Thu Thập, Xử Lý Và Sắp Xếp Thông Tin

đối với các nhà cung cấp

dịch vụ

Giai đoạn 3: Chuẩn bị

chương trình du lịch

- Chuẩn bị chương trình theo lịch trình đã thỏa thuận ban đầu với khách

- Tư vấn trước cho khách một cách lịch sự và tế nhị về những thay đổi và những rủi ro đối với

chương trình

- Trao đổi với đồng nghiệp trong đơn vị và các nhà cung cấp dịch vụ về từng chi tiết trong

chương trình theo quy trình của đơn vị

- Thiết lập mối liên lạc với những người có thể xử lý các vấn đề khi nảy sinh chậm trễ trong thực hiện chương trình và áp dụng kỹ năng đàm phán để giảm thiểu thời gian chậm trễ cũng như tác động tiêu cực đối với

khách hàng

Chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu

Chương trình du lịch

- Xây dựng quy trình trao đổi thông tin khách hàng để thông báo chính xác nguyên nhân chậm trễ và những hành động đã tiến hành để xử lý việc chậm trễ đó

- Chuẩn bị bài thuyết minh ban đầu và nội dung của các bài giới thiệu về

chương trình du lịch

Giai đoạn 4: Xác định trước

các sự việc ngoài mong đợi

- Xây dựng ngay những phương án dự phòng trước khi thực hiện

chương trình để tránh xảy ra những sự việc không mong đợi

- Đánh giá trước tình huống và hành động kịp thời

- Xác định ngay từ đầu

các nguồn trợ giúp

- Lập danh sách sự cố có thể xảy ra (khách quan, chủ quan)

- Có phương án xử lý các sự cố có thể xảy ra

Danh sách sự cố

CHUẨN BỊ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH

Thu thập thông tin, dữ liệu về tuyến, điểm du

lịch

Bước

công việc

Nội dung

Yêu cầu kỹ thuật

Dụng cụ,

trang thiết bị

Ghi chú

Giai đoạn 1: Kiểm tra lại hành trình để xác định/ lựa

chọn các điểm thăm quan sẽ đến

- Thu thập thông tin gắn với điểm thăm quan, một phần của chương trình du lịch sẽ thực hiện

- Xác định các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy về ngành du lịch

- Xử lý thông tin và sắp xếp kế hoạch nội dung cho từng điểm

tham quan sẽ đến

- Thông thạo lịch trình.

- Thông thạo tuyến điểm tham quan, dừng nghỉ

- Thông thạo các đầu mối liên hệ tại điểm tham quan (Điểm bán vé, điểm

giải trí, ý tế,

- Lịch trình

- Sơ đồ tuyến điểm

- Danh sách số điện thoại liên hệ

công an, ủy

ban…)

Giai đoạn 2: Chuẩn bị thông tin cho các hoạt động hướng dẫn

- Sắp xếp thông tin tương ứng với nhu cầu của khách hàng và cách thức thuyết minh thông tin trong hoạt động hướng dẫn

- Xác định chủ đề và dựa vào thông tin tìm hiểu được để đáp ứng nhu

cầu cụ thể của du khách

- Cấu trúc và sắp xếp nội dung bài thuyết minh một cách hấp dẫn và cuốn hút

- Xác định các phương tiện hỗ trợ bài thuyết minh phù hợp với tình huống ứng phó tại

chỗ khi cần thiết,

- Xác định rõ được tính chất tham quan của đoàn khách

- Xác định được chủ đề hướng dẫn tại điểm

- Danh sách chi tiết đoàn khách (Nơi làm việc, độ tuổi, tôn giáo, nhu

cầu tham quan …)

đồng thời đảm bảo vừa chính xác

lại vừa an toàn

Giai đoạn 3: Cập nhật kiến thức và thông tin chung về Việt Nam và các vùng địa

phương

- Xác định và sử dụng các cơ hội để duy trì thông tin hiện tại và kiến thức về Việt Nam cũng như các vùng địa phương

- Thường xuyên kết hợp một cách hợp lý kiến thức văn hóa và thông tin trong hoạt động hướng dẫn du lịch

- Cập nhật được thông tin của điểm đến