Công Tác Tổ Chức Xử Lý Tài Liệu Tại Phòng Tư Liệu.

Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện đại, Phòng Tư liệu Khoa đã từng bước tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin. Khoa đã trang bị 1 máy tính, được nối mạng Internet, ứng dụng phần mềm CDS/ISIS for Windows trong việc lưu trữ tài liệu và phục vụ tìm tin.

CDS/ISIS for Windows là phần mềm quản trị tư liệu do tổ chức văn hóa khoa học và giáo dục của Liên hợp quốc (UNESCO) cung cấp. Được UNESCO cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam. Đây là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống.

CDS/ISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp được thiết kế để quản trị CSDL dạng văn bản có cấu trúc. Người dùng tin có thể thao tác thuận tiện thông qua các thực đơn (menu).

Ưu điểm

- Các chương trình đều làm việc trong chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ.

- Số CSDL không hạn chế

- Ngôn ngữ tìm tin mềm dẻo và linh hoạt

- Cho phép tạo các tệp đảo truy nhập nhanh đến các CSDL

- In và sắp xếp kết quả tìm tin tùy ý

- Trao đổi dữ liệu thuận tiện và dễ dàng

Nhược điểm

- Khả năng tính toán hạn chế, không có hỗ trợ người dùng tin trực tuyến

- Người dùng tin không thể hỏi hệ thống cách lập biểu thức tìm tin, cách sử dụng toán tử.

Mục tiêu mà Phòng Tư liệu Khoa muốn đạt được khi tiến hành tin học hóa:

- Tăng cường hiệu quả hoạt động của phòng Tư liệu : rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc đặt sách, xử lý tài liệu được rút gọn

- Tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng, bảo quản, xư lý tài liệu

- Giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa

- Giảm cường độ lao động, tăng năng suất lao động

- Chia sẻ nguồn lực thông tin

- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

2.3 Công tác tổ chức xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu.

Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ của thư viện, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết về tổng hợp các môn loại tri thức. Công tác xử lý vốn tài liệu đạt được hiệu quả cao nghĩa là nó đã đưa ra một sản phẩm tra cứu tài liệu giúp cho bạn đọc rút ngắn thời gian tìm kiếm, thông tin chính xác và đầy đủ.

Công tác xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử được tiến hành xử lý về cả nội dung lẫn hình thức.

2.3.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu.

Đây là công việc tiến hành mô tả những thông tin cần thiết về tài liệu.Tại phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử, công việc đó được tiến hành từng bước như sau:

+ Đăng ký tài liệu: Tài liệu sau khi bổ sung về sẽ được nhập vào máy tính để quản lý.

+ Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang 17

+ In và dán nhãn tài liệu ( số ký hiệu xếp giá )

+ Ký hiệu xếp giá ( KHXG) dựa vào ngôn ngữ và lĩnh vực tài liệu kết hợp với số đăng ký cá biệt.

Bảng 5: Danh mục KHXG

Ký hiệu

Giải thích
CLC - V	Sách chất lượng cao Lịch Sử chung
KCH-V	Khảo cổ học
KL- CN	Khoá luận tốt nghiệp
LA- TS	Luận án tiến sĩ
LSĐ-V	Lịch Sử Đảng
LSVN	Lịch Sử Việt Nam chung
LS-TL	Lịch Sử chép tay
LSTG-H	Lịch sử thế giới tiếng Hán
LSTG-N	Lịch sử thế giới tiếng Nga
LV- Ths	Luận văn thạc sĩ
LSTG-V	Lịch sử thế giới tiếng Việt
LS-V	Lịch sử Việt Nam bằng tiếng Việt
VHH-DT	Văn hoá học

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Mô tả thư mục:Tiến hành mô tả thư mục là đưa ra một tập hợp các chỉ dẫn nhằm mô tả đúng, chính xác những yếu tố cơ bản của tài liệu như: tên tác giả, tên sách, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang…Dựa vào những thông tin này bạn đọc có thể tìm được tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin của mình

Hiện tại phòng Tư liệu Khoa sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn The International Standard Bibliographic Description (ISBD) để mô tả tài liệu. Đây là quy tắc mô tả thư mục quốc tế vừa khoa học vừa chi tiết. ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày các dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ, cùng các dấu hiệu để xác định chúng. Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng hoặc vùng con.

Các vùng mô tả của ISBD:

1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản

3. Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định ki.

4. Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành)

5. Vùng mô tả vật lý : Đặc trưng số lượng, số trang, minh họa, khổ cỡ

6. Vùng tùng thư (sách bộ)

7. Vùng phụ chú

8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu.

Tiêu đề mô tả

Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin về trách nhiệm liên quan lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản.- Khối lượng: Hình bản; Khổ sách + tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm của tùng thư; ISSN; Số tập)

Phụ chú

ISBN: Giá tiền, số lượng in

VÍ DỤ

Phiếu mô tả cho Sách Lịch Sử Đảng

LSD – V

Đức Vượng

DDC: 308.372

Hành trình cứu nước của Bác Hồ/ Đức Vượng, Nguyễn Văn Khoa.-

H.: Sự thật, 1990.- 157tr.

CC: 6/2005

Phiếu mô tả cho sách Lịch Sử thế giới viết bằng Tiếng Anh

LSTG – A

An encyclopedia of world history:

DDC : 903

ancient, medical and modern/ Ed.: William L. Langer.- Boston: Houghton Mifflin Company, 1972.- 1569p

CC: 6/2005

1. Kí hiệu xếp giá ( KHXG) cho Luận văn thạc sĩ

TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ

ĐẠIHỌCKHXH&NV

LV-ThS

0200

2. KHXG cho Sách chất lượng cao- tiếng việt

TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ

ĐẠIHỌCKHXH&NV

CLC – V

0192

3. KHXG cho Khóa luận cử nhân

TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ

ĐẠIHỌCKHXH&NV

KL - CN

2220

2.3.2 Công tác xử lý nội dung tài liệu.

Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong mọi hoạt động, nhưng nó chỉ thật sự có ý nghĩa khi đã được tiến hành xử lý. Xử lý nội dung tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng của Phòng Tư liệu. Việc xử lý thông tin chính xác sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp cận và sử dụng kho tin một cách dễ dàng.

Xử lý nội dng tài liệu là công việc quan trọng trong hoạt động xử lý tài liệu với các công đoạn như phân loại, định từ khóa, tóm tắt..với mục đích thông báo cho bạn đọc nội dung của tài liệu để dễ dàng hơn cho việc tra tìm tài liệu.

+ Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ đề mà tài liệu đề cập.

Phòng Tư liệu khoa Lịch sử sử dụng khung phân loại DDC làm công cụ để phân loại tài liệu.

Căn cứ vào chỉ số phân loại này bạn đọc có thể tiếp cận một số lượng lớn tài liệu trong cùng một ngành khoa học hoặc từng phân mục chi tiết. DDC là khung phân loại được xây dựng trên nguyên tắc thập tiến, sử dụng ký hiệu đồng nhất là số Ả rập. Toàn bộ tài liệu tại phòng tư liệu được phân chia theo nội dung của 10 lớp chính trong khung phân loại DDC, cụ thể như sau:

000 Tổng loại

100 Triết học –tâm lý học

200 Tôn giáo

300 Khoa học xã hội

400 Ngôn ngữ

500 Khoa học chính xác

600 Khoa học ứng dụng

700 Nghệ thuật

800 Văn học và tu từ học

900 Lịch sử, địa lý

Đánh giá

Ưu điểm

- Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một khung phân loại chặt chẽ.

- Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến dễ sử dụng, dễ nhớ.

- Được cập nhật và sửa đổi thường xuyên

- Có diện tích sử dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia và Mỹ, thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tin

- Sử dụng chữ số Ả rập tạo cho việ sử dụng khung phân loại dễ nhớ, dễ hiểu, phổ biến và dễ ứng dụng.

Nhược điểm

- Sự phân nhóm và sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không phản ánh được thế giới khách quan

- Những khái niệm về kiến trúc thượng tầng xếp trước các khái niệm về kiến trúc hạ tầng, đây là biểu hiện của quan điểm duy tâm về sự phát triển của thế giới khách quan

- Cấu trúc khung phân loại thiếu tính logic, khoa học

- Nhiều khái niệm không phản ánh thực chất của vấn đề xã hội và bị xếp lẫn lộn, nhiều khi ở vị trí đối lập nhau.

+ Định từ khoá

Định từ khóa tài liệu là hình thức mô tả nội dung tài liệu mà ở đó người ta chọn ra những thuật ngữ thích hợp nhất để nói lên nội dung và những khái niệm mà tài liệu đề cập tới. Mục đích của công đoạn này là tìm ra một điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ diểm truy nhập này, người dùng tin có thế tiếp cận và khai thác tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.

Trong quá trình xử lý tài liệu, Phòng Tư liệu Khoa đã sử dụng phương pháp định từ khoá tự do cho tài liệu. Kết quả của hoạt động này sẽ giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu đúng với yêu cầu mình đưa ra. Người cán bộ thư viện sẽ tiến hành các phương pháp đọc tài liệu từ đọc lướt đến đọc toàn văn để xác định từ khoá cho tài liệu.

Tuy nhiên với cách định từ khoá này sẽ không mang hiệu quả tối ưu vì nó mang yếu tố chủ quan của người cán bộ thư viện.

Ví dụ:

Tên tài liệu:

Xác định giá trị sử liệu của tài liệu phòng lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam/Nguyễn Lệ Nhung.-H.,2000.-202tr.