Quy Trình Thực Hiện Bồi Thường Tổn Thất Hàng Hoá Của Công Ty

- Nếu các vụ việc phát sinh ngoài giờ làm việc/vào ngày nghỉ/ngày lễ thì chấp nhận yêu cầu giám định qua điện thoại nhưng ĐVKT cần phải có văn bản yêu cầu chính thức gửi tới ĐVGĐ vào ngày làm việc tiếp theo.

Trong đơn bảo hiểm của PJICO đã có điều khoản quy định rõ là nếu tổn thất ước tính dưới 200 USD và có các giấy tờ xác nhận tình trạng tổn thất của người chuyên chở hoặc người thứ ba gây tổn thất thì không phải yêu cầu giám định mà có thể yêu cầu Công ty bồi thường luôn.

Bước 2: Xử lý thông tin ban đầu

Nếu cần phải chỉ định ĐVGĐ độc lập trong nước thì chỉ định các công ty giám định độc lập có tên trong danh sách đã được Công ty phê duyệt (như Công ty CP Giám định FCC, Công ty CP Giám định hàng hoá XNK Châu Á…); nếu chỉ định ĐVGĐ ở nước ngoài thì chỉ định các công ty có tên trong danh bạ đại lý của Lloyd’s (tham khảo tại http://agents.lloydsagency.com/agentdirectory.aspx). Tuy nhiên hiện nay PJICO có xu hướng thuê giám định độc lập trong tất cả các trường hợp yêu cầu giám định vì sẽ đảm bảo tính khách quan và tận dụng được trình độ chuyên môn của các công ty chuyên về giám định.

Bước 3: Tiến hành giám định

- Công tác chuẩn bị: Trên cơ sở các thông tin về tổn thất được cung cấp, GĐV phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến tổn thất như kiến thức về rủi ro hoặc tổn thất, các dụng cụ cần thiết…

- Khi tiến hành giám định, GĐV cần kiểm tra tính chính xác, phù hợp về mặt giấy tờ của đối tượng bảo hiểm; ghi nhận chính xác thời gian, địa điểm, diễn biến, mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây ra tổn thất; liên lạc với đơn vị cấp trên để thông báo tình hình và xin ý kiến chỉ đạo về các bước xử lý tiếp theo;

- Xác định tình trạng tổn thất: GĐV phải tiến hành kiểm tra từ bên ngoài kiện hàng, container rồi mới kiểm tra tình trạng bên trong container, kiện hàng để phát hiện tổn thất và nguyên nhân tổn thất một cách cẩn thận.

- Xác định mức độ tổn thất: GĐV phải

+ Nếu có điều kiện, cần xác định mức độ tổn thất cho hàng hoá theo từng nguyên nhân khác nhau để xác định tổn thất chung và tổn thất riêng hoặc người chịu trách nhiệm hợp lý; đồng thời xác định các chi phí cứu chữa, sửa chữa, chỉnh lý hàng hợp lý để ghi vào biên bản (nếu có);

+ Khi tổn thất lớn hoặc dạng đặc biệt cần lấy mẫu và phân tích theo các chỉ tiêu kỹ thuật của hàng nguyên chất (có thể thuê cơ quan chuyên môn); đối với các lô hàng lớn bị tổn thất nặng không có khả năng giám định toàn bộ lô hàng thì có thể giám định mẫu một bộ phận lô hàng (tối thiểu 10%);

+ Nếu thiếu số lượng: nêu rõ kích cỡ, thứ loại hàng thiếu hụt hư hỏng so với phiếu đóng gói, xem xét khả năng đóng gói thiếu hoặc nhầm từ kiện này sang kiện khác…

+ Nếu thiếu trọng lượng: xem xét khả năng dò chảy, vương vãi không thu hồi lại được, hao hụt tự nhiên, độ ẩm, tạp chất, chú ý kiểm tra cả bao bì và cân sử dụng để tính đúng trọng lượng hàng thiếu hụt;

+ Hàng bị hư hỏng: xác định số lượng, trọng lượng từng loại hàng hỏng theo từng mức độ, xét khả năng sử dụng của từng loại theo từng mức độ hư hỏng để xác định mức độ tổn thất hợp lý; với mặt hàng là máy móc thiết bị cần xem xét tới ảnh hưởng của độ bền và công suất.

- Xác định nguyên nhân gây ra tổn thất: nguyên nhân phải được nêu rõ ràng, chính xác, phù hợp với tổn thất thực tế và nêu chính xác thời gian, địa điểm xảy ra tổn thất. Do đó, GĐV phải xác định chính xác nguyên nhân và là người chịu trách nhiệm về tổn thất đó. GĐV cần căn cứ trên các cơ sở sau để xác định

nguyên nhân gây tổn thất: tính chất và đặc điểm bao bì, hàng hoá; đặc điểm và tình trạng phương tiện; hành trình; dạng tổn thất; tình trạng bốc dỡ, lưu kho, chuyển tải; tình hình giao nhận của các bên liên quan; ảnh chụp hiện trường và các tài liệu liên quan khác.

