Bộ Tài chính để thực hiện theo đúng biểu mẫu. Kết hợp với phần mềm máy tính để thực hiện các chứng từ điện tử, in ấn chứng từ, ngoài ra các doanh nghiệp còn thiết kế các chứng từ riêng để phục vụ công tác hạch toán ban đầu và phục vụ yếu tố kiểm soát như lệnh xuất than, bảng chia lương cá nhân, giấy chứng nhận giám định chất lượng than...
- Hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than được áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/3/2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các tài khoản chi tiết được mở đến cấp 4 tùy thuộc vào đặc thù riêng của mỗi đơn vị. Trong điều kiện hiện nay các tài khoản đều được mã hóa trên phần mềm kế toán bằng cách từ mã số hiệu tài khoản ban đầu, sau đó thêm số hoặc chữ tiếp sau theo một quy luật nhất định của mỗi doanh nghiệp.
- Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán:
Hiện nay các công ty CP khai thác và chế biến than đều sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để đảm bảo tính thống nhất trong Tập đoàn. Hình thức Nhật ký chứng từ cho phép kết hợp với trình tự thời gian theo các nội dung kinh tế giúp các DN theo dõi chi phí theo từng đối tượng một cách dễ dàng.
Hệ thống sổ kế toán tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than được mở theo đúng quy định. Ngoài ra còn thiết kế các mẫu sổ chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung kinh tế, đối tượng chi phí theo yêu cầu của nhà quản trị. Hình thức kế toán được sử dụng kết hợp với các phần mềm kế toán như: Bravo, Fast, Esoft… hỗ trợ cho công tác hạch toán nhanh hơn, đảm bảo tính chính xác cao.
- Hệ thống báo cáo kế toán:
Báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính được lập theo yêu cầu bắt buộc hàng năm trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều phải được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán độc lập có uy tín trên thị trường. Các báo cáo tài chính đã được kiểm toán và các tài liệu cần thiết gửi về công ty mẹ để lập báo cáo hợp nhất. Ngoài ra, để đảm bảo công khai, minh bạch hóa thông tin tài chính thì tất cả các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều thực hiện chế độ công khai trên cổng thông tin điện tử. Quá trình công khai minh bạch hóa tạo niềm tin của bên thứ 3 có liên quan và tăng cường sự giám sát không chỉ từ phía tập đoàn mà từ các đối tác, người lao động, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước…
Báo cáo kế toán quản trị:
Theo quyết định số 2971/QĐ-HĐQT, Tập đoàn quy định cụ thể 21 biểu mẫu kế toán quản trị (Phụ lục 10). Để đảm bảo tính đồng nhất cho các doanh nghiệp trong tập đoàn, phương pháp trình bày từng chỉ tiêu trong các báo cáo được quy định cụ thể. Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than căn cứ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc thù của đơn vị mình để chỉnh sửa và cụ thể hóa các chỉ tiêu trong báo cáo, tuy nhiên phải có sự chấp thuận của Tập đoàn bằng văn bản.
Báo cáo quản trị góp phần thông báo cho nhà quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, góp phần giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định và chính sách phù hợp với điều kiện của DN. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát 35,6% đối tượng được khảo sát cho rằng các báo cáo quản trị quy định tại công ty CP khai thác và chế biến than mới chỉ mang tính chất đo lường mà chưa đi sâu vào phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các báo cáo phân tích sẽ giúp cho các nhà quản lý thấy những dấu hiệu biến động bất thường, tìm hiểu nguyên nhân của sự biến động để xác định yếu tố khách quan, chủ quan ảnh hưởng đến quá trình hoạt động là tốt hay xấu.
