ở bước đầu thực hiện nên mới chỉ phục vụ đối tượng bạn đọc là cán bộ, giảng viên. Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo hai cách:Tìm tin nâng cao và tìm tin có trợ giúp thông qua các thông tin về tài liệu như: tên tác giả, từ khóa, tên tài liệu…

VÍ DỤ

Muốn tìm tài liệu của tác giả Phùng Hữu Phú.Bạn đọc mở cơ sở dữ liệu, sau đó gò “Phùng Hữu Phú”vào câu hỏi tìm

Sau đó bấm vào “ xem kết quả”

Đây là kết quả tìm được với từ khóa tên tác giả “Phùng Hữu Phú”.

Hệ thống cơ sở dữ liệu

Hiện tại Phòng Tư liệu Khoa có một hệ thống cơ sở dữ liệu gồm khoảng 400 biểu ghi trong đó :

+ 160 biểu ghi Luận văn thạc sĩ

+ 150 biểu ghi Khoá luận tốt nghiệp

+ Số lượng biểu ghi còn lại là sách Lịch sử Việt Nam.

VÍ DỤ

1. Biểu ghi dành cho Sách Lịch Sử Việt Nam nói chung

2. Biểu ghi dành cho Khóa luận tốt nghiệp

Qua số liệu thống kê lượt bạn đọc đến Phòng Tư liệu Khoa từ tháng 09/2009 đến 05/2010 cho thấy số lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện khá đông với 1200 lượt, trong đó:

Bảng 6: Số lượng thống kê lượt bạn đọc

Đối tượng bạn đọc

Số lượng	Tỷ lệ %
Cán bộ	150	12.5 %
Học viên cao học, nghiên cứu sinh	100	8.3 %
Sinh viên	900	75 %
Bạn đọc ngoài khoa	50	4.2 %

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Sau khi tiến hành các công đoạn từ xử lý hình thức đến xử lý nội dung, bạn đọc có thế tiếp cận với tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu tin của mình thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện.

Hệ thống mục lục truyền thống

Đây là công cụ quan trọng đối với thư viện còn mang những yếu tố đặc trưng của một thư viện truyền thống như Phòng Tư liệu khoa Lịch sử. Hệ thống mục lục truyền thống là kết quả của quá trình bổ sung, xử lý vốn tài liệu. Qua hệ thống này bạn đọc có thể xác định được vị trí của tài liệu. Mục lục thư viện là yếu tố cơ bản phản ánh số lượng, thành phần kho sách của cơ quan đó.

+ Mục lục chữ cái: Là hệ thống các tài liệu được sắp xếp vần chữ cái tên tác giả/ tác phẩm

+ Mục lục phân loại: Là việc sắp xếp các tài liệu theo các lớp trong trật tự logic của một sơ đồ (khung phân loại khoa học).Với cách sắp xếp này, các tài liệu có cùng nội dung tri thức, cùng chủ đề để phục vụ bạn đọc.

+ Mục lục chủ đề: Là việc sắp xếp các tài liệu theo chủ đề nội dung

/lĩnhvực tri thức hay môn loại tri thức mà nội dung tài liệu đề cập đến Hiện tại phòng Tư liệu Khoa sử dụng các loại lục lục tra cứu sau:

+ Mục lục dạng phiếu: Đối với mục lục dạng phiếu này, hiện tại Khoa có khoảng 10.000 phiếu được ép plastic do Thư viện Quốc Gia xây dựng.

+ Mục lục dạng sách in: Mục lục này được sử dụng phục vụ bạn đọc tra cúu tài liệu là Khoá luận từ K47-K50.

Bảng 7: Bảng đánh giá hiệu quả của hệ thống tra tìm tài liệu của bạn đọc:

Hệ thống tra cứu

Dễ tra cứu	Khó tra cứu	Rất khó
Mục lục điện tử	90%	5%	5%
Hệ thống Mục lục chữ cái	60%	35%	5%
Hệ thống mục lục phân loại	65%	30%	5%

2.5.1 Tổ chức thời gian phục vụ và các quy định chung.

Phòng tư liệu khoa mở cửa vào các ngày trong tuần trừ sáng thứ 2, chiều thứ 4 và chiều thứ 6.

Thời gian phục vụ: sáng 8h-11h

chiều 14h-17h

Bạn đọc đến sử dụng tài liệu cần phải tuân thủ một số quy định sau:

 Bạn đọc cần nắm rò lịch làm việc của thư viện.

 Bạn đọc không được phép mang tài liệu ra khỏi phạm vi thư viện( vi phạm phạt 50.000đ)

 Sử dụng tài liệu cẩn thận, không được làm hư hại tài liệu.

 Đối với người ngoài Khoa nếu có nhu cầu sử dụng tài liệu thường xuyên đóng 60.000đ/năm( nộp 1 ảnh, không cần giấy giới thiệu)

 Giữ gìn vệ sinh chung, sắp xếp bàn ghế cẩn thận truuwocs khi rời khỏi thư viện.

 Đối với khóa luận từ K47-đến K50, gặp cán bộ phòng tư liệu lấy danh sách để tra tìm.

2.5.3 Tổ chức phụ vụ đọc tài liệu tại chỗ

Tất cả bạn đọc đều có thể sử dụng tài liệu tại chỗ. Khi đến Phòng Tư liệu sử dụng tài liệu, bạn đọc phải thực hiện một số quy chế sau:

- Đối với sinh viên, học viên trong Khoa:

+ Xuất trình thẻ thư viện.

+ Đọc tài liệu theo đúng lịch các ngày đã được quy định trong tuần.

+ Bạn đọc phải mua phiếu mượn tại Thư viện.

+ Mỗi lần mượn hai tài liệu, mỗi buổi đọc không quá 5 tài liệu.

+ Không được mang tài liệu ra khỏi phạm vi thư viện.

- Đối với bạn đọc là người ngoài Khoa:

+ Xuất trình các giấy tờ tùy thân.

+ Đối với người có nhu cầu đọc thường xuyên tại Thư viện thì phải đăng ký với cán bộ Thư viện, lệ phí 60.000đ/1 năm.

+ Đối với bạn đọc chỉ có ý định đọc một vài lần (vì ở xa đến, không có nhu cầu đọc thường xuyên…) thì phải nộp lệ phí 10.000đ/buổi.

+ Đối với tài liệu đánh máy chép tay (LS-TL) do nguồn tài liệu này đã xuống cấp nghiêm trọng vì vậy chỉ nên cho đọc tại Thư viện.

2.5.4 Tổ chức phục vụ cho mượn về nhà

Hình thức này chỉ áp dụng với hai đối tượng bạn đọc là sinh viên hệ chất lượng cao và cán bộ trong Khoa.

- Đối với sinh viên hệ chất lượng cao:

+ Xuất trình thẻ Thư viện.

+ Theo quy định từ trước là mỗi sinh viên hệ chất lượng cao được mượn 5 tài liệu về nhà, tuy nhiên trong quá trình làm việc cán bộ thư viện nhận thấy cho mượn 5 tài liệu/1lần là quá nhiều. Để đảm bảo cho tất cả các sinh viên được đọc tài liệu mình cần và đảm bảo cho việc bảo quản, quản lý tài liệu cán bộ thư viện đề nghị đối với sinh viên hệ chất lượng cao chỉ mượn 3 tài liệu cho mỗi lần mượn.