Sự Tích Hợp, Xâu Chuỗi Các Yếu Tố Logistics Trong Quy Trình Giao Nhận Vận Tải

lô hàng trên đồng thời là cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp, kiếu nại các bên liên quan. Các loại chứng từ lập trong quá trình này là Bill of Lading, Cargo List, Packing List…

1.2.5. Thông báo

Sau khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải thì người bán phải thông báo cụ thể về lịch trình, tình trạng hàng hoá cho người mua, tiến hành cung cấp những chứng từ của lô hàng như: Invoice, Packing List, Detail Packing List, B/L, C/O, Insurance Document… Những thông báo này có thể liên lạc qua mail hoặc bản fax… để cho người mua biết được thông tin, tình trạng hàng hoá nhằm thúc đẩy họ thanh toán cho đơn hàng. Người bán thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá, nếu cần. Nếu có những thay đổi gì về việc chậm giao hàng hay thay đổi lịch trình thì phải thông báo đến người mua bằng văn bản.

1.3. Cảng nhập (Cảng biển, sân bay, nhà ga)

Khi nhận thông báo hàng sắp về đến cảng, yêu cầu nhận hàng phải nhanh chóng, kết toán chính xác, lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ với các bên có liên quan, các bước giao nhận nhập khẩu bao gồm các bước như sau:

- Kiểm tra việc trả tiền hay việc mở L/C

- Nắm thông tin về hàng và các phương tiện chuyên chở, về thủ tục hải quan đối với mặt hàng có liên quan

- Nhận các giấy tờ như: Thông báo hàng đến (Notice of Arrival), B/L và các chứng từ khác về hàng hoá.

Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng vận tải, đại lý, chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng vận tải lấy lệnh giao hàng. Chủ hàng mang biên lai nộp lệ phí, 3 bản D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến cảng và hải quan giám sát để xác nhận lệnh giao hàng và bản kê sắp xếp chi tiết của hàng hoá.

Nhân viên trực tiếp đến bãi, kho hàng để tìm ví trí của hàng hoá, sau khi có bản D/O xác nhận của hãng vận tải, nhân viên xuất trình đồng thời ghi rõ phương thức nhận hàng đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho. Sau khi đóng các lệ phí liên quan thì chuẩn bị nhận hàng. Tiến hành làm thủ tục hải quan, trong đó phải mở bộ hồ sơ hải quan, kê khai tính thuế nhập khẩu, đăng ký tờ khai, đăng ký kiểm hoá,

kiểm tra số thuế phải nộp và nộp các lệ phí liên quan (phí lưu kho, xử lý hàng hoá, xếp dỡ…)

1.3.1. Dỡ hàng xuống cảng.

Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, chủ hàng tiến hành nhận hàng từ kho hàng, bãi Container. Trong quá trình nhận hàng có sự giám sát của Hải quan giám sát và đại diện bên hãng vận tải, nếu phát hiện ra những tổn thất như: hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để các bên liên quan ký và mời cơ quan giám định đến để xác định tổn thất. Hàng hoá có thể nhận nguyên Container đang kẹp chì hoặc nhận hàng lẻ. Hàng được dỡ bằng cần cẩu, xe nâng và được xếp lên phương tiện vận tải để đưa về bãi Container hoặc kho.

1.3.2. Kiểm đếm

Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng nhân viên công ty cùng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá vào kết quả danh mục phân loại hàng hoá. Hàng hóa sẽ xếp lên ôtô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L, số Container, số chì, số hóa đơn… Quá trình dỡ hàng và xếp hàng xong đều phải có bản kết toán giữa các bên để xác định số lượng hàng hoá thực giao so với các chứng từ nhận hàng như B/L, bảng kê chi tiết hàng. Lập bản kết toán nhận hàng với hãng vận tải trên cơ sở kiểm kiện. Cảng, đại diện chủ phương tiện chuyên chở, chủ hàng phải ký và xác nhận số lượng hàng hoá thực giao. Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận nếu như hàng bị hư hỏng hay yêu cầu cấp giấy chứng nhận hàng thiếu nếu bên chuyên chở giao thiếu.

1.3.3. Thủ tục hải quan hàng nhập.

Sau khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết có thể tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. Chuẩn bị hồ sơ hải quan, bộ hồ sơ hải quan gồm có: Tờ khai hải quan nhập khẩu, phiếu tiếp nhận hồ sơ, giấy thiệu của cơ quan, giấy phép kinh doanh, vận đơn, điện giao hàng, lệnh giao hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, hợp đồng…

- Khai và tính thuế nhập khẩu, chủ hàng tự khai và áp mã tính thuế

- Đăng ký tờ khai: Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và xác nhận và chuyển qua đội trưởng hải quan phúc tập tờ khai nếu việc khai báo là chính xác, sau đó bộ phận thuế sẽ kiểm tra, vào sổ sách, máy tính và ra thông báo thuế và bộ hồ sơ đó được chuyển qua bộ phận kiểm hoá.

- Đăng ký kiểm hoá: Hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá tại kho, bãi, kiểm hoá theo bảng kê chi tiết mà chủ hàng khai trong chứng từ.

- Kiểm tra thuế: Sau khi kiểm hoá, hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận theo dõi và thu thuế để kiểm tra việc áp mã tính thuế, loại thuế áp dụng, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế… Sau khi kiểm tra thuế xong, lãnh đạo hải quan sẽ ký và đóng dấu “Đã hoàn thành thủ tục hải quan”

- Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan

1.3.4. Xếp dỡ hàng hoá lên phương tiện vận chuyển.

Hàng hoá được bốc xếp dỡ lên phương tiện vận tải về kho hàng của chủ hàng, Việc bốc xếp lên phương tiện vận tải phải có đại diện của người chuyên chở xác nhận số lượng sau khi nhận từ hãng vận tải và Hải quan, Hàng hoá được công nhân cảng hoặc nhân công cuả người chuyên chở xếp dỡ lên phương tiện vận tải. Hàng hoá có thể được xếp lên các phương tiện khác nhau tuỳ theo tuyến đường vận tải hay chủng loại hàng hoá. Trong quá trình vận chuyển hàng nếu có thể có bên chủ hàng áp tải hàng trên hoặc đại diện hãng chuyên chở, ngày này khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải thì được niêm phong và kẹp chì số lượng hàng hoá đó.

1.4. Kho người mua

1.4.1. Xếp dỡ hàng xuống

Hàng hóa được vận chuyển đến địa điểm kho người mua nguyên đai, nguyên kiện, niêm phong trên kẹp chì của hàng vẫn còn nguyên vẹn và có phiếu xuất hàng của kho hàng tại cảng. Người mua tiến hành nhận hàng thông qua các hoá đơn chứng từ của chuyến hàng. Việc nhận hàng đều phải có đại diện các bên xác nhận về thực trạng của lô hàng trên bằng văn bản. Nếu có xảy ra mất mát hư hỏng thì người mua có quyền khiếu nại phía chuyên chở bằng những văn bản cụ thể. Việc bốc dỡ hàng phải đúng và kịp thời hạn.

1.4.2. Kiểm đếm

Hàng hoá được kiểm đếm dựa trên số lượng ghi trên bảng kê chi tiết của lô hàng, người mua kiểm tra phân loại hàng hoá theo mã hàng, chủng loại ghi trên bao bì sản phẩm, đồng thời kiểm tra chất lượng bên trong của sản phẩm. Tiến hành ghi chép cụ thể biên bản giao nhận hàng giữa hai bên bằng văn bản ký kết giữa các bên liên quan. Nếu có xảy ra tổn thất thì các bên cũng xác định và truy cứu trách nhiệm của bên lên quan nhằm bồi thường tổn thất một cách hợp lý và tuân theo quy định của pháp luật quốc tế

