Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than

than chưa triển khai xây dựng. Với những công ty đã triển khai xây dựng bộ quy tắc ứng xử thì chủ yếu vẫn mang tính khẩu hiệu mà chưa thực sự quan tâm xây dựng các tiêu chí cụ thể nhằm đánh giá tính hiệu quả và tính tuân thủ trong quá trình thực hiện.

- Vai trò của HĐQT và Ban kiểm soát đối với KSNB: Một số công ty không đảm bảo tỷ lệ thành viên độc lập tối thiểu trong HĐQT để đảm bảo tính khách quan trong hoạt động kiểm soát. Các tiêu chuẩn của Ban kiểm soát được xây dựng làm tiêu chuẩn bổ nhiệm mà chưa kiểm tra việc duy trì tiêu chuẩn trong cả nhiệm kỳ. Bên cạnh đó, các công ty chưa có cơ chế thưởng khi HĐQT, BKS phát hiện sai phạm.

- Về cơ cấu tổ chức và phân quyền: Hoạt động tái cơ cấu hiện nay đang tập trung vào sáp nhập công ty, nhà máy, phân xưởng mà ít quan tâm đến tái cơ cấu tổ chức phòng ban và con người. Quá trình tái cơ cấu tại các công ty chủ yếu là giảm theo cơ học mà chưa xây dựng các phương án và lộ trình cụ thể để đưa ra phương án tinh giản tối ưu nhằm đảm bảo giữ được các công nhân có tay nghề, giảm về số lượng lao động, phòng ban, đơn vị nhưng hiệu quả công việc của toàn công ty vẫn được duy trì.

- Công tác quy hoạch cán bộ vẫn mang tính định hướng của lãnh đạo đương nhiệm mà chưa thực sự quan tâm đến nguyện vọng của tập thể. Việc thí điểm thi tuyển các chức danh lãnh đạo để tăng tính cạnh tranh và đảm bảo tính khách quan trong quá trình lựa chọn cán bộ chưa được các công ty áp dụng. Quá trình luân chuyển cán bộ trong quy hoạch để tích luỹ kinh nghiệm và tăng cường khả năng học hỏi, nắm vững quy trình, nghiệp vụ chưa được các công ty quan tâm triển khai thực hiện. Công tác đánh giá công việc KPIs tại các công ty chủ yếu thực hiện đối với cán bộ quản lý theo quy định của Tập đoàn mà chưa mở rộng xây dựng chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho từng bộ phận.

- Tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than, trách nhiệm giải trình ít được quy định cụ thể tại văn bản quy định, quy chế của công ty mà chủ yếu thực hiện giải trình khi có dấu hiệu nghi ngờ sai phạm, phát hiện sai phạm thông qua kết quả thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

Thứ hai, về đánh giá rủi ro

- Xác lập mục tiêu: Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than hiện nay tập trung xây dựng mục tiêu sản lượng khai thác, sản lượng tiêu thụ mà chưa phân loại thành các nhóm mục tiêu như mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ, mục tiêu quản trị rủi ro... Mục tiêu sản lượng được xây dựng trên các các con số và tiêu chí cụ thể tuy nhiên chưa gắn liền với mục tiêu năng suất. Cải thiện năng suất là yếu tố quyết định để nâng cao năng lực cạnh tranh với thị trường quốc tế nhưng vẫn mang tính định tính mà chưa được xây dựng trên một đơn vị thành phẩm.

- Đánh giá rủi ro: Mặc dù công tác đánh giá rủi ro đã được các công ty cổ phần khai thác và chế biến than quan tâm nhất định dựa trên các rủi ro đã nhận diện. Tuy nhiên, rủi ro tài chính trong những năm gần đây chưa được các công ty khắc phục và đưa ra giải pháp xử lý triệt để.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.

- Đánh giá nguy cơ gian lận: Các phương thức để nhận diện các gian lận tiềm tàng và hiện hữu như triển khai đường dây nóng, hòm thư góp ý, xây dựng vị trí chuyên trách tiếp nhận các phản ánh đối với hành vi gian lận chưa được nhiều công ty triển khai thực hiện.

- Quản trị sự thay đổi: Nhà quản trị hiện đang tập trung đánh giá những thay đổi đã xảy ra mà chưa thực sự quan tâm nhận diện những thay đổi có khả năng xảy ra trong tương lai. Việc xây dựng các giả thiết có thể xảy ra trong tương lai giúp công ty và các nhà quản lý chủ động lường trước các yếu tố tác động xấu đến doanh nghiệp để đưa ra các giải pháp phòng ngừa rủi ro.

Thứ ba, về hoạt động kiểm soát

- Xây dựng các hoạt động kiểm soát

Tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than hoạt động kiểm soát sau vẫn tồn tại lỗ hổng chưa được giải quyết triệt để trong nhiều năm. Cụ thể, công tác kiểm soát, đánh giá đã nhận diện được nguy cơ mất an toàn tài chính tuy nhiên công tác kiểm soát khắc phục chưa đưa ra phương hướng, các chỉ tiêu kiểm soát cụ thể để cải thiện tình hình tài chính.

Kiểm soát viên và người đại diện phần vốn nhà nước tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than được trả mức thù lao chưa tương xứng, chưa khuyến khích các cá nhân này thực hiện công việc một cách hoàn toàn trách nhiệm và công tâm. Ngoài ra, việc bổ nhiệm kiểm soát viên theo nhiệm kỳ và thường là cán bộ kiêm nhiệm nên không mạnh dạn luân chuyển. Việc luân chuyển những cán bộ chủ chốt và kiểm soát viên giữa các công ty là cần thiết vì sự kiểm soát chéo, luân chuyển chéo giữa các công ty không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn, tăng tính đồng đều, nhất quán trong hoạt động kiểm soát, quản lý.

Hoạt động kiểm soát trong công tác mua sắm, đấu thầu trong nhiều năm vẫn tồn tại thực trạng tỷ lệ giảm thầu thấp, chưa mở rộng được nhà cung cấp để tăng tính cạnh tranh mặc dù đã được kiểm toán nhà nước chỉ ra cụ thể tại các gói thầu mua sắm.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát:

Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than tập trung đẩy mạnh cơ giới hóa sản xuất mà chưa thực sự quan tâm phát triển công nghệ thông tin song hành để đáp ứng yêu cầu tự động hóa ngày một cao. Một số công ty vẫn chưa thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh trong hệ thống phần mềm, ứng dụng. Nhiều cá nhân vẫn chủ quan trong việc duy trì tính bảo mật của tài khoản truy cập các ứng dụng; công tác lưu trữ, copy dữ liệu từ phần mềm

chưa được đào tạo bài bản có thể dẫn đến nguy cơ virut, mất dữ liệu...

- Về chính sách và thủ tục kiểm soát

Chính sách kiểm soát nợ vay tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than vẫn còn những rủi ro nhất định, phần lớn các doanh nghiệp đang tận dụng vốn vay quá mức, một số doanh nghiệp tỷ lệ vốn vay/ vốn chủ sở hữu vượt quá quy định của nhà nước. Việc lạm dụng vốn vay ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro thanh toán của doanh nghiệp nếu dòng tiền thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh không đảm bảo. Rủi ro mất an toàn lao động tại các công ty có xu hướng giảm nhưng vẫn xảy ra trong những năm gần đây. Điều này thể hiện chính sách và thủ tục kiểm soát tại các doanh nghiệp chưa được triển khai triệt để, vẫn để tồn tại tình trạng lơ là, chủ quan của người lao động trong quá trình sản xuất, khai thác.

Thứ tư, về thông tin và truyền thông

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Báo cáo quản trị của công ty tập trung vào tính toán giá thành và sự biến động tăng giảm của một số chỉ tiêu mà chưa chú trọng đến phân tích hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than phụ thuộc vào công tác triển khai của Tập đoàn. Trong khi các công ty cổ phần khai thác và chế biến than là những doanh nghiệp có quy mô lớn, với tiềm lực tài chính mạnh và có nhiều nét tương đồng về hoạt động sản xuất, mô hình tổ chức nhưng thiếu sự phối hợp trong việc cùng triển khai hệ thống ERP.

- Truyền thông: Kênh truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên chưa được quan tâm xây dựng. Lượng thông tin truyền thông công khai ra bên ngoài chưa nhiều, mới chỉ dừng lại ở mức độ khái quát. Đặc biệt là thông tin phải công bố công khai định kỳ như kết quả thực hiện kế hoạch SXKD, báo cáo quản trị của doanh nghiệp.

Thứ năm, về giám sát

Tại các công ty CP khai thác và chế biến than đa phần thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ lồng ghép với phòng thanh tra và trực thuộc Giám đốc. Việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Giám đốc sẽ thiếu tính độc lập, khách quan trong quá trình giám sát. Thành viên HĐQT của một số công ty chưa bố trí thành viên độc lập theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hoạt động giám sát hiện nay mới chỉ chú trọng đến công tác phát hiện sai phạm mà ít quan tâm đến quá trình thực hiện các kiến nghị trong quá trình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Quá trình hậu kiểm các kiến nghị thực hiện theo hình thức đơn giản thông qua báo cáo mà ít thực hiện kiểm tra trực tiếp. Điều này dẫn đến có nhiều sai phạm chưa được khắc phục triệt để mà vẫn có thể lặp lại trong quá trình thực hiện tại các đơn vị.

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế

Nguyên nhân khách quan

- Một là, chính sách giá cả chưa phù hợp với cơ chế thị trường

Giá bán than hiện nay thực hiện theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Giá bán than của công ty mẹ là công cụ điều tiết giá cả đầu vào và đầu ra của nhiều ngành kinh tế và các ngành sản xuất. Giá bán than của các công ty khai thác và chế biến than được xây dựng trên giá thành sản xuất và lợi nhuận định mức trên cơ sở được TKV phê duyệt. Với sự điều tiết hai cấp về giá: Chính phủ kiểm soát giá của Tập đoàn, Tập đoàn điều tiết giá của các công ty sản xuất tạo không ít khó khăn trong việc chủ động xây dựng kế hoạch doanh thu và lợi nhuận do không thể xác định trước những thay đổi về chính sách và những thay đổi của thị trường vĩ mô tác động đến giá bán.

- Hai là, rủi ro trong hoạt động khai thác là rất lớn

Rủi ro trong hoạt động khai thác khoáng sản nói chung và hoạt động khai thác than nói riêng luôn tiềm ẩn yếu tố khó xác định trước do phụ thuộc

nhiều vào điều kiện tự nhiên, thiên nhiên. Chính vì vậy, những tác động bất lợi từ điều kiện ngoại cảnh sẽ làm gia tăng chi phí, chậm tiến trình khai thác và thậm chí có thể đánh đổi cả tính mạng của người lao động.

- Ba là, sự độc quyền và sở hữu nhà nước vẫn chiếm tỷ trọng lớn

Với vị thế gần như độc quyền cung ứng than trên thị trường và nền kinh tế bao cấp kéo dài đã tạo vị thế kém chủ động trong môi trường sản xuất kinh doanh. Yếu tố độc quyền kèm theo ưu đãi nhiều mặt từ chính sách đã tạo tư tưởng chậm chuyển đổi điều này dẫn đến khó khăn trong việc chấp nhận thay đổi đặc biệt trong giai đoạn tái cơ cấu như hiện nay ảnh hưởng không nhỏ đến việc thiết kế và vận hành KSNB.

- Bốn là, ảnh hưởng của suy thoái kinh tế và dịch bệnh

Năm 2020 và năm 2021 là hai năm ảnh hưởng nặng nề của dịch bệnh Covid-19 đã tác động đến nền kinh tế toàn thế giới. Điều này khiến cho ngành than gặp phải không ít khó khăn trong nhập khẩu máy móc, thiết bị đầu vào, một số dự án bị đình trệ do các chuyên gia nước ngoài không thể sang Việt Nam để hướng dẫn lắp đặt, vận hành máy móc, công nhân nghỉ dịch... Bên cạnh đó, nhu cầu than của các nước trên thế giới và các hộ sử dụng than trong nước giảm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính, sản lượng tiêu thụ của các doanh nghiệp.

Nguyên nhân chủ quan

- Một là, do nhận thức và quan điểm của nhà quản lý

Các nhà quản lý của các doanh nghiệp đa phần đã nhìn nhận được vai trò quan trọng của KSNB. Tuy nhiên, việc triển khai KSNB tại các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự quyết liệt, cùng với đó chưa có quy định mẫu cụ thể từ Tập đoàn nên chủ yếu các doanh nghiệp vẫn tự tìm hiểu, học tập lẫn nhau, mang yếu tố ngắn hạn mà chưa chú trọng phát triển một cách bài bản. Các nhà quản lý cũng chưa thực sự quan tâm đến việc xây

dựng nền móng giá trị đạo đức thông qua việc xây dựng và ban hành các văn bản pháp quy về quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn đạo đức cho các bộ phận, vị trí trong doanh nghiệp.

- Hai là, cơ chế chính sách với đội ngũ kiểm soát

Cơ chế thưởng phạt đối với bộ phận kiểm soát chưa đảm bảo khích lệ nâng cao tinh thần trách nhiệm và cống hiến. Đặc biệt, chưa gắn trách nhiệm của kiểm soát viên đối với những sai phạm của đơn vị được phát hiện trong hoạt động kiểm tra, giám sát.

- Ba là, nền tảng công nghệ chưa đáp ứng được yêu cầu ngày một cao của quá trình khai thác

Quy mô của doanh nghiệp cần xây dựng tỷ lệ thuận với sự phát triển của khoa học công nghệ nhất là trong hoạt động kiểm soát. Trong những năm gần đây, các công ty đã tập trung quan tâm đầu tư phát triển khoa học công nghệ mới. Tuy nhiên, việc phát triển khoa học công nghệ mới chủ yếu vẫn dựa vào nước ngoài. Khối lượng các đề tài về khoa học công nghệ không hề ít, được đầu tư nguồn tiền lớn nhưng việc ứng dụng vào thực tế còn ít hiệu quả. Các đề tài quan tâm đến nhiệm vụ bảo vệ thành công nhiều hơn là tính ứng dụng vào thực tiễn. Bên cạnh đó, chưa xây dựng cơ chế hậu kiểm để đánh giá tính khả thi đối với các đề tài này. Song hành với nền tảng khoa học công nghệ là trình độ của cán bộ nhân viên trong quá trình vận hành và công tác tham mưu để cải thiện, phát triển công nghệ. Bộ phận KSNB chưa quan tâm đến tiêu chí cán bộ am hiểu sâu rộng về công nghệ thông tin, với mỗi nền tảng công nghệ khi đi vào triển khai chưa có sự tham gia của bộ phận kiểm soát ngay từ đầu để nắm rõ các quy trình.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2‌

Trong phạm vi chương 2 tác giả đã khái quát về các công ty cổ phần khai thác và chế biến than từ đó phân tích các đặc điểm và các rủi ro của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành KSNB. Trên cơ sở khung COSO với 5 yếu tố và 17 nguyên tắc, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng để chỉ ra nhân tố nào tác động tới việc hoàn thiện KSNB của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than. Từ các nhân tố tìm được tác giả đi sâu vào nghiên cứu định tính trong việc đánh giá thực trạng KSNB. Cuối cùng, căn cứ vào kết quả nghiên cứu, các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế trong KSNB tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đã được tác giả chỉ ra làm căn cứ xây dựng các giải pháp hoàn thiện trong chương 3.