Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Thanh Toán Xuất Nhập Khẩu Của Công Ty:‌

Nhà nước, bổ sung, chỉnh sửa... đảm bảo đủ và đúng để cấp dưới cùng thực hiện.

- Nâng cao hiệu lực hoạt động của cơ quan kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo mọi hoạt động của hệ thống phải được soát xét cả trước và sau khi thực hiện nhằm đảm bảo các hoạt động đi đúng hành lang pháp lý cho phép, bảo vệ được tài sản của Nhà nước.

Để hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu có những đóng góp đáng kể vào sự phát triển của công ty trong tương lai thì phải có những định hướng phát triển gắn liền với phương hướng hoạt động của toàn Liên hiệp.

Thứ nhất, thực hiện nghiêm chỉnh các cam kết với nước ngoài tôn trọng tính bình đẳng và thông lệ quốc tế.

Thứ hai, thường xuyên theo dõi tình hình và diễn biến thị trường trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, để khi cần thiết phải có những phản ứng, đối sách kịp thời nhằm giải toả những thông tin sai lệch, ngăn chặn những cảm nhận xấu trong cộng đồng quốc tế, thận trọng trong các nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.

- Phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu cơ bản sau:

 Kim ngạch xuất nhập khẩu tăng bình quân hàng năm từ 16-18%.

 Doanh thu tăng bình quân hàng năm 10%.

 Bảo toàn vốn và kinh doanh có lãi.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 127 trang tài liệu này.

 Nộp ngân sách Thành phố tăng bình quân hàng năm 5%.

 Đảm bảo thu nhập cho người lao động năm sau cao hơn năm trước, tuỳ theo năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Phấn đấu thu nhập bình quân đầu người tăng 10%.

II/ Giải pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu của công ty:‌

1/ Nhóm giải pháp mang tính chiến lược:

1.1/ Tăng cường hoàn thiện kế hoạch chiến lược kinh doanh XNK:

Kế hoạch hoá chiến lược kinh doanh XNK là quá trình phân tích, nhận định các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đưa ra chiến lược nhằm tiến hành một cách có hệ thống các khâu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt thời gian dài.

Hoàn thiện kế hoạch chiến lược kinh doanh XNK bao hàm nội dung xây dựng chiến lược, thực hiện chiến lược, giám sát và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.Với ý nghĩa này, chiến lược kinh doanh XNK giúp doanh nghiệp định hướng được mục tiêu, cơ cấu tối ưu nguồn lực để đạt được mục tiêu đó, đồng thời công tác giám sát luôn được chú trọng, từ đó ổn định bạn hàng, ổn định thị trường, luôn chủ động trong hạn chế phòng ngừa tối đa rủi ro, tổn thất có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng XNK đặc biệt là khâu thanh toán.

1.2/ Xây dựng hệ thống kênh thông tin cập nhật nhằm xử lý kịp thời và có hiệu quả trước những biến động của giá cả, thị trường.

Để làm được điều này, công ty cần xây dựng hệ thống thông tin ở cả hai cấp:

 Cấp doanh nghiệp: công ty cần giải quyết ba vấn đề:

 Thu hút được nhân viên có trình độ chuyên môn cao, biết thu thâp, khai thác, tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin.

 Trang bị máy móc thiết bị, công nghệ cho thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin.

 Hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành về thu thập tìm kiếm và

bảo mật thông tin.

 Cấp ngành hàng: công ty cần tham gia vào các hiệp hội ngành hàng để tạo ra sự liên kết thông tin giữa các công ty cùng ngành.

Ngoài ra, trước khi đàm phán, kí kết , tiến hành giao dịch tại một khu vực thị trường, công ty nên sử dụng các dịch vụ tư vấn để có những thông tin cần thiết về thị trường và tham khảo ý kiến các chuyên gia về khu vực thị trường đó. Qua đó, công ty có thể biết được yếu tố nào là quan trọng với đối tác, phía Việt nam hay mắc phải những sai lầm gì, quy định về luật pháp của thị trường đó ra sao. Biện pháp này rất hữu hiệu trong phòng tránh, hạn chế rủi ro, tổn thất.

