Các Quy Trình Trong Hoạt Động Quản Lý Tm Tại Agribank Huyện A Lưới

để mua vàng nhưng do những năm gần đây thị trường vàng luôn biến động thất thường nên người dân ở đây sẽ lựa chọn ngân hàng để gửi tiền vừa đảm bảo an toàn vốn vừa đảm bảo khả năng sinh lời. Chi phí cho hoạt động khác gồm có rất nhiều khoản chi nhưng chủ yếu là chi cho nhân viên và thực hiện các chính sách marketing, chứng tỏ NH đã chú trọng công tác huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn nhờ đó năng lực chuyên môn của cán bộ ngân hàng ngày càng đáp ứng mọi nhu cầu và đem lại sự hài lòng cho khách hàng, vì vậy mà hàng năm NH luôn phải trích một phần lợi nhuận để trả thêm lương, thưởng cho nhân viên nhằm khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.

Về lợi nhuận: lợi nhuận là số tiền thu được từ chênh lệch giữa tổng thu nhập và tổng chi phí, mức chênh lệch này càng cao thì lợi nhuận thu được càng lớn, chứng tỏ hoạt động của NH ngày càng có hiệu quả. Trong 3 năm qua cùng với sự gia tăng về thu nhập và chi phí thì lợi nhuận của chi nhánh cũng tăng lên rõ rệt. Năm 2010 lợi nhuận của NH chỉ đạt 487 triệu đồng nhưng sang năm 2011 và 2012 do NH đã có định hướng phát triển đúng đắn, đội ngũ cán bộ công nhân viên hết lòng vì công việc, sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương và ngân hàng cấp trên nên lợi nhuận của chi nhánh trong 2 năm này tăng đáng kể. Năm 2011 lợi nhuận là 1.090 triệu đồng, năm 2012 lợi nhuận đạt được là 2.819 triệu đồng.

Tóm lại, chi nhánh Agribank huyện A Lưới đã có những chuyển biến tích cực trong hoạt động kinh doanh, từng bước khẳng định được uy tín của chi nhánh nói riêng và của Agribank tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung - xứng đáng là một ngân hàng đáng tin cậy của mọi khách hàng.

2.2. Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại Agribank huyện A lưới

Quy trình bảo quản

Quy trình

thu chi TM

Các quy trình trong hệ thống KSNB về quản lý TM tại Agribank có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Xử lý thừa, thiếu

Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại AGRIBANK A Lưới

Quy trình khác

Quy định

Quy trình

về đóng

về an

thu chi

giao nhận

quỹ TM

vận

kiểm tra,

gói và

niêm

toàn kho

tiền

TM đối

với khách

TM trong

nội bộ

ATM

chuyển

tiền

kiểm kê

quỹ định

phong

hàng

ngân

kỳ

hàng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 59 trang tài liệu này.

Sơ đồ 2.2: Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại Agribank chi nhánh huyện ALưới

(Theo QĐ 368/QĐ/HĐQT-TCKT ngày 23/04/2007: Quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống NHNo&PTNTVN)

2.2.1. Quy trình bảo quản, bảo vệ TM

2.2.1.1. Quy định về đóng gói và niêm phong

-Quy định về đóng gói:

 Đối với tiền giấy hoặc tiền polymer, cách đóng gói như sau: Một thếp tiền là 100 tờ tiền cùng mệnh giá. Một bó tiền gồm 10 thếp tiền. Một bao tiền gồm 20 bó tiền.

 Đối với tiền kim loại, cách đóng gói: Một thỏi tiền gồm 50 miếng cùng mệnh giá. Một túi tiền gồm 20 thỏi. Một thùng tiền gồm 10 túi tiền. Một hộp tiền gồm 40 thỏi.

 Tại ATM: Một hộp tiền AT M gồm tối đa 2.500 tờ tiền giấy hoặc tiền polymer cùng mệnh giá. Một tải tiền ATM gồm 04 hộp đựng tiền và 01 hộp đựng tiền loại.

 Tải/thùng chuyên dùng: dùng đựng và bảo quản các loại TM không chẵn bao, túi, thùng tiền, hộp tiền ATM...

