Hệ Thống Thông Tin Tích Hợp, Xâu Chuỗi Các Yếu Tố

2.2.6. Chi phí dự trữ:

Hoạt động giao nhận vận tải tạo ra chi phí dự trữ, chi phí này tăng giảm tuỳ theo số lượng hàng dự trữ nhiều hay ít; có bốn loại chi phí dự trữ chủ yếu:

- Chi phí vốn hay chi phí cơ hội, khoản chi phí này công ty có thể thu hồi lại được

- Chi phí dịch vụ dự trữ gồm: bảo hiểm và thuế đánh trên lượng dự trữ

- Chi phí phòng ngừa rủi ro, khi hàng hoá bị lỗi thời, mất cắp hư hỏng.

2.3. Hệ thống thông tin tích hợp, xâu chuỗi các yếu tố

2.3.1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong hoạt động Logistics

Hệ thống thông tin liên kết các công đoạn lại với nhau tạo nên một quy trình hoàn thiện khép kín. Nếu không có thông tin thì các công đoạn sẽ gián đoạn và rời rạc, không có sự xâu chuỗi của từng công đoạn lại với nhau, nhờ có hệ thống thông tin mà quy trình trên được phối hợp nhịp nhàng tạo nên hiệu quả công việc cũng như độ chính xác cao nhất.

Hệ thống thông tin: Là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu.

Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nó đem đến cho chúng ta những lợi thế đặc biệt và những cơ hội kinh doanh mới. Chính vì thế mà Logistics toàn cầu phát triển và hệ thống thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng. Thông tin chính xác là nền tảng của thành công của Logistics. Hệ thống thông tin hiện đại cũng là đặc điểm quan trọng để phân biệt một công ty Logistics và một công ty giao nhận truyền thống.

Hệ thống thông tin Logistics bao gồm:

- Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống Logistics: doanh nghiệp Logistics, các nhà cung cấp, khách hàng/ người mua hàng..

- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: Logistics, kỹ thuật, kế toán - tài chính, tổ chức - nhân sự, Marketing, sản xuất, kinh doanh...

- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng, bến bãi, vận tải...

Và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên.

2.3.2. Hệ thống thông tin trong hoạt động Logistics

Thực tế đã chứng minh rằng : Máy tính và những thành tựu của công nghệ thông tin đã có những đóng góp quan trọng quyết định sự lớn mạnh nhanh chóng và không ngừng của Logistics.

Muốn quản trị Logistics thành công thì trước hết phải quản lý được hệ thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Hệ thống thông tin trong quản trị Logistics bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp), thông tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế toán - tài chính, Marketing, sản xuất…), thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn trên. Trong hệ thống phức tạp đó thì xử lý đơn đặt hàng của khách hàng chính là trung tâm thần kinh của toàn bộ hệ thống Logistics. Tốc độ và chất lượng của luồng thông tin để xử lý đơn hàng tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của toàn bộ qúa trình. Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng, chính xác thì hoạt động Logistics sẽ tiến hàng hiệu quả. Ngược lại, nếu trao đổi thông tin chậm chạp, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và làm mất khách hàng sẽ là điều không thể tránh khỏi. Nghiêm trọng hơn nữa là thông tin không chính xác, kịp thời có thể làm cho sản xuất kém hiệu qua do phải thường xuyên thay đổi kế hoạch, quy mô để đáp ứng yêu cầu thực tế; nếu tình trạng đó kéo dài sẽ đẩy doanh nghiệp đến thua lỗ, thậm chí phá sản.

Ví dụ : Một Công ty Việt Nam nhập một lô hàng máy móc từ Đài Loan theo đường biển, hàng được đóng trong 1X40’DC. Khi xuất hàng do phía đối tác Đài Loan không fax chứng từ (Invoice, Packing List, B/L ...) cho phía Công ty Việt Nam nên phía Công ty Việt Nam không chuẩn bị đầy đủ chứng từ để tiến hàng thủ tục nhập hàng. Khi phía đại lý vận tải ở Việt Nam thông báo hàng đã về đến cảng, trong khi Công ty chưa nhận được một chứng từ nào để tiến hành thủ tục nhập lô hàng trên. Phía công ty Việt Nam thông tin với phía đối tác Đài Loan về tình trạng hàng hóa và chứng từ của lô hàng trên, lúc đó phía nhà cung cấp Đài Loan mới gửi chứng từ lô hàng trên bằng chuyển phát nhanh. Trong thời gian đó lô hàng trên đã bị tính phí lưu kho 5 ngày là 450 USD, đồng thời phía công ty Việt Nam còn bị phạt

do giao chậm giá trị 10% đơn hàng tương đương 1000 USD. Tuy nhiên thiệt hại lớn nhất là công ty Việt Nam đã đánh mất uy tín đối với khách hàng. Vì vậy việc kết nối thông tin giữa các bên đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động Logistics.

Công nghệ thông tin là chìa khoá vạn năng để giải quyết vấn đề mang tính sống còn của Logistics. Những thành tựu của công nghệ thông tin giúp cho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho chuỗi tích hợp hoạt động Logistics trên toàn bộ hệ thống với công cụ không thể thay thế - Máy tính. Máy vi tính dùng để lưu trữ các số liệu của đơn đặt hàng, quá trình thực hiện đơn hàng, quản lý thành phẩm, theo dõi dự trữ, quá trình sản xuất, thanh toán và quản lý cả kho bãi và vận tải… Máy vi tính giúp lưu trữ, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và khi các máy được kết nối sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra chính xác và kịp thời.

2.3.3. Một số hệ thống thông tin của các công ty Logistics tại Việt Nam

Hệ thống thông tin của Mearsk Logistics Việt Nam

Tất cả các nhân viên Mearsk Logistics trên thế giới đều có thể trao đổi thông tin giữa các văn phòng trong tập đoàn, trao đổi thông tin với khách hàng, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ các thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lập báo cáo thống kê kịp thời tình trạng hàng hoá của họ ở mọi lúc mọi nơi.

Maersk Communication System (MCS)

Hệ thống trao đổi thông tin giữa các văn phòng Maersk Logistics trên khắp thế giới bằng dạng Telex, Email,

Operation & Documentation excution system (ODS)

Được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng, cho quy trình làm hàng SCM. Hệ thống này còn có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ cho quá trình làm hàng như:

1. Nhận yêu cầu xếp hàng

2. Nhận hàng vào kho

3. Hàng được xếp lên chuyến bay/tàu

4. Vận đơn

5. Tính cước phí

6. Chứng từ được gửi đi

Đồng thời cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu:

- Nhận thông báo xếp hàng

- Nhập hàng vào kho CFS

- Nhận hàng tại bãi Container CY

- Sơ đồ và số lượng hàng hoá đóng trong từng Container

- Tính cước phí

- Phát hành chứng từ

Online booking & Documentation system for shipper: Công cụ chính của Maersk Logistics trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình.

Hình thức này cho phép các khách hàng của công ty gửi những yêu cầu xếp hàng/đặt chỗ qua mạng Internet rất nhanh chóng và tiện lợi.

Client visibility tool: Kiểm tra tình trạng hàng hoá

Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hoá của mình thông qua hệ thống này.

Global airfreight system: Phát hành vận đơn hàng không

Elabel system: Công cụ quản lý mã hàng hoá

3. Lợi ích do sự xâu chuỗi các yếu tố trong chu trình vận tải và giao nhận mang lại.

3.1. Giảm chi phí

Theo kết quả điều tra, có 56% số doanh nghiệp được hỏi cho rằng ứng dụng hoạt động Logistics trong vận tải biển sẽ làm giảm chi phí giao nhận, vận tải. Vì khi áp dụng Logistics trong vận tải biển thì các doanh nghiệp phải có hệ thống kho vận toàn cầu. Khi làm công tác giao nhận vận tải, các doanh nghiệp có thể gom các lô hàng lẻ lại và cho vào kho chờ cho tới khi có thể đóng thành một lô hàng lớn thì chuyển xuống tàu gửi đi. Như vậy chi phí gửi một lô hàng lớn sẽ rẻ hơn là gửi một lô hàng nhỏ, lẻ. Thêm vào đó, do có hệ thống kho ở trong nước cũng như ở nước ngoài là của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cũng không phải bỏ tiền ra thuê kho.

Mục tiêu của Logistics là tối thiểu hoá thời gian chờ đợi tại các điểm nên người cung cấp dịch vụ Logistics sẽ sắp xếp lịch trình phù hợp cho hàng hoá để hàng tới cảng sẽ được bốc ngay lên phương tiện vận chuyển và khi tới cảng đích là được dỡ ngay xuống giao cho chủ hàng, nên giảm được thời gian phải nằm chờ tại kho của cảng hay trên phương tiện vận tải, chủ hàng cũng như người vận tải sẽ không tốn chi phí lưu kho hay chi phí chậm phạt xếp dỡ hàng, những chi phí ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận. Việc áp dụng Logistics sẽ giúp hàng hoá được luân chuẩn theo JIT, việc vận chuyển hàng hoá sẽ được quản lý sao cho hàng hoá sẽ không bị ùn tắc ở bất kỳ khâu nào. Do đó sẽ giúp tăng nhanh thời gian chuyên chở hàng hoá, giảm thời gian hàng hoá phải chờ tại các điểm chuyển tải. Đây chính là lý do tại sao áp dụng Logistics trong giao nhận vận tải làm giảm chi phí.

3.2. Nâng cao mức độ linh hoạt trong hoạt động của các doanh nghiệp

Khi áp dụng Logistics trong vận tải biển sẽ giúp các doanh nghiệp giao nhận vận tải chủ động về mọi mặt. 100% các doanh nghiệp được hỏi đều thống nhất rằng Logistics giúp nâng cao sự linh hoạt trong việc cung cấp các dịch vụ của doanh nghiệp mình. Thực tế, hoạt động Logistics giúp các doanh nghiệp giao nhận vận tải biển nắm rõ lịch trình của tàu, tình hình hoạt động của các cầu cảng nên có thể bố trí tàu vào cảng kịp thời, có kế hoạch chủ động gom hàng để chuyến đi đúng tuyến…

Trong hoạt động giao nhận hiện nay, vì các doanh nghiệp không có hệ thống kho bãi, không có tàu mẹ của riêng mình nên không chủ động được về giá cả, mức giá thông báo cho chủ hàng phải phụ thuộc vào mức giá của bên nước ngoài cung cấp. Nếu áp dụng Logistics, các doanh nghiệp sẽ nắm bắt kịp thời sự biến động của giá cả và linh hoạt thay đổi cho phù hợp với thị trường chung.

Ngoài ra, việc áp dụng Logistics còn giúp cho việc tiến hành các thủ tục thông quan hàng hoá thuận tiện hơn. Khi hàng hoá chưa về tới cảng thì các thông tin về tàu, về hàng đã được hải quan nước sở tại nhận được và làm sẵn thủ tục, khi hàng hoá về tới cảng sẽ mất ít thời gian hơn trong khâu làm thủ tục. Như vây, hoạt động Logistics giúp cho các doanh nghiệp có sự chuẩn bị sẵn sàng để tiến hành giao nhận dễ dàng hơn.

3.3. Tăng cường chất lượng dịch vụ

Mục đích của Logistics là đưa đúng hàng đến đúng nơi, đúng lúc. Vì vậy, như đã phân tích ở trên, việc ứng dụng Logistics trong vận tải biển giúp giảm chi phí, giảm thời gian “chết” tàu và hàng phải chờ đợi để được giải phóng. Nhờ vậy, chất lượng của dịch vụ giao nhận vận tải được nâng lên. Các doanh nghiệp giao nhận vận tải ứng dụng Logistics trong hoạt động của mình sẽ có sức cạnh tranh tốt hơn so với các doanh nghiệp giao nhận vận tải thông thường vì yếu tố giá cả và chất lượng của dịch vụ là hai yếu tố quan trọng nhất tác động tới chủ hàng quyết định thuê người giao nhận vận tải nào cung cấp dịch vụ cho mình.

Một trong những yêu cầu cần thiết khi ứng dụng Logistics là phải có hệ thống kho tiêu chuẩn và hệ thống quản lý trên mạng chuẩn. Khi sử dụng các dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế như vậy thì đương nhiên chất lượng dịch vụ gia nhận vận tải biển Việt Nam vẫn còn được tiến hành một cách thủ công. Lấy ví dụ chủ hàng muốn biết lúc này tàu và hàng đang ở địa điểm nào để thông báo cho người nhận động đến nhận hàng thì người giao nhận vận tải không thể đưa ra câu trả lời ngay lập tức. Anh ta phải gửi thư hoặc gọi điện hay fax sang hãng tàu, có khi còn liên lạc với cảng tiếp để biết thông tin về chuyến tàu và hàng đó. Công việc liên lạc và chờ trả lời có khi phải mất đến nửa ngày. Khi ứng dụng dịch vụ Logistics với hệ thống quản lý mạng trên toàn cầu, ta chỉ cần nhập số vận đơn và mã số tàu vào máy tính và chỉ sau 5 phút, người giao nhận hoàn toàn có thể nắm bắt được các thông tin chi tiết về ngày giờ, địa điểm cập cảng của tàu và thông báo lai cho chủ hàng. Rõ ràng, hoạt động Logistics trong vận tải ưu việt biển ưu việt hơn hoạt động giao nhận vận tải thông thường.

3.4. Tăng doanh thu và lợi nhuận

Việc ứng dụng Logistics trong vận tải đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp kinh doanh giao nhận vận tải như giảm chi phí, giảm thời gian làm hàng, nâng cao sức cạnh tranh trong việc cung cấp dịch vụ, tăng tính linh hoạt trong hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài những lợi ích đó, nó còn giúp tăng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp kinh doanh giao nhận vận tải. Theo số liệu thống kê từ các doanh nghiệp được hỏi thì khoảng 89% các doanh nghiệp đều có nhận xét như trên. Khi cung ứng dịch vụ Logistics, các doanh nghiệp này sẽ cung cấp toàn bộ các dịch vụ trong cả chuỗi

lưu chuyển hàng hoá “từ kho đến kho”. Hàng hoá của các chủ hàng sẽ đuợc gửi trong hệ thống kho của doanh nghiệp, được chuyên chở trên tàu của doanh nghiệp…, vì vậy doanh nghiệp sẽ thu thêm được cước phí từ chủ hàng, dẫn tới doanh thu của doanh nghiệp cũng được nâng lên, góp phần làm tăng GDP của cả nước. Ở quốc gia có dịch vụ Logistics phát triển khá mạnh, ta có thể thấy mức đóng góp của hoạt động Logistics vào GDP của quốc gia họ là một tỷ lệ đáng kể.

Bảng 1: Mức đóng góp của hoạt động Logistics trong GDP quốc gia năm 2006

Quốc gia

Tỷ trọng đóng góp GDP(%)
Singapore	8,2
Autralia	9,3
Mỹ	10,8

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

(Nguồn : US Department of Commerce 2006)

Vì hiện nay dịch vụ này còn mới mẻ ở Việt Nam, nếu một doanh nghiệp nào đứng ra cung ứng dịch vụ này thì sẽ thu hút được rất nhiều hãng giao nhận khác tham gia, trở thành một bộ phận thu gom hàng để chuyên chở nhằm hưởng lợi từ hệ thống kho vận và mạng thông tin toàn cầu. Học thuyết kinh tế “Lợi thế tăng theo quy mô” áp dụng trong vận tải biển vẫn hoàn toàn đúng. Chi phí gửi một lô hàng to bao giờ cũng rẻ hơn rất nhiều so với chi phí gửi nhiều lô hàng lẻ. Các doanh nghiệp giao nhận thu phí từ các chủ hàng nhưng lại gom hàng vào thành một lô hàng lớn và gửi cho người chuyên chở thực sự với mức phí của một lô hàng lớn và thu lợi nhuận từ phần chênh lệch đó. Như vậy, thông qua việc cung ứng dịch vụ Logistics này thì các doanh nghiệp giao nhận càng gom được nhiều lô hàng lẻ hơn và thu được nhiều lợn nhuận hơn.

Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới, nên việc ứng dụng các kỹ thuật hiện đại là cần thiết để chúng ta không bị lạc hậu so với bên ngoài, nhất là trong điều kiện hoạt động giao thông vận tải biển của chúng ta vẫn có nhiều yếu kém.

II. THỰC TRẠNG DỊCH VỤ LOGISTICS TRONG VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN Ở VIỆT NAM‌

1. Năng lực ngành dịch vụ vận tải giao nhận ở Việt Nam

1.1. Quy mô hoạt động và tiềm lực tài chính

Các công ty kinh doanh dịch vụ Logistics ở Việt Nam quy mô hoạt động nhỏ, các công ty tư nhân hiện đang chiếm 80% tổng số doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Logistics. Các doanh nghiệp này có số vốn rất nhỏ, có doanh nghiệp chỉ đăng ký vốn kinh doanh từ 300-500 triệu đồng (tương đương 18.750-31.250 USD)

Trên thực tế, nếu muốn ký vận đơn vào Mỹ thì phải ký quỹ tới 150.000 USD. Nhiều doanh nghiệp nhà nước sau khi cổ phần hoá từng bộ phận đã hình thành các công ty cổ phần với cỡ 5 tỷ đồng (Khoảng 312.500 USD). Với quy mô vốn như vậy, các doanh nghiệp Việt Nam không thể đáp ứng được yêu cầu khi gia nhập thị trường Logistics thế giới.

Quy mô doanh nghiệp còn thể hiện ở số nhân viên, kể cả người phụ trách, doanh nghiệp chỉ đáp ứng được một số công việc đơn giản của khách hàng. Cũng vì vốn và nhân lực ít nên việc tổ chức bộ máy của các doanh nghiệp rất đơn giản, mức độ chuyên sâu của các doanh nghiệp Logistics trong nước là không có. Hiện tại trên cả nước có khoảng 800 -900 doanh nghiệp kinh doanh Logistics, thời gian hoạt động của các doanh nghiệp là 5 năm với vốn đăng ký trung bình khoảng 1.5 tỷ. Như vậy các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Logistics đều còn rất trẻ và quy mô nhỏ.

1.2. Cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin

Hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông của Việt Nam bao gồm trên 17000 km đường nhựa, hơn 3.200 km đường sắt, 42 000 km đường thuỷ, 266 cảng biển và 20 sân bay. Tuy nhiên chất lượng của hệ thống này không đồng đều, có những chỗ chưa đảm bảo về mặt kỹ thuật. Hiện tại, chỉ có khoảng 20 cảng biển có thể tham gia việc vận tải hàng hoá quốc tế và cũng chỉ có sân bay Tân Sơn Nhất là đón được các máy bay chở hàng quốc tế. Một số “đường cao tốc” có thực hiện thu phí giao thông

- đó thực sự là những đoạn đường tốt. Ngược lại, khá nhiều đường liên tỉnh, huyện đang ở tình trạng xuống cấp nghiêm trọng. Trong một số lĩnh vực công nghiệp, việc vận chuyển bằng đường sắt và đường thuỷ đang chiếm ưu thế so với vận chuyện