- Hệ thống ERP
Từ năm 2010 Tập đoàn đã có cái nhìn mạnh dạn khi hướng tới nghiên cứu, triển khai hệ thống ERP, đã tiến hành xây dựng đề án “Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp” theo Quyết định số 2078/QĐ-TKV ngày 30/8/2010. Tuy nhiên, cho đến nay đề án hiện vẫn chưa hình thành sản phẩm trong thực tiễn. Năm 2018, Tập đoàn tái khởi động xây dựng hệ thống ERP và hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin với việc giao Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin xây dựng đề án và triển khai, vận hành hệ thống công nghệ thông tin với 3 mục tiêu triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm dùng chung trong toàn Tập đoàn trên nền tảng Hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP). [53]
Việc triển khai xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống ERP là một bước đi cần thiết trong quá trình quản trị góp phần đẩy mạnh công tác thu thập dữ liệu đầu vào, dễ dàng kiểm soát dữ liệu, cũng như hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Thành công của hệ thống ERP tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than phụ thuộc rất lớn vào đơn vị triển khai dự án là Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát có một lượng không nhỏ, 33,6% cá nhân khảo sát không tin tưởng về sự thành công của đề án đang triển khai.
Thứ hai, truyền thông nội bộ
Giá trị trung bình của biến quan sát truyền thông nội bộ đạt 3.47. Hoạt động truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác tuyên truyền, phổ biến các thông tin mà các cấp lao động trong nội bộ doanh nghiệp nắm bắt và chấp hành. Đối với các công ty cổ phần khai thác và chế biến than có lực lượng lao động lớn, chủ yếu là lao động sản xuất nên công tác truyền thông chủ đạo bằng văn bản, bằng miệng giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng, ban trong đơn vị. Bên cạnh đó, công tác truyền thông bằng Tạp chí
Than – Khoáng sản Việt Nam đã được áp dụng nhiều năm liên tục nhưng không ngừng đổi mới để đảm bảo gần gũi với người lao động, tuyên truyền các sáng kiến, kinh nghiệm trong sản xuất, chia sẻ những tấm gương sáng trong chính doanh nghiệp góp phần thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và nỗ lực phấn đấu trong sản xuất. Tạp chí là lựa chọn hữu hiệu của lao động ngành than để đọc trong quỹ thời gian ít ỏi trong lúc giải lao, giao ca và khắc phục được những thiếu thốn trong sản xuất khi không có máy tính, sóng điện thoại chập chờn trong vùng khai thác.
Ngày 30/01/2018, Tập đoàn đã cho ra mắt trang web Media.vinacomin.vn và hiện nay 8 công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều có trang web riêng. Đây được coi là bước đột phá nhằm phát triển mạng lưới truyền thông nội bộ bắt kịp với tốc độ phát triển của thông tin điện tử. Thông tin điện tử được nhiều cán bộ và người lao động đón nhận khi việc sử dụng smartphone ngày càng phổ biến, từ đó dễ dàng lan toả các thông điệp truyền thông từ Tập đoàn cũng như các doanh nghiệp thành viên. Bên cạnh đó, nhằm đa dạng các các hình thức tiếp cận thông tin thì trang web còn mở rộng tính năng liên kết đến các trang mạng xã hội như facebook, zalo... Qua đó, người xem có cái nhìn trực quan, dễ dàng nắm bắt chính xác thông tin, chủ động cập nhật kịp thời, nhanh chóng các tin tức, sự kiện, hoạt động sản xuất kinh doanh nổi bật của ngành Than, của TKV và đơn vị cơ sở...
Từ kết quả khảo sát cho thấy đa số đều cho rằng truyền thông đạt hiệu quả từ cấp trên xuống cấp dưới (82,9%). Đối với hoạt động truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên thì có tới 53,4% các đối tượng khảo sát cho rằng chưa đạt hiệu quả. Hoạt động truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới với mục đích chính là thông tin về yêu cầu, mệnh lệnh của nhà quản lý, mục tiêu của doanh nghiệp... Ngoài ra, còn xây dựng công tác truyền thông mang tính tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các nội dung theo định hướng của nhà quản
trị. Hoạt động truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên chủ yếu là những phản ánh, phản hồi mệnh lệnh, yêu cầu của cấp trên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Việc xây dựng kênh truyền thông này thể hiện sự lắng nghe của nhà quản lý và khả năng giải quyết vấn đề, đáp ứng các yêu cầu, nguyện vọng của người lao động.
Thứ ba, truyền thông bên ngoài
Các nguồn thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp luôn có tính khách quan nhất định nên cần phải chọn lọc, xử lý thông tin một cách phù hợp để báo cáo với nhà quản trị có phương án hoạt động phù hợp. Tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than, nguồn thông tin từ kiểm toán độc lập luôn được coi là nguồn thông tin đáng tin cậy cung cấp không chỉ cho nhà quản lý mà còn là thông tin hữu ích cho các cổ đông, các nhà đầu tư tương lai. Kiểm toán độc lập không chỉ cung cấp những thông tin trung thực, hợp lý của BCTC mà còn đánh giá KSNB của các công ty.
Bên cạnh các thông tin tài chính được cung cấp bởi kiểm toán độc lập thì các công ty cổ phần khai thác và chế biến than còn có sự kiểm tra, giám sát tính tuân thủ bởi các cơ quan nhà nước như: Kiểm toán nhà nước, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan tài nguyên và môi trường, thanh tra chính phủ... Các cuộc thanh kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho các công ty cổ phần khai thác và chế biến than những sai phạm, những tồn tại trong việc tuân thủ pháp luật để từ đó giúp doanh nghiệp khắc phục hậu quả và phòng ngừa những sai phạm trong tương lai.
2.2.6. Thực trạng yếu tố giám sát
Kết quả sau khi nhận được 146 phiếu khảo sát về tính hữu hiệu của KSNB thông qua yếu tố ảnh hưởng là giám sát có kết quả giá trị trung bình như sau:
Bảng 2.16: Giá trị trung bình của các biến giám sát
N | Giá trị nhỏ nhất | Giá trị lớn nhất | Giá trị trung bình | Độ lệch chuẩn | |
Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những nhân tố nào của KSNB có hiện hữu và đang hoạt động | 146 | 1 | 5 | 3.64 | .870 |
Đơn vị đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục | 146 | 1 | 5 | 3.21 | .821 |
GS | 146 | 1 | 4.5 | 3.35 | .657 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Giá Trị Trung Bình Của Các Biến Đánh Giá Rủi Ro -
Giá Trị Trung Bình Của Các Biến Hoạt Động Kiểm Soát -
Giá Trị Trung Bình Của Các Biến Thông Tin Và Truyền Thông -
Đánh Giá Tính Hữu Hiệu Của Kiểm Soát Nội Bộ -
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam - 21 -
Định Hướng Và Mục Tiêu Phát Triển Của Các Công Ty Cổ Phần Khai Thác Và Chế Biến Than Thuộc Tập Đoàn Công Nghiệp Than - Khoáng Sản Việt Nam
Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu SPSS - phụ lục 4)
Kết quả cho thấy giá trị trung bình của biến giám sát bằng 3.35. Đây là kết quả tương đối cao trong 5 biến nhân tố cấu thành của KSNB. Trong đó giá trị trung bình của 2 biến giám sát có giá trị chênh lệch tương đối lớn, biến quan sát Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những nhân tố nào của KSNB có hiện hữu và đang hoạt động có giá trị trung bình ở mức cao là 3.64, biến quan sát Đơn vị đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục có giá trị trung bình ở mức thấp là 3.21.
Thứ nhất, triển khai hoạt động giám sát
- Hoạt động giám sát thường xuyên:
Hoạt động giám sát sử dụng khoa học công nghệ trong giai đoạn hiện nay được nhiều Tập đoàn trên thế giới áp dụng do mang lại hiệu quả cao khi đáp ứng yêu cầu giám sát khách quan, giảm tải nguồn lực trong quá trình vận hành giám sát. Tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than những năm gần đây đã phát huy hiệu quả ứng dụng công nghệ cao trong quá trình giám sát thường xuyên. Các công ty hiện nay đã triển khai hệ thống camera giám
sát, hệ thống đếm chuyến tự động, hệ thống cấp phát nhiên liệu tự động, phần mềm giám sát điện năng... Cụ thể, có thể kể đến phần mềm giám sát quản lý điện năng do Viện Khoa học công nghệ Mỏ thiết lập có tên Epower management. Đây là phần mềm giám sát điện năng tự động giúp nhà quản lý điều hành bố trí phụ tải hợp lý vào các giờ cao điểm, bình thường, thấp điểm. Bên cạnh đó, phần mềm có thể đưa ra được các thông số (dòng điện nhu cầu, công suất nhu cầu..) mà từ đó người vận hành có thể đánh giá về tình hình cung cấp và bảo vệ hệ thống cung cấp điện cũng như đưa ra các dự đoán về sự cố có thể xảy ra. Phần mềm hệ thống cũng có khả năng xác định chi phí, tính toán hóa đơn tiền điện cho các công trường phân xưởng giúp công ty quản lý và cập nhật chi phí một cách thường xuyên, tự động [63].
+ Áp dụng hệ thống camera trong hoạt động giám sát sản xuất, quản lý tài nguyên. Quá trình sản xuất thường thực hiện tại hầm lò và các khu vực có điều kiện khó khăn nên việc áp dụng hệ thống camera chủ yếu được các công ty CP khai thác và chế biến than tiến hành lắp đặt, theo dõi tại khu vực chế biến, kho bãi. Quá trình giám sát sử dụng camera đã phát huy hiệu quả rõ rệt trong quá trình kiểm soát dòng than, phương tiện vận chuyển ra vào kho bãi.
Quá trình giám sát ứng dụng khoa học công nghệ đã giảm bớt các khâu trong hoạt động giám sát. Nếu như trước kia, hoạt động giám sát thường đi từ dưới lên trên thì nay lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng đều có thể tham gia vào quá trình giám sát, điều hành ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào, góp phần giảm bớt nguồn lực, đồng thời giảm thiểu thất thoát tài nguyên, đảm bảo an toàn trong hoạt động sản xuất.
Hệ thống giám sát từ xa giúp cho các nhà quản lý điều hành thuận lợi, giảm bớt sức lao động và góp phần tăng độ tin cậy, hiệu quả của quá trình giám sát. Bên cạnh đó, hệ thống giám sát còn góp phần tăng cường công tác
an ninh, bảo vệ trang thiết bị tài sản, tránh thất thoát tài nguyên, đảm bảo kỷ cương trong lao động.
+ Hoạt động giám sát của hội đồng thành viên: Tổng Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành doanh nghiệp theo đường lối, chủ trương của Tập đoàn, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Phát huy vai trò giám sát của HĐTV với Tổng Giám đốc, các doanh nghiệp xác định rõ các nội dung giám sát, cụ thể: Giám sát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giám sát thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, giám sát việc bảo toàn và phát triển vốn, giám sát việc quản lý sử dụng vốn và tài sản,...
+ Hoạt động giám sát của Hội đồng quản trị: Theo quy định tại Khoản 2 điều 155 Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14; Điều 41 Luật chứng khoán số 54/2019/QH14; Điều 276 Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ hướng dẫn Luật Chứng khoán đề cập đến thành viên độc lập HĐQT nhằm nâng cao tính khách quan, độc lập trong quá trình giám sát. Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế tại các đơn vị và thu thập Biên bản đại hội đồng cổ đông thì một số công ty chưa bố trí thành viên độc lập do HĐQT tại các doanh nghiệp được bầu theo nhiệm kỳ 5 năm, đến năm 2021 chưa hết nhiệm kỳ nên gặp khó khăn trong việc thay thế, bổ sung trong nhiệm kỳ.
+ Triển khai hoạt động giám sát thông qua các báo cáo và thiết lập các chỉ tiêu giám sát kết quả hoạt động của đơn vị. Việc thực thi các văn bản quản lý của Nhà nước, Tập đoàn và tại công ty thông qua các báo cáo và các chỉ tiêu giám sát đã góp phần nâng cao trách nhiệm của cán bộ quản lý trong quá trình điều hành DN. Bên cạnh đó, từ các báo cáo của đơn vị thì BKS, đơn vị chủ quản cấp trên có những đánh giá kịp thời về hoạt động của đơn vị.
- Hoạt động giám sát định kỳ:
+ Hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán: