Kỹ Thuật Chọn Mẫu Kiểm Toán Theo Đơn Vị Tiền Tệ

Cần chú ý: Mẫu chọn phải nằm trong giới hạn định dạng tổng thể không được nhỏ hơn hoặc lớn hơn giới hạn định dạng đã được đặt ra. Nếu trên lộ trình có phần tử nào vượt qua giới hạn định dạng ta bỏ qua phần tử đó và chọn phần tử kế tiếp.

Ví dụ: Kiểm toán viên cần chọn một mẫu gồm 4 phần tử từ một tổng thể gồm 7000 phần tử. Sử dụng Bảng số ngẫu nhiên chọn qua các bước như sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống mã hoá bằng cách đánh số từ 0001 đến 7000

Bước 2: Xây dựng mối quan hệ giữa đối tượng kiểm toán và Bảng số ngẫu nhiên. Ta thấy đối tượng kiểm toán gồm 4 chữ số nên ta có quan hệ 4/5. Kiểm toán viên quyết định chọn 4 chữ số đầu của bảng số ngẫu nhiên.

Bước 3: Chọn lộ trình: kiểm toán viên quyết định chọn lộ trình xuôi theo cột, và điểm xuất phát là dòng (1), cột (1) trong Bảng số ngẫu nhiên.

Bước 4: Định dạng tổng thể và chọn điểm xuất phát.

Định dạng tổng thể: (1;7000)

Điểm xuất phát căn cứ vào những yếu tố đã được đưa ra ở B1,2,3 dựa vào bảng số ngẫu nhiên ta có điểm xuất phát là: 1048.

Ta nhận thấy điểm xuất phát nằm trong giới hạn định dạng tổng thể nên ta chọn được các phần tử như sau:

Phần tử 1: 1048 (chọn vì nằm trong giới hạn định dạng (1;7000) Phần tử 2: 2236 (chọn)

Phần tử 3: 2413 (chọn)

Phần tử 4: 4216 (chọn)

Vậy ta chọn được 4 phần tử mẫu là: - Phiếu chi số 1048

- Phiếu chi số 2236

- Phiếu chi số 2413

- Phiếu chi số 4216

Chú ý: Trong quá trình áp dụng bảng số ngẫu nhiên, có thể có những phần tử xuất hiện nhiều hơn một lần. Trong trường hợp này ta có hai cách giải quyết như sau:

*)Thứ nhất, kiểm toán viên có thể áp dụng lấy mẫu không hoàn lại (chọn mẫu không thay thế) nghĩa là không chấp nhận phần tử đó có mặt trong mẫu một lần nữa (hay một phần tử không xuất hiện lần thứ hai trong mẫu) và sẽ bỏ qua phần tử đó để lựa chọn phần tử kế tiếp. Lúc này số lượng phần tử mẫu giữ nguyên hay không thay đổi và độ tin cậy của mẫu tăng.

*)Thứ hai, kiểm toán viên áp dụng lấy mẫu có hoàn lại (chọn mẫu thay thế) nghĩa là một phần tử có thể có mặt nhiều lần trong mẫu. Lúc này, phần tử đó được xem như chọn vào mẫu một lần nữa (nhiều hơn một lần) và như vậy số lượng phần tử mẫu giảm và độ tin cậy của mẫu chọn cũng giảm theo.

Cả hai cách giải quyết trên đều được chấp nhận trong chọn mẫu kiểm toán với các công thức thống kê thích hợp, tuy nhiên trong hầu hết các trường hợp chọn mẫu không hoàn lại được áp dụng rộng rãi hơn.

-Kỹ thuật 2: Chọn mẫu ngẫu nhiên theo chương trình máy vi tính

Để giảm nhẹ công việc và tiết kiệm thời gian, các công ty kiểm toán đã thuê hoặc tự xây dựng các chương trình vi tính có khả năng cung cấp một dãy số các số ngẫu nhiên của một tổng thể theo yêu cầu của kiểm toán.

Hiện nay, các chương trình chuyên dụng này rất đa dạng, tuy nhiên nói chung vẫn tôn trọng hai bước đầu tiên của chọn mẫu ngẫu nhiên theo Bảng số ngẫu nhiên là xây dựng hệ thống mã hóa cho đối tượng của tổng thể bằng những con số và thiết lập mối quan hệ giữa Bảng số ngẫu nhiên với đối tượng đã mã hóa.

Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất giữa chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu theo chương trình vi tính là:

+Chọn mẫu ngẫu nhiên: các mẫu được chọn là các con số ngẫu nhiên trong Bảng số ngẫu nhiên.

+Chọn mẫu theo chương trình vi tính: con số ngẫu nhiên không phải lấy từ BSNN mà do máy tính tạo ra.

Lúc này:

+Đầu vào của chương trình cần có:

*) Số nhỏ nhất và số lớn nhất của dãy số thứ tự của đối tượng kiểm toán như tổng thể các hoá đơn chứng từ, danh mục hàng hoá.

*)Quy mô mẫu cần chọn và có thể cần thêm 1 con số ngẫu nhiên làm điểm xuất phát, chương trình chọn mẫu.

+ Đầu ra: Bảng kê số ngẫu nhiên theo trật tự lựa chọn hoặc theo dãy số tăng dần hoặc cả hai (mẫu chọn).

Ví dụ: Khi sử dụng chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên theo chương trình vi tính này, kiểm toán viên này nhập vào máy các thông tin sau:

*)Giới hạn dưới của tổng thể: 0001

*)Giới hạn trên của tổng thể : 7000

*)Số phần tử cần chọn:100

*)Thứ tự in ra: nhỏ đến lớn

-Kỹ thuật 3: Chọn mẫu ngẫu nhiên theo khoảng cách (chọn mẫu hệ thống)

Chọn mẫu hệ thống là cách chọn để sao cho chọn được các phần tử trong tổng thể có khoảng cách đều nhau (khoảng cách mẫu).

Nguyên tắc của phương pháp này là kể từ một điểm xuất phát ngẫu nhiên được chọn, sẽ lựa chọn các phần tử cách nhau một khoảng cách cố định (khoảng cách đều

nhau). Khoảng cố định này được tính bằng cách chia số phần tử của tổng thể cho số phần tử của mẫu.

Công thức tính:

Khoảng cách cố định

Số phần tử của tổng thể

Số phần tử của mẫu

Ví dụ 1: Có tổng thể 5000 phiếu chi cần chọn một mẫu gồm 100 phiếu chi bằng cách chọn mẫu có hệ thống.

Ta tính khoảng cách cố định = 5000/100 = 50 Giả sử chọn 5 mẫu hoá đơn từ số 4242 đến 4342 Khoảng cách cố định = (4342 - 4242) / 5 = 20

Để chọn đơn vị mẫu kế tiếp khi ta biết đơn vị mẫu đầu tiên, ta chọn như sau:

Gọi khoảng cách mẫu là k

Đơn vị mẫu đầu tiên là m1 (hay là điểm xuất phát) Đơn vị mẫu nhỏ nhất x1

Như vậy đơn vị mẫu đầu tiên m1 nằm trong khoảng từ : x1 m1 x1 + k

Theo ví dụ trên đơn vị mẫu đầu tiên hay điểm xuất phát nằm trong khoảng từ: 1  m1 1 + 50 ( với k = 50)

 1  m1 51

Giả sử ta chọn điểm xuất phát m1 = 30

Để xác định đơn vị mẫu tiếp theo, ta tính theo công thức sau: mi = mi-1 + k

Cũng theo ví dụ trên ta có:

Phần tử 2: m2 = m1 + k = 30 + 50 = 80 Phần tử 3: m3 = m2 + k = 80 + 50 = 130

......

Phần tử 100: m100 = m99 + k= m99 + 50 = m1 + 99k = 30 + 99*50= 4980

Cần lưu ý: Đơn vị mẫu đầu tiên được chọn ngẫu nhiên nên mỗi đơn vị tổng thể ban đầu có cơ hội được chọn ngang nhau. Tuy nhiên, sau khi đơn vị mẫu đầu tiên được chọn, mỗi đơn vị về sau lại không có cơ hội như nhau để được chọn vào mẫu.

Ở ví dụ trên ta chỉ chọn một điểm xuất phát, vậy trường hợp chọn nhiều điểm xuất phát thì sao?

Lúc này dù có chọn nhiều điểm xuất phát thì tất cả những điểm xuất phát này được chọn trong khoảng từ 1 đến 51:

1 mi 51

Với i chạy từ 1 đến n, với n là số điểm xuất phát.

Giả sử ta chọn hai điểm xuất phát: m1 = 20 và m1’ = 42

Tương tự như vậy khi ta chọn nhiều điểm xuất phát, nhưng phải chú ý chọn điểm xuất phát m1 từ phần tử nhỏ nhất x1 đến phần tử đó cộng với khoảng cách mẫu k (x1 + k)

Nhưng vấn đề đặt ra ở đây tương ứng với mỗi điểm xuất phát ta chọn bao nhiêu

phần tử mẫu.

Chẳng hạn ta chọn n điểm xuất phát, thì số phần tử cần chọn tại mỗi điểm xuất phát, ký hiệu là N, được tính theo công thức sau:

N = Số phần tử của mẫu

Số điểm xuất phát (n)

Khi chọn nhiều điểm xuất phát thì số phần tử mẫu tương ứng với mỗi điểm xuất phát sẽ thay đổi, dẫn đến khoảng cách cố định cũng thay đổi theo.

Lúc này khoảng cách cố định được xác định lại như sau :

Khoảng cách cố định

Số phần tử của tổng thể

Số phần tử cần chọn tại mỗi điểm xuất phát N

Theo ví dụ trên ta chọn hai điểm xuất phát, lúc này số phần tử cần chọn tại mỗi điểm xuất phát:

N = 100 / 2 = 50 phần tử

Khoảng cách cố định k = 5000 / 50 = 100

Đối với điểm xuất phát 1: m1 = 20 (phần tử 1)

Phần tử 2 : m2 = m1 + k = 20 + 100 = 120 Phần tử 3 : m3 = m2 + k = 120 + 100 = 220

.......

Phần tử 50: m50 = m49 + k = m1 + 49k

Đối với điểm xuất phát 2 : m1 = 42 (phần tử 1)

Phần tử 2: m2 = m1 + k = 42 + 100 = 142 Phần tử 3: m3 = m2 + k = 142 + 100 = 242

.......

Phần tử 50: m50 = m49 + k

Ví dụ 2: Kiểm toán viên chọn mẫu 200 phiếu chi từ tổng thể 10.000 phiếu chi, kiểm toán viên cần chọn 5 điểm xuất phát:

Số phần tử cần chọn tại mỗi điểm xuất phát = 200/5 = 40 phần tử Tại mỗi điểm xuất phát ta chọn 40 phần tử

Khoảng cách cố định = 10.000 / 40 = 250

Như vậy 5 điểm xuất phát nằm trong khoảng từ phiếu chi số thứ 1 đến phiếu chi thứ 251 (x1 = 1mi x1 + k = 251 với i = 1,5).

Giả sử 5 điểm xuất phát là: 25, 87, 115, 159, 221.

Tại điểm xuất phát 1: m1 = 25

m2 = 25+250 = 275

........

m40 = m39 + 250

Tại điểm xuất phát 2: m1 = 87

m2 = 87 + 250 = 337

......

m40 = m39 + 250

Tại điểm xuất phát 3: m1 = 115

m2 = 115 + 250 = 365

......

m40 = m39 + 250

Tại điểm xuất phát 4: m1 = 159

m2 = 159 + 250 = 409

......

m40 = m39 + 250

Tại điểm xuất phát 5: m1 = 221

m2 = 221 + 250 = 471

......

m40 = m39 + 250

Chú ý:Để khắc phục tình trạng kế toán có thể biết trước điểm xuất phát và biết được các phần tử mà kiểm toán viên sẽ kiểm tra thì kiểm toán viên cần chọn nhiều điểm xuất phát.

Mẫu được chọn theo phương pháp này phải là mẫu đại diện và thoả mãn các yêu

cầu:

+ Các phần tử của mẫu được chọn ra mang tính đại diện trong tổng thể phải có

những đặc điểm giống nhau.

+ Các phần tử của mẫu phải được sắp xếp có hệ thống tuần tự.

+ Không để một phần tử nào trong tổng thể bị bỏ sót.

2/Chọn mẫu phi thống kê

Ngược lại, trong chọn mẫu phi thống kê, kiểm toán viên không định lượng được rủi ro chọn mẫu. Vì thế, kiểm toán viên có thể xác định cỡ mẫu lớn hơn mức độ cần thiết hoặc ngược lại, sẽ phải chấp nhận rủi ro chọn mẫu cao hơn mức độ cho phép.

Đồng thời, từ kết quả của mẫu kiểm toán viên không thể suy ra kết quả của tổng thể bằng các công thức toán học. Thay vào đó, kiểm toán viên dựa vào xét đoán nghề nghiệp của mình để đánh giá kết quả của tổng thể từ kết quả kiểm tra mẫu.

Như vậy chọn mẫu phi thống kê không thể cho kết quả có độ tin cậy cao hơn chọn mẫu thống kê, tuy nhiên, do ưu thế chi phí ít và đơn giản, mẫu phi thống kê vẫn được sử dụng một cách rộng rãi trong kiểm toán hiện đại, nhất là đối với các thử nghiệm trên các tổng thể tương đối nhỏ.

Các kỹ thuật chọn mẫu phi thống kê

Trong chọn mẫu phi thống kê, các kỹ thuật này thường được áp dụng để chọn mẫu bao gồm:

-Kỹ thuật 1: Chọn mẫu theo“khối”

+Khái niệm: Là phương pháp chọn mẫu mà trong đó kiểm toán viên lựa chọn các phần tử của mẫu bao gồm các phần tử liên tục trong tổng thể theo ấn định của kiểm toán viên (phần tử mẫu được chọn theo từng chuỗi các phần tử của từng thời kỳ, của một dãy số hay một dãy mẫu tự).

Ví dụ: +Kiểm tra tất cả các nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh trong quí I năm N.

+Hoặc chọn mẫu gồm các phiếu chi từ số 217 đến 985, chọn mẫu từ phiếu chi số 525 đến phiếu chi số 765.

+Hoặc chọn mẫu các khoản phải thu tất cả các khách hàng có tên bắt đầu bằng chữ cái H, L (không đảm bảo tính đại diện).

+Chọn nhiều khối: chọn ra một mẫu bao gồm tất cả các phiếu chi trong tháng 3 và tháng 8 để kiểm tra nghiệp vụ chi trong năm.

Ở đây ta có thể có 3 cách lấy mẫu theo kỹ thuật chọn theo khối như sau:

+ Cách 1: Lấy liên tục 30 phiếu thu của tháng 1 hoặc của tháng 2 hoặc của tháng 3 trong quý I năm N để kiểm toán, lúc này ta chọn 1 khối gồm 30 phần tử .

Kiểm toán viên quyết định chọn 30 phiếu thu của tháng 1 vì kiểm toán viên nhận định rằng trong tháng 1 có một kế toán viên mới vào làm nên chưa quen với công việc do đó dễ có sai sót xảy ra tháng 1, còn tháng 2 và 3 do đã quen với công việc nên sai sót có thể ít xảy ra hoặc không có sai sót, do đó ta chọn liên tục 30 phiếu thu liên tục ở tháng 1 để kiểm toán.

+ Cách 2: Lấy liên tục 10 phiếu thu của tháng 1, 10 phiếu thu của tháng 2, 10 phiếu thu của tháng 3 để kiểm toán. Theo cách này ta chọn 3 khối, mỗi khối 10 phần tử.

+ Cách 3: Lấy liên tục 5 phiếu thu đầu tháng 1 và 5 phiếu thu cuối tháng 1; 5 phiếu thu đầu tháng 2 và 5 phiếu thu cuối tháng 2; 5 phiếu thu đầu tháng 3 và 5 phiếu thu cuối tháng 3. Theo cách này ta chọn 6 khối, mỗi khối 5 phần tử.

Nhận xét: Số khối lựa chọn càng lớn thì các phần tử của mẫu có thể mang tính đại diện cao cho tổng thể vì chúng được phân bổ đều trong tổng thể.

Để xác định mẫu cụ thể kiểm toán viên cần đặc biệt chú ý đến các tình huống

như:

+ Thay đổi nhân sự

+ Thay đổi hệ thống kế toán và chính sách kinh doanh

+ Tính thời vụ của ngành kinh doanh ...

-Kỹ thuật 2: Chọn mẫu dựa trên nhận định nhà nghề

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi có kích cỡ mẫu nhỏ hơn hoặc số các tình

huống không bình thường thì chọn mẫu theo nhận định sẽ tạo cơ hội tốt cho sự xuất hiện của những mẫu đại diện.

Phương pháp này được áp dụng khi kiểm toán viên nắm chắc được các đặc điểm tình hình kinh doanh của khách thể kiểm toán.

Trong thực tế, kiểm toán viên có thể sử dụng hai cách chọn mẫu là: chọn mẫu tình cờ và chọn mẫu xét đoán.

+Cách 1: Chọn mẫu “tình cờ”: Được thực hiện bằng cách kiểm toán viên xem lướt qua tổng thể và lựa chọn ra các phần tử, mà không chú ý đến quy mô, nguồn gốc, đặc tính khác nhau của chúng để cố gắng chọn một mẫu không thiên lệch (còn gọi là chọn đại).

Tuy nhiên tính chất không thiên lệch này khó có thể đảm bảo vì tuỳ theo từng kiểm toán viên mà có những phần tử này được ưu tiên hơn những phần tử khác.

Ví dụ: Có kiểm toán viên thích chọn lựa các nghiệp vụ ở tháng 1, có kiểm toán viên lại thiên về các nghiệp vụ ở tháng 2 ..v..v..

+Cách 2: Chọn mẫu theo xét đoán nghề nghiệp: Là các phương pháp sử dụng xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên để lựa chọn các phần tử của mẫu. Kiểm toán viên thường xem xét các nhân tố sau đây để tăng tính đại diện của mẫu khi lựa chọn các phần tử để kiểm tra:

*)Nếu có nhiều loại nghiệp vụ trong phạm vi kiểm tra thì mỗi loại nghiệp vụ đều có mặt trong mẫu lựa chọn.

*)Nếu có nhiều người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ trong kỳ thì mẫu cần phải bao gồm nghiệp vụ của mỗi người.

*)Các khoản mục hoặc nghiệp vụ có số tiền lớn hơn sẽ được ưu tiên lựa chọn nhiều hơn.

Ví dụ: Ta có thể sử dụng phương pháp này trong các trường hợp sau:

**)Thay đổi các chính sách, chế độ về tài chính kế toán

**)Thay đổi nhân sự làm kế toán

**)Đối với các nghiệp vụ mới phát sinh hoặc các nghiệp vụ đã từng sai phạm trong các kỳ kiểm toán trước cũng là đối tượng chọn mẫu theo nhận định hoặc phán xét của kiểm toán viên.

Phương pháp chọn mẫu theo nhận định của kiểm toán viên có ưu điểm tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc kiểm toán, cách thức tiến hành cũng đơn giản hơn các phương pháp lựa chọn ngẫu nhiên. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là có rủi ro kiểm toán cao nếu như kiểm toán viên không nắm bắt được các đặc điểm của khách hàng kiểm toán cũng như trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên còn hạn chế.

-Kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán theo đơn vị tiền tệ.

Chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ là phương pháp chọn mẫu dựa trên số tiền của các phần tử trong tổng thể.

Kỹ thuật chọn mẫu này được sử dụng phổ biến đối với các thử nghiệm cơ bản. Đặc điểm nổi bật nhất của nó là đơn vị mẫu được chuyển hoá từ đơn vị hiện vật (các khoản mục, các hoá đơn, các loại tài sản...) sang đơn vị tiền tệ như VNĐ, USD... Trong trường hợp này, tổng thể là số tiền cộng dồn của đối tượng kiểm toán và đơn vị mẫu là từng đơn vị tiền tệ cụ thể.

Như vậy, khi sử dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên theo đơn vị tiền tệ, một khoản mục, tài sản, nghiệp vụ có số tiền lớn dễ có cơ hội được chọn hơn là đối tượng tương ứng có quy mô nhỏ hơn. Điều này giúp cho kiểm toán viên chọn được các phần tử có số tiền lớn (là các phần tử có tính trọng yếu cao hơn các phần tử khác cùng tính chất nhưng có số tiền nhỏ) mà vẫn đảm bảo tính chất ngẫu nhiên của mẫu được chọn. Tuy nhiên, nếu trường hợp các khoản mục có xu hướng khai giảm giá trị thì việc áp dụng phương pháp chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ không còn phù hợp.

Chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ cũng sử dụng các kỹ thuật chọn mẫu ngẫu nhiên phổ biến: Bảng số ngẫu nhiên, chương trình chọn số ngẫu nhiên hoặc phương pháp chọn mẫu hệ thống.

4.2.4.3. Kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán theo đơn vị tiền tệ

1/Chọn mẫu thống kê

-Kỹ thuật 1: Sử dụng Bảng số ngẫu nhiên

Kiểm toán viên muốn chọn ra 5 Khoản phải trả từ tổng thể 10 Khoản phải trả để kiểm toán.Lộ trình xuôi theo cột từ trên xuống, điểm xuất phát: Dòng 5, Cột 2 không chấp nhận mẫu trùng và chọn số có khoảng cách nhỏ hơn

STT

Nhà cung cấp	Số tiền
1	Ngân hàng INDOVINA	3.946
2	Ngân hàng P&G	17.284