tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng nhiều cách thức linh hoạt (sử dụng các chiến thuật, kỹ thuật trong giao tiếp đàm phán) để đi đến thoả thuận chung giữa hai bên. Do các thương nhân tham gia đàm phán thường có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, nên địa điểm đàm phán thường là nước nơi người bán có trụ sở kinh doanh hoặc nước nơi người mua có trụ sở kinh doanh hoặc ở một nước thứ ba, các nước này có thể rất xa nhau về khoảng cách địa lý làm phát sinh nhiều chi phí đi lại, ăn ở tại nước ngoài cho một trong hai bên hoặc cả hai bên. Vì thế đàm phán trực tiếp rất tốn kém tính cả về chi phí đi lại tiếp đón lẫn chi phí quà cáp, gặp gỡ tìm hiểu cả chính thức lẫn không chính thức.
Mặt khác, đàm phán trực tiếp cũng là hình thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất trong ba hình thức đàm phán cơ bản (đàm phán qua thư, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp). Trước hết, tính chất phức tạp thể hiện ở các đòi hỏi rất cao về phẩm chất và năng lực của người đàm phán. Những cá nhân trực tiếp tiến hành đàm phán không những phải nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo các kỹ năng ứng xử trong đàm phán, chủ động, linh hoạt và sáng tạo trong áp dụng các chiến thuật đàm phán, nắm chắc chiến lược và kế hoạch đàm phán đã vạch ra, cảnh giác trước các chiến thuật và mưu mẹo của phía đối tác cũng như nhanh chóng có biện pháp đối phó phù hợp khi cần thiết,…Thứ hai, quá trình đàm phán trực tiếp trong thương mại quốc tế bị chi phối mạnh mẽ bởi những khác biệt trong văn hoá dân tộc và tính cách cá nhân. Những yếu tố này biểu hiện rất đa dạng trong quá trình các bên tiếp xúc thương lượng với nhau, tác động lên cách mà mỗi bên ứng xử và tỏ thái độ trong lúc thương lượng, ảnh hưởng đến bầu không khí đàm phán và đặc biệt là phong cách đàm phán của mỗi bên.
Tuy vậy, đàm phán trực tiếp vẫn có vai trò đặc biệt quan trọng trong một số trường hợp nhất định. Đó là khi giao dịch mua bán có tính chất phức tạp, hoặc lô hàng có giá trị lớn, hoặc mặt hàng được mua bán là loại hàng hoá đặc biệt có ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế quốc gia. Khi đó phương thức gặp gỡ trực tiếp sẽ giúp các bên có điều kiện thuận lợi để thương lượng kĩ càng, giải thích cặn kẽ một số vấn đề phức tạp không thể giải quyết qua điện thoại hoặc thư từ, hợp đồng được ký kết trở nên chặt chẽ hơn, đảm bảo cho thương vụ thành công tốt đẹp. Ngoài ra, đôi khi đàm
phán qua thư và điện thoại đã kéo dài quá lâu đến vài tháng nhưng các bên vẫn chưa đi đến thoả thuận thống nhất, khi đó đàm phán trực tiếp sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và đôi lúc lại là lối thoát cho những đàm phán qua thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu nhưng không đi đến kết quả. Thông thường mỗi cuộc thương lượng trực tiếp chỉ hết 2 đến 3 ngày, nếu lâu cũng chỉ đến 7 ngày, trong khi các giao dịch thư tín, điện thoại trước đó có thể đã kéo dài tới 2 đến 3 tháng. Một ưu điểm nữa của phương gặp gỡ trực tiếp là nó tạo điều kiện cho người bán và người mua hiểu biết nhau tốt hơn, từ đó thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp và lâu dài.
Quá trình đàm phán trực tiếp thường diễn ra theo 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đàm phán (trong giai đoạn này, các bên chuẩn bị kỹ lưỡng về chương trình đàm phán, thu thập thông tin về đối tác, lên kế hoạch đàm phán cụ thể, chuẩn bị các chiến lược và chiến thuật đàm phán, diễn tập đàm phán,…), giai đoạn đàm phán trực tiếp (trong giai đoạn này người bán và người mua tiếp xúc ban đầu để tìm hiểu về nhau sau đó bước vào đàm phán cụ thể từng vấn đề), giai đoạn hậu đàm phán (nếu hợp đồng được ký kết, các bên đảm bảo thực hiện nghiêm túc các điều khoản của hợp đồng, đánh giá kết quả cuộc thương lượng và rút ra kinh nghiệm cho lần sau). Giai đoạn chuẩn bị có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định tới 80% khả năng thành công của đàm phán, còn giai đoạn đàm phán chính là hạt nhân của toàn bộ quá trình đàm phán, cũng là giai đoạn phức tạp và khó khăn nhất. Trong giai đoạn này các bên trực tiếp gặp gỡ và thương lượng với nhau, qua quá trình giao tiếp đối thoại, các bên tìm hiểu được những mối quan tâm, lập trường và lợi ích mà mỗi bên theo đuổi. Quá trình gặp gỡ trực tiếp thường được thực hiện theo 1 trong 2 kiểu sau: Thứ nhất là kiểu tuần tự (sequential procedure)
Với kiểu đàm phán này các bên sẽ chuẩn bị trước một chương trình đàm phán trong đó nêu cụ thể các vấn đề cần bàn bạc. Quá trình thương lượng sẽ đi tuần tự từ vấn đề này sang vấn đề kia cho đến khi các bên đạt được thoả thuận về tất cả các vấn đề. Ví dụ, theo chương trình đàm phán, người bán và người mua sẽ thương lượng về điều khoản giá cả trước, sau khi đạt được thoả thuận về giá cả mới đi tiếp đến thương lượng về điều khoản giao hàng, thoả thuận xong về điều khoản giao hàng
các bên mới thương lượng tiếp về điều khoản thanh toán,…Kiểu đàm phán này giống như việc đi lên cầu thang từng bậc từng bậc một, nói cách khác đây được coi là kiểu đàm phán “quy nạp”, đi từ chi tiết từng điều khoản cho đến thoả thuận chung thống nhất cuối cùng.
Thứ hailà kiểu tổng hợp (overall procedure)
Với kiểu đàm phán này, các vấn đề được giải quyết theo những nguyên tắc chung đã được thống nhất từ trước. Đây còn được gọi là kiểu đàm phán “diễn giải”, trong đó người bán và người mua không bắt đầu thương lượng ngay vào chi tiết từng vấn đề một mà cùng nhau thống nhất về một số nguyên tắc, điều khoản chung nhất trước khi bắt tay vào thương lượng từng vấn để một cách cụ thể.
Thực tế cho thấy các cuộc đàm phán trực tiếp diễn ra theo cách nào trong một hai cách trên đây phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố văn hoá. Văn hoá các nước phương Tây thường chuộng kiểu đàm phán tuần tự còn văn hoá phương Đông lại ưa kiểu đàm phán tổng hợp. Yếu tố văn hoá là yếu tố tác động tới đàm phán trực tiếp mạnh mẽ nhất trong ba hình thức đàm phán cơ bản. Dưới đây là phân tích cụ thể về ảnh hưởng của yếu tố văn hoá tới đàm phán trực tiếp, cùng với một số yếu tố đặc trưng khác của đàm phán trực tiếp bao gồm bối cảnh đàm phán, đoàn đàm phán và các phẩm chất đối với người đàm phán.
Có thể bạn quan tâm!
-
Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản - 1 -
Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản - 2 -
Chiến Lược, Chiến Thuật Và Kỹ Thuật Sử Dụng Trong Đàm Phán Trực Tiếp -
Chiến Thuật Trong Đàm Phán Trực Tiếp -
Đặc Trưng Trong Hoạt Động Đàm Phán Trực Tiếp Của Các Doanh Nghiệp Nhật Bản
Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.
1.2.2. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá tới đàm phán trực tiếp
Văn hoá là một khái niệm rộng đã được định nghĩa theo rất nhiều cách khác nhau. Nhìn chung, văn hoá là môi trường nhân tạo tồn tại xung quanh cuộc sống của cộng đồng người, bao gồm tổng thể các kiến thức, đức tin, nghệ thuật, tập quán, thói quen, đạo đức được các thành viên trong cộng đồng thừa nhận. Tổ chức UNESCO đã định nghĩa văn hoá như sau “văn hoá bao gồm tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động” (Đàm phán trong kinh doanh quốc tế- Đoàn Thị Hồng Vân- trang 39). Định nghĩa của UNESCO về văn hoá rất rộng, nó chỉ ra rằng văn hoá chính là những nét khác biệt giữa các dân tộc về vật chất lẫn tinh thần.
Vậy văn hoá ảnh hưởng đến đàm phán trực tiếp như thế nào?
Sự khác biệt về văn hoá giữa các dân tộc ảnh hưởng đến đàm phán trực tiếp theo ít nhất là 8 khía cạnh sau:
Một là quan điểm về đàm phán
Thương nhân ở những nền văn hóa khác nhau sẽ có cách nhìn khác nhau về bản chất của quá trình đàm phán nói chung và đàm phán trực tiếp nói riêng. Với các thương nhân Mỹ, đàm phán trực tiếp là quá trình cạnh tranh trong việc đưa ra các chào hàng và các hoàn giá (offer và counter-offer), còn với các thương nhân Nhật Bản, đàm phán trực tiếp là cơ hội chia sẻ thông tin, xây dựng mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài.
Hai là tiêu chuẩn lựa chọn đàm phán viên
Khác với đàm phán qua điện thoại, thư tín, đàm phán trực tiếp đòi hỏi ở người đàm phán những phẩm chất và năng lực rất cao. Những tiêu chí để lựa chọn một cá nhân đủ khả năng tham gia đàm phán trực tiếp với đối tác nước ngoài thường là: kiến thức về vấn đề được đàm phán, tuổi tác, thâm niên công tác, mối quan hệ gia đình, giới tính, kinh nghiệm nghề nghiệp, địa vị xã hội,… Các nền văn hoá khác nhau sẽ đánh giá khác nhau về vai trò và tầm quan trọng của từng tiêu chí trên. Với nhiều thương nhân Mỹ, đàm phán viên chỉ cần chứng tỏ được năng lực, hiểu biết và các phẩm chất cần thiết là đủ điều kiện tham gia đoàn đàm phán, nhưng ở một số nước như Nhật Bản, Việt Nam, Trung Quốc, ngoài năng lực, tố chất, các tiêu chí về giới tính, địa vị, chức sắc cũng rất quan trọng.
Ba là nghi thức trong giao tiếp đàm phán
Các nền văn hoá khác nhau đánh giá khác nhau mức độ trang trọng trong giao tiếp đàm phán thương mại quốc tế. Người Mỹ được coi là những người có phong cách đàm phán ít nghi thức nhất, họ thường gọi nhau bằng tên riêng, không dùng đại từ nhân xưng (Mr, Ms, Doctor, Professor …) và có lối giao tiếp rất thân thiện. Ngược lại, ở một số nước Châu Âu, đàm phán trực tiếp diễn ra rất trang trọng, các thương nhân gọi nhau bằng họ và thường dụng đại từ (quý ông, quý bà, ngài…). Còn ở các nước thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương, việc trao danh thiếp trong các cuộc gặp gỡ tiếp xúc ban đầu là rất phổ biến. Thậm chí cách đưa và nhận danh thiếp,
cách bắt tay, cách ăn mặc trong gặp gỡ đàm phán cũng ảnh hưởng rất lớn tới tính trang trọng của cuộc đàm phán, vì chúng thể hiện thái độ lịch sự, cũng như nhân cách, trình độ của người đàm phán
Bốn là giao tiếp đối thoại
Văn hoá cũng ảnh hưởng tới cách con người giao tiếp, đối thoại với nhau. Trong ngôn ngữ hình thể (body language) cũng có sự khác biệt giữa các nền văn hoá, một cử chỉ có thể bị coi là thô lỗ ở nước này nhưng lại hoàn toàn bình thường ở một nước khác. Để tránh làm phật lòng đối tác, các nhà đàm phán thương mại quốc tế phải lưu ý đến các quy tắc ứng xử trong văn hóa ở nước của đối tác một cách thật cẩn thận
Năm là thời gian
Văn hóa tác động rất lớn đến nhận thức của con người về vai trò của yếu tố thời gian. Người Mỹ, rất coi trọng thời gian, họ coi thời gian như một nguồn lực có giá trị, với họ, tốc độ giải quyết công việc càng nhanh càng đem lại hiệu quả và năng suất lao động cao. Nhưng ở nhiều nước khu vực Trung Đông, Mỹ Latinh,… con người có tác phong làm việc chậm rãi hơn, cái được quan tâm nhiều hơn là tính hoàn hảo của công việc dù phải mất bao lâu mới hoàn thành được công việc đó chứ không phải tốc độ giải quyết công việc. Vì vậy, đàm phán trực tiếp giữa các thương nhân ở những nền văn hoá có nhận thức trái ngược nhau về tầm quan trọng của yếu tố thời gian sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề dễ gây bất đồng và khó đi đến thoả thuận Sáu lànhận thức về mức độ rủi ro
Các nền văn hoá khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới mức độ chấp nhận rủi ro của các thương nhân trước các giao dịch kinh doanh. Ở một số nước, các nhà kinh doanh ra quyết định một cách rất dè dặt, họ đòi hỏi phải thu thập và phân tích kỹ một lượng lớn thông tin trước khi ra một quyết định. Quyết định càng quan trọng, lượng thông tin cần phân tích càng nhiều, và thời gian ra quyết định càng dài. Các thương nhân ở những nước có xu hướng sợ rủi ro như trên thường chuẩn bị tìm hiểu bạn hàng rất kỹ trước khi đàm phán, trong quá trình thương lượng với đối tác, họ thường xuyên lấy ý kiến của các thành viên khác trong đoàn đàm phán hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên trước khi quyết định một nhượng bộ, ra một đề xuất hoặc
chấp nhận hay từ chối một đề nghị mà đối tác đưa ra. Nhưng ở một số nước khác, các thương nhân có mức độ sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao hơn, họ sẵn sàng chớp thời cơ ra quyết định ký kết hợp đồng ngay cả khi chưa có đầy đủ thông tin về mức độ an toàn của giao dịch. Những thương nhân này mang quan điểm “rủi ro càng cao, mức sinh lời càng lớn” (nothing ventured, nothing gained).
Bảy là tính tập thể- tính cá nhân
Các nước khác nhau có quan niệm khác nhau về vai trò của cá nhân và tập thể trong xã hội. Các nền văn hoá đề cao vai trò của cá nhân là Mỹ, Anh, Hà Lan, Canada…, ở những nước này, mức độ tự do cá nhân rất cao, mỗi người chăm lo trước tiên cho lợi ích của cá nhân mình. Còn những nền văn hoá đề cao vai trò của tập thể là Indonesia, Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc, Pakistan,…, ở những nước này, các cá nhân được liên kết với nhau thành những nhóm người, những cộng đồng được tổ chức chặt chẽ, tạo thành những nhóm người có chung quyền lợi, mọi người chăm lo cho lợi ích của tập thể và chỉ bảo vệ những ý kiến đã được tập thể thông qua. Những thương nhân ở những nền văn hoá đề cao vai trò cá nhân thường cũng là người có quyền ra quyết định cuối cùng và các quyết định của họ cũng thường là các quyết định cá nhân, trong khi những thương nhân ở những nền văn hoá đề cao vai trò tập thể chỉ ra các quyết định sau khi có sự nhất trí của tập thể nhóm đàm phán.
Tám là nhận thức về vai trò của hợp đồng mua bán quốc tế
Văn hoá tác động rất mạnh đến nhận thức của các nhà kinh doanh về bản chất và hình thức của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Hợp đồng trong quan niệm của người Mỹ phải là những bản thoả thuận được lập trên cơ sở logic, được ghi thành văn bản, nội dung chi tiết, có hiệu lực tuyệt đối ràng buộc quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên, hợp đồng có giá trị hiệu lực trong suốt quá trình thực hiện và được pháp luật công nhận. Vì thế trong quá trình đàm phán, các bên phải thương lượng rất kỹ lưỡng những điều khoản và điều kiện của hợp đồng, nhất trí về cách giải quyết những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như cố gắng đưa vào hợp đồng những quy định chặt chẽ để đảm bảo tránh xảy ra những tranh chấp sau này.Tuy vậy, với nhiều thương nhân Nhật Bản, hợp đồng được hiểu một cách linh hoạt hơn, hợp đồng đối với các nhà kinh doanh Nhật Bản không phải
là một tờ “thánh chỉ” có khả năng ràng buộc tuyệt đối trách nhiệm của các bên, mà trên thực tế uy tín của mỗi bên, sự tin tưởng mà các bên giành cho nhau mới thực sự quan trọng, không có sự tin tưởng sẽ không có hợp đồng. Và do tin tưởng lẫn nhau, các bên sẽ tự động chấp hành các điều khoản của hợp đồng một cách nghiêm túc.Vì thế, trong quá trình đàm phán, các thương nhân Nhật Bản chú trọng đặc biệt đến việc xây dựng lòng tin với đối tác và tạo dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp hơn là việc chỉ lo thoả thuận thật kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ nhất của hợp đồng mua bán.
1.2.3. Địa điểm đàm phán trực tiếp
Trong đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, một vấn đề được nhiều người quan tâm là quá trình thương lượng trực tiếp sẽ diễn ra ở đâu, ở nước người bán, ở nước người mua hay ở một nước thứ ba? Việc các thương nhân có xu hướng thích chọn nơi nào làm địa điểm đàm phán bị ảnh hưởng mạnh mẽ ở vị trí của họ trong đàm phán – cụ thể ở đây là họ tham gia đàm phán với tư cách người bán hay người mua. Nhiều nhà nhập khẩu có xu hướng thích chọn nơi đặt trụ sở kinh doanh của họ làm địa điểm đàm phán, còn nhiều nhà xuất khẩu lại ưu tiên chọn nước người mua làm nơi đàm phán. Tuy nhiên, phần lớn những động cơ của những ưu tiên trên lại mang nhiều yếu tố tâm lý chủ quan hơn là yếu tố khách quan thực tế. Thứ nhất, đối với người mua, đó là tâm lý “an toàn khi được chơi trên sân nhà”. Họ cho rằng việc đàm phán ngay tại trụ sở kinh doanh của mình sẽ đem lại cho họ lợi thế trước đối tác, thông qua việc tạo cho họ thế chủ động trong đàm phán, dễ dàng kiểm soát các diễn biến của quá trình đàm phán cũng như tạo điều kiện cho việc sử dụng hiệu quả nhiều chiến thuật và mưu mẹo sở trường. Thứ hai, về phía người bán, việc ra nước ngoài đàm phán tuy có tốn kém nhưng lại tạo điều kiện tốt cho việc tìm hiểu thêm về khách hàng, thu thập thêm thông tin về các khách hàng tiềm năng khác, hơn nữa việc đem hàng hoá đến tận nơi người mua bao giờ cũng được xem là cung cách bán hàng chủ động, linh hoạt hơn so với việc chỉ ngồi nhà và đợi người mua đến tìm mình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy “ một nhà đàm phán giỏi có thể đàm phán ở bất cứ đâu không kể anh ta là người bán hay người mua”, lợi thế trong đàm phán thực ra phụ thuộc rất ít vào địa điểm đàm phán mà phụ thuộc rất nhiều vào kế
hoạch đàm phán của mỗi bên. Chuẩn bị càng kỹ lưỡng, thông tin khai thác càng nhiều thì người đàm phán càng có lợi. Ngoài ra, một nhà đàm phán giỏi là một người luôn chủ động, tự tin, khéo léo và tinh tế trong xử lý các tình huống của đàm phán… vì thế có thể đàm phán hiệu quả ở bất cứ đâu.
1.2.4. Đoàn đàm phán
Đàm phán trực tiếp thường diễn ra rất phức tạp và khó khăn do tính chất phức tạp của mặt hàng, giá trị của thương vụ thường lớn, hoặc đã phát sinh nhiều mâu thuẫn giữa các bên từ quá trình đàm phán qua điện thoại và thư tín trước đó, vì thế các yêu cầu về năng lực và tố chất đòi hỏi ở người đàm phán rất cao. Thế nhưng khó có thể đòi hỏi ở một cá nhân phải hiểu biết thấu đáo mọi khía cạnh của vấn đề và hội đủ tất cả các phẩm chất cần thiết để có thể tự mình tiến hành thương lượng một giao dịch giá trị lớn và phức tạp với đối tác nước ngoài. Ví dụ như với những giao dịch mua bán thiết bị công nghệ cao, ngoài những vấn đề thương mại còn có những vấn đề về kỹ thuật cần giải quyết. Vì lẽ đó, trong đàm phán trực tiếp, người bán và người mua thường tổ chức những nhóm đàm phán đại diện cho mỗi bên, trong đó mỗi thành viên hiểu biết về một chuyên môn nhất định như: kỹ thuật, tài chính, pháp luật… Tuy vậy, dù tổ chức đoàn đàm phán là 1 việc làm cần thiết, nhưng hoạt động của đoàn đàm phán sẽ không hiệu quả nếu không được tổ chức và chỉ đạo chặt chẽ. Trong đoàn đàm phán bao giờ cũng phải có một trưởng đoàn, người giữ chức vụ trưởng đoàn cũng là người chủ trì cuộc đàm phán. Họ có thể là các giám đốc, tổng giám đốc, hoặc trưởng bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty. Trưởng đoàn đàm phán phải nắm chắc mục tiêu, nội dung, và kế hoạch chuẩn bị đàm phán, ngoài ra đó cũng phải là người xây dựng được chiến lược, chiến thuật một cách linh hoạt để ứng phó trong các tình huống của quá trình đàm phán. Trách nhiệm của trưởng đoàn đàm phán là phân công các thành viên trong đoàn vào các công việc cụ thể trong đàm phán.
Số lượng thành viên của một đoàn đàm phán là một đại lượng không cố định, nó tuỳ thuộc vào từng công ty, từng thương vụ cụ thể. Số lượng thành viên tối thiểu