Kinh Nghiệm Tổ Chức Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp May Mặc Ở

mang nhãn hiệu của Nike được sản xuất tại các nhà máy ở Pakistan sử dụng lao động trẻ em,… là những minh chứng cho thấy nhiều doanh nghiệp mới chỉ chạy theo mục tiêu lợi nhuận mà quên đi trách nhiệm của họ với cộng đồng. Việc xây dựng và thực hiện các bộ quy tắc ứng xử, các hiến chương đạo đức, các yêu cầu cần phải có cách chứng nhận đạt tiêu chuẩn về điều kiện làm việc của người lao động, về bảo vệ môi trường, sự cam đoan về chất lượng sản phẩm,… đang tạo ra áp lực đối với các doanh nghiệp may mặc trên toàn thế giới. Đối với nhiều vùng, nhiều quốc gia, (đặc biệt là tại Châu Âu, Mỹ) các tiêu chuẩn về xã hội và môi trường được xem là những quy định, luật lệ chung ảnh hưởng đến thương mại quốc tế, hay là những điều kiện tiên quyết cần thiết cho việc gia nhập các thị trường. Những tiêu chuẩn này do các tổ chức công cộng và tư nhân quốc tế khác nhau, hoặc từ các nhóm người tiêu dùng, các đoàn thể cho đến các tổ chức phi chính phủ ở phạm vi khu vực hoặc toàn cầu thiết lập hoặc quy định.

Trong các tổ chức này, trước hết phải kể đến Tổ chức Trách nhiệm xã hội Quốc tế (SAI - Social Accountability International) với Hệ thống Tiêu chuẩn SA 8000 do Hội đồng ưu đãi về kinh tế (CEPAA-Council on Economics Priorities Accreddiation Agency) thuộc SAI ban hành lần đầu tiên năm 1997 [95]. Hệ thống Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên các quy định trong Công ước của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), các công ước của Liên hiệp quốc về quyền trẻ em, về loại trừ mọi hình thức phân biệt và đối xử với phụ nữ, loại trừ mọi hình thức phân biệt chủng tộc và Tuyên bố chung về quyền con người. Các nội dung cơ bản của SA 8000 đề cập đến những yêu cầu về trách nhiệm xã hội mà doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động cần phải đảm bảo trên các phương diện như: lao động trẻ em; lao động cưỡng bức; sức khoẻ và an toàn; tự do hiệp hội và quyền thương lượng tập thể; phân biệt đối xử; thi hành kỷ luật; thời gian làm việc; trả công lao động; và hệ thống quản lý. Ngay từ khi mới ban hành, SA 8000 đã nhận được sự ủng hộ của đông đảo các tổ chức phi chính phủ tại Châu Âu, Mỹ, Liên đoàn quốc tế của người lao động trong Ngành Dệt và May [32, tr128]. Bên cạnh đó, còn có sự xuất hiện của Tổ chức Công nhận Trách nhiệm Sản xuất Toàn cầu (WRAP), là một trong những tổ chức phi chính phủ được thành lập năm 2000 [95] tại Mỹ với mục đích

Đây là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời là vũ khí để doanh nghiệp đối mặt với áp lực cạnh tranh trong Ngành May toàn cầu. Hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp kinh doanh nhìn chung thể hiện ở nhiều phương diện như sức sản xuất, mức tiết kiệm và sức sinh lợi [39, tr21]. Sức sản xuất trong doanh nghiệp may mặc là loại chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất đầu ra đạt được trên một đơn vị của từng yếu tố đầu vào (lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động, vốn chủ sở hữu, vốn vay,..)[8, tr499]. Những kết quả này có thể đo lường được như tổng giá trị sản xuất sản phẩm, doanh thu bán hàng,… hoặc khó đo lường như chất lượng sản phẩm cụ thể của quần, áo,… Trong các doanh nghiệp may mặc sản xuất theo mô hình OEM (gia công sản phẩm cho khách hàng), do tỷ suất lợi nhuận trong chuỗi giá trị thấp (từ 5% -10%), để có mức lợi nhuận cao, cần phải khai thác tối đa lợi thế về quy mô hoạt động. Với đặc thù ngành sử dụng nhiều lao động, một trong các tiêu chí đánh giá sức sản xuất quan trọng thường được nhà quản lý quan tâm nhất đó là sản lượng thực hiện, năng suất lao động (kể cả đo lường bằng hiện vật và giá trị). Khi năng suất lao động thấp, sản lượng sản phẩm sản xuất không thực hiện theo đúng kế hoạch, nghĩa là không thể có hiệu quả hoạt động. Trong mối quan hệ với khách hàng, sức sản xuất còn thể hiện ở hiệu quả sử dụng lao động tạo ra những sản phẩm có chất lượng thoã mãn yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là các khách hàng khó tính nhất. Chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ phải là phương sách hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp may mặc trong việc sử dụng nguồn nhân lực đạt được năng suất lao động cao, đồng thời với đảm bảo kế hoạch sản xuất và chất lượng của sản phẩm. Để làm được điều này cần thiết kế và vận hành chính sách nhân sự phù hợp với đặc điểm nguồn nhân lực và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp may mặc, hướng đến việc tạo lập mối quan hệ hài hoà và hiệu quả giữa doanh nghiệp với người lao động.

Mức tiết kiệm chi phí trong doanh nghiệp may mặc có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau. Khái niệm tiết kiệm được chi tiết thành tiết kiệm tuyệt đối và tiết kiệm tương đối [39, tr21]. Trong doanh nghiệp may mặc, để tiết kiệm tuyệt đối trong giai đoạn mua sắm các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất (chủ yếu là nguyên vật liệu như vải, cúc, chỉ, khóa,… và các dịch vụ mua ngoài), các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế và vận hành nhằm đảm bảo các khoản chi tiêu và thanh

toán có liên quan đến các nhà cung ứng nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp thông qua kế hoạch hoặc dự toán tài chính. Việc thiết kế và thực hiện các thủ tục đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng, phê chuẩn các khoản mua sắm, kiểm soát việc tiếp nhận các yếu tố đầu vào từ mua sắm,… rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, do đặc điểm của mô hình gia công đơn thuần, giá gia công được thoả thuận và thống nhất giữa bên bán và mua trước khi thực hiện đơn hàng (thường là cố định), vì vậy, tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất cũng phải được coi trọng. Hạn chế thấp nhất tỷ lệ sản phẩm sai hỏng trong sản xuất, giảm bớt các chi phí tái chế do sửa chữa sản phẩm, thực hiện việc giao hàng đúng hẹn để tránh những thiệt hại do vi phạm hợp đồng,... là những cách thức để doanh nghiệp loại trừ được sự lãng phí trong hoạt động.

Sức sinh lợi (hay khả năng sinh lời) là loại chỉ tiêu phản ánh mức lợi nhuận đạt được trên một đơn vị của từng yếu tố đầu vào [8, tr500]. Doanh nghiệp đạt được tính kinh tế trong chi tiêu, mua sắm các yếu tố đầu vào hay năng suất lao động cao, chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng đồng nghĩa với việc gia tăng được lợi nhuận do chi phí đã được kiểm soát tốt theo sát kỳ vọng của nhà quản lý. Tuy nhiên, lợi nhuận là chỉ tiêu thể hiện chênh lệch về mặt giá trị giữa chi phí với doanh thu, nên ngoài kiểm soát tốt chi phí, nhà quản lý cần phải kiểm soát cả doanh thu theo hướng tối đa hoá nguồn thu. Mặc dù trong phương thức gia công, sức mạnh trong chuỗi giá trị dệt may toàn cầu thuộc về nhà nhập khẩu hoặc bên sở hữu thương hiệu nhưng không có nghĩa doanh nghiệp sản xuất phụ thuộc hoàn toàn vào đối tác kinh doanh. Sức mạnh của bên sản xuất được thể hiện ở khả năng đánh giá, lựa chọn và đàm phán với khách hàng về giá gia công, phương thức, thời hạn thanh toán và các vấn đề có liên quan khác. Thành công không phụ thuộc đơn thuần vào việc kiểm soát tốt giai đoạn cung ứng, sản xuất sản phẩm, mà còn ở khâu ký kết hợp đồng, thực hiện tiêu thụ và thanh toán với khách hàng. Giá gia công thấp, phương thức thanh toán với khách hàng chứa đựng nhiều rủi ro, khách hàng chậm hoặc không thanh toán là những nguyên nhân trực tiếp làm giảm doanh thu và nguồn thu của doanh nghiệp. Hơn nữa, Ngành May toàn cầu đang thực hiện sản xuất theo mô hình tam giác (đã đề cập ở trên), nên hoạt động thanh toán của doanh nghiệp may với khách hàng mang đầy đủ đặc điểm của hoạt động thanh toán quốc

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 308 trang tài liệu này.

tế vốn dĩ chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy, các thủ tục kiểm soát quá trình thanh toán với khách hàng có vai trò lớn quyết định việc đạt được chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp theo mức mà nhà quản lý kỳ vọng.

Thứ hai, hệ thống kiểm soát nội bộ phải giúp cho doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu bảo vệ tài sản

Tài sản trong doanh nghiệp may mặc bao gồm nhiều loại với những đặc điểm khác nhau dẫn đến yêu cầu quản lý, kiểm soát cũng khác nhau. Điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghiệp may gia công với doanh nghiệp sản xuất thông thường là ở nguồn hình thành và hình thức sở hữu tài sản sử dụng trong quá trình sản xuất. Bên cạnh tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như tư liệu lao động (hệ thống chuyền may; các máy chuyên dụng như máy đính bọ, thùa khuy, bàn cắt, máy là hơi…; hệ thống nhà xưởng, kho tàng,…), phần lớn đối tượng lao động (nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm may mặc) ở các doanh nghiệp may gia công theo đơn hàng thuộc sở hữu của khách hàng. Đặc biệt ở những nước sản xuất hàng may mặc không có ngành dệt và ngành công nghiệp phụ trợ phát triển như Việt Nam, tỷ lệ nguyên vật liệu thuộc sở hữu của khách hàng trong một số các doanh nghiệp may có thể lên đến 100%. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp may gia công là phải bảo vệ cả tài sản của doanh nghiệp và tài sản thuộc quyền sở hữu của khách hàng. Mất mát, thất thoát tài sản của khách hàng có thể gây ra những tổn thất lớn về chi phí, bao gồm cả chi phí tính toán được và chi phí khó có thể ước tính được. Các nguyên vật liệu (vải, khoá, cúc, chỉ,…) sử dụng trong sản xuất sản phẩm may mặc có nguy cơ mất mát cao do tính hữu dụng của nó đối với cuộc sống hàng ngày, hơn nữa lại dễ di chuyển, cất dấu. Nếu không có các thủ tục kiểm soát hữu hiệu, những nguyên vật liệu này có thể dễ dàng bị thất thoát ở nhiều khâu từ khi tiếp nhận, nhập kho, sản xuất, đến khi trở thành sản phẩm hoàn chỉnh. Mất mát, thất thoát tài sản của khách hàng có thể gây ra những tổn thất lớn về chi phí, bao gồm cả chi phí tính toán được và chi phí khó ước tính. Nếu lượng nguyên vật liệu thất thoát vượt ngoài định mức cho phép, doanh nghiệp cần phải bù đắp ngay để việc sản xuất đơn hàng không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến năng suất và sản lượng. Khi hàng giao chậm so với kế hoạch, doanh nghiệp may có thể phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng cho khách bằng đường hàng không thay vì

đường biển. Trong trường hợp này, giá gia công thấp không đủ trang trải chi phí vận chuyển cao dẫn đến hậu quả đơn hàng bị lỗ. Nếu không thể tìm nguyên, phụ liệu thay thế theo đúng yêu cầu của khách hàng, số lượng hàng giao theo hợp đồng bị thiếu, doanh nghiệp có thể bị phạt do vi phạm hợp đồng. Trên đây là những chi phí thiệt hại có thể tính toán được. Các chi phí khó ước tính thể hiện những thiệt hại lớn hơn mà doanh nghiệp không mong muốn, đó là uy tín của nhà sản xuất bị giảm sút, mất khách hàng, phải tìm kiếm khách hàng mới,…Với những lý do trên, các thủ tục kiểm soát với mục đích bảo vệ tài sản, nhất là tài sản của khách hàng trong các hợp đồng gia công cần phải được thiết kế và vận hành có hiệu quả trong doanh nghiệp may mặc.

Thứ ba, hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần giúp cho doanh nghiệp đảm bảo độ tin cậy của thông tin

Hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp may gia công phát sinh lượng thông tin lớn, bao gồm thông tin nghiệp vụ nói chung và thông tin hạch toán kế toán nói riêng. Để ra quyết định điều hành, nhà quản lý cần nhiều loại thông tin bao gồm cả thông tin chính thức và không chính thức, kể cả thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy vậy, cho dù là loại thông tin nào, đặc điểm quan trọng nhất mà thông tin cần phải đáp ứng là độ tin cậy, phản ánh đúng hiện thực hoạt động, đồng thời phải nhanh nhạy, kịp thời. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế cần phải đảm bảo được tất cả các mục tiêu này, trong đó nhấn mạnh đến thông tin phát sinh từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: chẳng hạn độ tin cậy của thời gian và kết quả công việc cho người lao động tạo ra làm cơ sở để tính toán và kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương đúng đắn; thực tế tiêu hao nguyên vật liệu làm cơ sở để xác định và kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; việc tập hợp chi phí sản xuất chung khoa học và phân bổ với tiêu thức phù hợp làm cơ sở tính giá thành sản phẩm sản xuất hợp lý…

Bên cạnh đó, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, trong doanh nghiệp may mặc cần ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để gia tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin trong tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu này đặt ra phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp may mặc do việc kiểm soát nguyên vật liệu trong những doanh nghiệp này phức tạp, các danh điểm vật tư đa dạng về

chủng loại và lớn về số lượng, hơn nữa mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc, kích cỡ và đặc tính lý hoá của sản phẩm liên tục thay đổi. Trong trường hợp doanh nghiệp may mặc tiêu thụ sản phẩm thông qua hệ thống siêu thị hoặc các chuỗi cửa hàng, việc kiểm soát tình hình tiêu thụ thông qua các chỉ tiêu doanh thu bán hàng, sản phẩm tồn kho, dự báo tiêu thụ từ đó quyết định các chương trình khuyến mãi, giảm giá hàng bán hoặc điều chỉnh kế hoạch cung ứng, sản xuất,… rất cần thiết. Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại phải đảm bảo kết nối chặt chẽ hệ thống thông tin kế toán với các phân hệ thông tin khác như sản xuất, bán hàng, nhân sự,... Trong hệ thống thông tin chung, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò cốt lõi, chủ yếu đồng thời bộ phận kế toán có nhiệm vụ kiểm soát thông tin được xử lý và cung cấp từ các bộ phận khác nhằm đảm bảo thông tin phản ánh trung thực và rõ nét nhất toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ tư, hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và đảm bảo thực hiện các giá trị đạo đức

Chuỗi giá trị dệt may thể hiện quan hệ hợp tác kinh doanh của doanh nghiệp may mặc với các đối tác trên phạm vi toàn cầu. Môi trường kiểm soát vì vậy chịu ảnh hưởng lớn từ nhiều nhân tố bên ngoài đơn vị. Doanh nghiệp may mặc xuất khẩu không những chỉ có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo luật pháp, chế độ của nước sở tại, mà cần phải quan tâm đến luật pháp và chế độ của các quốc gia nơi sản phẩm của họ được tiêu thụ. Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghiệp may xuất khẩu với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hướng nội. Nếu nhà quản lý không quan tâm đến việc tuân thủ những nguyên tắc, quy định và thể lệ trong quan hệ thương mại quốc tế, doanh nghiệp sẽ không có khả năng thành công và đứng vững trên các thị trường xuất khẩu, đặc biệt tại các thị trường Mỹ, EU, Nhật Bản với đặc trưng vốn có là hệ thống luật pháp rất chặt chẽ và khắc nghiệt.

Áp lực về thực hiện trách nhiệm xã hội trong Ngành May toàn cầu đòi hỏi nhà quản lý cần quan tâm đến các quy định về môi trường và đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. Doanh nghiệp phải thực hiện các khoản chi tiêu cho nghiên cứu, xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát nhằm tuân thủ hệ thống các tiêu chuẩn về môi trường và điều kiện làm việc cho người lao động, đồng thời

phải lựa chọn các tổ chức chứng nhận có uy tín để có được các chứng nhận về trách nhiệm xã hội (chẳng hạn như SA 8000 hoặc WRAP,…). Thêm vào đó, doanh nghiệp còn chịu sự kiểm toán định kỳ từ khách hàng của họ về mức độ tuân thủ những tiêu chuẩn này trên thực tế. Các cuộc kiểm toán có thể được thực hiện bởi chính khách hàng, hoặc bên thứ ba độc lập mà khách hàng chỉ định, với khoảng thời gian kiểm toán từ 6 tháng cho đến hai năm. Như vậy, các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định về môi trường và điều kiện làm việc của người lao động rất cần thiết nhằm đáp ứng những yêu cầu thực hiện trách nhiệm xã hội trong ngành may toàn cầu.

Thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp là thách thức nhưng cũng đồng thời là cơ hội để doanh nghiệp xâm nhập vào các thị trường lớn, xây dựng và củng cố khả năng cạnh tranh, tạo cơ hội để phát triển bền vững. Trách nhiệm xã hội thể hiện những giá trị về nhân văn và đạo đức, thúc đẩy doanh nghiệp may không chỉ quan tâm đến việc đạt được các mục tiêu của riêng họ mà còn tạo lập ý thức hướng đến việc xây dựng xã hội văn minh và tốt đẹp hơn. Vì vậy, khi hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo việc tuân thủ các quy định về trách nhiệm xã hội cũng đồng thời là lúc doanh nghiệp đảm bảo thực hiện các giá trị đạo đức. Đây là mục tiêu mới, khác biệt với các mục tiêu truyền thống mà hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn luôn hướng đến.

Như vậy, trên cơ sở phân tích đặc điểm của ngành may toàn cầu nói chung và đặc điểm của doanh nghiệp may gia công nói riêng, có thể khái quát khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ được ứng dụng trong các doanh nghiệp này như sau:

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may gia công bao gồm hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, bảo đảm việc thực hiện các giá trị đạo đức. Cơ sở thiết kế nên các chính sách và thủ tục kiểm soát không chỉ dựa trên các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và kiểm soát mà còn phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp may gia công trong Ngành May toàn cầu.

1.4. Kinh nghiệm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp may mặc ở một số nước trên thế giới

Tại Trung Quốc: Hiện nay, Trung Quốc là nước dẫn đầu về xuất khẩu các sản phẩm may với doanh thu xuất khẩu năm 2009 xấp xỉ 107 tỷ USD, chiếm khoảng 34% thị phần trên thị trường may toàn cầu. Trung Quốc có nhiều thế mạnh trong sản xuất may mặc do có lực lượng đông đảo lao động trong tổng dân số hơn một tỷ người, các ngành công nghiệp dệt và phụ trợ phát triển, hỗ trợ đắc lực cho sản xuất hàng may mặc với chi phí thấp. Các doanh nghiệp may được Chính phủ tạo các điều kiện thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh. Trước sức ép của công luận quốc tế về các vấn đề nhạy cảm như điều kiện làm việc, quyền tự do hiệp hội,… của người lao động, Chính phủ Trung Quốc đã có sáng kiến xây dựng các tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội mang “đặc thù của Trung Quốc” cho nền công nghiệp may mặc với tên gọi CSC 9000T, được Tổ chức Trách nhiệm xã hội quốc tế, Liên đoàn Lao động quốc tế, và các tổ chức phi chính phủ khác thừa nhận.

Dựa trên tiêu thức hình thức sở hữu, các doanh nghiệp may mặc Trung Quốc được chia thành ba nhóm bao gồm: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài [75, tr18] (Bảng 1.2.)

Năm 2008, trong tổng số 99 doanh nghiệp có sản lượng xuất khẩu lớn hơn 100 triệu USD, thì có đến 44 doanh nghiệp là doanh nghiệp nhà nước, 51 doanh nghiệp tư nhân và 4 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Mặc dù số lượng doanh nghiệp nhà nước chỉ chiếm 6% trong tổng số các doanh nghiệp may mặc, nhưng đây chủ yếu là các doanh nghiệp có quy mô lớn với sản lượng bình quân hàng năm cao hơn nhiều so với hai nhóm doanh nghiệp còn lại. Trước năm 1992, khi còn được nhận nhiều bảo hộ và ưu đãi từ Chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước thường được nhìn nhận là chậm chạp với cơ cấu tổ chức cồng kềnh cản trở đến sự linh hoạt và tính hiệu quả trong kinh doanh, thậm chí thường xuyên bị can thiệp từ những vấn đề nhỏ nhặt nhất từ phía Chính phủ.