Đặc Điểm Kiểm Toán Các Khoản Phải Thu Ở Người Mua Hàng

2.5. Đặc điểm kiểm toán các khoản phải thu ở người mua hàng

Các khoản phải thu ở người mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên có q uan hê

chăṭ chẽ với quá trình tạo nên chu trình bán hàng - thu tiền. Tuy nhiên, do “ đô ̣trê”̃ quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của

của

bảng cân đối tài sản , cũng là số dư của các tài khoản phải thu ở khách hàng là số lũy kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này . Cùng với thời điểm

phát sinh và thời han thanh toań khać nhau , các khoản phải thu còn liên quan đến

nhiều người mua có đặc điểm , điều kiên kinh doanh , quản lý và khả năng thanh toán

khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn , nơ ̣ khó đòi hoăc không đòi đươc ơ

người mua. Do đó với các khoản phải thu này , viêc trình baỳ , thuyêt́ minh rõ cać

khoản phải thu cần được coi là công việc kiểm soát nội bộ . Để kiểm soát đươc cać

khoản phải thu và bảo đảm thu được tiền , các công ty phải theo dòi giám đốc thường

xuyên trên các bảng kê , nhâṭ ký ; cuối kỳ , cần lâp ra ban̉ g cân đối gi ữa doanh thu với

các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lai

, bảng cân đối giữa các khoản nợ

quá hạn vớ i các thời han khać nhau… M ục đích chủ yếu công việc kiểm soát này là

góp phần giải quyết các quan hê ̣thanh toán sòng phẳng và bảo đảm hiêu quả kinh

doanh nói chung. Theo đó , mục tiêu trình bày trong kiểm toán cần được quan tâm đầy đủ. Cũng từ đó , các trắc nghiệm phân tích cần được sử dụng tri ệt để cả trong lập kế

hoạch, chương trình kiểm toán lân

trong thưc

hành kiểm toán kết hơp

trắc nghiêm

trưc

tiếp các số dư. Măṭ khác, nếu hàng hóa và tiền măṭ đã thu là những tài sản tồn taị trong

đơn vi ̣đươc

kiểm toá n với hình thái vâṭ chất cu ̣thể nên có thể kết hơp

kiểm kê với các

phương pháp ki ểm toán khác thì các khoản phải thu lại không xác minh dễ dàng như vâỵ . Do đó, trong kiểm toán các khoản phải thu , phương pháp điểu tra thôn g qua chon

mâu

và lấy xác nhân

có thể coi là môt

đăc

thù riêng trong viêc

thưc

hiên

các muc

tiêu

và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu . Bảng 2.5 là ví dụ về những mục tiêu kiểm

toán đặc thù các khoản phải thu cùng những ví du ̣về các thủ tuc kiêm̉ toań chủ yêú

tương ứ ng với các muc tiêu đó .

Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục (cách thức ) quan troṇ g nhất để đáp ứ ng

các mục tiêu hiệu lực , điṇ h giá và kịp thời (đúng thời han

). Theo thông lê ̣quốc tế , xác

nhân

các khoản phải thu (điều tra để xác minh ) cùng với xem xét hiện vật (kiểm kê)

các tài sản là hai yêu cầu phổ biến . Xác nhận này được kết hợp với các trắc nghiệm

công viêc

(nghiêp

vu ̣) để xác minh và phát hiện những sai phạm liên quan đến các

khoản thu không có thật , đến số tiền còn chưa rò ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ

khó đòi hay không đòi được . Măc

dù xác nhân

này không bảo đảm phát hiên

moi

sai

lầm nói trên nhưng vân

tin cây

hơn các trắc nghiêm

nghiêp

vu ̣vì nó tao

ra bằng chứ ng

từ người đôc

lâp

ở bên ngoài đơn vi ̣đươc

kiểm toán. Tuy nhiên, xác nhận này có ít khả

năng phát hiên

hết các khoản bỏ sót do nó dưa

vào một bảng kê các kh oản phải thu

trong đó thường không có nghiêp vu ̣bỏ sót và có thể khoan̉ bỏ sót naỳ ban̉ thân mua

cũng không có liên quan hoặc không xác minh được . Do đó , viêc

kết hơp

giữa trắc

nghiêm

nghiêp

vu ̣mô ̣ t cách hê ̣thống với xá c nhân

là đòi hỏi tất yếu . Tất nhiên nếu

trắc nghiêm

nghiêp

vu ̣cho thấy hê ̣thống kiểm soát nôi

bô ̣có hiêu

lưc

thì xác nhân

các

khoản phải thu cần được giảm bớt và ngược lại.

Bảng 2.5. Mục tiêu và thủ tuc kiểm toá n cá c khoản phải thu của người mua hàng

Mục tiêu kiểm toán chung

Mục tiêu kiểm toán khoản phải thu	Ví dụ về thủ tục kiểm toán tương ứ ng thường dùng
Hơp̣ lý chung	- Số dư các tài khoản bán hàng và thu tiền đều hơp̣ lý.	- Kiểm tra bảng kê hoăc̣ bảng cân đối về thu tiền ở những khoản có quy mô lớn hoăc̣ có dấu hiêụ bất thường. - Tính toán các tỷ suất và theo dòi những biến đổi lớn so với năm trước.
Chính xác cơ hoc̣	- Các khoản phải thu trong bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền theo thời hạn khớp đúng với sổ theo dõi thu tiền và số tổng côṇ g đươc̣ chuyển đúng vào sổ cái.	- Chọn ra một số tài khoản phải thu đối chiếu với sổ thu tiền và sổ cái. - Côṇ g laị các trang và côṇ g dồn bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền và đối chiếu các tài khoản liên quan trên sổ cái.
Hiêụ lực	- Các khoản phải thu ghi trong bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều có thâṭ.	- Lấy và theo dõi xác nhâṇ của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết hơp̣ choṇ các khoản có quy mô nhỏ điển hình.
Trọn vẹn (đầy đủ )	- Chọn ra môṭ số tài khoản (người mua ) từ bảng kê hoặc b ảng cân đối để đối chiếu với sổ chi tiết về thu tiền.	- Côṇ g laị bảng kê hoăc̣ bảng cân đối các khoản phải thu và đối chiếu với sổ cái. - Đối chiếu hóa đơn bán hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu. - Các khoản phải thu đã phát sinh trong quá trình bán hàng chưa đươc̣ xử lý đều ghi đầy đủ .
Quyền và nghiã vụ	- Kiểm tra dấu hiêụ đã ghi sổ các bản lưu hóa đơn liên quan đến khoản phải thu có chú ý khoản chiết khấu, hồi khấu. - Điểu tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý có liên quan về sư ̣ đầy đủ cả trong cơ cấu và trong thủ	- Các khoản phải thu trong bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều thuôc̣ sở hữu của công ty (không tính các khoản chiết khấu, hồi khấu v.v…).

Có thể bạn quan tâm!

• Ý Kiến Của Kiểm Toán Viên Trình Bày Trên Báo Cáo Kiểm Toán
• Mục Tiêu Kiểm Toa ́ N Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
• Mục Tiêu Kiểm Toán Với Công Việc Kiểm Soát Nội Bộ Chủ Yếu Và Trắc Nghiệm Nghiệp Vụ Bán Hàng
• Kiểm toán tài chính - 10
• Chu Trình Mua Hàng - Thanh Toán Với Vấn Đề Kiểm Toán
• Mục Tiêu Kiểm Toán Với Kiểm Tra Chi Tiết Số Dư Nợ Phải Trả

Xem toàn bộ 220 trang tài liệu này.

tục với các khoản thu tiền đươc̣ ghi sổ.
Tính giá	- Các khoản phải thu trong bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều đươc̣ tính giá đúng (cả về tổng số và riêng các khoản có thể thu đươc̣ ).	- Lấy và theo dõi xác nhâṇ của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết với choṇ điển hình các khoản thu có quy mô nhỏ . - Trao đổi với các nhà quản lý bán chịu về khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và đánh giá khả năng thu đươc̣ tiền.
Phân loaị	- Các khoản phải thu trong bảng kê hoăc̣ bảng cân đối thu tiền theo thời hạn được phân loại đúng.	- Đối chiếu các khoản phải thu trên bảng kê hoặc bảng cân đ ối thu tiền theo thời haṇ với chứ ng từ và sổ chi tiết. - Điểu tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý về các khoản phải thu trên các chứ ng từ và sổ chi tiết để xác minh viêc̣ phân loaị.
Trình bày	- Các khoản phải thu đều đươc̣ trình bày và thuyết minh rõ.	- Đối chiếu các bảng cân đối về khoản phải thu với phân loại các khoản mục trên bảng cân đối tài sản và bản giải trình. - Kiểm tra các hóa đơn thu tiền , các biên bản hop̣ giao ban có liên quan và trao đổi với nhà quản lý về các khoản phải thu không rò ràng và xác minh lại các giải trình của giám đốc.
Kịp thời	- Các nghiệp vụ về thu tiền đều ghi đúng thời hạn trong quan hệ với nghiêp̣ vu ̣bán hàng.	- Chọn các nghiêp̣ vu ̣bán hàng ở cuối kỳ này và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứ ng từ vâṇ chuyển có liên quan , có chú ý ngày vận chuyển thực tế và ngày ghi sổ. - Kiểm tra các lô hàng trả laị sau ngày lâp̣ bảng khai tài chính và quan hê ̣đến kỳ quyết toán.

Khi áp duṇ g thủ tuc

xác nhân

cho khoản phải thu , kiểm toán viên phải quyết điṇ h

về loaị xác nhân phải chọn.

, về ngày thưc

hiên

và về kích cỡ mâu

chon

và về những khoản muc

Về loai xác nhận : có hai loại thông dụng cho xác nhận khoản phải thu là xác

nhân

khẳng điṇ h và xác nhân

phủ điṇ h.

Xác nhận khẳ ng điṇ h đòi hỏi thông báo quả quy ết của con nợ (người mua) trên

mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản n ợ tiền hàng của chủ nợ (người bán) hoăc đúng,

hoăc

sai , hoăc

có phần lưu ý . Trong trường hơp

này , mọi giấy yêu cầu xác nhận của

kiểm toán viên đều đươc trả lời.

Xác nhận phủ điṇ h chỉ đòi hỏi thông báo của con nợ (người mua) khi ho ̣không

đồng tình với số tiền ghi trên giấy yê u cầu xác nhân của người mua.

và gửi trên báo cáo hà ng tháng

Với xác nhân

khẳng điṇ h , khi chưa nhân

đươc

trả lời , thường phải làm thêm

những trình tư ̣ xác minh . Do đó, xác nhận này là bằng chứng đáng tin cậy hơn xác

nhân

phủ điṇ h . Ngươc

laị , với xác nhân

phủ điṇ h , viêc

không trả lời cũng coi là phu

điṇ h ngay cả khi người mua không biết có yêu cầu xác nhân

. Bù lại, xác nhận phủ định

có chi phí ít hơn nên với chi phí như nhau có thể thực hiện được nhiều xác nhận phủ

điṇ h có chi phí ít hơn nên với chi phí như nhau có thể thưc

hiên

đươc

nhiều xác nhân

phủ định hơn xác nhận khẳng định . Quyết điṇ h lo ại xác nhận nào là tùy thuộc vào phán đoán của kiểm toán viên , phương hướng chung có thể đưa ra cho những tình

huống cần sử duṇ g xác nhân khẳng điṇ h là :

- Khi có số ít các tài khoản phải thu (tài khoản chi tiết theo co n nơ) (số tiền) lớn.

có quy mô

- Khi có nghi vấn tài khoản phải thu (chi tiết theo con nơ) phạm.

chứ a đưn

g khả năng sai

- Khi có căn cứ để khẳng điṇ h người mua xem thường viêc

xác nhân

(như tỷ lê

trả lời xác nhận khẳng định ở kỳ trước đaṭ thấp chẳng han).

- Khi có văn bản pháp quy yêu cầu người môi giới và thương gia phải thưc để đảm bảo lành mạnh trong hoạt động thương mại .

hiên

Khi những tình huống trên không xuất hiên

, đăc

biêṭ là khi đã kết luân

tính hữu

hiêu

của hê ̣thống kiểm soát nôi

bô ̣về các khoản phải t,hcuó thể sử dụng xác nhận phủ địn.h

Cũng có thể kết hợp cả hai loại xác nhận trên theo hướng chung và xác nhận khẳng điṇ h sử duṇ g trong nhữ ng tài khoản trọng yếu (quy mô lớn và khả năng sai phaṃ nhiều), còn xác nhận phủ định dùng cho những trường hợp bổ sung khác .

Về thời gian (điṇ h ngày): giấy xác nhân

đươc

gử i đến người mua để trắc nghiêm

số dư của các t ài khoản phải thu ghi trên bảng cân đối tài sản . Do đó , ngày gửi giấy xác nhận cần gần với ngày lập bảng . Tuy nhiên có thể do yêu cầu phải hoàn thành

công viêc

kiểm toán trong thời gian gấp nên giấy xác nhân

có thể phải gử i vào ngày

trước khi lâp

bảng . Trường hơp

này có thể chấp nhân

nếu hê ̣thống kiểm soát nôi bô

hữu hiêu

và không có những rủi ro dân

đến mất khả năng thanh toán . Do vây

, nếu

quyết điṇ h xác nhân khoan̉ phaỉ thu trước n gày cuối năm thì cần trắc nghiệm những

nghiêp

vu ̣xảy ra giữa ngày xác nhân

và ngày lâp

bảng cân đối tài sản .

Về cỡ mâu đi như sau:

chon

: có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến số lượng các xác nhận phải gửi

- Tính trọng yếu của các khoản phải thu: nếu số dư của các khoản phải thu có quy

mô lớn so với số dư các tài sản khác thì kích cỡ mâu

chon

lớn hơn .

- Số lượng các khoản phải thu : tất nhiên, số xác nhân gử i đi sẽ nhiêù với đơn vi

chuyên bán hàng với quy mô lớn , chủng loại hàng hóa nhiều và quan hệ mua bán mở

rôṇ g ở nhiều người mua và ngươc

laị .

- Mức đồng đều về quy mô các khoản phải thu : nếu tất cả các tài khoản phải thu có quy mô xấp xỉ nhau thì xác nhận cần có sẽ ít hơn khi quy mô các tài kho ản này rải

ra hàng loaṭ số tiền khác nhau. Loại xác nhận được sử dụng : với xác nhân phủ điṇ h thi

giấy xác nhân

gử i đi rõ ràng phải lớn hơn xác nhân

khẳng điṇ h .

- Những kết quả đánh giá hê ̣thống kiểm soát nôi

bô ̣cùng các trắc nghiêm

ứ ng d.uṇ g

- Những kết quả xác nhân của năm trước.

- Khả năng phá sản của khách hàng và những nhân tố tương tự ảnh hưởng đến rủi ro kiểm toán dư ̣ kiến.

- Về các khoản muc

phải chon

để xác nhân

: cần chú ý đến quy mô của số dư và

đô ̣dài thời gian của các khoản phải thu . Thông thường , trọng điểm của xác nhận là

những số dư lớn và đã kéo dài nhiều tháng . Tuy nhiên cũng cần kết hơp nhiên các khoản còn laị .

chọn ngâu

Duy trì viêc

kiểm soát của kiểm toán viên trong xác nhân

: để bảo đảm thu nhận

đươc

ý kiến khách quan của người mua và chất lươn

g của bằng chứ ng từ xác nhân .

Trường hơp

công ty đươc

kiểm toán đảm nhân

môt

vài khâu gử i đến khâu phu ̣trơ ̣ nào

đó cũng cần có kiểm tra của kiểm toán viên . Đia

chỉ nhân

giấy xác nhân

phải là đia

chi

của công ty kiểm toán ; giấy xác nhân

đươc

gử i qua bưu điên

cũn g là yếu tố tao

cơ sơ

cho viêc

thu thâp

ý kiến khách quan . Nếu giấy yêu cầu xác nhân

bi ̣trả laị , cần xem xét

kỹ lý do : có thể người mua đã thay đổi địa chỉ thật song cũng có khả năng gian lận trong bán hàng và thu tiền.

Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời thường đươc

thưc

hiên

theo trình tư

chăṭ chẽ. Thông thường, nếu không nhân

đươc

giấy xác nhân

gử i lần thứ nh ất, cần gử i

tiếp lần thứ hai. Nếu sau lần thứ hai mà vẫn không nhậ n đươc̣ , cần có cách thứ c hỗ trơ

để xét tính hiệu lực của số dư tài khoản . Theo đó , với moi

xác nhân

khẳng điṇ h không

đươc

phản hồi từ người mua có thể thưc

hiên

các cách hỗ trơ ̣ sau :

Trắc nghiêm

các khoản thu tiền mă t

tiếp theo : có thể giấy xác nhận khôn g đươc

phản hồi là do khoản phải thu không có hiệu lực hoặc đã có thỏa thuận trả tiền vào thời

gian xác nhân

. Do đó viêc

xem xét các bằng chứ ng thu tiền măṭ tiếp theo sau qua đối

chiếu các chứ ng từ nhân

tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu là môt

cách thứ c hỗ trơ

tích cực cho cả các giấy xác nhận khoản phải thu chưa đ ược phản hồi và các khoản

không ăn khớp giữa nghiêpbằng chứ ng cu ̣thể.

vu ̣bán hàng không thu đươc

tiền với số tiền đã thu với

Thẩm tra chứ ng từ bán hàng và thu tiền như : hóa đơn bán hàng để định rò bên

mua và ngày lâp

hóa đơn để tính tiền cho người mua ; chứ ng từ vân

chuyển để xác điṇ h

hiêu

lưc

của nghiệp vụ vận chuyển.

Việc thực hiện bằng các cách thức hỗ trợ này tùy thuộc vào tính trọng yếu của những khoản xác nhận không được phản hồi vào loại sai lầm phát hiện được trong xác nhận đã được trả lời cùng đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, trong điều kiện bình thường nên làm cách thức hỗ trợ vừa để xác minh bổ sung, vừa làm cơ sở suy luận từ mẫu cho đến quần thể mẫu.

Phân tích sai lệch: Khi có kết quả xác nhận, cần xác định lí do dẫn đến các khoản chênh lệch giữa sổ sách và xác nhận. Thông thường, chênh lệch này bao gồm:

- Khoản tiền phải thu ghi sổ đã được thanh toán: yếu tố này xuất hiện có thể do tiền còn đang chuyển, tiền đã tới nhưng chưa ghi sổ, bỏ sót không ghi sổ, gian lận để biển thủ tiền thu bán hàng.

- Người mua chưa hoặc không nhận được hàng: Độ trễ của ghi sổ so với thời điểm bán hàng thường do bên bán ghi sổ vào ngày vận chuyển còn bên mua ghi sổ vào ngày nhận hàng. Vì vậy, cần khảo sát cụ thể để nhận định ranh giới giữa hàng đang trên đường tới với hàng không vận chuyển hoặc không đến người mua.

- Hàng bán bị trả lại: Chênh lệch giữa số sách với xác nhận có thể bao gồm khoản hàng bán bị trả lại do ghi chép không đúng hoặc thủ tục giao trả chưa hoàn tất…Để xác minh rò chênh lệch cần khảo sát yếu tố này như những phần chênh lệch khác.

- Sai lệch trong quá trình ghi số hoặc bán hàng : Nghiệp vụ bán hàng được ghi số khi vận chuyển. Có thể sau đó lại phát sinh sai sót như: tính giá hàng hóa, hàng hóa hư hỏng, người mua không nhận đủ số lượng hàng…Cần khảo sát sự định giá và trọn vẹn của các loại nghiệp vụ tương tự như vậy.

Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lí xác nhận, kể cả các thủ tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này . Đồng thời cần thực hiện khoa học việc suy rộng từ mẫu chọn đến quần thể khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác minh không ảnh hưởng nhiều đến khoản mục phải thu .

Trên cơ sở đó quyết định cu ối cùng về số dư các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứ ng kèm theo.

Trắc nghiệm những khoản phải thu đã xóa sổ và khoản thu không ghi sổ: Các

khoản tiền bán hàng không thể thu được tiền cần xóa sổ và là tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra thiếu sót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận để biển thủ khoản tiền thực tế đã thu. Do vậy, cần trắc nghiêṃ toàn diện các khoản tiền hàng đã xóa sổ . Thủ tục thông thường cho những trắc nghiệm này là t hẩm tra lại việc xét duyệt xóa sổ của người có trách nhiệm. Trong trường hợp

cần thiết phải xem xét cả môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc

tính của người được giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ với người phê duyệt xóa sổ.

Khả năng sai phạm ghi sổ các khoản phải thu còn chứa đựng ở việc “đánh lận” giữa những khoản thực tế đã thu tiền nhưng vẫn còn chuyển vào sổ sách thành khoản thu để biển thủ số tiền đã thu hoặc che giấu khoản tiền mặt thâm hụt . Trong trường hợp này buộc phải kiểm tra lại chứng từ đặc biệt là các giấy báo hoặc báo cáo thu tiền

và giấy biên nhận số tiền đã nộp. Phương pháp này thường tốn thời gian nên phải kết

hợp với việc khảo sát và đánh giá những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ về thu tiền.