1.4.3. Lắp đặt

Hàng hóa được xếp dỡ xuống kho người mua đúng theo thực nhập của lô hàng, Công ty tiến hành lắp đặt và sắp xếp hàng theo những quy định về mặt kỹ thuật của lô hàng trên. Lắp đặt thiết bị phải có tài liệu kỹ thuật hướng dẫn hoặc có chuyên gia hướng dẫn. Một số hàng được chuyển phân phối đến các địa điểm mà người mua xác định, và việc lắp đặt đó đã được nguời mua hướng dẫn hoặc bên vận chuyển đảm nhận

Kho nhà cung cấp * Đóng gói bao bì * Chất hàng lên phương tiện vận chuyển nội địa Giao nhận

		Vận tải nội địa

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Cảng nhập : Cảngbiển, sân bay, nhàga... * Dỡ hàng xuống cảng * Kiểm đếm * Thủ tục hải quan hàng nhập * Xếp hàng lên phương tiện vận chuyển Giao nhận

		Vận tải nội địa

Sơ đồ các khâu trong quá trình giao nhận - vận tải trong Logistics toàn cầu

Cảng xuất : Cảngbiển, sân bay, nhàga...

* Thủ tục hải quan

* Xếp hàng xuống cảng

* Xếp hàng lên phương tiện vận tải ngoại thương

Giao nhận

Vận tải ngoại thương

Kho ngườimua:

* Dỡ hàng xuống

* Kiểm đếm

* ...

* Lắp đặt

Giao nhận

2. Sự tích hợp, xâu chuỗi các yếu tố Logistics trong quy trình giao nhận vận tải

2.1. Logistics xâu chuỗi quy trình giao nhận vận tải.

Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bao gồm nhiều bước, mỗi bước có những yêu cầu và nội dung nghiệp vụ riêng biệt. Song các bước quy trình nghiệp vụ lại có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Để nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đạt kết quả tốt nhất cần nắm vững tất cả các khâu nghiệp vụ có liên quan, đặc biệt cần phải xâu chuỗi các công đoạn trên thành một chu trình kép kín và hoàn hảo. Sự kết hợp xâu chuỗi đó nhờ một yếu tố rất quan trọng đó là thông tin. Thông tin được kết nối từ công đoạn đầu tiên cho đến kết thúc quy trình cũng như bắt đầu một chu trình mới. Trong quy trình nghiệp vụ trên, các công đoạn được liên kết xâu chuỗi bằng các yếu tố vận tải, Marketing, phân phối, quản trị …

2.1.1. Sự kết hợp các phương thức vận tải

Trong quy trình giao nhận vận tải, các công đoạn được xâu chuỗi với nhau bằng nhiều hình thức khác nhau, công đoạn này nối tiếp công đoạn tiếp theo trong một quy trình. Do vậy, việc gián đoạn một công đoạn nào đó sẽ làm gián đoạn cả quy trình, gây nên những thiệt hại rất lớn. Hàng hoá được vận chuyển bằng các phương tiện vận tải khác nhau, qua các địa điểm khác nhau, để quá trình vận chuyển được xuyên suốt đòi hỏi việc bố trí, kết hợp các phương tiện vận tải hợp lý qua những địa điểm làm sao tiết kiệm thời gian, chi phí nhất không làm gián đoạn trong hành trình của hàng hoá từ khi sản xuất đến thành phẩm trong tay người tiêu dùng và phải trả lời được những câu hỏi sau:

Làm thế nào để chuyển nguồn tài nguyên từ điểm A đến điểm B, bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường sông hay đa phương thức?

Khi nào thì bắt đầu vận chuyển và vận chuyển hết bao lâu? Chọn tuyến vận chuyển nào và chọn ai vận chuyển?

Những loại hàng nào cần vận chuyển đồng bộ? Với một khối lượng bao nhiêu là tối ưu?

Trong các yếu tố làm liên kết các công đoạn với nhau thì vận tải đóng vai trò xuyên suốt trong quy trình đó, mỗi công đoạn các công ty giao nhận vận tải sử dụng các phương thức vận tải khác nhau. Sự tham gia của các phương thức vận tải khác nhau trong suốt qúa trình vận chuyển hàng hoá đã tạo nên những mối quan hệ và tác động lẫn nhau giữa chúng, đặc biệt là ở các đầu mối vận tải (ga, cảng…) nơi hàng

hoá được chuyển từ phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác. Sự phối hợp giữa các hình thức vận tải giải quyết được những vấn đề chuyển tải hàng hoá ở các điểm vận tải đầu mối giữa các phương thức vận tải và đáp ứng yêu cầu bức xúc của người gửi hàng và người nhận hàng. Quá trình hình thành và phát triển của vận tải đa phương thức là kết quả tất yếu khách quan của sự tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ trong vận tải, sự tác động của quá trình thương mại quốc tế và cuộc cách mạng trong công nghệ tin học trên tế giới. Trong quy trình vận tải giao nhận trên vai trò của các phương thức vận tải là cốt lõi, xuyên suốt và kết nối các chu trình vận tải. Các hình thức vận tải đa phương thức:

- Mô hình vận tải đường biển - vận tải hàng không (Sea /Air)

Mô hình này là sự kết hợp giữa tính kinh tế vận tải đường biển và tính ưu việt về tốc độ của vận tải hàng không, mô hình này được áp dụng chuyên chở những hàng hoá có giá trị cao và những mặt hàng mang tính thời vụ cao. Lợi ích của mô hình này được đảm bảo đó là tính thời vụ, giá trị của hàng hoá, giảm thời gian vận chuyển và có tính cơ động cao. Tuy nhiên cũng đòi hỏi phải có một cơ sở hạ tầng cơ sở phát triển.

- Mô hình vận tải ôtô - Vận tải hàng không.

Mô hình này sử dụng để phối hợp khai thác ưu thế linh hoạt, cơ động của vận tải đường ôtô và ưu thế nhanh chóng của vận tải hàng không. Người ta tập trung nguồn hàng về các cảng hàng không hoặc phân phối từ các cảng hàng không đến nơi giao hàng cuối cùng sâu trong nội địa. Vận tải bằng ôtô thực hiện ở các cảng hàng không đầu và cuối là những chặng vận tải phụ.

- Mô hình vận tải đường sắt - vận tải đường ôtô.

Đây là sự kết hợp giữa tính an toàn, chuyên chở đường dài và tốc độ nhanh của vận tải đường sắt với tính cơ động, linh hoạt của vận tải bằng đường ôtô.

- Mô hình vận tải đường sắt - đường ôtô - đường nội thuỷ - đường biển.

Đây là mô hình vận tải khá phố biến để chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu. Hàng hoá được vận chuyển bằng đường sắt, đường ôtô hoặc đường nội thuỷ đến cảng biển của nước nhập khẩu. Từ các cảng biển này hàng hoá lại được vận chuyển lại được vận chuyển đến người nhận ở sâu trong nội địa bằng đường ôtô,

đường sắt hoặc đường nội thuỷ. Mô hình này thích hợp với các loại hàng hoá chở bằng Container.

- Mô hình cầu lục địa:

Hàng hoá ở hai đầu được vận chuyển bằng đường biển. Đường sắt đóng vai trò như chiếc “cầu lục địa” nối liền các cảng biển ở hai vùng biển hoặc hai đại dương với nhau. Mô hình này đã giảm đáng kể thời gian vận chuyển do quãng đường vận chuyển được rút ngắn.

Việc kết hợp các phương thức vận tải đã đưa lại những hiệu quả và lợi ích rất lớn. Trong các yếu tố cơ bản của Logistics thì vận tải là khâu quan trọng nhất, thường chiếm 1/3 chi phí Logistics, vậy muốn giảm chi phí thì phải giảm chi phí vận tải mà trong đó sự kết hợp các phương thức vận tải đã đưa lại lợi ích đó. Những lợi ích đó là :

* Tạo ra một đầu mối duy nhất: Mọi việc liên quan đến chuyên chở hàng bằng nhiều phương thức vận tải với nhau, kể cả bồi thường mất mát, hư hỏng của hàng hoá đều do vận tải đa phương thức đảm nhiệm.

* Tăng nhanh thời gian giao hàng: Giảm thời gian chuyển tải, lưu kho.

* Giảm chi phí vận tải: Do sự kết hợp các phương thức vận tải mà giảm được nhiều chi phí và thời gian vận tải.

* Đơn giản hoá chứng từ và thủ tục: Sử dụng một chứng từ duy nhất là chứng từ vận tải đa phương thức.

* Vận tải đa phương thức tạo ra điều kiện tốt hơn để sử dụng các công cụ vận tải, phương tiên xếp dỡ và cơ sở hạ tầng.

2.1.2. Sự kết hợp các phương thức Marketing

Có thể nói yếu tố vận tải là yếu tố quan trọng nhất trong các yếu tố Logistics thì yếu tố Marketing cũng đóng một vai trò rất quan trọng trong quy trình của vận tải và giao nhận. Marketing hỗ trợ đắc lực cho hoạt động Logistics, đặc biệt là Marketing hỗn hợp (4P: Right Product, Right Price, Right Promotion, Right Place), chính Marketing đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và đúng thời điểm thích hợp và tạo nên những dịch vụ gia tăng. Mục tiêu của yếu tố Marketing là cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí

nhỏ nhất trong một thời gian ngắn nhất. Trước hết phải chỉ rõ sản phẩm của công ty Logistics là gì? Công ty cung cấp các dịch vụ về vận tải giao nhận, để mọi người biết chức năng và vai trò của các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, từ đó phát triển uy tín của công ty trên thị trường. Trước một môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt thì việc công ty nào tạo nên những điểm mạnh sẽ chiếm được thị phần của dịch vụ đó, Marketing sẽ giải quyết vấn đề đó, các công ty cần lập một chiến lược Marketing riêng chô công ty mình, xác định đối tượng khách hàng, chọn phương pháp tiếp cận khách hàng, chọn thị trường cung cấp, các dịch vụ mà công ty cần thực hiện, các đối thủ cạnh tranh trong ngành, xu hướng ngành trong thời gian tới. Các công ty phải đầu tư để đa dạng hoá loại hình dịch vụ, cung cấp dịch vụ tốt nhất tới khách hàng, thực hiện các dịch vụ gia tăng như: thiết lập và thực hiện các quy trình làm hàng riêng biệt theo yêu cầu của từng khách hàng, quản trị nhà cung cấp, kiểm tra chất luợng, đóng gói hàng hoá, tư vấn, thực hiện các dịch vụ đặc biệt cho các ngành hàng khác nhau. Trong quy trình trên thì việc gắn kết giữa các công đoạn là rất cần thiết, yếu tố Marketing có mặt từ khi bắt đầu quy trình cho đến lúc kết thúc, mà kết quả đạt được là doanh số công ty tăng cao, uy tín trên thị trường càng được nâng lên, tăng thị phần của ngành. Do quá trình là những công đoạn khác nhau, yếu tố Marketing cũng thể hiện những tình trạng khác nhau. Chẳng hạn giai đoạn đầu của quy trình, công ty từng bước nghiên cứu phân loại các loại khách hàng đưa sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng, trong giai đoạn này tìm kiếm khách hàng bằng nhiều phương pháp khác nhau như: Đăng tin, quảng cáo, thư giới thiệu, chào hàng… Sau khi đã tiếp cận được những khách hàng đó thì việc tiếp theo là duy trì những khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới, công ty phải đa dạng hoá các loại hình dịch vụ nhằm tạo ra những sản phẩm giá trị gia tăng cho khách hàng. Thực hiện dịch vụ cho khách hàng theo tiêu chí như của công ty TNT “To day not tomorrow” đảm bảo hàng hoá đến đúng địa điểm và kịp thời trong điều kiện tốt nhất. Ngoài ra công ty phải thiết lập các kênh phân phối để tối đa hoá lượng hàng bán ra với mức hợp lý cũng như các dịch vụ sau bán hàng; thiết lập các đại lý trong hệ thống mạng lưới của công ty, áp dụng hệ thống thông tin cũng như áp dụng công