Bước 4: Lập biên bản giám định hiện trường

Kết thúc quá trình thực hiện giám định tại hiện trường, GĐV lập Biên bản giám định hiện trường, Biên bản giám định có chữ ký của đại diện các bên tham gia giám định.

Bước 5: Thoả thuận và theo dõi khắc phục hậu quả

- Nếu không thống nhất giá trị thiệt hại cần tiến hành bán đấu giá tổn thất để xác định mức độ giảm giá trị thương mại hàng tổn thất được chính xác.

- GĐV đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, sửa chữa, khắc phục, thay thế hoặc cứu vớt hàng hoá bị tổn thất.

Bước 6: Báo cáo giám định hàng tổn thất và cấp Báo cáo giám định, thu phí giám định

- ĐVGĐ cấp Báo cáo giám định cho NYC theo số lượng yêu cầu (cấp bằng cả tiếng nước ngoài nếu có yêu cầu). Nếu không có yêu cầu cụ thể thì cấp 02 bản gốc tiếng Việt, trong đó 01 bản cấp cho NYC, 01 bản lưu tại ĐVGĐ.

- Phí giám định: ĐVKT có trách nhiệm thu đòi phí giám định từ NĐBH/ khách hàng; PJICO báo nợ đơn vị yêu cầu nếu PJICO yêu cầu giám định.

Bước 7: Công ty giám định độc lập tiến hành giám định

NĐPC phải theo dõi tiến độ và đánh giá việc thực hiện giám định của công ty giám định thuê ngoài căn cứ vào sự tinh thông nghiệp vụ và mẫn cán của

GĐV, thời gian hoàn thành… Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết, NĐPC phải báo cáo Trưởng ĐVGĐ để có phương hướng xử lý.

Sau khi thực hiện xong việc giám định, một bộ hồ sơ giám định được lập bao gồm: Giấy yêu cầu giám định, Các chứng từ liên quan đến lô hàng (B/L, Invoice, Packing List…), thông báo tổn thất và các công văn trao đổi giữa các bên liên quan, Báo cáo giám định của PJICO hoặc của công ty giám định thuê ngoài. Bộ hồ sơ này phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và phải được lưu trữ trong vòng 10 năm tại ĐVGĐ và các phòng liên quan.

2.3 Quy trình thực hiện bồi thường tổn thất hàng hoá của Công ty

Cũng giống như giám định, công tác bồi thường tổn thất hàng hoá của Công ty cũng được chuẩn hoá thành “Quy trình bồi thường bảo hiểm hàng hoá” áp dụng trong toàn bộ hệ thống PJICO. Quy trình bồi thường tổn thất thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Quy trình bồi thường tổn thất hàng hoá tại PJICO

Trách nhiệm

Tiến trình

Bồi thường viên Tiếp nhận hồ sơ BT (BTV)

BTV Kiểm tra và hoàn Bổ sung thiện hồ sơ

BTV Tính toán BT

BTV/NĐPC/Trưởng ĐVBT,

GĐ đơn vị, TGĐ/NĐUQ/Các Trình duyệt BT phòng liên quan

BTV/ĐVBT/Phòng kế Xác báo/ Thông báo

toán (Phòng Tài chính – BT/ Thanh toán tiền Tái bảo Kế toán công ty – PKT) BT hiểm

BTV/ĐV BT/ Phòng tài Đòi người thứ 3, xử

sản/Các phòng liên quan lý tài sản hư hỏng (nếu có)

BTV Lưu trữ hồ sơ BT

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 116 trang tài liệu này.

Nguồn: Quy trình bồi thường bảo hiểm hàng hoá QT.26.3 của PJICO

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại từ khách hàng

BTV/NĐPC tiếp nhận hồ sơ và vào Sổ thống kê bồi thường hàng hoá, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giải quyết trên cơ sở sắp hết hạn khiếu nại người thứ ba, tổn thất lớn phức tạp, thiếu các chứng từ cần yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ

- BTV/NĐPC:

+ Căn cứ vào loại hình tham gia bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm và hợp đồng bảo hiểm, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ đính kèm hồ sơ. Nếu chưa có đủ chứng từ theo yêu cầu, hướng dẫn khách hàng bổ sung cho đầy đủ.

+ Đề nghị PKT xác định tình trạng nộp phí bảo hiểm của đơn bảo hiểm, đồng thời liên hệ với các ĐVKT để thu thập các văn bản thoả thuận giữa PJICO và khách hàng về việc nộp phí.

- Trường hợp hồ sơ bồi thường do trên phân cấp:

+ Đơn vị kiểm tra hồ sơ, tính toán bồi thường và làm tờ trình gửi Công ty đề xuất số tiền bồi thường;

+ Nếu TGĐ/NĐUQ Công ty đồng ý duyệt bồi thường, Công ty sẽ có công văn gửi đơn vị thông báo cho khách hàng; nếu còn vướng mắc, Công ty sẽ yêu cầu đơn vị làm việc tiếp với khách hàng để hoàn thiện bộ hồ sơ.

- Trường hợp đồng bảo hiểm: Nếu PJICO không phải là người bảo hiểm chính thì không phải thực hiện các bước trên, Công ty căn cứ vào tỷ lệ đồng bảo hiểm để tính toán STBT. Nếu PJICO là người bảo hiểm chính thì thực hiện như trên.

Bước 3: Tính toán bồi thường

- BTV/NĐPC căn cứ vào STBH, thời điểm thanh toán phí bảo hiểm, quyền lợi bảo hiểm, thời hiệu khiếu nại của hợp đồng bảo hiểm để xem xét tổn thất đó có được bảo hiểm hay không.

- Sau khi xác định được tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bồi thường bảo hiểm, BTV dựa trên cơ sở tổn thất hoặc ước tính, so sánh STBH và GTBH

để xác định đúng STBT sau khi đã trừ đi những phần không thuộc trách nhiệm bảo hiểm.

+ Nếu giá trị của từng đơn vị hàng bằng nhau:

Tổng STBH

STBT =

Tổng lượng hàng được bảo hiểm

x Lượng hàng bị tổn thất

+ Nếu giá trị của từng đơn vị hàng khác nhau:

Tổng STBH

STBT =

Tổng giá trị hoá đơn

x Trị giá hoá đơn của lượng hàng tổn thất

- Đối với tổn thất chất lượng (rò rỉ, đổ vỡ, hư hỏng…) có ba cách tính toán STBT:

+ Giảm giá trị thương mại: BTV tính số tiền khiếu nại bằng cách nhân STBH của hàng hoá bị tổn thất với tỷ lệ phần trăm giảm giá trị thương mại.

+ Tổn thất trừ phần cứu vớt:

STBT = STBH của hàng hoá bị tổn thất – Số tiền bán hàng tổn thất cứu vớt được

+ Thoả thuận bồi thường tổn thất riêng: áp dụng trong trường hợp khách hàng không chấp nhận tỷ lệ giảm giá trị thương mại.

STBT STBH x S.M.V – D.M.V

S.M.V

Trong đó: S.M.V (Sound Market Value) – Giá trị hàng tốt và D.M.V (Damage Market Value) – Giá trị hàng tổn thất trên thị trường tại nơi đến.

+ Sửa chữa máy móc thiết bị: nếu không có giá chi tiết phụ tùng thì bồi thường theo giá sửa chữa hoặc chi tiết tương tự của hợp đồng khác.

- Đối với tổn thất về chi phí: ngoài tổn thất hàng do các rủi ro được bảo hiểm gây nên, PJICO cũng bồi thường cho các chi phí như Chi phí đề phòng, hạn chế tổn thất (chi phí đóng gói, thay bao bì, cứu hàng…) nhưng tổng phí không được vượt quá STBH; Chi phí riêng (chi phí dỡ hàng, bảo quản và sắp xếp hàng tại cảng lánh nạn); Đóng góp tổn thất chung; Chi phí cứu hộ và các chi phí khác.

- Đối với đóng góp tổn thất chung: phải kiểm tra xem việc tính toán, phân bổ có đúng và phù hợp không, nếu chưa đúng hoặc có ý kiến khác thì trao đổi lại với nhà phân bổ để điều chỉnh lại.

- Tạm ứng bồi thường: nếu xác định tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm, nhưng hồ sơ đang trong quá trình giải quyết (như thiếu chứng từ) thì có thể tạm ứng bồi thường một phần tổn thất (nếu có yêu cầu) nhưng tối đa không quá 50% giá trị tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm.

Bước 4: Trình duyệt bồi thường

- BTV/NĐPC làm tờ trình duyệt bồi thường trong đó phân tích nguyên nhân tổn thất, phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm và cách tính STBT, nêu rõ lý do chấp nhận bồi thường hoặc từ chối, lý do tăng giảm số tiền bồi thường so với số tiền khách hàng đòi, đòi người thứ ba…

- Trưởng ĐVBT: xem xét, ký tờ trình, trình GĐ đơn vị/TGĐ/NĐUQ xem xét; đối với các vụ phức tạp có thể đề xuất chuyển qua lấy ý kiến của các Phòng có liên quan. Nếu có ý kiến trái ngược thì cần phải xem xét lại để có ý kiến thống nhất trước khi trình GĐ đơn vị/TGĐ/NĐUQ.

- Trưởng các phòng liên quan xem xét và có ý kiến bằng văn bản.

- GĐ đơn vị/TGĐ/NĐUQ xem xét, phê duyệt hoặc có ý kiến khác.

Bước 5: Bồi thường thương mại