Thực Trạng Công Tác Kế Toán Chi Phí Kinh Doanh Và Biện Pháp Giảm Chi Phí Kinh

1.2.4.4. Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.4: Kế toán chi phí hoạt động tài chính

1.3. Biện pháp giảm chi phí kinh doanh

Giảm chi phí kinh doanh là một việc làm khoa học và hết sức quan trọng nhưng nó không phải là việc cắt giảm lượng tiền một cách bừa bãi. Để giảm chi phí kinh doanh cần phải triệt để tiết kiệm mọi khoản chi tiêu, cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, bất hợp lý đồng thời phải đẩy mạnh việc sử dụng chi phí kinh doanh để tăng thêm nguồn hàng, nâng cao chất lượng phục vụ.

Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp cần xem xét tất cả các khoản chi phí kinh doanh của doanh nghiệp để xác định những chi phí nào có thể dễ dàng cắt giảm hoặc loại bỏ mà không có bất kỳ tác động tiêu cực nào. Có thể có những khoản chi

phí lặt vặt mà doanh nghiệp ưu đãi dành cho nhân viên hàng tuần thì thay vào đó nên cắt giảm để tập trung tăng quỹ thưởng cho nhân viên cuối năm.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 80 trang tài liệu này.

Đánh giá lại chi phí tiền lương của doanh nghiệp bởi lực lượng lao động, nhân viên là đại diện cho các chi phí cố định lớn nhất của doanh nghiệp, vì vậy cần phải đảm bảo rằng mức lương mỗi nhân viên nhận được thực sự đúng với vị trí và năng lực của họ. Đồng thời, khi tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp nên tuyển dụng ứng viên có đủ hoặc cao hơn trình độ yêu cầu của vị trí tuyển dụng như vậy sẽ thuận lợi cho công việc và giảm chi phí đào tạo.

Thị trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Nó vừa tạo điều kiện phát triển cho các doanh nghiệp vừa loại bỏ, đào thải các doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả. Để doanh nghiệp có thể tồn tại trên thị trường thì sản phẩm của doanh nghiệp phải được thị trường chấp nhận, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Song song với sự phát triển của xã hội thì nhu cầu của con người cũng thay đổi. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhờ việc nắm bắt tốt nhu cầu thị trường đã góp phần trực tiếp tiết kiệm chi phí kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm. Hơn nữa làm tốt công tác nghiên cứu thị trường còn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tăng tốc độ tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chi phí quản lý hành chính là những chi phí cần thiết trong công tác tổ chức quản lý kinh doanh nhất là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn. Nội dung của khoản chi phí này bao gồm tiền lương của cán bộ nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, điện thoại, tiếp khách…muốn tiết kiệm chi phí này phải chấp hành nghiêm chỉnh dự toán chi về quản lý hành chính. Cần phải căn cứ vào đặc điểm của từng khoản và tiêu chuẩn định mức để lập ra dự toán cho chi phí quản lý trong từng thời kỳ hoạt động. Khi lập dự toán chi phí, các khoản chi phí phục vụ cho đối tượng quản lý chi phí nào thì các phòng ban liên quan phải lập và trực tiếp quản lý các khoản chi phí đó, có sự kiểm tra của Giám đốc quản lý tài chính. Hơn nữa phải cải tiến phương pháp làm việc để nâng cao năng suất công tác quản lý, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý. Ngoài ra phấn đấu tăng năng suất lao động để tăng

thêm sản lượng cũng là biện pháp quan trọng để giảm bớt chi phí quản lý hành chính.

Tối đa hóa chi phí tiếp thị, quảng cáo của doanh nghiệp bằng cách sử dụng các chiến lược quan hệ công chúng chi phí thấp, phương tiện truyền thông xã hội và các công nghệ Internet. Thực hiện chiến lược tiếp thị, quảng cáo được kiểm soát nhiều hơn, tập trung nỗ lực tiếp thị của doanh nghiệp để người tiêu dùng là mục tiêu tiếp thị của doanh nghiệp. Điều này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc mà còn làm tăng tỷ lệ đáp ứng của khách hàng.

Các biện pháp trên chỉ mang tính chất chung cho các doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp khó có thể áp dụng triệt để mà phải tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của mình nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ KINH DOANH VÀ BIỆN PHÁP GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU VĨNH LONG

2.1. Đặc điểm kinh tế, tổ chức và môi trường của Công ty xăng dầu Vĩnh Long

2.1.1. Đặc điểm kinh tế của công ty

Công ty Xăng dầu Vĩnh Long tiền thân là Công ty Vật tư Tổng hợp Vĩnh

Long, được thành lập theo quyết định theo Quyết định số 360/VT.QĐ ngày

26/03/1976 của Bộ Vật tư. Có chức năng tiếp nhận và cung ứng vật tư tổng hợp cho các đơn vị trong Tỉnh.

Ngày 31/12/1994 công ty được chuyển về Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam trực thuộc Bộ Thương mại và tháng 02 năm 2002 được đổi tên thành Công ty Xăng dầu Vĩnh Long trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam – Bộ Thương mại.

Trụ sở đặt tại: 114A Lê Thái Tổ, phường 2, TP.Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: (070).3824096 – (070).3829539 – Fax: 070.3824.334

Email: vinhlong@petrolimex.com.vn Mã số thuế: 1500207131

Ngày 01/07/2010 công ty chuyển đổi thành tên Công ty TNHH MTV – Công ty Xăng dầu Vĩnh Long, có tên giao dịch là Công ty Xăng dầu Vĩnh Long viết tắt là: Petrolimex Vĩnh Long

Công ty Xăng dầu Vĩnh Long là một đơn vị thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng :

 Dầu sáng

- Xăng RON 92 và xăng RON 95.

- Diesel thông dụng ( S < 1% ) và phẩm chất cao ( S <= 0.5% ).

- Dầu hỏa.

- Dầu Mazut.

 Dầu mỡ nhờn

Dầu mỡ nhờn là của công ty xăng dầu nhờn BP Petro. Có rất nhiều loại dầu nhờn phục vụ những phương tiện hoặc máy móc khác nhau chẳng hạn như :

- Máy xăng dầu : Motoroil HD40 hoặc Power Stroke 3T, 4T, Super V2T hoặc 4T. -

- Máy dầu thông dụng : Motooil HD50, Longlike HD40 hoặc 50, Erergol HDX40.

Ngoài ra tùy các loại máy móc chuyên dùng thì có những loại dầu nhờn đặc biệt khác.

 Gas petrolimex

Hiện nay gas Petrolimex đã và đang phát triển dần dần trở thành một mặt hàng thường xuyên thông dụng của người tiêu dùng. Bao gồm nhiều loại hơi đốt của các hãng như: elfgas, petrolimex ,… Có đội ngũ công nhân lắp đặt lành nghề và đưa sản phẩm đến người tiêu dùng nhanh chóng.

 Dịch vụ vận tải và các dịch vụ khác

- Công ty có 5 đầu xe tải và 2 xà lan chuyên chở xăng dầu.

- Về các dịch vụ khác như : Các điểm rửa xe vô dầu mỡ, làm đại lý cho công ty bảo hiểm ngành, phương thức thanh toán Flexicard

Công ty đã được tổ chức QUACERT chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 và đang xây dựng tiêu chuẩn ISO 14000 về bảo vệ môi trường. Với đà phát triển và lớn mạnh không ngừng, ngày nay công ty đã có được hệ thống cơ sở vật chất với quy mô rộng khắp tỉnh Vĩnh Long, bao gồm:

- 01 Kho chứa xăng dầu, dung tích 1.610m3

- 52 Cửa hàng bán lẻ xăng dầu

- 04 Tổng Đại lý và 43 đại lý tiêu thụ xăng dầu

- 06 Cửa hàng gas

- 01 Cửa hàng kinh doanh dầu mỡ nhờn

- 01 Cửa hàng kinh doanh thiết bị xăng dầu

- 01 Đại lý Bảo hiểm Pjico

Mục đích kinh doanh của công ty là mua bán, trao đổi xăng, dầu và sản phẩm hoá dầu đáp ứng nhu cầu tiêu thụ xăng dầu trong Tỉnh, phấn đấu có doanh số và lợi nhuận cao để góp phần nộp ngân sách Nhà nước, đảm bảo ổn định đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, đồng thời tạo tích lũy để phát triển kinh doanh.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức của công ty

2.1.2.1. Tổ bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xăng dầu Vĩnh Long

Trưởng phòng TC-HC

Trưởng phòng TC-KT

Trưởng Đội vận tải

Trưởng CH KD TB XD

Trưởng CH KD DMN

và gas

Trưởng các CH XD

thuộc GĐ

CHỦ TỊCH KIÊM GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT

Trưởng phòng KD

Trưởng phòng QLKT

Trưởng Kho XD

Trưởng các CH XD TP

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

 Chú thích

TC-HC: Tổ chức – Hành chính QLKT: Quản lý kỹ thuật

XD: Xăng dầu CH: Cửa hàng

KD: Kinh doanh TP: Thành phố

TC-KT: Tài chính – Kế toán TB: Thiết bị DMN: Dầu mỡ nhờn

: Các đơn vị tham gia hệ thống quản lý ISO 9001:2008 và 14001:2010 (Nguồn: Website vinhlong.petrolimex.com.vn)

Công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng, nhân sự của công ty gồm có 136 người, trong đó:

+ Bộ phận văn phòng 37 người.

+ Bộ phận trực tiếp 99 người.

- Cơ quan quản lý cao nhất là GĐ, GĐ do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam bổ nhiệm và miễn nhiệm, là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật cũng như các cơ quan quản lý của Nhà nước.

- Các Phó GĐ được GĐ phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Phó GĐ thay mặt GĐ điều hành công ty khi GĐ đi vắng.

+ Phó GĐ kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm về tình hình bán lẻ tại các cửa hàng.

+ Phó GĐ kỹ thuật: Là người phụ trách quản lý các phòng ban trong công ty, đội vận tải, kho xăng dầu và hệ thống cửa hàng xăng dầu Thành phố.

- Các Trưởng phòng làm việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao và cũng chịu trách nhiệm trước GĐ.

+ Trưởng phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Ban GĐ trong việc vạch ra các chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing, thực hiện các hợp đồng kinh doanh, tổ chức công tác tiêu thụ để đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty.

+ Trưởng phòng Quản lý kĩ thuật: Có trách nhiệm quản lý thực hiện việc

trang bị, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, các trang thiết bị kinh doanh, các

phương tiện vận tải thuỷ bộ, đảm bảo an toàn cho công tác bảo quản hàng hóa, phòng cháy nổ, vệ sinh môi trường.

+ Trưởng phòng Tài chính – Kế toán: Có trách nhiệm kiểm tra theo dõi giám sát các hoạt động tài chính của công ty, về thống kê quản lý tiền hàng và đảm bảo nguồn vốn công ty được liên tục.

+ Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính: Có nhiệm vụ bố trí cơ cấu nhân sự cho toàn công ty, tuyển dụng lao động, tổ chức đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ, tay nghề cho công nhân viên của công ty. Cuối mỗi tháng phải báo cáo lên GĐ về cơ cấu nhân sự hiện tại của công ty và tình hình thanh toán lương, BHXH, BHYT cho nhân viên.

+ Trưởng đội vận tải: Chịu trách nhiệm quản lý công tác vận chuyển xăng dầu và hàng hóa khác từ nguồn cung cấp về công ty cũng như vận chuyển hàng đi bán, đảm bảo an toàn vận chuyển, bảo quản các phương tiện vận chuyển và báo cáo về GĐ tình hình sử dụng các phương tiện vận chuyển.

+ Trưởng kho Xăng dầu Vĩnh Long: Có trách nhiệm quản lý, giám sát tình hình xuất nhập và tồn trữ đúng kỹ thuật, bảo quản tốt xăng dầu, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường; Kiểm kê thường xuyên xăng, dầu trong kho cả về số lượng và chất lượng, đảm bảo hàng trong kho không bị sai lệch về số lượng và chất lượng so với sổ sách; Báo cáo định kỳ cho phòng kinh doanh, phòng kế toán về tình hình nhập, xuất kết quả kiểm kê trong kỳ.

+ Trưởng các đại lí, các cửa hàng bán lẻ: Chịu trách nhiệm giám sát tình hình bán lẻ xăng dầu, sản phẩm hóa dầu và các mặt hàng khác, cửa hàng là đơn vị trực thuộc và chịu sự chỉ đạo toàn diện của công ty.