Đào tạo nhân lực tại Ủy ban Dân tộc

Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực

Khái niệm và mục đích việc xác định nhu cầu đào tạo nhân lực

Nhu cầu đào tạo nhân lực là khoảng cách giữa những gì hiện có và những gì mong muốn trong tương lai xét về góc độ kiến thức, kỹ năng, thái độ của người quản lý và nhân lực trong tổ chức.

Nhu cầu đào tạo bổ sung là số nhân lực cần tăng thêm để hoàn thành kế hoạch sản xuất của tổ chức hoặc để thay thế do tăng thêm nhiệm vụ hoặc do về hưu mất sức lao động, thuyên chuyển công tác hoặc các lý do khác.

Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực là một quá trình mang tính hệ thống nhằm xác định, xếp thứ tự các mục tiêu, định lượng các nhu cầu và quyết định các mức độ ưu tiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo nhân lực.

Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phân tích thông tin để làm rõ và xác định liệu đào tạo có phải là giải pháp nhằm cải thiện kết quả thực hiện công việc của nhân lực trong tổ chức. Đó là bước khởi đầu của quy trình đào tạo nhân lực.

Đánh giá nhu cầu đào tạo là một quá trình nghiên cứu nhằm mục đích:

- Xác định xem những nhân viên nào cần được đào tạo, cần phải tiến hành đào tạo ở bộ phận nào, phòng ban phân xưởng nào, loại lao động nào, số người cần đào tạo là bao nhiêu và trọng điểm của nội dung đào tạo là gì.

- Xác định và xây dựng mục tiêu đào tạo của tổ chức và tính hiệu quả trong việc hướng tới các mục tiêu đó.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

- Xác định và làm rõ sự khác biệt giữa kiến thức, kỹ năng hiện tại của nhân lực và kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc có hiệu quả. Trước khi tiến hành đào tạo nhân lực cần phải xác định nhu cầu đào tạo nhân lực. Tổ chức nên sử dụng các nguồn lực của họ cho hoạt động đào tạo, nếu họ mong đợi việc đào tạo được được một số mục tiêu của Tổ chức. Quyết định tiến hành đào tạo dựa trên những thông tin có giá trị, được thu thập bằng cách tiến hành xác định nhu cầu đào tạo. Muốn xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần phải tiến hành phân tích Tổ chức, phân tích công

việc và phân tích con người.

Các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực

Phân tích tổ chức

Phân tích tổ chức xem xét sự hợp lý của hoạt động đào tạo trong mối liên hệ với chiến lược sản xuất kinh doanh, những nguồn lực sẵn có gồm thời gian, tài chính, chuyên gia của tổ chức, cũng như sự ủng hộ của các nhà lãnh đạo đối với công tác đào tạo trong tổ chức.

Phân tích nhu cầu tổ chức nhằm xác định việc đào tạo ở đâu trong tổ chức, và những nhân tố nào có thể tác động đến việc đào tạo. Trước hết nên thực hiện phân tích mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để xác định được nhu cầu về nhân lực của tổ chức. Trên cơ sở đó xác định được nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo tập trung vào đối tượng lao động nào, số lượng là bao nhiêu người. Trên căn cứ vào cơ cấu tổ chức, căn cứ vào kế hoạch nhân lực của tổ chức để xác định số lượng, loại lao động và loại kiến thức, kỹ năng cần đào tạo.

Tiếp theo tiến hành phân tích các chỉ tiêu bao gồm giá thành lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, năng suất lao động, chi phí lao động, tỷ lệ vắng mặt thuyên chuyển, các vị trí làm việc hiện tại,..v...v.. Từ đó phát hiện các vấn đề tồn tại của Tổ chức và xác định xem vấn đề nào có thể khắc phục nhờ đào tạo.

Phân tích công việc

Thông qua việc phân tích nhu cầu công việc để xác định nhu cầu đào tạo ở góc độ công việc.

Phân tích công việc bao gồm việc xác định những nhiệm vụ, trách nhiệm, kiến thức, kỹ năng và các hành vi cần thiết mà nhân lực cần phải có để thực hiện công việc. Là cơ sở để so sánh trình độ hiện tại của nhân lực và yêu cầu trình độ đối với nhân lực khi thực hiện công việc để từ đó xác định được những gì cần phải đào tạo cho nhân lực để thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.

Phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc trong tổ chức. Nhằm làm rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng của nhân lực khi thực hiện công việc, các điều kiện làm việc cụ thể, cách thức thực hiện công việc.

Để phân tích nhu cầu đào tạo nhân lực thông qua phân tích nhu cầu công việc có thể dựa vào bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện.

Thực chất phân tích công việc là việc xác định các nhiệm vụ quan trọng, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần phải được chú trọng để đào tạo cho nhân lực nhằm giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt hơn.

Phân tích con người

Phân tích con người là việc so sánh giữa kết quả thực hiện công việc của nhân lực với tiêu chuẩn thực hiện công việc để xem họ đạt ở mức độ nào. Nếu tồn tại khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc thì cần phải xem xét liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự thiếu hụt những kỹ năng, kiến thức và khả năng của nhân lực hay là do những vấn đề liên quan đến động lực làm việc của nhân lực, thiết kế công việc không hợp lý, chế độ tiền lương không hợp lý....

Ngoài ra phân tích con người còn phải tiến hành điều tra mong muốn của nhân lực được đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì để họ có thể thực hiện công việc một cách tốt hơn. Tức là phân tích sự sẵn sàng của nhân lực đối với hoạt động đào tạo..

Tiến trình phân tích nhu cầu đào tạo con người:

- Bước 1: Sát hạch và đánh giá hiệu quả thực tế

Tổ chức nên thường xuyên tiến hành kiểm tra và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân lực theo định kỳ. Những kết quả từ việc kiểm tra và đánh giá này dùng để làm căn cứ vào việc phân tích nhu cầu đào tạo. Tổ chức tiến hành kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân lực và đánh giá họ có hoàn thành công việc đạt tiêu chuẩn hay không?

- Bước 2: So sánh hiệu quả thực tế với tiêu chuẩn

Sau khi kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân lực, Tổ chức tiến hành so sánh tiêu chuẩn thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc của nhân lực ở các phương diện như: Thời gian hoàn thành công việc, số lượng, chất lượng sản phẩm....Kiểu so sánh này được gọi là so sánh từng nhiệm vụ. Xem xét có tồn tại những khoảng cách giữa tiêu chuẩn thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc hay không.

- Bước 3: Phân tích nguyên nhân dẫn đến khoảng cách

Nếu tồn tại khoảng cách giữa tiêu chuẩn thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc phải phân tích nguyên nhân tức là làm rõ xem nhân viên đó không biết làm hay không muốn làm. Nguyên nhân có thể do tổ chức, cũng có thể do nhân viên

Nguyên nhân do tổ chức như mô tả, thiết kế công việc không hợp lý, tiêu chuẩn quy định không thỏa đáng, chế độ tiền lương không hợp lý, không có các biện pháp tạo động lực, mâu thuẫn trong quan hệ....

Nguyên nhân do nhân viên như không hiểu biết về tiêu chuẩn thực hiện công việc, thiếu kiến thức, kỹ năng và khả năng mà công việc đòi hỏi, không yêu thích công việc hiện tại....

- Bước 4: Phán đoán mức độ khoảng cách

Sau khi biết được nguyên nhân dẫn đến khoảng cách, phải tiến hành phân tích mức độ lớn bé của khoảng cách để xác định nội dung và mức độ đào tạo.

Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo nhân lực

Phương pháp điều tra phỏng vấn

Là phương pháp sử dụng bảng hỏi để điều tra về nhu cầu đào tạo của nhân lực. Bảng hỏi bao gồm những câu hỏi đã được thiết kế sẵn căn cứ vào bảng mô tả công việc và bảng phân tích công việc.

Khi lựa chọn phương pháp này, phải căn cứ vào tính chất và đặc điểm của công việc, lập sẵn bảng điều tra nhu cầu đào tạo, liệu kê ra nội dung

cần điều tra và đánh giá theo quy định. Sau đó phát bảng hỏi có thể xác định được nhu cầu đào tạo.

Quá trình điều tra, phỏng vấn có thể tiến hành với những người liên quan như cấp trên trực tiếp lãnh đạo, đồng nghiệp, cấp dưới để xác định nhu cầu đào tạo cho nhân lực.

Phương pháp phân tích dữ liệu

Là phương pháp sử dụng những văn bản, thông tin sẵn có liên quan đến mục tiêu phát triển của tổ chức, bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc để phân tích nhu cầu đào tạo chung. Những văn bản và tài liệu có thể sử dụng bao gồm: văn bản kế hoạch nhân lực, các bản mô tả công việc và đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân lực để xác định nhu cầu đào tạo. Thông qua việc đánh giá tình hình thực tế công việc của nhân lực và so sánh với những tiêu chuẩn sẽ xác định được nhân lực cần phải đào tạo những gì.

Phương pháp quan sát hiện trường

Là phương pháp thông qua hành vi công tác thực tế của nhân viên được quan sát trực tiếp tại nơi làm việc để đưa ra đánh giá về nhu cầu đào tạo theo các thức: số lượng, chất lượng công việc, tốc độ làm việc, mức độ thành thạo chính xác trong động tác, kỹ năng thao tác thiết bị. Từ đó xác định được những kiến thức, kỹ năng, hành vi mà nhân lực cần phải được đào tạo. Phương pháp này phù hợp với việc phân tích nhu cầu đào tạo với những công việc có tính thao tác.

Phương pháp trưng cầu ý kiến

Là phương pháp thông qua việc trưng cầu ý kiến của nhân viên để biết được nhu cầu đào tạo của nhân lực đó. Phương pháp này phù hợp với việc phân tích nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý.

Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực

Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực bao gồm thiết kế và thực hiện chương trình đào tạo. Đây cũng là cách tiếp cận hệ thống đến việc đào tạo nhằm đảm bảo các mục tiêu đào tạo.

Xác định mục tiêu đào tạo

Sau khi xác định nhu cầu đào tạo cần phải tiến hành xác định mục tiêu đào tạo của chương trình. Mục tiêu đào tạo là những thái độ, kiến thức, kỹ năng nhất định mà nhân lực cần đạt tới. Xác định mục tiêu đào tạo thực chất là xem cần đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì cho nhân lực, đào tạo ở mức độ nào và trình độ của nhân lực sau khi chương trình đào tạo kết thúc. Khi xác định mục tiêu đào tạo cũng cần xác định số lượng người được đào tạo là bao nhiêu, đối tượng lao động nào, cơ cấu, trình độ của nhân lực như thế nào, thời gian và địa điểm đào tạo.

Xác định mục tiêu đào tạo là công việc đầu tiên khi lên kế hoạch cho một chương trình đào tạo, nó miêu tả mục đích và kết quả mong muốn của chương trình đào tạo.

Mục tiêu đào tạo là cơ sở xác định phương hướng cho hoạt động đào tạo nguồn lực của tổ chức, là căn cứ để thiết kế nội dung chương trình đào tạo và là căn cứ để đánh giá hiệu quả đào tạo của chương trình đào tạo. Chính vì vậy, mục tiêu đào tạo càng cụ thể bao nhiêu thì chương trình đào tạo càng đạt hiệu quả cao bấy nhiêu.

Khi xác định mục tiêu đào tạo tổ chức nên tuân theo nguyên tắc SMART, nghĩa là mục tiêu đó phải:

- Cụ thể (Specific): Mục tiêu đào tạo của một chương trình đào tạo phải nêu rõ cho nhân viên hiệu quả mà họ cần đạt được sau khi khóa đào tạo kết thúc, những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo, số lượng, cơ cấu người học và thời gian đào tạo.

- Có thể đo lường được (Measurable): Xác định mục tiêu đào tạo giúp tổ chức có thể đo lường được kết quả sau đào tạo. Mục tiêu càng cụ thể thì kết quả đào tạo càng cao.

- Có khả năng đạt được (Achievable): Mục tiêu đào tạo phải thể hiện hợp lý dựa trên việc xác định nhu cầu đào tạo của tổ chức, công việc và con người. Mục tiêu đào tạo phải chính xác, hợp lý thì nhân lực sau khóa đào tạo mới có thể đạt được.

- Có liên quan (Relevant): Mục tiêu đào tạo cần phải có mối quan hệ giữa nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo và quy trình đánh giá nhất quán và chặt chẽ với nhau.

- Hạn định về thời gian (Timebound): Mục tiêu đào tạo cần phải nêu rõ thời gian kết thúc khóa đào tạo tức là thời gian mà nhân lực, nhân viên sẽ phải đạt được kết quả như mong muốn.

* Việc xác định mục tiêu rõ ràng có những ưu điểm sau:

- Tạo dễ dàng cho việc kiểm tra

- Nhu cầu đào tạo, nội dung đào tạo, và quy trình đánh giá vừa nhất quán vừa quan hệ chặt chẽ với nhau.

- Mục tiêu đào tạo cho phép người phụ trách đào tạo xác định tài liệu đào tạo nào là hiệu quả.

- Mô hình đào tạo hợp lý phải xác định được trình tự giữa mục tiêu và nội dung.

- Cải tiến mối quan hệ giữa những người phụ trách đào tạo và người cần đào tạo.

- Khuyến khích người cần đào tạo tự đánh giá vì họ biết họ cần phải đạt cái gì.

- Hỗ trợ hiệu quả việc đào tạo của nhân lực và giảm bớt lo lắng vì có hướng dẫn và xác định các ưu tiên cụ thể.

* Việc thiết lập mục tiêu đào tạo dựa trên nhu cầu đào tạo bao gồm:

- Đưa ra mục đích đào tạo: nhân lực cần biết các kỹ năng và hành vi mới nào sẽ đạt được từ việc đào tạo.

- Thông tin đến nhân lực: Thông qua mục đích đào tạo nhân lực sẽ nhận được các thông tin cụ thể chính xác về tình trạng thực tế và kết quả mong muốn để đo lường tốt hơn sự tiến bộ cá nhân.

- Cung cấp các phương tiện đánh giá: Các mục tiêu đào tạo cung cấp cơ sở cho việc đo lường trước mức độ mà nhân lực đạt được kỹ năng mong muốn hay là có thể thực hiện một chức năng mong muốn.

- Hỗ trợ trong việc lựa chọn các tài liệu, nội dung, phương pháp

Lựa chọn đối tượng đào tạo

Lựa chọn đối tượng đào tạo là giai đoạn lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu và động cơ đào tạo của nhân lực, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người.

Lựa chọn đối tượng đào tạo phải chính xác, nếu không đúng người cần đào tạo sẽ gây ra lãng phí thời gian, tiền bạc trong khi kết quả đào tạo thấp và không hiệu quả,

Vì vậy cần phải lựa chọn chính xác đối tượng đào tạo dựa trên những cơ sở:

- Phù hợp với mục tiêu, nội dung của khóa đào tạo.

- Nhu cầu và động cơ đào tạo của nhân lực.

- Trình độ và khả năng học tập của nhân lực.

- Tác dụng của đào tạo đối với nhân lực và kết quả thực hiện công việc.

Khi thực hiện lựa chọn cũng cần xem xét hồ sơ nhân sự, kết quả đánh giá thực hiện công việc, đánh giá của người quản lý cấp trên, triển vọng của nhân lực để có thể đưa ta quyết định chính xác khi lựa chọn.

Xây dựng khung chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu.

Sau khi xác định mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, các đặc điểm của tổ chức thì tiến hành xây dựng khung chương trình đào tạo gồm các môn học, thời lượng cho mỗi môn học, thứ tự các môn học và nội dung cụ thể của từng môn học. Trên cơ sở đó, lựa chọn phương pháp đào tạo, thời gian đào tạo và địa điểm đào tạo phù hợp.

Xây dựng chương trình đào tạo cần lựa chọn và xây dựng nội dung đào tạo. Nội dung là nền tảng của chương trình đào tạo. Nó liên quan đến các