Hướng dẫn du lịch Nghề Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành - Trình độ Cao đẳng - Cao đẳng Cộng đồng Lào Cai

BÀI 6

GIẢI QUYẾT CÁC CÔNG VIỆC SAU CHUYẾN ĐI

1. Mục tiêu của bài

- Kiến thức

Trình bày được các yêu cầu, nội dung của công việc báo cáo sau chuyến đi Liệt kê được chứng từ, các bước thực hiện thanh quyết toán sau chuyến đi

- Kỹ năng:

+ Lập được báo cáo tổng kết đoàn sau chuyến đi.

+Thực hiện thanh quyết toán theo quy định

-Năng lực tự chủ và chịu trách nhiệm

+ Tự chủ trong học tập, tích cực rèn luyện nghề.

+ Có tinh thần trách nhiệm trong công việc

+ Trung thực, sáng tạo trong học tập.

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT

6.1. Lập báo cáo sau chuyến đi

a. Giai đoạn 1: Sắp xếp và xử lý hồ sơ chứng từ chương trình du lịch

- Xác định và hiểu rõ hồ sơ chứng từ để tiến hành một chương trình du lịch

- Thu thập và sắp xếp hồ sơ chứng từ chương trình du lịch

- Sử dụng hình thức nghiên cứu chính thức và không chính thức để tiếp cận thông tin hiện hành có liên quan

- Đặt sự quan tâm của khách hàng tiềm năng thành tiêu điểm của hoạt động nghiên cứu

b. Giai đoạn 2: Xây dựng cấu trúc báo cáo về khách hàng và chương trình du lịch

- Xử lý cơ sở dữ liệu và nguồn thông tin khách hàng

- Phân tích kỹ lưỡng tính thực tiễn của các chứng từ thực tế

- Mô tả việc thực hiện chương trình du lịch và cung cấp những thông tin cơ bản về đoàn khách sau chuyến đi

- Xử lý hồ sơ chứng từ đã sử dụng trong chương trình du lịch

- Đưa ra những đề xuất để hoàn thiện công việc trong tương lai

c. Giai đoạn 3 Cập nhật hệ thống báo cáo về khách hàng và chương trình du lịch

- Phân tích tỷ lệ hài lòng của khách hàng

- Xác định và tận dụng cơ hội duy trì thông tin chung về khách hàng thường xuyên và mối quan tâm của họ đối với việc hợp tác tương lai

- Chủ động tìm kiếm cơ hội để nâng cao và mở rộng kiến thức nền tảng của bản thân liên quan đến quản lý quan hệ khách hàng và hệ thống báo cáo chương trình du lịch

6.2. Thanh quyết toán chương trình

Báo cáo tài chính là một yêu cầu bắt buộc đối với hướng dẫn viên. Yêu cầu này đòi hỏi hướng dẫn viên phải cẩn thận, tỉ mỉ trong việc ghi chép toàn bộ các

khoản thu chi trong mỗi chuyến đi. Các khoản thu chi này bao gồm cả các khoản thu chi theo kế hoạch và các khoản phát sinh ngoài kế hoạch.

6.3. Phối hợp giải quyết những công việc còn lại sau chuyến đi

Sau khi hoàn thành các công việc của chuyến tham quan. Hướng dẫn viên cần thực hiện các công việc sau:

- Hướng dẫn viên cần tổng hợp toàn bộ các bản đóng góp ý kiến của đoàn khách. Thống kê các ý kiến trùng lặp và trái ngược nhau.

- Xem lại sổ nhật ký công việc cá nhân của hướng dẫn viên để tổng hợp các vấn đề xảy ra trong chuyến đi, những việc chưa làm, những phàn nàn của khách, những thiếu xót của các dịch vụ...

- Kết hợp toàn bộ các vấn đề lại. Viết bản báo cáo chi tiết bao gồm những điều đã thực hiện và chưa thực hiện được trong chuyến đi, những kiến nghị của khách hàng, những kiến nghị của bản thân, những kiến nghị về cách xử lý vấn đề của khách và của bản thân hướng dẫn viên.

* Điều kiện thực hiện và yếu tố thay đổi

Hồ sơ chứng từ có thể bao gồm:

- Phiếu xác nhận dịch vụ

- Vé

- Các mẫu phiếu đặt dịch vụ

- Danh sách phân buồng

- Bản sao những chứng từ đã trao đổi

- Phiếu thu và hóa đơn thuế

- Phiếu yêu cầu dịch vụ

- Chương trình/lịch trình

- Danh sách đoàn khách

Phần 2: HƯỚNG DẪNTHỰC HÀNH

PHIẾU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH SỐ 1

CÔNG VIỆC: GIẢI QUYẾT CÁC CÔNG VIỆC SAU

CHUYẾN ĐI

Lập báo cáo sau

chuyến đi

Bước

công việc

Nội dung

Yêu cầu kỹ thuật

Dụng cụ,

trang thiết bị

Ghi chú

Giai đoạn 1: Sắp xếp và xử lý hồ sơ

chứng từ

chương trình du lịch

- Xác định và hiểu rõ hồ sơ chứng từ để tiến hành một

chương trình du lịch

- Thu thập và sắp xếp hồ sơ chứng từ chương trình du lịch

- Sử dụng hình thức nghiên cứu chính thức và không chính thức để tiếp cận thông tin hiện hành có liên quan

- Đặt sự quan tâm

của khách hàng tiềm năng thành tiêu điểm của hoạt động

nghiên cứu