những quyết định đúng đắn góp phần làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển không ngừng và bền vững.
Ngoài những tiêu chuẩn quan trọng trên, khi đưa ra quyết định ngắn hạn các nhà quản trị còn quan tâm đế các tiêu chuẩn phi kinh tế như bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, đạo đức nghề nghiệp...
7.2. Các bước ra quyết định ngắn hạn
- Thu thập và phân tích những thông tin
Để có được những căn cứ cho việc ra quyết định chính xác và hợp lý, cần thu thập thông tin và phân tích thông tin có liên quan đến việc ra quyết định ngắn hạn gắn liền với từng phương án cụ thể. Trước hết, phải thu thập tất cả các thông tin về các khoản thu và chi có liên quan đến các quyết định ngắn hạn mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được, kế toán quản trị phân tích, đánh giá, xử lý và chọn lọc những thông tin đáng tin cậy và có căn cứ khoa học, phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trong từng phương án cụ thể.
- Loại bỏ các thông tin không thích hợp
Thông tin không thích hợp là những thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh, do vậy khi nhà quản trị chọn bất cứ phương án nào thì giá trị mang lại là như nhau. Thông thường các thông tin không thích hợp là những thông tin chi phí như nhau, doanh thu như nhau và lợi nhuận như nhau. Trên thực tế các thông tin không thích hợp có thể là chi phí chìm, chi phí không thể tránh được.
Chi phí chìm là những khoản chi phí không thể tránh được trong mọi phương án đầu tư mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Như vậy, chi phí chìm là loại chi phí đã chi ra và sẽ vẫn phải chịu dù chọn phương án đầu tư nào đi chăng nữa. Cho nên, chi phí chìm không thích hợp với việc ra các quyết định trong kinh doanh do chúng không có tính chênh lệch. Chẳng hạn, doanh nghiệp mua một chiếc máy tiện vạn năng, trị giá 30 triệu đồng. Vậy, doanh nghiệp dùng máy tiện vạn năng để sản xuất ra sản phẩm gì thì đều đã phải chi ra mua máy tiện là 30 triệu đồng. Rò ràng, đây là chi phí chìm, dù quản trị doanh nghiệp có chọn phương án sản xuất tiện gì đi chăng nữa thì cũng đã chi ra là 30 triệu đồng.
Mặt khác, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin loại bỏ các khoản thu và chi như nhau trong các phương án đầu tư mà quản trị doanh nghiệp đang xem xét. Hai phương án có chi phí như nhau và kết quả như nhau thì kết cục không có tối ưu trong việc lựa chọn một trong hai phương án này. Chẳng hạn, có hai phương án đều đạt doanh thu bằng nhau, lợi nhuận thu được cũng bằng nhau. Nhưng cơ cấu chi phí khác nhau. Như vậy, hai phương án này không có sự chênh lệch về doanh thu và lợi nhuận thì dù chọn phương án nào đều giống nhau, không có kết luận là việc lựa chọn phương án này tốt hơn phương án kia và ngược lại.
- Phân tích các thông tin thích hợp
Thông tin thích hợp là những thông tin có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh. Sự khác biệt về chi phí, doanh thu và lợi nhuận do vậy nó là cơ sở để nhà quản trị đưa ra quyết định tối ưu.
Thông tin thích hợp là những thông tin hữu ích, nhờ đó có thể lựa chọn một phương án tối ưu trong nhiều phương án. Nhưng, để có được thông tin thích hợp, kế toán quản trị phải phân tích các loại thông tin nhằm loại bỏ những thông tin không thích hợp, lựa chọn những thông tin thích hợp phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn. Tuy nhiên, những thông tin có thể thích hợp ở phương án này nhưng không thích hợp ở phương án khác, có thể thích hợp ở giai đoạn này nhưng không thích hợp ở những giai đoạn khác.
7.3. Phân tích thông tin thích hợp và không thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Phân biệt thông tin thích hợp và không thích hợp là cơ sở để đưa ra các quyết định ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng đối với các cấp quản trị trong quá trình thu thập và xử lý các thông tin kế toán quản trị.
Giảm được thời gian và chi phí cho quá trình xử lý các thông tin đưa ra quyết định tác nghiệp hàng ngày. Mặt khác, hạn chế các trường hợp quá tải về thông tin từ khâu thu nhận cho tới tiến trình xử lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển, yếu tố nhanh và xử lý kịp thời thông tin được coi là tiêu thức quan trọng của các nhà quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp.
7.3.1. Phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Trong tất cả cac thông tin thu thập để xử lý đưa ra quyết định ngắn hạn, thường chia thành 2 dạng: Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp. Do vậy nhiệm vụ đầu tiên của các nhà quản trị khi đưa ra quyết định ngắn hạn cần phải phân loại thông tin trên cơ sở tổng hợp và nhận diện.
Thông tin thích hợp là những thông tin thường liên quan đến chi phí của các phương án kinh doanh. Chi phí của các phương án thường được so sánh với nhau, từ đó chọn ra một phương án có chi phí thấp nhất. Thông tin về chi phí của các phương án được coi là thông tin cơ bản nhất, do vậy để phân tích, đánh giá chính xác chi phí của từng phương án cần phải hiểu rò bản chất, quy luật của các yếu tố chi phí phát sinh Bên cạnh những thông tin về chi phí đó là doanh thu, thu nhập của từng phương
án cụ thể. Do vậy, cần phân tích doanh thu thường xuyên của các phương án, thu nhập sau khi thanh lý tài sản của từng phương án, những khoản thu nhập bất thường khác nếu có. Doanh thu cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản để tăng lợi nhuận của các phương án, do vậy đều là những thông tin quan trọng để đưa ra quyết định ngắn hạn. Tuy nhiên có những phương án cả doanh thu và chi phí đều tăng, do vậy cần so sánh tốc độ tăng của doanh thu với tốc độ tăng của chi phí để đưa ra quyết định chính xác.
Để thành công trong việc đưa ra quyết định ngắn hạn, các nhà quản trị cần sử dụng các phương pháp thích hợp để phân tích và đánh giá, song thông tin đó cũng dựa một phần vào kỹ năng quản trị doanh nghiệp trên thương trường. Trước hết độ tin cậy của các quyết định ngắn hạn thường phụ thuộc vào hệ thông thông tin kế toán quản trị cung cấp trong doanh nghiệp. Quá trình thu thập thông tin kế toán quản trị cần đảm bảo những yêu cầu như: Phù hợp, kịp thời, chính xác. Sau khi đã phân tích và đánh giá thông tin thích hợp cần đạt được những tiêu chuẩn sau:
- Thông tin có liên quan đến tương lai không? Vì các quyết định ngắn hạn phục vụ trong thời gian tới, hoạt động kinh doanh sắp xảy ra.
- Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án nhằm thuận tiện cho quá trình xem xét.
- Thông tin có cần thiết cho những dự báo tương lai không?
- Thông tin phục vụ cho những quyết định nào chuẩn bị xảy ra trong doanh nghiệp.
- Các khoản chi phí chìm và các khoản thu chi không chênh lệch không phải là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Khi nhận diện thông tin thích hợp để đưa ra các quyết định ngắn hạn, cần dựa vào những cơ sở khoa học chung, song mỗi tình huống cần dựa vào điều kiện cụ thể. Có những thông tin về chi phí luôn là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn như chi phí cơ hội, chi phí khác biệt.
Ví dụ 7.1: Một doanh nghiệp có khả năng ký kết hợp đồng với 4 công ty. Do điều kiện vốn có hạn, doanh nghiệp chỉ được phép lựa chọn 1 trong 4 hợp đồng. Hãy tiến hành phân tích chi phí để lựa chọn hợp đồng sẽ ký kết. Biết rằng thông tin về chi phí, doanh thu với các công ty như sau:
Công ty 1 | Công ty 2 | Công ty 3 | Công ty 4 | |
1. Doanh thu | 2.000.000 | 3.000.000 | 2.500.000 | 4.000.000 |
2. Chi phí | 1.800.000 | 2.700.000 | 2.150.000 | 3.580.000 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Dự Toán Dòng Tiền (Tiền Mặt, Tiền Gửi Ngân Hàng) -
Kế toán quản trị - 21 -
Thông Tin Kế Toán Quản Trị Cho Việc Ra Quyết Định Ngắn Hạn -
Kế toán quản trị - 24 -
Kế toán quản trị - 25
Xem toàn bộ 201 trang tài liệu này.
Bài giải
Công ty 1 | Công ty 2 | Công ty 3 | Công ty 4 | |
1. Doanh thu | 2.000.000 | 3.000.000 | 2.500.000 | 4.000.000 |
2. Chi phí | 1.800.000 | 2.700.000 | 2.150.000 | 3.580.000 |
3. Lợi nhuận | 200.000 | 300.000 | 350.000 | 420.000 |
4. Chi phí cơ hội | 420.000 | 420.000 | 420.000 | 350.000 |
5. Kết quả | -220.000 | -120.000 | -70.000 | 70.000 |
Nhận xét: Qua bảng tính trên, ta thấy khi xét đến chi phí cơ hội ta có: với công ty 1, 2, 3 thì chi phí cơ hội là lợi nhuận của công ty 4 và chi phí cơ hội của công ty 4 là lợi nhuận của công ty 3. Khi đã tính cả chi phí cơ hội thì công ty 4 vẫn đạt mức lợi nhuận cao nhất, vì vậy doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng với công ty 4.
7.3.2. Phân tích thông tin không thích hợp
Thông tin không thích hợp trong các phương án kinh doanh thường được loại bỏ trong quá trình phân tích, đánh giá để đưa ra các quyết định ngắn hạn. Thông tin không thích hợp là những thông tin không thỏa mãn các yêu cầu và điều kiện ở phần trên. Cụ thể đó là những thông tin:
Chi phí chìm là thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn. Thực chất chi phí chìm đó là những khoản chi phí đã xảy ra trong quá khứ mà doanh nghiệp không thể tránh được dù lựa chọn bất kỳ phương án kinh doanh nào. Ví dụ: Số tiền đã trả về quyền sử dụng đất của một doanh nghiệp trong thời hạn 49 năm, do vậy khi doanh nghiệp thực hiện bất kỳ một phương án kinh doanh nào đều phải chịu số tiền đó, chi phí về quyền sử dụng đất được coi là chi phí chìm. Hoặc doanh nghiệp đã xây dựng một nhà xưởng để sản xuất sản phẩm, chi phí khấu hao nhà xưởng cũng được coi là chi phí chìm, vì khi doanh nghiệp chọn bất kỳ công nghệ sản xuất hiện đại hay thủ công thì đều phải chịu chi phí khấu hao nhà xưởng.
Các khoản chi phí và doanh thu trong tương lai không chênh lệch giữa các phương án đều được coi là thông tin không thích hợp trong việc ra quyết định kinh doanh. Các khoản chi phí trong tương lai không chênh lệch nhau giữa các phương án trong những tình huống cụ thể cũng là những thông tin không thích hợp trong việc đưa ra quyết định ngắn hạn.
Ví dụ 7.2: Công ty Hoàng Sơn đang lựa chọn 1 trong 2 phương án: Mua máy mới hiện đại thay cho máy cũ đang sử dụng. Các thông tin về máy mới, máy cũ như sau: (ĐVT: Triệu đồng)
Máy mới | |
1. Giá ban đầu: 525 | 1. Giá ban đầu: 600 |
2. Giá trị còn lại trên sổ kế toán: 420 | |
3. Thời gian sử dụng: 8 năm | 2. Thời gian sử dụng: 8 năm |
4. Giá trị hiện tại: 270 | |
5. Giá trị trong 8 năm tới: 0 | 3. Giá trị trong 8 năm tới: 0 |
6. Chi phí biến đổi hàng năm hoạt động: 1.035 | 4. Chi phí biến đổi hàng năm hoạt động: 900 |
7. Doanh thu dự kiến hàng năm: 1.500 | 5. Doanh thu dự kiến hàng năm: 1.500 |
Yêu cầu: Hãy phân tích các thông tin về chi phí và doanh thu để chọn phương án tối ưu nhất?
Bài giải
Bước 1:
* Theo tài liệu trên các thông tin thích hợp bao gồm:
- Chi phí biến đổi để hoạt động hàng năm.
- Chi phí khấu hao máy.
- Giá bán máy cũ.
- Giá mua máy mới.
* Các thông tin không thích hợp bao gồm:
- Doanh thu hàng năm.
- Giá trị thanh lý khi hết thời hạn sử dụng.
- Giá trị còn lại trên sổ kế toán.
Bước 2: Với tài liệu trên để đi tới quyết định lựa chọn phương án mua máy mới hay vẫn sử dụng máy cũ cần nhận diện và loại bỏ các thông tin. Trước hết ta thấy “giá trị còn lại trên sổ kế toán” của máy cũ là yếu tố chi phí chìm do vậy cần loại bỏ thông tin này. Giá trị còn lại của máy cũ là 420 triệu đồng là khoản chi phí không tránh được cho dù ta chọn bất kỳ phương án nào. Trường hợp máy cũ được giữ lại sử dụng thì khoản chi phí này được coi là chi phí khấu hao. Trường hợp mang đi bán thì khoản chi phí này được tính vào chi phí nhượng bán.
Bước 3: Để phân tích các thông tin, chọn phương án tối ưu, ta lập bảng sau: Tổng hợp chi phí và doanh thu qua 8 năm hoạt động:
Sử dụng máy cũ | Mua máy mới | Chênh lệch | |
1. Doanh thu | 12.000 | 12.000 | 0 |
2. Chi phí hoạt động | 8.280 | 7.200 | 1.080 |
3. Chi phí khấu hao máy mới | 600 | -600 | |
4. Khấu hao máy cũ hoặc xóa bỏ sổ kế toán máy cũ | 420 | 420 | 0 |
5. Giá bán máy cũ | 270 | -270 | |
6. Lợi nhuận | 3.300 | 4.050 | -750 |
Từ bảng phân tích trên ta thấy phương án mua máy mới mang lại lợi nhuận cao hơn phương án dùng máy cũ là 750 triệu đồng. Do vậy nhà quản trị nên chọn phương án mua máy mới.
Ví dụ 7.3: Công ty TTP đang sử dụng công nghệ bán thủ công. Giám đốc công ty đang lựa chọn một trong hai phương án: Mua thiết bị bổ sung cho công nghệ bán thủ công nhằm giảm bớt sức lao động của công nhân hay vẫn giữ nguyên phương án ban đầu. Phòng kế hoạch dự tính mua thiết bị bổ sung 200 triệu đồng, sử dụng trong 10 năm. Các thông tin về doanh thu, chi phí liên quan đến 2 phương án như sau:
ĐVT: Triệu đồng
Phương án ban đầu | Sử dụng thiết bị bổ sung | |
1. Doanh thu | 300.000 | 300.000 |
2. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp | 100.000 | 100.000 |
3. Chi phí nhân công trực tiếp | 75.000 | 50.000 |
4. Biến phí sản xuất chung | 25.000 | 25.000 |
5. Định phí hoạt động hàng năm | 50.000 | 50.000 |
6. Chi phí khấu hao thiết bị mới | 20.000 |
Căn cứ vào bảng phân tích trên ta thấy, việc sử dụng thiết bị bổ sung đã làm cho chi phí nhân công trực tiếp tiết kiệm được 25.000 triệu đồng so với phương án ban đầu. Tuy nhiên việc mua thiết bị bổ sung phát sinh khoản chi phí khấu hao mới là
20.000 triệu đồng. Đó là những thông tin khác biệt trong tình huống này, còn lại tất cả các thông tin là như nhau, do vậy ta cần phân tích những thông tin khác biệt
Phương án ban đầu | Sử dụng thiết bị bổ sung | Chênh lệch | |
1. Chi phí nhân công trực tiếp | 75.000 | 50.000 | -25.000 |
2. Chi phí khấu hao bổ sung thiết bị | 20.000 | 20.000 | |
3. Chi phí tiết kiệm hàng năm do sử dụng thiết bị bổ sung | -5.000 |
Như vậy, quá trình phân tích các thông tin khác biệt sẽ đơn giản hơn để đưa ra quyết định nhanh và chính xác. Qua bảng phân tích trên, ta thấy doanh nghiệp nên chọn phương án mua thiết bị bổ sung tiết kiệm chi phí là 5.000 triệu đồng và đó cũng chính là mức lợi nhuận tăng thêm.
7.4. Nội dung các quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp
7.4.1. Quyết định có nên chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng đặc biệt
Bình thường các doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch ở các thị trường truyền thống. Khi doanh nghiệp muốn phát triển cần khai thác ở những thị trường mới, do vậy các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị thường chiếm tỷ trọng đáng kể. Trong trường hợp nếu có đơn đặt hàng đặc biệt thì doanh nghiệp có thể chấp nhận dễ dàng khi đơn giá bằng hoặc cao hơn đơn giá thông thường. Nhưng nếu chấp nhận với đơn giá thấp hơn thì lợi nhuận ngắn hạn có thể tăng nhưng về lâu dài thì lợi nhuận có thể giảm và ảnh hưởng tới các yếu tố khác. Trong những tình huống như vậy cần phân tích thận trọng các nhân tố tác động tới lợi nhuận doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định đúng đắn cần căn cứ vào những điểm sau:
- Khách hàng thuộc thị trường truyền thống hay thị trường mới?
- Máy móc thiết bị sản xuất đã hết công suất chưa?
- Đơn đặt hàng phải có lợi nhuận, mối quan giữa chi phí cố định trực tiếp và chi phí cố định bắt buộc.
- Khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
Ví dụ 7.4: Có tài liệu sau về tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại công ty A trong năm N như sau:
ĐVT: 1.000 đồng
Tổng số | 1 sản phẩm | |
1. Số sản phẩm sản xuất và tiêu thụ năm N | 50.000 (sản phẩm) | |
2. Doanh thu tiêu thụ | 6.250.000 | 125 |
3. Giá vốn hàng bán | 4.000.000 | 80 |
4. Lợi nhuận gộp | 2.250.000 | 45 |
5. Chi phí hoạt động | 1.100.000 | 22 |
6. Lợi nhuận trước thuế | 1.150.000 | 23 |
7. Định phí sản xuất chung | 2.000.000 | |
8. Định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp | 600.000 | |
9. Năng lực sản xuất tối đa một năm | 70.000 (sản phẩm) | |
Giả sử doanh nghiệp ký một đơn đặt hàng ở thị trường mới, với số lượng 10.000 sản phẩm với giá 50.000 đồng/sản phẩm và giao tại nơi sản xuất. Công ty phải chi cho việc ký kết hợp đồng là 30.000.000 đồng.
Yêu cầu: Phân tích xem doanh nghiệp có nên nhận đơn hàng này không?
Bài giải
Biến phí sản xuất 1 sản phẩm = (Giá vốn hàng bán – Định phí sản xuất chung)/ Số lượng sản xuất = (4.000.000 – 2.000.000)/50.000 = 40/ 1 sản phẩm
Biến phí ngoài sản xuất 1 sản phẩm = (Chi phí hoạt động – Định phí hoạt động)/ Số lượng tiêu thụ = (1.100.000 – 600.000)/50.000 = 10 / 1 sản phẩm
Tổng biến phí 1 sản phẩm = 40 + 10 = 50
Như vậy, số dư đảm phí tăng thêm khi nhận đơn hàng là: (50 – 50) x 10.000 = 0
Do chi phí tăng thêm 30.000 nên lợi nhuận của công ty tăng thêm là: 0 – 30.000 = -30.000
Lập lại báo cáo kết quả kinh doanh (ĐVT: 1.000 đồng)
Chỉ tiêu | Tiêu thụ thị trường truyền thống (50.000 sản phẩm) | Tiêu thụ thêm đơn hàng mới (60.000 sản phẩm) | Chênh lệch |
1. Doanh thu | 6.250.000 | 6.750.000 | 500.000 |
2. Chi phí khả biến | 2.500.000 | 3.000.000 | 500.000 |
a. Biến phí sản xuất | 2.000.000 | 2.400.000 | 400.000 |
b. Biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp | 500.000 | 600.000 | 100.000 |
3. Số dư đảm phí | 3.750.000 | 3.750.000 | 0 |
4. Chi phí cố định | 2.600.000 | 2.630.000 | 30.000 |
5. Lợi nhuận | 1.150.000 | 1.120.000 | -30.000 |
Nhận xét: Giá mua của đơn đặt hàng mới đưa ra là thấp so với giá bán hiện tại trên thị trường truyền thống của công ty. Vì lợi nhuận bị lỗ là 30 triệu đồng, do vậy công ty không nên chấp nhận đơn đặt hàng này.
7.4.2. Quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận trong doanh nghiệp
Trong thực tế nhiều doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề, nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau, các mặt hàng và ngành nghề có thể hỗ trợ nhau trong hoạt động kinh doanh. Khi doanh thu của một mặt hàng này tăng hay giảm đều ảnh hưởng đến doanh thu của những mặt hàng khác, do vậy tác động tới số dư bộ phận của từng hoạt động và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong các bộ phận cụ thể như sản phẩm, dịch vụ, cửa hàng, phân xưởng... hiệu quả và kết quả kinh doanh đều thấp, nhà quản trị cần xem xét và phân tích để đưa ra quyết định có nên loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh hoặc thu hẹp phạm vi hoạt động nhằm đảm bảo lợi nhuận và mức độ an toàn của doanh nghiệp cao nhất.
Quyết định này thường xảy ra phổ biến trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Do vậy khi đưa ra quyết định này cần phải phân tích dựa trên những cơ sở khoa học sau:
- Lợi nhuận của các bộ phận tạo ra cho doanh nghiệp.
- Mối quan hệ giữa chi phí cố định trực tiếp và chi phí cố định chung của từng bộ phận đối với doanh nghiệp.
- Tác động doanh thu của từng bộ phận với nhau ảnh hưởng tới doanh thu chung của doanh nghiệp.
Ví dụ 7.5: Công ty thương mại Hoàng Hà kinh doanh đa mặt hàng, báo cáo kết quả kinh doanh năm hoạt của công ty như sau: