Những Biện Pháp Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Của Viglacera

STT

Mặt hàng	Đơn vị tính	Giá trị
1	Kính xây dựng	USD/m2	4,1
2	Sứ vệ sinh	USD/SP	35
3	Gạch ốp lát cermic	USD/m2	5,1
4	Gạch ốp lát granite	USD/m2	10,78
5	Vật liệu chịu lửa	USD/tấn	365
6	Gạch xây dựng qui tiêu chuẩn	USD/m2	0,125
7	Ngói lợp các loại	USD/m2	4,62
8	Gạch lát đất sét nung	USD/m2	4,8
9	Gạch Cotto	USD/m2	11,4

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

Nguồn: Báo cáo xuất khẩu của Viglacera năm 2002

Chỉ xét riêng có mặt hàng sứ vệ sinh là mặt hàng xuất khẩu chủ lực thì giá bán sản phẩm này của Thái Lan chỉ bằng 80%, của Trung Quốc là 68% và Inđônexia là 88% giá bán các sản phẩm của Viglacera.

6. Những biện pháp tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Viglacera

6.1. Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác

Tổng công ty tiến hành khai thác thông tin và tìm kiếm khách hàng dưới

nhiều hình thức khác nhau nhưng chủ yếu là các hình thức sau:

*Thông qua hội chợ thương mại quốc tế

Việc tìm kiếm thông tin thị trường qua các hội chợ thương mại quốc tế cũng là một hình thức khá phổ biến của Viglacera. Tổng công ty đã tổ chức tham gia được các hội chợ thương mại quốc tế lớn như hội chợ Cevisama tại Tây Ban Nha vào năm 2000 và 2002, hội chợ TIGER of asia năm 2001 và Coverings vào năm 2002 tại Hoa Kỳ, và các hội chợ tại các nước khác như: CHLB Đức, Nhật, Hàn Quốc, Iraq, Nga, Trung Quốc, Lào…. Thông qua hội trợ

triển lãm tiếp xúc giao dịch với khách hàng, tìm hiểu giới thiệu sản phẩm, thường xuyên bám sát khách hàng, chủ động giới thiệu và chào hàng các sản phẩm mới. Tổ chức quảng cáo các sản phẩm tại hội chợ để tìm kiếm khách hàng bằng hình thức phát Cataloge để giới thiệu sản phẩm. Theo báo cáo thường niên của phòng kinh doanh, gần 30% tổng số hợp đồng xuất khẩu được ký kết hàng năm với khoảng 40% tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu được thực hiện thông qua các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước.

*Thông qua các chuyến công tác khảo sát thị trường

Từ năm 1995 đến nay Tổng công ty đã cử hàng trăm đoàn đi công tác tới trên 20 nước trên thế giới nhằm khảo sát thị trường

* Thông qua các nguồn thông tin từ các thương vụ Việt Nam tại nước ngoài, các Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam, các trung tâm xúc tiến thương mại của các nước, các cơ quan xúc tiến thương mại của Việt Nam hoặc thông qua Bộ thương mại, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam

Hàng năm, Bộ thương mại, Bộ kế hoạch đầu tư cũng như các tổ chức kinh tế khác thường tổ chức các cuộc hội thảo nhằm nghiên cứu, đánh gía nhu cầu thị trường trên thế giới, giới thiệu những doanh nghiệp Việt Nam với nước ngoài, phân tích tình hình diễn biến thị trường…Đây cũng được coi là cơ hội cho các doanh nghiệp tìm kiếm và mở rộng thị trường.

* Thông qua các trang Web thương mại điện tử trên Internet

Đây cũng là một phương pháp tìm kiếm và mở rộng thị trường mà Tổng công ty thường sử dụng và khai thác trong những năm gần đây. Ưu điểm của phương pháp này chi phí thấp, có thể trực tiếp trao đổi với khách hàng về các điều mua bán như chất lượng, giá cả ….

* Thông qua việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm trên WEB của Tổng công ty

Tổng công ty đã thực hiện quảng cáo, đưa thông tin về các sản phẩm, dịch

vụ của Tổng công ty lên trên mạng, chủ yếu tập trung vào các trang, thư mục

mua bán vật liệu xây dựng. Mặc dù hiện nay Tổng công ty đã có trang Web. Nhưng theo phản ánh của khách hàng nước ngoài thì việc truy cập vào trang Web của Viglacera rất khó khăn và mất nhiều thời gian, do đó hiệu quả chưa cao. Hiện nay, Tổng công ty đã có trang Web riêng của mình tại địa chỉ www. Viglacera.com.vn.

*Thông qua các loại ấn phẩm trong và ngoài nước

Qua các ấn phẩm như tạp chí, chuyên đề được xuất bản trong và ngoài nước, Tổng công ty có thể tìm kiếm được những khách hàng đang có nhu cầu với mặt hàng mà Tổng công ty đang kinh doanh. Trên cơ sở đó, Tổng công ty tiến hành những hoạt động giao dịch nhằm ký kết hợp đồng với khách hàng

Bên cạnh đó Tổng công ty còn sử dụng kết hợp với một số phương pháp

tìm kiếm và mở rộng thị trường khác nhằm bảo đảm mục tiêu đề ra.

Từ các hình thức đó Tổng công ty tiến hành lựa chọn đối tác để đàm phán và thực hiện hợp đồng.

6.2. Thiết lập mạng lưới kênh phân phối

Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường thì Tổng công ty còn tiến hành xây dựng hệ thống đại lý văn phòng đại diện tại nước ngoài. Tổng công ty tìm kiếm khách hàng có tiềm năng tại các thị trường để tổ chức mạng lưới đại lý bán hàng. Tiến hành hợp tác bán hàng dưới nhiều hình thức như ký biên bản thoả thuận, hợp đồng đại lý bán hàng, môi giới ăn hoa hồng. Cụ thể, Viglacera đang triển khai lập văn phòng liên lạc, đại diện, đại lý tại các thị trường Hoa Kỳ, thiết lập đại diện và cử cán bộ sang thường trực ở Iraq, thành lập đại diện tại Rumani và một số nước Đông Âu, đại lý tiêu thụ tại Bruney. Trong thời gian tới Viglacera sẽ tiếp tục, thường xuyên liên lạc với các đối tác này chào hàng và trao đổi các thông tin về hàng hoá, triển khai xuất khẩu những lô hàng thử nghiệm đầu qua các đối tác này.

Hiện nay, Viglacera đang tiến hành đàm phán thảo luận với một số đối tác và đối tác đã gửi cam kết về khả năng tiêu thụ các sản phẩm như sau:

 Hãng Alglass Co là hãng của Hoa Kỳ có 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh đã gửi thư xác nhận có khả năng tiêu thụ 10.565 kiện kính trắng và 3.590 kiện kính màu.

 Hãng Onehunga glass là hãng kinh doanh kính tại New Dilan và úc gửi thư xác nhận khả năng tiêu thụ 3.600 tấn kính tráng/1 tháng.

 Tập đoàn UPI Singapo: Viglacera đang đàm phán thoả thuận hợp tác dưới hình thức đại lý tiêu thụ các sản phẩm gạch ceramic, granite với số lượng mỗi loại khoảng 50.000m2/1 năm thông qua hệ thống bán hàng của UPI tại các nước trên thế giới.

 Công ty ASEUTRDE – Rumani, Viglacera đang đàm phán với hãng này dưới hình thức đại lý tiêu thụ các sản phẩm gạch ốp lát, sứ vệ sinh của Tổng công ty. Hãng ASEU Trade hiện đang đề nghị Tổng công ty gửi một vài Container hàng sang bán thăm dò thị trường dưới hình thức trả chậm sau bán hàng.

6.3. Hình thức xuất khẩu (phương thức giao dịch xuất khẩu)

Việc phân chia hình thức xuất khẩu chỉ mang tính tương đối, bởi lẽ trước đây chưa hình thành Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thì mọi hoạt động liên quan đến xuất khẩu do phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu Tổng công ty kết hợp với các đơn vị thành viên và một vài phòng ban khác của Tổng công ty thực hiện. Nhưng từ khi thành lập Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thì việc tổ chức xuất khẩu đã thay đổi. Công ty này được giao cho nhiệm vụ kinh doanh và xuất nhập khẩu cho Tổng công ty. Năm 1999 khi Công ty đã đi vào hoạt động ổn định và làm ăn có hiệu quả. Công ty này đã thực hiện xuất khẩu uỷ thác cho một số đơn vị trong Tổng công ty về một số loại sản phẩm. Bên cạnh đó, Công ty còn thực hiện xuất khẩu các sản phẩm ngoài ngành. Riêng chỉ có

Công ty gốm xây dựng Hữu Hưng là uỷ thác toàn bộ cho Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Một số các đơn vị còn lại thực hiện xuất khẩu trực tiếp và có kết hợp với Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu để đàm phán, ký kết thực hiện hợp đồng....

Bảng 13: Cơ cấu hình thức xuất khẩu

của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty

Đơn vị: %

Hình thức xuất khẩu	1999	2000	2001	2002
1	Trực tiếp	90,75	71,77	67,64	66,88
2	Uỷ thác	9,25	28,23	32,36	33,12
	Tổng	100	100	100	100

Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu của Công ty kinh doanh

và xuất nhập khẩu Viglacera

Hình 5: Biểu đồ cơ cấu hình thức xuất khẩu

của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty

100

Uỷ thác

Trực tiếp

1999 2000 2001 2002

Nguồn : Từ bảng 13

Cho đến nay, các đơn vị trong Tổng công ty đều đã ý thức được tầm quan

trọng của hoạt động xuất khẩu và tiến hành thực hiện xuất khẩu các sản phẩm

cuả mình ra thị trường nước ngoài nhằm giải quyết những khó khăn tại thị trường nội địa. Đồng thời tận dụng các cơ hội mà thị trường thế giới mang lại.

Do có sự thay đôỉ trong hình thức xuất khẩu đối với các đơn vị thành viên, điều này góp phần cải thiện được kim ngạch xuất khẩu của Viglacera trong thời gian vừa qua. Việc giao cho một đơn vi chuyên trách với đội ngũ người lao động có chuyên môn nghiệp vụ đồng thời tận dụng được lợi thế về quy mô đã giúp cho kim ngạch xuất khẩu của Viglacera tăng lên đáng kể.

Tuy còn non trẻ nhưng sự ra đời của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu đã đánh dấu bước phát triển của Công ty trong công tác đối ngoại, mở rộng thị trường và tổ chức xuất khẩu. Mặc dù hình thức xuất khẩu có sự thay đổi đối với một số đơn vị thành viên trong Tổng công ty Viglacera. Nhưng đối với toàn Tổng công ty thì hình thức xuất khẩu vẫn là hình thức xuất khẩu trực tiếp ( xem bảng13). Năm 1999 là năm đầu tiên công ty kinh doanh xuất nhập khẩu đi vào hoạt động. Do vẫn còn gặp phải những khó khăn về nhân lực, vốn, vật chất...cho nên Công ty mới chỉ cùng các đơn vị thành viên trong Tổng công ty tìm hiểu khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng còn việc uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị khác còn ở mức thấp so với khả năng của Công ty

6.4. Đàm phán, ký kết hợp đồng

Bên cạnh khâu nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác thì khâu đàm phán và thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung hợp đồng xuất khẩu của Viglacera. Viglacera tiến hành đàm phán dưới nhiều hình thức.Với những đối tác có quan hệ làm ăn thân thiết có thể tin tưởng lẫn nhau thường tiến hành dưới hình thức thư tín, điện thoại. Nhưng có những đối tác thì trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

Sau quá trình giao dịch chào hàng, một vài yêu cầu mua hàng có khả năng đáp ứng sẽ được hai bên triển khai đàm phán và thoả thuận các điều khoản của

hợp đồng ngoaị thương. Nội dung chính của hợp đồng (bằng tiếng Anh) và bao gồm các điều khoản chính thức như sau:

1. Mô tả đối tượng của hợp đồng

2. Quy cách chất lượng áp dụng của hàng hoá

3. Thời gian giao hàng.

4. Địa điểm giao hàng

5. Điều kiện đóng gói hàng

6. Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng

7. Điều kiện trọng tài

Sau khi kết thúc đàm phán và hợp đồng ngoại thương đã được soạn thảo kết quả phải được lập thành văn bản, đính kèm với bản thảo hợp đồng ngoại thương. Trường hợp kết quả và nội dung được lãnh đạo chấp nhận, việc đàm phán sẽ kết thúc và hợp đồng sẽ được hai bên ký qua Fax hoặc ký bản gốc để làm căn cứ cho việc thực hiện hợp đồng của hai bên.

6.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng

Khâu tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung của hoạt động xuất khẩu. Đây là quá trình nhằm xem xét quá trình thực hiện nghĩa vụ ràng buộc của hai bên trong hợp đồng ngoại thương.

Như ở phần lý luận đã nêu khâu thực hiện hợp đồng bao gồm 10 bước nhưng ở đây ta chỉ phân tích các bước sau:

* Tạo nguồn hàng xuất khẩu (chuẩn bị hàng xuất khẩu)

Trong hoạt động xuất khẩu thì bảo đảm nguồn hàng xuất khẩu là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh sau này. Chuẩn bị hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá xuất khẩu, tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu

Đây là việc quan trọng đầu tiên trong viêc tạo nguồn hàng xuất khẩu. Đối với Viglacera thì nguồn hàng là các đơn vị sản xuất trực thuộc vì vậy rất dồi dào, không bị chèn ép gía ở khâu này. Nhưng việc nghiên cứu nguồn hàng không chỉ đơn thuần là nghiên cứu số lượng hàng hóa, mà còn chủng loại, mẫu mã, chất lượng là rất quan trọng. Cũng phải xác định giá cả trong nước so với giá cả quốc tế, chi phí vận chuyển bảo quản.

Tổ chức thu gom hàng xuất khẩu

Dựa vào các đơn đặt hàng của khách hàng, các đơn vị xuất khẩu sẽ căn cứ vào khả năng cung ứng hàng của mình từ đó mới quyết định việc chấp nhận đơn đặt hàng. Riêng đối với Công ty kinh doanh và xuất khẩu trực tiếp mua hàng của các đơn vị sản xuất thông qua hợp đồng mua bán. Hoặc ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty Viglacera.

Bảo quản và xuất kho

Hàng hoá sẽ được cất tại kho của đơn vị sản xuất thành viên hoặc tại kho

của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu Viglacera.

Xuất kho: khi đến hạn giao hàng xuất khẩu, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị thành viên của Viglacera tiến hành các công việc để xuất kho hàng hoá. Việc xuất kho giao hàng đòi hỏi phải đúng với thủ tục qui định phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, các hoá đơn theo yêu cầu. Trước khi giao hàng các đơn vị tiến hành các công việc:

- Đối chiếu lệnh xuất kho với hàng thực có trong kho.

- Chuẩn bị các phương tiện, công cụ, nhân lực bốc xếp hàng.

- Xác định địa điểm giao hàng.

- Khi giao hàng Viglacera yêu cầu người xuất kho và người mua phải ký

vào phiếu xuất kho hay giao hàng để xác nhận.

* Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu