Những Vấn Đề Cơ Bản Về Khoản Mục Nợ Phải Thu Khách Hàng

dịch, số dư tài khoản hay thông tin thuyết minh mà kiểm soát nội bộ của đơn vị không thể ngăn chặn hoặc không phát hiện và sửa chữa kịp thời.

Rủi ro phát hiện (Detect Risk- DR): Là rủi ro mà trong quá trình kiểm toán, các thủ tục mà kiểm toán viên thực hiện nhằm làm giảm rủi ro kiểm toán xuống tới mức thấp có thể chấp nhận được nhưng vẫn không phát hiện được hết các sai sót trọng yếu khi xét riêng lẻ hoặc tổng hợp lại.

Mối quan hệ giữa các loại rủi ro

AR = IR x CR x DR

Trong đó:

AR: Rủi ro kiểm toán CR: Rủi ro kiểm soát IR: Rủi ro tiềm tàng DR: Rủi ro phát hiện

DR =

(IR x CR)

Mức độ rủi ro phát hiện có thể chấp nhận được dựa trên sự đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng thông qua ma trận về rủi ro phát hiện:

Bảng 2.1: BẢNG MA TRẬN XÁC ĐỊNH RỦI RO PHÁT HIỆN

Đánh giá của KTV về rủi ro kiểm soát
Cao	Trung bình	Thấp
Đánh giá của KTV về rủi ro tiềm tàng	Cao	Thấp nhất	Thấp	Trung bình
	Trung bình	Thấp	Trung bình	Cao
	Thấp	Trung bình	Cao	Cao nhất

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 143 trang tài liệu này.

(Nguồn: Giáo trình kiểm toán- Đại học kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh)

Trong bảng 2.1: “Ma trận xác định rủi ro phát hiện” trên, rủi ro phát hiện (in nghiêng và đậm) được xác định căn cứ vào mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát tương ứng.

Báo cáo kiểm toán: là văn bản do kiểm toán viên lập và công bố để trình bày ý kiến của mình về sự phù hợp giữa thông tin được kiểm tra và chuẩn mực đã được thiết lập. Báo cáo kiểm toán là sản phẩm rất quan trọng của cuộc kiểm toán và có vai trò rất quan trọng với người sử dụng.

Thử nghiệm kiểm soát: là những thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.

Thử nghiệm cơ bản: là thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng về những sai lệch trọng yếu trong báo cáo tài chính. Thử nghiệm cơ bản bao gồm hai loại thử nghiệm là: thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết.

Thủ tục phân tích: là việc so sánh các thông tin tài chính, các chỉ số, các tỷ lệ, để phát hiện và nghiên cứu về các trường hợp bất thường. Thủ tục phân tích bao gồm:

+ So sánh thông tin tài chính giữa các kỳ, các niên độ, hoặc so sánh thông tin tài chính của đơn vị với thông tin trong ngành tương tự.

+ Nghiên cứu những mối quan hệ giữa các yếu tố của thông tin tài chính, giữa thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.

+ Tính toán tỷ số lãi gộp, các giá trị chênh lệch tuyệt đối, tương đối.

Thử nghiệm chi tiết: là việc kiểm tra các nghiệp vụ hay các số dư, gồm:

+ Kiểm tra nghiệp vụ: là kiểm tra một số ít hay toàn bộ nghiệp vụ phát sinh để xem xét về mức độ trung thực của các khoản mục. Loại kiểm tra này được sử dụng khi số phát sinh của tài khoản ít, các tài khoản không có số dư hay trong trường hợp bất thường.

+ Kiểm tra số dư: là kiểm tra để đánh giá về mức độ trung thực của số dư các tài khoản có nhiều nghiệp vụ phát sinh. Thử nghiệm này được thực hiện như sau: đầu tiên kiểm toán viên phân chia số dư ra thành từng bộ phận, hay theo từng đối tượng, sau đó chọn mẫu để kiểm tra bằng phương pháp thích hợp.

2.1.2 Những vấn đề cơ bản về khoản mục nợ phải thu khách hàng

2.1.2.1 Khái niệm

“Khoản mục nợ phải thu khách hàng là một phần tài sản của doanh nghiệp, nó phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ phải thu của doanh nghiệp, với khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ theo chính sách bán chịu”

Trên bảng cân đối kế toán, nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục Phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Do đó, hiệu số giữa Phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi sẽ phản ánh số nợ phải thu thuần, tức giá trị thuần có thể thực hiện được. Riêng khoản phải thu dài hạn của khách hàng được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn”.

2.1.2.2 Đặc điểm của khoản mục nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm vì vậy rất dễ bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô.

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối tượng để các đơn vị sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận.

Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do việc lập dự phòng phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của các nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.

2.1.2.3 Hiểu biết về hoạt động kinh doanh và kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong khoản mục này. Nếu đơn vị không xây dựng HTKSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị.

Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát của nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên (KTV) cần khảo sát về HTKSNB đối với toàn bộ chu trình bán hàng.

Doanh nghiệp muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thì cần phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau. Dưới đây là chu trình bán hàng được tổ chức tại một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn:

- Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho).

Dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xem xét đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại…để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị, và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho). Trong trường hợp nhận đặt hàng qua điện thoại, fax…cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.

- Xét duyệt bán chịu.

Trước khi trao đổi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi của nợ phải thu. Một số chính sách cho việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, khả năng trả nợ…của khách hàng. Trong những môi trường mà rủi ro kinh doanh cao thì chúng ta nên yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.

- Xuất kho hàng hóa.

Căn cứ lệnh bán hàng đã được duyệt bởi bộ phận xét duyệt bán chịu, bộ phận kho (thủ kho) sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng.

- Gửi hàng.

Tại đây, bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng hóa cho khách hàng. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn bao gồm một số thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và những thông tin khác có liên

quan. Bộ phận gửi hàng nên tổ chức độc lập để hạn chế sai sót trong việc xuất hàng và ngăn ngừa các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa kho với người nhận hàng.

- Lập và kiểm tra hóa đơn.

Hóa đơn sẽ cung cấp thông tin cho khách hàng số tiền mà họ phải trả nên phải lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng. Bộ phận lập hóa đơn sẽ có trách nhiệm:

+ Kiểm tra số hiệu chứng từ chuyển hàng

+ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).

+ Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.

+ Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.

+ Tính ra số tiền cho từng loại và số tổng cho cả hóa đơn. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng cần kiểm tra kỹ số liệu trên hóa đơn.

Tổng cộng hóa đơn phát sinh trong ngày được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn sẽ được dùng để ghi vào tài khoản sổ chi tiết nợ phải thu của từng khách hàng. Để kiểm soát chức năng lập hóa đơn, đơn vị có thể:

+ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã duyệt.

+ Quy định rõ ràng về chính sách chiết khấu.

+ Trước khi gửi đi, hóa đơn cần được kiểm tra bởi người độc lập với bộ phận lập hóa đơn.

- Theo dõi thanh toán.

Bộ phận kế toán sẽ theo dõi các khoản nợ phải thu do bán hàng. Kế toán liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập kế hoạch và phân công đòi nợ.

Để giảm thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp nhưng phải lưu ý vì họ vẫn có thể thông đồng. Ngoài ra, thường xuyên gửi thông báo công nợ định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý cho khách hàng. Điều này sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu và còn giúp xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch về số liệu giữa đơn vị với khách hàng.

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá.

Nếu khách hàng không chấp nhận số hàng do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ sẽ gửi trả lại đơn vị. Vì vậy, đơn vị phải có một bộ phận tiếp nhận, xét duyệt và khấu trừ những khoản nợ phải thu liên quan đến hàng bị trả lại. Một số đơn vị khách hàng sẽ có lập chứng từ về việc trả hàng hay giảm giá, lúc này đơn vị có thể sử dụng chứng từ này làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ nêu trên.

- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:

+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên;

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn;

- Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.

Một khi không còn hy vọng thu hồi được khoản nợ mà khách hàng đã nợ quá hạn, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét, đề nghị cấp thẩm quyền cho phép xóa sổ những khoản nợ này. Dựa vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi sổ. Để phòng ngừa, hạn chế các gian lận (chẳng hạn như nhân viên chiếm dụng khoản tiền khách hàng đã trả rồi che giấu bằng cách xóa sổ như một khoản nợ khó đòi) có thể xảy ra trong việc xóa sổ nợ khó đòi, đơn vị cần quy định chặt chẽ hơn thủ tục xét duyệt trước khi xóa sổ.

2.1.3 Kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng

2.1.3.1 Mục tiêu kiểm toán

- Hiện hữu: Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép đều có thực tại thời điểm lập báo cáo.

- Đầy đủ: Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng có thực đều phải được ghi nhận đầy đủ.

- Quyền sỡ hữu: Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị.

- Ghi chép chính xác: Những khoản nợ phải thu khách hàng phải được ghi chép đúng số tiền gộp trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết của nợ phải thu khách hàng với sổ cái.

- Đánh giá: Các khoản dự phòng phải thu khó dòi được tính toán hợp lý để giá trị thuần của nợ phải thu khách hàng gần đúng với giá trị thuần có thể thực hiện được.

- Trình bày và công bố: Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản nợ phải thu khách hàng, bao gồm việc trình bày đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng cũng như công bố đầy đủ các vấn đề có liên quan như: các khoản cầm cố, thế chấp.

2.1.3.2 Các sai sót và gian lận thường gặp trong kiểm toán nợ phải thu khách hàng

- Khoản nợ phải thu khách hàng trình bày trên BCTC không có thực do các khoản phải thu khách hàng bị ghi khống, hoặc tồn tại những khoản phải thu đã thu hồi nhưng chưa được ghi giảm nợ phải thu.

- Các khoản phải thu khách hàng không được phân loại đúng như thực tế khi mà khả năng thu hồi các khoản nợ ấy trong năm tiếp theo là rất thấp.

- Đối với việc phát hành hóa đơn:

+ Phát hành hóa đơn nhưng thực tế không xảy ra nghiệp vụ mua bán hàng, bán hàng cho những khách hàng không có thực.

+ Phát hành hóa đơn không phù hợp về ngày: doanh nghiệp phát hành hóa đơn trước ngày thực tế bán hàng nhằm thay đổi tình hình tài chính hoặc để đạt một doanh số kế hoạch trong kỳ.

+ Đã bán hàng và giao hàng cho khách hàng nhưng chưa phát hành hóa đơn để ghi nhận doanh thu và nợ phải thu.

- Trong việc quản lý công nợ:

+ Đánh giá sai về tình hình tài chính của khách hàng dẫn đến cấp hạn mức tín dụng và ngày công nợ sai.

+ Chính sách bán chịu của công ty không rõ ràng, nhất quán.

+ Đánh giá sai về chất lượng các khoản phải thu khách hàng.

+ Trích lập dự phòng sai hoặc không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đầy đủ theo quy định.

+ Xóa nợ khó đòi sai.

+ Không kiểm soát được kế hoạch thu đòi công nợ.

+ Gian lận gối đầu (Lapping): được thực hiện bằng cách ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản thu sau đó. Do đó sẽ làm cho số dư tài khoản nợ phải thu khách hàng được công bố sẽ cao hơn mức thực tế,và chỉ khi nào đối chiếu công nợ chi tiết và thường xuyên mới phát hiện được.

- Đối với việc ghi chép theo dõi nợ phải thu khách hàng trên sổ sách:

+ Đơn vị hạch toán sai đối tượng khách hàng.

+ Đơn vị không có sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng.

+ Phát sinh Nợ tài khoản 131 không đối ứng với phát sinh Có các tài khoản như 511, 515, 711. Phát sinh Có tài khoản 131 không đối ứng với phát sinh Nợ các tài khoản 111, 112.

+ Bù trừ công nợ giữa TK 331 với TK 131 mà không có biên bản xác nhận của hai bên.

Gửi bình luận