2/ Nhóm giải pháp mang tính nghiệp vụ:

2.1/ Lựa chọn các điều kiện TTQT trong hợp đồng mua bán ngoại thương:

Để hoạt động thanh toán quốc tế đạt hiệu quả cao, công ty nên có những biện pháp đề phòng ngay từ những khâu ban đầu là đàm phán và ký kết hợp đồng. Vì vậy, việc lựa chọn các điều kiện thanh toán trong hợp đồng là hết sức quan trọng.

Điều kiện phương thức thanh toán:

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế là khâu kết thúc của quá trình giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ trong phạm vi quốc tế. Đối với hoạt động xuất khẩu, thanh toán quyết định trực tiếp đến khả năng thu hồi tiền hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, trong hoạt động thanh toán quốc tế, công ty cần hết sức thận trọng trong việc lựa chọn và phân loại khách hàng theo từng loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu để từ đó lựa chọn và áp dụng phương thức thanh toán một cách thích hợp nhất.

- Đối với khách hàng quan hệ làm ăn lần đầu, công ty nên áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro trong thanh toán.

- Đối với những bạn hàng có uy tín trên thị trường và đã có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty nên áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền hoặc nhờ thu để tiết kiệm chi phí và thời gian.

- Với những khách hàng mà công ty có quan hệ làm ăn thường xuyên, hoạt động giao hàng được thực hiện theo chu kỳ, đối với hàng gia công, hàng đổi hàng công ty nên lựa chọn phương thức tín dụng chứng từ nhưng sử dụng loại thư tín dụng đặc biệt như thư tín dụng tuần hoàn hoặc thư tín dụng đối ứng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng , tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty và đối tác.

- Đối với các lô hàng được mua bán qua trung gian hay chuyển khẩu, công ty nên áp dụng phức tín dụng chứng từ có sử dụng tín dụng thư giáp lưng hoặc tín dụng thư chuyển nhượng.

- Đối với sản phẩm là thực phẩm, hàng nông sản hay thủy hải sản… là những sản phẩm nhanh bị hư hỏng lại có trị giá lớn, công ty nên yêu cầu người nhập khẩu mở thư tín dụng dự phòng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên xuất và nhập.

Điều kiện tiền tệ:

Trong thanh toán, công ty nên lựa chọn một đồng tiền tương đối ổn định, là ngoại tệ mạnh như đồng USD và đồng EURO để hạn chế rủi ro trong việc tăng giảm tỷ giá của đồng tiền. Mặt khác, cần quy định trong hợp đồng cách xử lý khi giá trị đồng tiền đó biến động. Trong 5 điều kiện đảm bảo hối đoái sau: điều kiện đảm bảo vàng; điều kiện đảm bảo ngoại hối; điều kiện đảm bảo theo “rổ” tiền tệ; điều kiện đảm bảo căn cứ vào tiền tệ quốc tế: SDR, ECU (hay EURO); điều kiện đảm bảo căn cứ vào sự biến động của giá cả thì công ty nên áp dụng điều kiện đảm bảo ngoại hối vì đây là cách quy định được áp dụng phổ biến nhất hiện nay.

Trong hầu hết các hợp đồng mua bán ngoại thương, công ty và đối tác thường quy định đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán là một loại tiền, nếu trong trường hợp đồng tiền mà hai bên lựa chọn không phải là ngoại tệ mạnh thì trong hợp đồng cần xác định tỷ giá giữa đồng tiền đó với một đồng tiền khác (thường là đồng tiền tương đối ổn định). Đến khi trả tiền, nếu tỷ giá đó thay đổi thì giá cả hàng hóa và tổng trị giá hợp đồng phải được điều chỉnh lại một cách tương ứng. Còn trong một số ít hợp đồng, hai bên quy định đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán là hai đồng tiền khác nhau thì khi trả tiền, hai bên cần căn cứ vào tỷ giá giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán để tính ra số tiền phải trả là bao nhiêu.

Tuy nhiên, trong hai cách đảm bảo ngoại hối này, công ty và đối tác cần chú ý tới vấn đề tỷ giá lúc thanh toán căn cứ vào tỷ giá nào. Thường là lấy tỷ giá trung bình giữa tỷ giá cao và tỷ giá thấp vào ngày hôm trước hôm trả tiền. Nếu trong trường hợp hai đồng tiền cùng sụt giá một mức độ như nhau thì điều kiện đảm bảo ngoại hối này mất tác dụng, nhưng trên thực tế trường hợp này hiếm khi xảy ra.

Điều kiện thời gian thanh toán:

Để xây dựng được mối quan hệ làm ăn tốt với các bạn hàng quốc tế, điều kiện về thời gian thanh toán cần được công ty áp dụng linh hoạt hơn nữa trong quá trình thanh toán. Tùy theo từng bạn hàng, công ty nên lựa chọn điều kiện về thời gian thanh toán cho phù hợp: trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau. Đối với khách hàng quan hệ làm ăn lần đầu, công ty nên áp dụng thời gian thanh toán trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc thời gian thanh toán toán hỗn hợp để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro trong thanh toán. Đối với những bạn hàng có uy tín trên thị trường và đã có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty nên tạo điều kiện ưu đãi cho đối tác như áp dụng thời gian thanh toán trả tiền sau. Công ty có thể xem xét áp dụng một số hình thức thời gian thanh toán khá

phổ biến hiện nay như: giao chứng từ trả tiền ngay- CAD (cash against document) và hình thức giao hàng trên phương tiện vận tải trả tiền ngay- COD (cash on delivery). Sử dụng hình thức thời gian thanh toán này, trên phương diện là nhà xuất khẩu, công ty sẽ đảm bảo thu hồi được tổng số tiền hàng và thời gian thanh toán cũng nhanh hơn so với các hình thức khác vì nhà xuất khẩu chỉ giao hàng khi thông qua ngân hàng biết được nhà nhập khẩu đã mở tài khoản để thanh toán tiền hàng...

Điều kiện địa điểm thanh toán:

Thực tế cho thấy, việc xác định địa điểm thanh toán là do sự so sánh lực lượng giữa hai bên quyết định. Vì vậy, tùy theo từng bạn hàng mà công ty lựa chọn địa điểm thanh toán là nước người mua, nước người bán hay nước thứ ba. Tuy nhiên, trong khi đàm phán và ký kết hợp đồng, công ty luôn cố gắng chọn địa điểm thanh toán ở nước mình để có được một số thuận lợi như: có thể đến ngày trả tiền mới phải chi tiền ra, đỡ đọng vốn nếu là người nhập khẩu hoặc thu tiền về nhanh chóng nên luân chuyển vốn nhanh nếu là người xuất khẩu.

2.2/ Hoàn thiện bộ máy tổ chức hoạt động thanh toán trong công ty:

Như đã phân tích ở trên, hoạt động thanh toán quốc tế là khâu quan trọng xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương. Hoạt động thanh toán quốc tế nói riêng và việc thực hiện hợp đồng ngoại thương nói chung nhất thiết phải có sự liên kết giữa các khâu trong bộ máy của công ty. Thực tế trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty thời gian qua cho thấy, vấn đề hiệp tác và phối hợp giữa các phòng ban trong công ty còn lỏng lẻo. Do đó, công ty chưa phát huy được hết sức mạnh của tập thể, “phòng kinh doanh nào biết việc phòng ấy”.

Mặt khác, trong hoạt động thanh toán quốc tế, việc phối hợp giữa

phòng tài vụ và phòng kinh doanh thực sự chưa được ăn khớp, nhiều khi còn

đùn đẩy theo kiểu sợ trách nhiệm. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới thời gian lập, luân chuyển bộ chứng từ và tốc độ giải phóng hàng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động thanh toán và thực hiện hợp đồng. Do đó, công ty cần quy định và phân cấp rõ ràng từng bộ phận phòng ban tham gia quá trình thanh toán mà trực tiếp là phòng kế toán tài vụ và các phòng kinh doanh, quy định cụ thể về quyền hạn cũng như trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận có liên quan. Có chính sách khen thưởng hợp lý, động viên tính sáng tạo trong công việc, tránh hoạt động theo kiểu một “lối mòn” cứng nhắc.

2.3/ Hoàn thiện các ứng dụng công nghệ trong hoạt động TTQT:

Các xu hướng của môi trường như yêu cầu về hội nhập quốc tế và cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh XNK đòi hỏi các nhà lãnh đạo công ty cần quan tâm đến đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh và quản lý dữ liệu. Trong hoạt động kinh doanh nói chung, hoạt động thanh toán quốc tế nói riêng luôn đòi hỏi phải được áp dụng công nghệ hiện đại. Máy móc thiết bị đã góp phần giảm bớt rất nhiều rủi ro trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin so với trước đây. Tuy nhiên do công nghệ còn chưa được hoàn thiện nên thực tế trong thời gian qua tại công ty UNIMEX Hà Nội cho thấy nhiều rủi ro xảy ra trong nghiệp vụ thanh toán XNK xuất phát từ trục trặc trong máy móc thiết bị và công nghệ. Vì vậy, công ty cần chú trọng tới việc hoàn thiện máy móc thiết bị và công nghệ thông tin tổng thể toàn Liên hiệp trong đó có trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ thanh toán bao gồm các mặt sau:

- Đẩy mạnh việc tự động hóa và sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công ty. Trong những năm tới cần tiếp tục đầu tư trang bị máy tính, hòa mạng Internet, cài đặt mạng truyền thông cho mọi phòng ban tại công ty. Đối với công ty và chi nhánh trực thuộc, nên lắp đặt những máy

có công suất lớn, tốc độ xử lý cao và chính xác. Những giải pháp công

nghệ mới phải được triển khai tại trung tâm điều hành trước tiên, sau đó sẽ áp dụng mô hình triển khai thí điểm và chỉ thực hiện triển khai đại trà khi việc triển khai thí điểm cho thấy hiệu quả và lợi ích.

- Đảm bảo thiết lập, bắt buộc tuân thủ và cập nhật thường xuyên các tiêu chuẩn cho trang thiết bị, hệ điều hành, môi trường cơ sở dữ liệu, các mạng truyền thông; trong đó bao gồm cả các tiêu chuẩn cho việc mua sắm thiết bị. Lựa chọn nhà cung cấp thiết bị hàng đầu không chỉ về chất lượng thiết bị mà cả về dịch vụ hỗ trợ và tư vấn kỹ thuật.

- Từng bước thay thế việc xử lý, lưu trữ dữ liệu, chứng từ theo phương pháp thủ công bằng phương pháp tự động để tiết kiệm không gian, thời gian và nâng cao độ an toàn, chính xác. Các thông tin nên được cơ cấu lại một cách logic và hệ thống, cho phép người sử dụng có thể tìm thấy trên mạng điện tử. Cải tiến khả năng liên lạc giữa tất cả các phòng ban, chi nhánh bằng một hệ thống truyền thông điện tử, giảm thiểu việc giao dịch qua giấy tờ như hiện nay.

- Luôn có các biện pháp phòng ngừa rủi ro kỹ thuật và giải pháp khắc phục sự cố. Tập huấn cho nhân viên nắm vững vai trò và những việc họ cần thực hiện khi rủi ro kỹ thuật xảy ra.

- Nhân viên và cán bộ quản lý phải thường xuyên được đào tạo và cập nhật về các công nghệ mũi nhọn để am hiểu tường tận và hoàn toàn làm chủ các công nghệ và công cụ được sự dụng tại công ty, đảm bảo trình độ cán bộ phát triển phù hợp với năng lực của công nghệ. Đối với bộ phận TTQT: Mỗi cán bộ TTQT tại công ty nên được trang bị một máy vi tính để chủ động trong làm việc. Nối mạng giữa phòng thanh toán quốc tế và phòng kế toán để thuận tiện cho việc cập nhật số liệu. Có phần mềm theo dõi hoạt động TTQT, hiện đại hóa khâu tạo lập điện thanh toán và lập báo cáo hàng tháng.