-Quy định về niêm phong:

 Giấy niêm phong bó tiền: có đầy đủ các yếu tố như: Tên đơn vị (Agribank A Lưới); Loại tiền; Số tờ; Thành tiền; Ngày, tháng, năm đóng bó; Họ tên và chữ ký của người kiểm đếm/đóng bó.

 Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng; Ngày, tháng,

năm; Họ tên và chữ ký của tối thiểu 2 người đóng gói và niêm phong.

2.2.1.2. Quy định về an toàn kho tiền

- Bảo quản tài sản trong kho tiền:

+ Hết giờ làm việc buổi sáng, tiền được đóng gói và niêm phong và bảo quản trong két sắt hoặc kho tiền. Cuối ngày làm việc phải được bảo quản trong kho tiền.

+ TM được bảo quản trong kho tiền được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong đúng quy cách, được sắp xếp gọn gàng, khoa học, để riêng ở từng khu vực trong gian kho hoặc riêng từng gian kho trong kho tiền.

+ Đối với các phòng giao dịch ở xa trụ sở chính nếu kho tiền đủ không đủ tiêu chuẩn theo quy định của NHNN, phải gửi về kho của NHNN hoặc TCTD.

- Quy định chìa khóa kho tiền, két sắt, thùng sắt:

 Chìa khoá kho tiền, két sắt: Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt, thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 2 chìa: một chìa sử dụng hằng ngày và một chìa dự phòng.

 Chìa khoá kho tiền, cửa gian kho, két sắt, ATM giao cho cán bộ phụ trách bảo quản an toàn chòa khóa trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình ở trụ sở cơ quan.

 Bàn giao chìa khoá: Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa”. Đối với khóa số, khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số.

 Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt: Khi bị lộ bí mật chìa khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới. Người làm lộ phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

-Quy định về việc ra, vào kho tiền:

Mỗi lần vào ra kho tiền phải đăng ký vào sổ đăng ký vào ra kho tiền. Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khóa cửa

kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ đăng ký vào ra kho tiền.

Trước khi vào và sau khi ra khỏi kho tiền, các thành viên phải có mặt đầy đủ tại trước kho, đứng cách cửa kho tiền một khoảng cách nhất định để chứng kiến các thành viên giữ chìa khóa kho tiền mở, đóng cửa kho, đảm bảo bí mật mã số và chìa khóa cửa kho tiền.

2.2.2. Các quy trình thu - chi TM

2.2.2.1. Quy trình thu, chi TM đối với khách hàng.

2.2.2.1.1.Nguyên tắc thu, chi, kiểm đếm TM

- Mọi khoản thu, chi TM phải thực hiện thông qua quỹ Đơn vị và qua tay 02

người kiểm đếm (hoặc người đó phải tự kiểm đếm lại số tiền thu chi lần thứ hai).

- Thu chi TM phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu chi phải kiểm tra, kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.

- Khi thu chi TM, phải có bảng kê số tiền thu chi hoặc có biên bản giao nhận.

- Người nộp TM phải chứng kiến người nhận kiểm đếm.

- Người nhận TM phải kiểm đếm lại dưới sự chứng kiến của người giao trước khi rời khỏi địa điểm giao nhận.

- Mọi trách nhiệm về vật chất của người giao, người nộp sẽ chấm dứt sau khi hai bên giao nhận đã chứng kiến xong và thống nhất kết quả kiểm đếm.

2.2.2.1.2. Quy trình thu TM khi KH tới nộp tiền:

- Quy trình:

Sơ đồ 2.3: Quy trình thu TM tại Agribank huyện A Lưới

(Nguồn: Phòng kế toán-ngân quỹ Agribank A Lưới)

Giải thích sơ đồ :

(1) Khách hàng nộp tiền vào kho quỹ (viết giấy nộp tiền)

(2) TQ thu tiền, ký nhận rồi chuyển chứng từ kho KTV

(3) KTV kiểm tra, hạch toán, ký duyệt rồi chuyển chứng từ trình ký KTT

(4) KTT kiểm tra, ký duyệt chứng từ

(5) KTV chuyển trả 1 liên chứng từ kho khách hàng và đưa 1 liên vào bộ phận

lưu trữ .

+ Khi nhận “Giấy nộp tiền” (Phụ lục 01), “Bảng kê các loại tiền” (Phụ lục 02) của KH, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm các

yếu tố: Ngày, tháng, năm; Họ tên, địa chỉ của người nộp; Nội dung nộp; Loại tiền nộp; Số tiền bằng số và bằng chữ; Đối chiếu “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”.

 Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp. Kiểm đếm và đánh

dấu trên bảng kê. Đóng gói và niêm phong theo quy định (nếu có). Cất, bảo quản tiền.

 Ký tên lên chứng từ kế toán và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính.

 Trả giấy chứng nhận nộp tiền cho KH.

 Lưu giữ Chứng từ thu TM theo quy định

- Xử lý đối với tiền giả và báo mất:

 Trường hợp phát hiện có tiền giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền giả. Tiền giả phải được đóng dấu "Tiền giả" và lập “Biên bản thu giữ tiền giả” (Phụ lục 03) 02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 1 bản.

 Việc giám định, kết luận tiền giả phải được tiến hành thận trọng, chính xác. Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về vật chất đối với quyết định của mình.

 Các phòng nghiệp vụ có quỹ phải mở sổ theo dõi theo từng loại tiền giả. Tiền giả được bảo quản trong két sắt của phòng nghiệp vụ có quỹ hoặc kho tiền. Định kỳ hàng tháng phải nộp tiền giả về phòng Ngân quỹ của Đơn vị.

2.2.2.1.3. Quy trình chi TM.

- Quy trình chi TM cho KH khi KH đến nhận tiền:

 Nhận, kiểm tra “Giấy rút tiền” (Phụ lục 04) của KH và đối chiếu với Chứng minh thư/hộ chiếu của KH: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ; Số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Ảnh của người nhận tiền.

 Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính; Chuẩn bị TM.

 Kiểm đếm TM đúng chứng từ; ký tên trên chứng từ.

 Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra.

 Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH.

 Lưu giữ Chứng từ chi TM theo quy định.

- Quy trình chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH: (Quy trình này chỉ áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tại Agribank A Lưới).

 Đơn vị và KH phải có văn bản thoả thuận và quy định mã số nhận biết.

 KH có yêu cầu ghi rõ số tiền, loại tiền cần nhận, thông báo bằng điện thoại và

fax (đối với KH là tổ chức) cho Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản/Phòng Ngân quỹ.

 Phòng Ngân quỹ/phòng nghiệp vụ có quỹ lập “Giấy uỷ nhiệm chi” (Phụ lục

05) trình Giám đốc phê duyệt.

 Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản căn cứ vào giấy uỷ quyền và bản fax yêu cầu chi/hoặc mẫu chữ ký của KH để lập phiếu chi tiền, hạch toán tài khoản thích hợp của KH.

 Người được uỷ quyền chi tiền cho KH nhận toàn bộ số tiền căn cứ vào phiếu chi và bảng kê chi tiết loại tiền.

 Kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận, vận chuyển thực hiện theo quy định.

 Cử cán bộ thực hiện việc chi tiền

2.2.2.2. Quy trình giao nhận TM trong nội bộ ngân hàng Agribank ALưới.

-Giao nhận tiền đầu ngày giao dịch

 Thủ quỹ nhận, kiểm tra niêm phong và kí xác nhận toàn bộ túi, thùng tiền chuyên dùng đã gửi ngày hôm trước. Căn cứ vào yêu cầu tiếp quỹ đầu ngày của Giao dịch viênđể lập giao dịch Till Out18 theo đúng số tiền và mã giao dịch, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.

 Lập bảng kê số tiền đã Till Out và TM giao cho giao dịch viên, phiếu Till Out có chữ ký đã nhận tiền của giao dịch viên kèm “Yêu cầu tiếp quỹ” (Phụ lục 06) để chấm và lưu Sổ quỹ, phiếu Till In giao cho giao dịch viên

 Giao dịch viêncăn cứ vào bảng kê chi tiết số tiền, nhận và kiểm tra số tiền và ký xác nhận đã nhận tiền trên phiếu Till Out.

18 Giao dịch Till In/Till Out chỉ được thực hiện trong phạm vi các mối quan hệ sau:

- Giữa GDV với nhau; Giữa GDV với Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, giữa các Thủ quỹ phòng nghiệp vụ trong nội bộ một phòng nghiệp vụ có quỹ.

- Giữa GDV với Thủ quỹ chính (đối với các phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ).

- Giữa thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch với Thủ quỹ chính.

Khi kết thúc ngày giao dịch: GDV in liệt kê chứng từ; Thủ quỹ in 02 bản Sổ quỹ: 01 bản chấm lưu nhật ký chứng từ cùng các chứng từ thu chi TM, 01 bản được xếp theo loại tiền và lưu tại phòng. Định kỳ hàng tháng/quý/6tháng/năm Thủ quỹ đóng các tờ sổ quỹ này thành tập và đánh số trang. Tại trang bìa phải có chữ ký của Giám đốc/người được uỷ quyền và đóng dấu (dấu của Đơn vị hoặc dấu Phòng nghiệp vụ) xác nhận sự chính xác của số trang và đóng dấu giáp lai vào các trang sổ. Thời hạn bảo quản sổ quỹ thực hiện theo quy định hiện hành của Agribank về lưu trữ chứng từ kế toán.

 Căn cứ vào phiếu Till In của thủ quỹ và đối chiếu với giao dịch Till In trên hệ thống, lập giao dịch Till In để nhận tiền về quỹ, ký nhận và chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Phiếu Till In dùng để chấm và lưu nhật ký quỹ.

-Giao nhận tiền trong ngày giao dịch

 Người có yêu cầu tiếp quỹ lập phiếu “Yêu cầu tiếp quỹ” (01 liên), chuyển Ban kiểm soát ký duyệt. Trên cơ sở đó, Thủ quỹ lập giao dịch Till Out theo đúng số tiền, mã giao dịch của người nhận, in chứng từ lên Till Out/Till In và ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Lập bảng kê chi tiết loại tiền, Till In và TM cho người xin tiếp quỹ.

 Khi nộp quỹ: Giao dịch viênlập giao dịch Till Out Trên máy, in chứng từ lên phiếu Till Out/Till In, ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt. Lập bảng kê nộp tiền kèm phiếu Till Out/Till In và TM cho thủ quỹ. Phiếu Till Out có chữ ký nhận tiền của thủ quỹ, lưu và nhật ký quỹ. Phiếu Till In giao cho thủ quỹ để lưu vào Sổ quỹ.

-Giao nhận tiền cuối ngày giao dịch

 Giao dịch viênđóng gói số tiền và niêm phong theo quy định, lập bảng kê số tiền tồn quỹ cuối ngày. Sau đó căn cứ bảng kê, tiến hành kiểm quỹ số tiền tồn quỹ đảm bảo khớp đúng với số tiền trên chứng từ kế toán hạch toán và nhật ký quỹ.

 Giao dịch viênlập Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của thủ quỹ, ký tại mục “Người giao”, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.

 Nộp Till Out/Till In, bảng kê và toàn bộ TM cho thủ quỹ, thủ quỹ ký nhận và

lưu Till In, Giao dịch viênlưu Till Out tại nhật ký quỹ.

 Thủ quỹ căn cứ vào bảng kê, số tiền trên Till Out/Till In để nhận tiền. Ký nhận tiền trên Till Out/Till In,chuyển trả Till Out cho Giao dịch viên

 Căn cứ phiếu Till In, lập giao dịch Till In để nhận toàn bộ tiền tồn quỹ cuối ngày, chuyển chứng từ cho Ban kiểm soát ký duyệt.

 Kiểm, đóng gói và niêm phong số tiền theo quy định; lập bảng kê TM tồn quỹ cuối ngày

 Ký xác nhận túi, thùng tiền chuyên dùng vào “Giao nhận gửi kho” cho thủ kho.

2.2.2.3. Quy trình quỹ TM ATM

- Chuẩn bị tiếp quỹ

+ Cuối ngày giao dịch, Phòng Quản lý Thẻ HSC thông báo các máy cần tiếp quỹ ngày hôm sau cho Phòng có nghiệp vụ thẻ của Agribank A Lưới. Trên cơ sở đó, Trưởng Ban quản lý TM ATM căn cứ vào tình hình thực tế giao dịch của từng ATM tại đơn vị mình để quyết định số lượng máy cần tiếp quỹ vào ngày tiếp theo.

 Trưởng ban lập "Giấy đề nghị tiếp quỹ ATM" (Phụ lục 07) trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Trên cơ sở đó thông báo cho phòng Ngân quỹ chuẩn bị số lượng tiền theo yêu cầu.

 Phòng Ngân quỹ có trách nhiệm tuyển chọn số lượng tiền đủ tiêu chuẩn để

nạp ATM theo kế hoạch của phòng có nghiệp vụ thẻ.

 Thanh toán viên (TTV) phòng có nghiệp vụ thẻ - thành viên Ban quản lý quỹ TM ATM lập phiếu hạch toán để tiếp quỹ.

 Thủ quỹ ATM (TQ) căn cứ phiếu hạch toán để nhận tiền tiếp quỹ về Ban Quản lý quỹ TM ATM dưới sự giám sát của Kiểm soát viên (KSV) phòng có nghiệp vụ thẻ - thành viên Ban quản lý quỹ TM ATM.

-Tiếp quỹ tại ATM

 Dưới sự chứng kiến của KSV, TTV mở khoá nắp máy cho ATM tạm dừng chương trình giao dịch; kiểm tra, xoá lỗi của băng chuyền, thiết bị trên ATM; in báo cáo ATM tại thời điểm đó và liên lạc về trụ sở để in số dư "Tài khoản TM ATM" trên hệ thống.

 KSV và TQ mở khoá két tiền của máy. Người mở mã khoá phải tự bảo vệ mã khoá của mình, không để lộ hoặc để camera ghi được mã khoá. Lấy các hộp tiền và hộp đựng tiền loại cho vào một tải tiền ATM để đưa về trụ sở kiểm quỹ.

 TQ kiểm đếm và nạp tiền vào hộp đựng tiền theo quy định dưới sự chứng kiến của KSV và TTV; dùng giấy niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên nói trên để niêm phong các hộp tiền, hộp tiền loại và tải tiền ATM theo quy định.

 TTV kiểm tra giấy in nhật ký của ATM, giấy in hoá đơn giao dịch, lấy thẻ bị nuốt (nếu có), khai báo dữ liệu số tiền vừa nộp vào máy, tiến hành kiểm tra tình trạng hoạt động của các hộp tiền.

 KSV kiểm tra sự khớp đúng của dữ liệu nhập với số tiền thực tế tiếp quỹ,

trường hợp máy báo lỗi phải xử lý ngay hoặc báo về trụ sở chính để xử lý.

 Sau khi máy in ra biên lai nộp tiền, TTV chuyển chương trình của máy về chế độ sẵn sàng phục vụ khách hàng; khoá nắp máy.

 KSV tiến hành rút thử tiền ở các hộp tiền để kiểm tra sự chính xác.

 Việc vận chuyển tiền, tiếp quỹ cho ATM được thực hiện từ 7h30 đến 16h30 các ngày trong tuần kể cả ngày nghĩ, ngày lễ và thực hiện theo quy định.

-Kiểm quỹ ATM

 Việc kiểm đếm số tiền còn lại trong từng hộp tiền của ATM mang về phải

được tổ chức kiểm đếm ngay trong ngày tại trụ sở AGRIBANK A Lưới

 TQ kiểm đếm dưới sự chứng kiến của KSV và TTV. Nếu số tiền thực tế còn lại của các hộp tiền khớp đúng với số dư trên tài khoản TM của máy đã được in ra thì TTV lập "Biên bản kiểm quỹ ATM" (Phụ lục 08) có đầy đủ chữ ký của các thành viên nói trên, hạch toán hoàn số tiền đó về quỹ chính.

 Đối với các hộp tiền bị sự cố mang về khi kiểm quỹ căn cứ vào số dư của từng hộp theo báo cáo ATM in ra tại thời điểm xảy ra sự cố hoặc số tiền thực tế của hộp tiền loại để lập biên bản kiểm quỹ và hạch toán, xử lý thừa/thiếu .

 Cuối ngày, căn cứ vào số dư trên tài khoản “TM tại hộp cassette của máy ATM”, Trưởng ban, KSV và TQ tiến hành kiểm quỹ, kiểm tra niêm phong hộp tiền nguyên niêm phong chưa nạp ATM, hộp tiền lấy từ ATM về chưa kịp kiểm đếm; kiểm đếm tờ đối với số tiền không chẵn bó ở ngoài hộp tiền nguyên niêm phong.

 Sau khi kiểm quỹ xong, cho toàn bộ số tiền không chẵn bó vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong; giao gửi hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng nguyên niêm phong cho Thủ kho bảo quản theo quy định. Hai bên giao nhận phải ký vào sổ "Giao nhận gửi kho".

2.2.3. Các quy trình khác

2.2.3.1. Quy định về vận chuyển tiền

- Quy trình vận chuyển tiền: Vận chuyển TM là một quy trình được bắt đầu từ khi nhận, đóng gói, niêm phong tiền, bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận, giao và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc.

- Người vận chuyển phải có “Giấy ủy quyền vận chuyển tiền” (Phụ lục 09).

- Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng tiền: Đơn vị mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển.

- Phương tiện vận chuyển tiền: Vận chuyển tiền phải sử dụng xe ôtô chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng.

- Bảo quản, đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển tiền: Tiền khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong; Người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản; Trường hợp vận chuyển bằng xe chuyên dùng của Đơn vị, người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển tiền.

- Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển tiền: Phải tổ chức vận chuyển tiền vào ban ngày. Trường hợp vận chuyển đường dài, khi cần nghỉ dọc đường phải đỗ xe nơi an toàn.

- Tổ chức tiếp nhận tiền: Khi tiền vận chuyển đến, Đơn vị phải huy động lực lượng lao động tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, ngày lễ) để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn.

2.2.3.2.Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ định kỳ

- Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê TM mỗi năm 02 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hằng năm và 0 giờ ngày 01 tháng 07 hằng năm.

- Kiểm quỹ TM giao dịch của Đơn vị vào cuối giờ làm việc mỗi ngày

- Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trong các trường hợp:

+ Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt.

+ Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt.

+ Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi TM hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi TM.

+ Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của cấp có thẩm quyền. Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn TM.

-Bàn giao tài sản khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền.

-Kiểm tra, giám sát kiểm kê, kiểm quỹ: Đơn vị tổ chức việc giám sát, kiểm kê, kiểm quỹ cuối ngày theo quy chế kiểm tra nội bộ, quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của NHNT.

2.2.4. Xử lý thừa, thiếu TM.

2.2.4.1.Xử lý thừa, thiếu tài sản trong giao nhận, đóng gói:

+ Trường hợp thiếu TM theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên trên niêm phong phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất. Nếu tái phạm, thì tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, bao, thùng sẽ được hạch toán theo quy định của NH.

+ Trường hợp đã giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau đó kiểm đếm tờ, miếng), mới thừa, thiếu tiền phải lập biên bản giữ lại niêm phong bó, túi tiền và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý: Nếu chênh lệch thừa tiền thì báo Có/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền, thì báo Nợ/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao.

+ Trường hợp khi giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng không còn nguyên niêm phong thì bên giao, bên nhận lập biên bản ghi rõ tình trạng niêm phong và kiểm kê toàn bộ số tiền thực tế trong bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng đó để truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản và trách nhiệm của những người có liên quan.

2.2.4.2. Xử lý thừa, thiếu tài sản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển.

- Các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TM trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc Đơn vị phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm tra trưởng, Trưởng phòng Ngân quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị thiếu, mất.

- Những vụ thiếu, mất TM có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải

báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở