Một số biện pháp thúc đẩy hoạt động xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu và kỹ thuật bao bì - packexport

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hợp đồng dưới hình thức văn bản có thể được thành lập dưới nhiều cách như:

- Hợp đồng gồm một văn bản, trong đó ghi rõ nội dung buôn bán, mọi điều

kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên.

- Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: điện báo, thư từ giao dịch, chẳng hạn hợp đồng gồm hai văn bản như đơn chào hàng cố định của người bán, chấp nhận của người mua và chấp nhận của người bán.

Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩu

của ta trong quan hệ với các nước.

*/ Có nhiều cách ký kết hợp đồng đó là:

- Hai bên ký kết vào một hợp đồng mua bán (một văn bản).

- Người mua xác nhận (bằng văn bản) là người mua đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do. Nếu người mua viết đúng thủ tục cần thiết và gửi trong thời hạn quy định cho người bán.

- Người bán xác nhận (bằng văn bản) đơn đặt hàng của người mua. Trường hợp này hợp đồng thể hiện bằng hai văn bản: đơn đặt hàng của người mua và văn bản xác nhận của người bán.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 49 trang tài liệu này.

- Trao đổi bằng thư xác nhận đạt được thoả thuận giữa các bên (nêu rõ các thoả thuận đã thoả thuận).

4.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Các bước thực hiện hợp đồng gồm có:

a/ Xin giấy phép nhập khẩu:

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Giấy phép do Bộ Thương mại cấp. Để được cấp giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có điều kiện:

- Thành luật theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các quy định của luật

pháp hiện hành.

- Doanh nghiệp có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng đồng Việt Nam tương đương với 200.000 USD tới thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu.

- Hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh khi thành lập doanh

nghiệp.

Doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu phải có nghĩa vụ nộp lệ phí (một lần) bằng tiền Việt Nam. Mức lệ phí cũng như việc nộp và sử dụng lệ phí do Bộ Tài chính và Bộ Thương mại quy định.

b/ Mở thư tín dụng L/C.

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ

thì bên mua phải mở L/C ở ngân hàng khi có thông báo từ bên bán.

Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Cơ sở mở L/C là các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị hợp đồng dựa vào cơ sở đó, làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.

c/ Thuê tàu chở hàng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào được tiến hành dựa vào ba căn cứ: điều khoản của hợp đồng, đặc điểm của hàng hoá, điều kiện vận tải. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì bên nhập khẩu phải thuê tàu để chở hàng, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người mua.

d/ Mua bảo hiểm hàng hoá.

Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến. Bên cạnh hình thức bảo hiểm, doanh nghiệp cần lựa chọn điều kiện bảo hiểm: Loại A hay B hay C. Để lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp cần căn cứ

vào: Tính chất, đặc điểm của hàng hoá, thời tiết, khả năng vận chuyển bốc dỡ, đặc điểm quãng đường,...

e/ Làm thủ tục hải quan.

Hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục

hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sau:

+ Khai báo hải quan: Chủ hàng phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai

hải quan một cách trung thực và chính xác.

+ Xuất trình hàng hoá: Hải quan được phép kiểm tra hàng hoá nếu thấy cần

thiết. Chủ hàng chịu chi phí, nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.

+ Thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiển tra các giấy tờ và hàng hoá, hải quan đưa ra quyết định: cho hàng được phép qua biên giới (thông quan), hoặc cho hàng qua với một số điều kiện kèm theo hoặc hàng không được nhận.

f/ Nhận hàng.

Để nhận hàng hoá nhập khẩu từ nước ngoài về, đơn vị nhập khẩu phải làm các công việc sau:

- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng.

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từng quý, từng năm, cơ cấu hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận.

- Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng (vận đơn, lệnh giao hàng,...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.

- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.

- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo

quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu.

- Thông báo cho đơn vị đặt hàng chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá.

- Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc giao trực tiếp cho các đơn vị đặt hàng.

- Kiểm tra hàng hoá: Hàng hoá nhập khẩu về qua cửa khẩu phải được kiểm tra. Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo chức năng, quyền hạn của mình. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn cũng phải kiểm tra hàng hoá và lập thư dự kháng nếu thấy nghi ngờ hoặc thật sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hoặc không đúng như hợp đồng.

g/ Làm thủ tục thanh toán.

Thanh toán là khâu quan trọng trong thương mại quốc tế. Có nhiều phương thức thanh toán như: Thư tín dụng (L/C), phương thức nhờ thu, chuyển tiền,...Việc thực hiện theo phương thức nào phải quy định cụ thể trong hợp đồng.

h/ Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có).

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải, Công ty bảo hiểm,... tuỳ theo tính chất của tổn thất.Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bên bị khiếu nại có các cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết được thì làm đơn kiện gửi trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế trong hợp đồng.

i/ Tổ chức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu.

Sau khi nhập hàng từ nước ngoài về, doanh nghiệp giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc tổ chức tiêu thụ tốt trên thị trường nội địa. Để tiêu thụ hàng hoá có kết quả cao, doanh nghiệp cần phải:

- Nghiên cứu thị trường trong nước và tâm lý khách hàng trong việc mua hàng hoá, nhất là đối với hàng hóa doanh nghiệp cần kinh doanh.

- Xác đinh các kênh phân phối hàng hoá và các hình thức bán.

- Tiến hành quảng cáo và xúc tiến bán hàng.

- Xác định mức giá cụ thể trên cơ sở cung cầu thị trường và chi phí của doanh

nghiệp.

- Tổ chức nghiệp vụ bán hàng cụ thể tại các cửa hàng.

CHƯƠNG II

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY

XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT BAO BÌ THỜI KỲ 2001-2004

I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

Tên : Công ty xuất nhập khẩu và kỹ thuật bao bì Trụ chính : 31 Hàng Thùng, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Quyết định thành lập : Số 738/TM-TCCB ngày 28/6/1993 của Bộ Trưởng

Bộ thương mại.

Tiền thân của công ty XNK và kỹ thuật bao bì là công ty bao bì xuất khẩu

thuộc Bộ Ngoại thương trước đây.

Công ty bao bì xuất khẩu được thành lập theo quyết định số:652/BNgT- TCCB ngày 13 tháng 7 năm 1982 của Bộ Ngoại thương.

Sau một số năm thực hiện chủ trương đổi mới của nhà nước, Cuối năm 1989 Công ty XNK&KT bao bì ra đời theo quyết định số812/KTĐN-TCCB ngày 13 tháng 12 năm 1989 của bộ Thương mại.

Quy mô và phạm vi hoạt động của Công ty có phần thu hẹp lại nhưng Công ty có quyền XNK trực tiếp, khác với trước Công ty chỉ nhận hàng nhập khẩu từ các dơn vị trực thuộc Bộ theo kế hoạch hàng năm.

Năm 1993 Công ty được thành lập lại trên cơ sở Nghị định 388, công văn số 2999/KTN ngày 19/6/1993 của Văn phòng Chính phủ và quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước số738/TM-TCCB ngày 28/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại.

Theo Quyết định số 1551/ QĐ- BTM ngày 27/10/2004 của Bộ thương mại về chuyển Công ty Xuất nhập khẩu và kỹ thuật Bao bì được chuyển thành Công ty Cổ Phần Bao bì Việt nam.

Tên hợp pháp của Công ty bằng tiếng Việt: Công ty cổ phần Bao bì Việt Nam

Tên giao dịch của Công ty bằng tiếng Việt: Công ty bao bì Việt Nam

Tên viết tắt: VPC

Tên tiếng Anh: PACKEXPORT

Công ty là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật Việt Nam.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY

1.Chức năng của công ty

Khi đăng ký khi thành lập Doanh nghiệp nhà nước số 10881ngày 6-7-1993 và theo đăng ký kinh doanh đơn vị kinh tế trực thuộc Doanh nghiệp nhà nước (hạch toán kinh tế phụ thuộc) số 300530 ngày 10-4-1994, công ty co chức năng hoạt động như sau:

- Trực tiếp xuất khẩu các sản phẩm bao bì và các sản phẩm hàng hóa khác do công ty sản xuất, khai thác hoặc do liên doanh liên kết và đầu tư sản xuất tạo ra.

- Trực tiếp nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh bao bì của công ty. Được nhập khẩu một số mặt hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty khi được Bộ Thương Mại xét cho phép.

- Tổ chức sản xuất gia công và liên doanh liên kết sản xuất các loại bao bì hàng hóa khác cho XK và tiêu dùng trong nước theo quy định của nhà nước và Thương Mại.

- Nhận ủy thác XNKvà thực hiện các dịch vụ bao bì theo yêu cầu của khách hàng và ngoài nước.

- Nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học về bao bì.

- Được in nhãn hiệu in bao bì và các ấn phẩm khác theo quy định hiện hành nhà nước, của Bộ Thương Mại và của Bộ quản lý và công nhân kỹ thuật về bao bì.

- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật về bao bì.

Hợp tác trao đổi khoa học kỹ thuật về bao bì với các tổ chức hữu quan trong

và ngoài nước.

2. Nhiệm vụ của công ty

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công

ty theo quy chế hiện hành.

Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế,thực hiện có hiệu quả các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng các sản phẩm bao bì, thay đổi mẫu mã đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng hàng hóa.

Tuân thủ các chính sách chế độ luật pháp của nhà nước và thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản pháp lý có liên quan mà công ty đã tham gia ký kết.

Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tự chủ về tài chính.

Quản lý và chỉ đạo các đơn vị thuộc công ty theo quy chế hiện hành của nhà nước và của Bộ Thương Mại.

III. BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÁC PHÒNG BAN

1. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Công ty xuất nhập khẩu và kỹ thuật bao bì được thành lập từ năm 1982 với số cán bộ công nhân viên ban đầu là 30 người. Hiện nay tổng số lao động là 238 người. Từ một Công ty nhà nước chuyển sang Công ty cổ phần nên cơ cấu Công ty có thay đổi

Ban Kiểm soát

Biểu I.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty XNK&KT bao bì

Đại hội đồng cổ đông

(tất cả các cổ đông)

Hội đồng Quản trị

(Chủ tịch, phó chủ tịch hội đồng quản

trị và các thành viên)

Ban tổng giám đốc

(Tổng giám đốc và các phó giám đốc)

Khối các phòng nghiệp vụ 1.Phòng TCHC 2.Phòng KH-TH 3.Phòng TCKT

Khối các phòng KD-XNK

1.Phòng XNK1 2.Phòng XNK2 3.Phòng XNK3

Khối các chi nhánh 1.Chi nhánh Hải Phòng.

2.Chi nhánh Đà

Nẵng.

Khối các XN sản xuất bao bì 1.XN In và sản xuất bao bì 139 Lò Đúc- Hà nội

2.XN sản xuất bao bì Pháp Vân, xã Hoàng Liệt Thanh Trì Hà Nội 3.XN sản xuất bao bì Đà Nẵng

4.XN sản xuất bao bì nhựa thuộc chi

nhánh Hải Phòng

5.Xưởng sản xuất bao bì Hùng

Vương thuộc chi nhánh Hải Phòng

Khối các đơn vị phụ thuộc khác

còn lại.

1.Tổng kho Cổ Loa khối 4 thị

trấn Đông Anh

2.Trung tâm NCPT và ƯDKT bao bì 139 Lò Đúc Hà nội 3.Các cửa hàng, bộ phận bán hàng ở các khu vực trực thuộc các CN, XN, các phòng kinh doanh

- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty và gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và/hoặc người được có quyền biểu quyết ủy quyền.

- Hội đồng quản trị có năm thành viên, gồm chủ tịch, phó chủ tịch và các thành viên.

- Lề lối làm việc tại công ty giữa Giám đốc và các phòng ban, tổ chức phụ

thuộc được xác định rõ ràng trong điều 11 của điều lệ công ty là:

+ Công ty làm việc theo chế độ một thủ trưởng.

+ Hàng quý giao kế hoạch và kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch với các đơn vị cơ sở.

2. Chức năng, nhiệmvụ của các phòng ban

Văn phòng công ty XNK và bao bì tại Hà Nội gồm 9 đơn vị.

1- Phòng Tổ chức - Hành chính. 2- Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.

3- Phòng Kinh doanh, Vật tư bao bì. 4- Phòng Xuất nhập khẩu.

5- Phòng Kế toán tài vụ.

6- Phòng Nghiên cứu phát triển.

7- Phòng Sản xuất – Dịch vụ - Đời sống.

8- Đội xe.

Ban giám đốc: gồm một giám đốc và một phó giám đốc.

Giám đốc công ty nhiệm vụ tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà Nước. Giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm, miễn nhiệm.

Giúp việc cho Giám đốc Công ty có một Phó Giám đốc, Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty đề nghị và được Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm, miễn nhiệm. Phó Giám đốc công ty được phân công phụ trách lĩnh vực sản xuất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động trong lĩnh vực này.

Giám đốc Công ty qui định cơ cấu, tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn và mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Công ty theo qui định hiện hành của Nhà Nước và của Bộ Thương Mại. Ngoài ra Giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.

a. Phòng Tổ chức - Hành chính

Giúp Giám Đốc công ty những công việc thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, phong trào thi đua, bảo vệ thành quả kinh tế chính trị, an toàn lao động tại văn phòng công ty và giúp các chi nhánh thực hiện các hoạt động này; và đảm bảo các công việc thuộc lĩnh vực hành chính quản trị, đời sống, chăm sóc sức khoẻ CBCNV tại văn phòng công ty.

b. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

Phòng KHTH có chức năng xây dựng và tổng hợp các loại kế hoạch hàng năm và nhiều năm, về sản xuất kinh doanh, liên doanh liên kết, xuất nhập khẩu, nghiên cứu KHKT, tài chính, lao động tiền lương, XDCB; giúp Giám đốc theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch này.

c.Phòng kinh doanh vật tư bao bì

Thực hiện việc mua bán, liên doanh liên kết sản xuất các loại vật tư nguyên liệu, thiết bị, sản phẩm bao bì và hàng hoá khác với khách hàng trong nước trong phạm vi cho phép.

d. Phòng xuất nhập khẩu :

Phòng thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại theo bản điều lệ hoạt động

của công ty và chíng sách kinh tế đối ngoại của nhà nước.

- Xây dựng KH xuất nhập khẩu của công ty, báo cáo cấp trên ngành dọc theo sự chỉ đạo của giám đốc, gửi KH này để phòng KH tổng hợp thành kế hoạch chung của công ty.

- Nghiên cứu, thông báo trong phạm vi công ty tình hình thị trường thế giới bao gồm luật pháp, tập quán quốc tế, thương nhân, mặt hàng, giá cả,thuê tàu,bảo hiểm, cần thiết cho hoạt động của công ty.

- Dự kiến và đăng kí danh mục mặt hàng và số lượng hàng hoá XNK của công ty, làm thủ tục XNK theo quy chế hiện hành của bộ và nhà nước.

- Lên phương án đàm phán, kí kết hợp đồng, tính toán hiệu quả của từng

chuyến (lô) hàng XNK dự kiến giao dịch.

- Thực hiện hoạt động XNK phục vụ nhiệm vụ của phòng cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty bao gồm cả XNK uỷ thác, táI xuất, XNK tại chỗ; Sau mỗi chuyến hàng XNK kết thúc cần quyết toán xác định lỗ lãi, thanh lí hợp đồng.

- Thực hiện các nghiệp vụ về đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng vận tải, bảo hiểm, pháp chế, những hợp đồng do phòng kí kết hoặc đuợc giao thực hiện.

e. Phòng kế toán tài vụ :

P.KTTV là công cụ quan trọng để điều hành, quản lí các hoạt động SX, KD, tính toán kinh tế; kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tàI sản, vật tư tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ đôngk tàI chính của công ty.

f. Phòng nghiên cứư phát triển:

Nghiên cứu để từng bước cảI tiến nâng cao chất lượng và làm phong phú hơn các sản phẩm bao bì, trước mắt thực hiện tốt dự án VIE/84/009 về “ Nghiên cứu phát triển bao bì” nhằm góp phần đẩy mạnh thị trường xuất khẩu, từng bước tăng sức hấp dẫn hàng hoá của ta trên thị trường trên thế giới.