Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường” dù theo kiểu “mềm” hay “cứng” đều không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ được coi là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:
Khi ký được hợp đồng thì nội dung thỏa thuận đó phải là sáng suốt (đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các đối kháng một cách công bằng, thuyết phục; là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi ích của cả cộng đồng).
Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả cho công việc.
Kết quả đàm phán phải nâng cao, mang tính tích cực giữa mối quan hệ giữa hai bên.
- Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc thương lượng”: còn gọi là “Cách đàm phán Harvard” có bốn đặc điểm:
+ Con người: Tách con người, cá nhân ra khỏi vấn đề. Chủ trương: đối với người - ôn hòa; đối với việc - cứng rắn.
Các nhà đàm phán đều mong muốn đạt được thỏa thuận đáp ứng các lợi ích của họ, vì thế mà họ tiến hành đàm phán. Ngoài ra, các nhà đàm phán còn có lợi ích trong việc giữ mối quan hệ với bên kia.
Hầu hết các cuộc đàm phán đều được tiến hành trong khuôn khổ của mối quan hệ hiện hữu và điều quan trọng là mỗi cuộc đàm phán phải giúp cho việc thúc đẩy các mối quan hệ tốt hơn chứ không phải làm xấu đi các mối quan hệ và cản trở các cuộc đàm phán sau này.
+ Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên chứ không cố giữ lập trường cá nhân.
Chủ trương: Thành thực, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình.
Có thể bạn quan tâm!
-
Các Nguyên Tắc Cơ Bản Của Giao Tiếp Trong Kinh Doanh -
Khái Niệm Và Vai Trò Của Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Kinh Doanh -
Một Số Thói Quen Xấu Khi Lắng Nghe -
Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 10 -
Một Số Kỹ Năng Giao Tiếp Phi Ngôn Ngữ -
Hoạt Động Giao Tiếp Bên Trong Doanh Nghiệp Du Lịch
Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.
+ Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay
thế.
Việc chuẩn bị nhiều phương án giúp chúng ta không bị rơi vào thế bị
động hay phải đưa ra một giải pháp vội vàng khi phương án ban đầu không được chấp nhận.
+ Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận dựa trên những tiêu chuẩn khách quan, khoa học.
Trong các kiểu đàm phán trên thì đàm phán theo kiểu nguyên tắc thương lượng có nhiều lợi thế hơn cả nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng. Nhưng muốn áp dụng thành công phải có một số điều kiện nhất định, trong đó điều kiện tiên quyết là phải có một đội ngũ đàm phán giỏi.
d. Quá trình đàm phán trong kinh doanh
Quá trình đàm phán trong kinh doanh bao gồm nhiều giai đoạn. Mỗi giai đoạn đảm trách một phần việc cụ thể của toàn bộ quá trình. Một cuộc đàm phán thông thường có thể chia thành hai giai đoạn chính: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán và giai đoạn đàm phán.
- Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Chuẩn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi. Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:
+ Xác định mục tiêu đàm phán: Nhà đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần. Giai đoạn này cũng cần xác định rõ nhu cầu, các phạm vi đàm phán.
+ Thu thập thông tin: Thông tin có vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế nhất định và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra. Kết quả của việc thu thập thông tin giúp người đàm phán đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau để có thể thỏa mãn các nhu cầu của doanh nghiệp.
+ Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Là giải pháp thỏa mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thỏa thuận bất lợi.
+ Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Nhà đàm phán cần tìm hiểu các đối tác đàm phán. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán.
+ Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Nhà đàm phán phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra.
- Giai đoạn tiến hành đàm phán: Để có sự khởi đầu tốt đẹp, người đàm phán cần tự tin, tin tưởng vào bản thân cũng như những kết quả mình muốn đạt được. Trước khi bước vào đàm phán, người đàm phán cần chú ý tới các nghi thức mở đầu, đó là các nghi thức giao tiếp xã giao như giới thiệu làm quen, chào hỏi, bắt tay,... Khi thực hiện những nghi thức giao tiếp xã giao này, cần chú ý tới yếu tố văn hóa của đối tác. Nếu có được tiếng nói chung giữa các bên, có thể dễ dàng chuyển từ những nghi lễ mang tính xã giao sang phần nội dung chính của cuộc đàm phán.
Giai đoạn tiến hành đàm phán gồm bốn bước: Trao đổi thông tin, đưa ra đề nghị, thương lượng, kết thúc đàm phán.
+ Trao đổi thông tin trong đàm phán là cơ hội tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp. Hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công.
+ Đưa ra đề nghị: Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi đàm phán, đó là con đường mà các bên đối tác phải đi để đạt được thỏa thuận. Đề nghị nên được đưa ra vào thời điểm cả hai bên đối tác đã phán đoán được vấn đề. Tùy theo những thông tin đã thu thập được, điều chỉnh đề nghị cho phù hợp. Đề nghị đưa ra cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tự tin.
+ Thương lượng: Khi nhà đàm phán đưa ra đề nghị đầu tiên của mình mà nhận được sự phản hồi của đối tác (hoặc ngược lại) thì chúng ta đã xác định được vùng thương lượng. Vùng thương lượng chính là vùng hai bên chồng lấn nhau. Mặc dù khi bước vào đàm phán tất cả các bên tham gia đều có mong muốn đạt được thỏa thuận, nhưng trên thực tế, không phải các cuộc đàm phán đều có thể đi đến điểm cuối cùng là đạt được thỏa thuận. Có nhiều lý do khiến cho một cuộc thương lượng đi vào bế tắc và kết quả là đàm phán thất bại. Khi điều này xảy ra, có thể có hai lựa chọn: Cố gắng thoát ra khỏi tình thế đó hoặc rút lui và kết thúc đàm phán.
+ Kết thúc đàm phán: Khi đã nhận được những tín hiệu cho thấy có thể kết thúc đàm phán thì hãy nhanh chóng đi đến thỏa thuận cuối cùng. Việc đạt được thỏa thuận sẽ là thời điểm kết thúc đàm phán tốt nhất. Nếu không có gì bất thường xảy ra, các nhà đàm phán chuyển sang ký kết hợp đồng.
Để có thể tìm ra một thỏa thuận tối ưu, hai bên cần chú trọng vào nhu cầu thực sự (lợi ích cốt lõi) đằng sau mỗi lập trường - nghĩa là lợi ích chứ không phải sự đối lập về lập trường. Cách đàm phán dựa trên lợi ích cốt lõi này được gọi là đàm phán trên lợi ích và cũng là cơ sở để các bên cùng thắng lợi trong đàm phán. “Cùng có lợi” là yếu tố cốt lõi của đàm phán.
2.2.2.3. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
a. Lợi ích của việc sử dụng điện thoại hiệu quả
Hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước. Trao đổi và truyền đạt thông tin.
Có thể tạo được ấn tượng tốt đẹp, tạo sự hài lòng và tình cảm gắn bó từ phía đối tác.
b. Cách giao tiếp qua điện thoại hiệu quả
- Đối với người gọi điện thoại
Hiện nay, mọi người đang có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại, điều này làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại. Vì thế, người gọi điện thoại cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện.
+ Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi.
+ Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi: Tránh gọi điện vào thời điểm không thích hợp (trừ trường hợp thật cần thiết). Cụ thể là quá sớm, quá khuya, thời gian nghỉ trưa, cuối giờ làm việc. Khi gọi đến những nơi khác múi giờ của mình, người gọi điện thoại cần phải tìm hiểu về thời gian nơi gọi đến. Nếu thật cần thiết buộc phải gọi vào thời điểm không thích hợp, hãy xin lỗi trước khi mở đầu cuộc điện đàm.
+ Việc tìm một không gian yên tĩnh để gọi điện cũng rất quan trọng. Chúng ta khó có thể giao tiếp qua điện thoại một cách hiệu quả nếu cuộc gọi bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn hoặc sự mất tập trung của mình.
+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với đối tác. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Không nên để đối tác phải chờ đợi người gọi điện tìm tòi những thông tin đó hoặc phải gọi lại lần nữa để đính chính.
+ Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói giống như mình đang đứng trước mặt người nghe. Điều này giúp người nói dễ dàng hơn trong việc tạo cảm xúc của người nghe bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.
- Đối với người nghe điện thoại
+ Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe.
+ Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điều này giúp người nghe điện thoại ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi.
+ Việc lắng nghe và tỏ ra lắng nghe là phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Đồng thời, nó cũng giúp cho cuộc nói chuyện qua điện thoại có hiệu quả hơn. Người nghe điện thoại có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi như dạ, vâng,...
+ Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc cần thiết phải kiểm tra lại. Ghi chép hoặc thu âm lại nếu cảm thấy cần thiết.
+ Xin lỗi và thương lượng khéo nếu người nghe muốn chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy hoặc hứa rằng mình sẽ gọi lại ngay khi có thể, tùy vào từng trường hợp.
Khi người nghe cảm thấy cuộc gọi quá dài và muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo, tế nhị.
2.2.3. Kỹ năng viết
2.2.3.1. Quá trình soạn thảo văn bản
Viết là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản nhất. Trong hoạt động kinh doanh, việc soạn thảo các văn bản như báo cáo, biên bản, tờ trình; các loại
thư từ như thư đặt hàng, thư trả lời các khiếu nại, thư chúc mừng và nhiều loại văn bản khác là một công việc thường xuyên. Do đó, rèn luyện kỹ năng viết là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Cũng giống như người thuyết trình thường có tâm lý căng thẳng, hồi hộp khi lên diễn đàn, đặc biệt là lần đầu tiên, thì người soạn thảo các văn bản, hay viết thư từ trong doanh nghiệp cũng có rất nhiều khó khăn, trở ngại. Trong nhiều trường hợp, người soạn thảo văn bản không biết viết gì, không biết bắt đầu như thế nào. Viết theo chủ đề nhất định là một việc không đơn giản, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Có thể chia quá trình này thành hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị viết và giai đoạn viết.
a. Giai đoạn chuẩn bị viết: là bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo. Để có thể tạo lập một văn bản như ý, người viết cần quan tâm đến những nội dung sau:
* Xác định chủ đề chung của văn bản
Xác định chủ đề chung của văn bản tức là phải xác định nội dung viết. Điều này rất quan trọng đối với tính thống nhất của văn bản. Bởi vì tất cả các ý được trình bày trong văn bản phải phục vụ cho chủ đề chung. Nếu người viết không thực hiện được điều này thì văn bản sẽ trở nên không rõ ràng, lan man.
* Nghiên cứu các tài liệu cần thiết
Người viết cần nghiên cứu các tài liệu cần thiết nhằm thu thập thông tin, số liệu, các ví dụ cụ thể để minh họa cho các ý được diễn đạt trong văn bản. Các thông tin này càng đầy đủ và chính xác thì hoạt động viết càng dễ dàng, thuận lợi.
* Lập dàn ý cho văn bản
Lập dàn ý cho văn bản là công việc quan trọng, nó giống như việc lập bản thiết kế cho một công trình. Trong văn bản, các ý cần được trình bày đầy đủ, cân đối, chặt chẽ, mạch lạc.
- Xác định các ý lớn.
- Xác định các ý nhỏ trong mỗi ý lớn; các ý nhỏ có nhiệm vụ cụ thể hóa, triển khai ý lớn.
- Sắp xếp các ý: Nguyên tắc chung của việc sắp xếp ý là làm sao để người đọc dễ tiếp thu nhất và việc trình bày được tiết kiệm nhất, không trùng lặp ý. Ngoài ra, người viết cần lưu ý hai nguyên tắc sau:
+ Nguyên tắc thiết thực: Không sa đà vào các ý quá vụn vặt hoặc có mối liên hệ quá xa với chủ đề chung.
+ Nguyên tắc ngang bằng: Các ý cùng cấp độ (lớn, nhỏ) phải có mối quan hệ ngang bằng nhau.
b. Giai đoạn viết
Mỗi văn bản thường có bố cục chặt chẽ bao gồm ba phần: mở đầu, triển khai, kết luận.
- Phần mở đầu: Ở phần này, người viết cần chú ý hai nhiệm vụ sau:
+ Giới thiệu chủ đề chung: Đây là phần giúp người đọc biết nội dung của bài viết: viết về vấn đề gì, trong phạm vi nào thông qua việc người viết đã cung cấp một số thông tin làm nền, làm bối cảnh cho chủ đề chung.
+ Thu hút sự chú ý của người đọc: Để thu hút sự chú ý của người đọc, phần mở đầu nên viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ chọn lọc; dẫn dắt, gợi mở người đọc đến những nội dung chính của bài viết.
- Viết phần khai triển : Trong phần khai triển , người viết cần lần lượt đưa ra và phát triển các ý theo dàn ý đã lập. Phần khai triển có thể gồm một hay nhiều đoạn văn dài/ngắn khác nhau. Đoạn văn thường gồm một số câu gắn kết với nhau trên cơ sở một ý nhất định và cùng phát triển ý đó theo định hướng của người viết. Nhìn chung, đoạn văn thường được định vị trong một khổ viết, tức là nằm giữa hai dấu chấm xuống dòng. Các câu trong mỗi đoạn văn được phân thành ba loại.
+ Câu chủ đề
Câu chủ đề có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề sẽ được đề cập trong đoạn văn. Đây là câu quan trọng nhất, nó chỉ ra một cách vắn tắt vấn đề người viết bàn tới và nội dung chính của cả đoạn văn. Câu chủ đề có vai trò quan trọng đối với cả người viết và người đọc. Với người viết, câu chủ đề giúp xác định các thông tin cần hay không cần đưa vào đoạn văn; với người đọc, câu chủ đề giúp họ nắm được nội dung chính của đoạn văn, hướng phát triển của nó. Câu chủ đề cần mang tính khái quát nhưng không nên quá khái quát, vì như vậy nó không định hướng cho người đọc về vấn đề cụ thể sẽ bàn luận; còn nếu câu chủ đề quá chi tiết thì sẽ khó phát triển ý. Câu chủ đề có thể đứng ở đầu hoặc đứng cuối của đoạn văn.
+ Câu khai triển
Các câu khai triển có nhiệm vụ thuyết minh, luận giải cho câu chủ đề, thường là bằng cách nêu nguyên nhân, đưa ra các con số thống kê, cho ví dụ, trích dẫn hoặc liên hệ với thực tế.
+ Câu kết
Không phải đoạn văn nào cũng có câu kết. Tuy nhiên, nếu có, nó sẽ rất hữu ích cho người đọc, bởi vì nó: Báo hiệu sự kết thúc của đoạn văn và tóm lược lại ý quan trọng nhất trong toàn đoạn.
- Viết phần kết.
Nhiệm vụ của phần kết là báo hiệu cho người đọc biết sự kết thúc của văn bản và gợi cho người đọc những suy nghĩ tiếp theo về chủ đề của văn bản. Phần kết thường được viết theo một trong hai cách sau:
+ Tóm lược lại những vấn đề chính được trình bày trong văn bản.
+ Diễn giải lại chủ đề của văn bản.
Phần kết cần viết ngắn gọn, súc tích và gây ấn tượng để người đọc khó quên những nội dung chính của văn bản.
2.2.3.2. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Tại các nước phát triển, các công ty luôn đề cao quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng. Hợp đồng thương mại của họ rất chi tiết, chặt chẽ và dự liệu cả những tình huống hiếm khi xảy ra. Trong khi đó, đa số các công ty của Việt Nam hiện nay chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này, vẫn sử dụng những mẫu hợp đồng khuôn sáo, đơn điệu và thậm chí lạc hậu so với pháp luật hiện hành. Hậu quả là, khi thực hiện hợp đồng rất khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp và thường bị thua khi kiện tụng. Tình trạng này do nhiều nguyên nhân: Văn hóa kinh doanh của người Việt còn trọng tín hơn trọng lý; quy mô kinh doanh còn nhỏ, chưa có nhiều bài học đau xót trong giao thương quốc tế. Đặc biệt là còn thiếu hiểu biết về pháp luật và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại.
- Những điểm chung cần quan tâm khi soạn thảo hợp đồng thương mại:
+ Soạn thảo, dự thảo hợp đồng trước khi đàm phán: Soạn thảo, dự thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp văn bản hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán. Nó giống như một bản kế hoạch cho việc đàm phán, khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Nếu bỏ qua bước sẽ dẫn đến thiếu sót, sơ hở trong hợp đồng, đặc biệt đối với những thương vụ lớn.
Hợp đồng được ký kết trên nguyên tắc tự do và bình đẳng. Mỗi hợp đồng có nội dung khác nhau, bởi nó phụ thuộc vào ý chí của các bên; phụ thuộc vào thực tiễn của việc mua bán mỗi loại hàng hóa , dịch vụ; đồng thời, phụ thuộc vào các điều kiện, hoàn cảnh, thời điểm ký kết. Đặc biệt, trong quá trình ký kết phải xác định những rủi ro kinh doanh có thể xảy ra trong các giao dịch của doanh nghiệp và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằng việc sử dụng các điều khoản hợp đồng. Điều này các hợp đồng mẫu thường ít khi đề cập. Do tính chất kinh doanh của các doanh nghiệp không giống nhau nên không có một mẫu hợp đồng chung cho tất cả, mà mỗi hợp đồng thường có điều kiện và đặc điểm riêng.
+ Thông tin xác định tư cách chủ thể của các bên: Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì cần phải có tối thiểu các thông tin sau:
Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên, trụ sở, giấy phép thành lập và người đại diện phải được ghi chính xác theo quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.
Đối với cá nhân: Tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú phải được ghi chính xác theo chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.
+ Tên gọi hợp đồng
+ Căn cứ ký kết hợp đồng
+ Hiệu lực hợp đồng
- Kỹ năng soạn thảo một số điều khoản quan trọng của hợp đồng thương mại: Thông thường để một văn bản hợp đồng được rõ ràng, dễ hiểu thì người ta chia các vấn đề ra thành các điều khoản hay các mục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
+ Điều khoản định nghĩa
+ Điều khoản công việc
+ Điều khoản tên hàng
+ Điều khoản chất lượng hàng hóa
+ Điều khoản số lượng (trọng lượng)
+ Điều khoản giá cả
+ Điều khoản thanh toán
+ Điều khoản phạt vi phạm
+ Điều khoản bất khả kháng
+ Điều khoản giải quyết tranh chấp
2.2.3.3. Kỹ năng viết báo cáo
Viết báo cáo trong kinh doanh là một kỹ năng rất quan trọng, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc. Thậm chí, có thể vì thiếu kỹ năng viết báo cáo mà công ty mất đi một hợp đồng có giá trị lớn; do bản báo cáo thiếu thông tin hoặc thông tin không rõ ràng mà công ty sẽ có những quyết định chiến lược sai lầm. Người viết báo cáo muốn thuận lợi trong quá trình viết, cần phải có sự tập trung và có các bước định hướng rõ ràng.
Để tiến hành viết báo cáo, người viết cần thực hiện các bước sau:
- Người viết báo cáo cần xác định mục đích và mục tiêu: Trước hết phải xác định lý do để viết báo cáo. Mục đích viết báo cáo thường liên quan đến một vấn đề thực tiễn. Khi mục đích đã rõ ràng có thể xác định được mục tiêu. Mục tiêu cần xác định chính xác những gì mà người viết cần phải đạt được trong báo cáo.
- Xác định phạm vi của báo cáo để có thể:
+ Cung cấp dữ liệu (các sự kiện), không phân tích hay bình luận.