Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

đích, trong đó con người thông qua đó có thể dung hoà được những lợi ích riêng còn mâu thuẫn với phía bên kia với những lợi ích chung mà các bên cùng hướng tới. Như vậy, thực chất đàm phán không chỉ đơn giản là hoạt động thương lượng, thống nhất giữa người với người về những vấn đề ngăn cách các bên mà nó còn là hoạt động theo đuổi mục đích riêng của người đàm phán, kết hợp khéo léo với tìm hiểu mục đích và lợi ích của phía bên kia bàn đàm phán để từ đó đi đến những thoả thuận thống nhất cuối cùng làm hài lòng tất cả các bên trong đàm phán.

Xét riêng trong hoạt động kinh doanh thương mại, phạm vi của đàm phán được thu hẹp hơn, cả về chủ thể đàm phán lẫn đối tượng của đàm phán cũng như nội dung hình thức và kết quả của đàm phán.

Theo George Holmes và Stan Glaser “đàm phán thương mại là quá trình thương lượng về một nhóm các vấn đề nhằm mục đích đi đến ký kết hợp đồng mua bán” (Business to business negotiation- butterworth heinemann- trang 5)

Định nghĩa trên có ba điểm đáng lưu ý:

• “Đàm phán là một quá trình thương lượng” hàm ý rằng các bên tham gia đàm phán một cách tự nguyện và bình đẳng. Một bên không thể ép buộc bên kia đàm phán nếu bên đó không muốn. Và đàm phán chỉ xảy ra nếu như cả người bán và người mua tin tưởng và trông chờ sẽ đạt được lợi ích nào đó từ đàm phán mà nếu không có đàm phán họ sẽ không có được.

• “Về một nhóm các vấn đề ” xác định rất rõ ràng trong đàm phán thương mại người ta không bao giờ chỉ thương lượng về một vấn đề duy nhất. Trong hoạt động thương mại, có vẻ như điều khoản giá cả là quan trọng bậc nhất, và cũng là nội dung được các bên “giằng co” nhiều nhất bên bàn đàm phán. Thế nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ cần đạt được thoả thuận về giá cả là đã có hợp đồng mua bán. Vì trong kinh doanh thương mại, đặc biệt là thương mại quốc tế, các thương nhân còn quan tâm nhiều đến các yếu tố khác ngoài giá cả khi đàm phán hợp đồng với đối tác, đó có thể là chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế xuất nhập khẩu, chất lượng hàng, bảo hành sản phẩm, … Chính vì thế những cuộc đàm phán thương mại nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng luôn luôn

xoay quanh một nhóm các vấn đề, thông thường là tên hàng, giá cả, quy cách phẩm chất, thanh toán, giao hàng, bao bì đóng gói, bảo hành,… Những vấn đề này có liên quan chặt chẽ tới quyền lợi và lợi ích giữa người bán và người mua trong đó có những lợi ích chung có thể chia sẻ lẫn ích đối kháng, để tìm kiếm và xác định những lợi ích chung cũng như giải quyết những lợi ích đối kháng giữa người bán và người mua, trong quá trình đàm phán cần có sự hợp tác và nhượng bộ giữa các bên. Thành công của đàm phán thương mại cũng hiếm khi chỉ phụ thuộc vào thoả thuận về một vấn đề duy nhất mà thường phụ thuộc vào nhiều vấn đề đã được các bên lồng ghép sắp xếp vào 1 bản hợp đồng mua bán cuối cùng. Trong quá trình đàm phán thương mại, mỗi bên có lúc phải điều chỉnh mục tiêu, giảm bớt một số quyền lợi của mình để đưa ra những nhượng bộ cần thiết hoặc để phản ứng trước những nhượng bộ của bên kia.

• Đàm phán diễn ra nhằm mục đích đi đến “ký kết hợp đồng mua bán”, hợp đồng là kết quả cho thấy đàm phán thương mại đã đi đến thành công. Hợp đồng mua bán phải là sự thoả thuận mà trong đó cả người bán lẫn người mua đều tìm thấy được lợi ích của mình trong đó, tức là đàm phán thương mại phải đem lại kết quả là “hai bên cùng thắng”.

Định nghĩa của George Holmes và Stan Glaser về đàm phán thương mại khá ngắn gọn và đơn giản nhưng lại rất tương đồng về mặt quan điểm với Roger Fisher và William Ury về đàm phán nói chung.

1.1.2. Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

Hoạt động thương mại ngày nay diễn ra trên hai quy mô chính: thương mại nội địa và thương mại quốc tế. Về bản chất, thương mại trong nội địa hay thương mại trong nước với thương mại quốc tế đều là các hoạt động trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua, còn người mua có nghĩa vụ chuyển giao cho người bán một khoản giá trị ngang với giá trị của hàng hoá đó. Tuy nhiên, thương mại quốc tế khác với thương mại trong nước ở chỗ nó là hoạt động mua bán có yếu tố nước ngoài, các giao dịch mua bán quốc tế vì thế cũng phức tạp hơn so với mua bán trong nước. Và do đó đàm phán thương mại quốc tế cũng phức

tạp và khó khăn hơn đàm phán thương mại trong nước. Tính chất phức tạp của đàm phán thương mại quốc tế so với đàm phán thương mại trong nước thể hiện ở 5 khía cạnh chính sau:

Một làsự đa dạng về hệ thống chính trị và pháp luật giữa các quốc gia

Khi tiến hành hoạt động mua bán vượt ra ngoài biên giới quốc gia, các thương nhân thường gặp phải những vấn đề về khác biệt trong hệ thống luật pháp và chế độ chính trị ở các quốc gia khác. Yếu tố này này có ảnh hưởng mạnh mẽ tới những vấn đề như: thuế xuất nhập khẩu, tư cách chủ thể trong quan hệ mua bán quốc tế, các quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh môi trường đối với hàng hoá nhập khẩu, quy định của pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu và hiệu lực của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Những khác biệt về chế độ chính trị và hệ thống luật pháp giữa các quốc gia có thể hoặc là đẩy mạnh hoặc trì hoãn, kéo dài quá trình thực hiện hợp đồng mua bán, vì thế trong đàm phán thương mại quốc tế, các thương nhân cần phải nắm vững những điểm khác biệt này nhằm chuẩn bị thật tốt cho quá trình đàm phán với đối tác nước ngoài

Hai làcác yếu tố kinh tế quốc tế

Đồng tiền thanh toán trong hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường là ngoại tệ đối với ít nhất 1 trong 2 bên, phương thức thanh toán thường thông qua hệ thống ngân hàng của các nước. Nhưng giá trị đồng tiền trên thị trường ngoại tệ thế giới thường không tránh khỏi các biến động có thể gây ra thiệt hại cho các bên, người bán hoặc người mua.Vì thế khi đàm phán các hợp đồng mua bán quốc tế, các thương nhân thường phải thoả thuận về việc sử dụng đồng tiền nào trong thanh toán, và thống nhất về các biện pháp bảo đảm giá trị của lô hàng trong trường hợp đồng tiền lên giá hoặc xuống giá trong suốt quát trình thực hiện hợp đồng. Vấn đề này không xuất hiện trong đàm phán thương mại nội địa

Ba là chính phủ và hệ thống cơ quan quản lý ở nước ngoài

Ở các nước khác nhau, chính phủ can thiệp vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các thương nhân với mức độ khác nhau. Ở Mỹ các doanh nghiệp có quyền tự chủ tương đối lớn trong hoạt động kinh doanh của mình, họ có thể tự do giao dịch đàm phán với các đối tác nước ngoài mà không cần sự cho phép của các cơ

quan nhà nước. Nhưng ngược lại ở nhiều nước đang phát triển, hoạt động xuất nhập khẩu được giám sát và quản lý chặt chẽ bởi nhà nước và các cơ quan của nhà nước. Thậm chí ở một số ngành hàng, nhà nước nắm độc quyền hoàn toàn trong hoạt động buôn bán với nước ngoài. Hơn nữa, các yếu tố như lợi ích quốc gia dân tộc, động cơ chính trị, lợi ích đối với nền kinh tế quốc dân (ảnh hưởng của hoạt đông xuất nhập khẩu tới cán cân thanh toán quốc gia, tình hình cung cầu trong nước, điều kiện đời sống xã hội,...) cũng được cân nhắc kỹ lưỡng và có sức ảnh hưởng rất lớn tới quá trình đàm phán thương mại quốc tế.

Bốn là vấn đề là tư tưởng

Các quốc gia khác nhau thường có những nền tư tưởng khác nhau, thậm chí đối lập. Ở Mỹ, người ta coi trọng chủ nghĩa cá nhân và tư hữu về tư liệu sản xuất, lợi ích cá nhân thường được đặt ưu tiên lên trên lợi ích tập thể, tư tưởng sùng bái lợi nhuận trong kinh doanh,… Nhưng ở nhiều nước Châu Á, lợi ích của tập thể lại được đặt lên trên và được xem trọng hơn lợi ích cá nhân. Những điểm khác biệt trong tư tưởng giữa các khu vực và các quốc gia trên thế giới là một nhân tố làm cho quá trình thương lượng giữa các bên trong thương mại quốc tế trở nên khó khăn và phức tạp hơn, những mâu thuẫn về lợi ích, quan điểm giữa các bên có thể nảy sinh làm cho quá trình đàm phán đi đến thoả thuận cuối cùng trở nên gian nan và tốn nhiều thời gian hơn so với đàm phán thương mại trong nước.

Năm làyếu tố văn hoá

Yếu tố văn hoá (bao gồm cả văn hoá dân tộc và văn hoá kinh doanh) có ảnh hưởng rất lớn đến phong cách đàm phán của các thương nhân mỗi nước. Những nền văn hoá khác nhau tạo nên những kiểu đàm phán khác nhau, và những hành vi khác nhau trong quá trình đàm phán. Ở một số nền văn hoá, các thương nhân thường có cách tiếp cận đàm phán theo kiểu “diễn giải” (đi từ cái chung, cái cơ bản đến những cái cụ thể và chi tiết), trong khi thương nhân ở một số nền văn hoá khác lại có cách tiếp cận theo kiểu “quy nạp” (đi từ những vấn đề cụ thể chi tiết trước). Ngoài ra, ở một số quốc gia, người ta coi đàm phán chỉ là phương tiện để đạt tới những thoả thuận cụ thể phục vụ cho những giao dịch mua bán cụ thể, còn mối quan hệ bạn hàng giữa các bên chỉ mang tính chất tạm thời. Còn ở một số nước khác, đàm phán

không chỉ là một phương tiện nhằm mục đích duy nhất là đi đến thoả thuận dưới hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế cụ thể mà còn là quá trình các bên tiếp xúc, trao đổi, tìm hiều lẫn nhau nhằm xây dựng, củng cố và phát triển mối quan hệ bạn hàng lâu dài và tốt đẹp. Những thương nhân đến từ những nền văn hoá có nhiều đặc điểm khác nhau như trên, đương nhiên sẽ gặp khó khăn trong đàm phán khi mà không những hành vi đàm phán của họ đã có nhiều điểm đối lập nhau, mà cả quan điểm về đàm phán cũng như mục đích của đàm phán cũng khác nhau. Điều này đòi hỏi các thương nhân khi tham gia các hoạt động thương mại quốc tế phải tìm hiểu kỹ những khác biệt về văn hoá mới có thể đảm bảo được sự thành công của đàm phán với các đối tác nước ngoài, nhất là đàm phán những thương vụ quốc tế có giá trị lớn.

Tóm lại, từ những đặc điểm nói trên, đàm phán thương mại quốc tế có thể được định nghĩa như sau: “đàm phán thương mại quốc tế là quá trình các bên trong quan hệ mua bán xuất nhập khẩu có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau tiến hành trao đổi ý kiến, mặc cả và thuyết phục về những vấn đề có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá một cách bình đẳng và tự nguyện nhằm đạt được thỏa thuận dưới hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế”.

1.1.3. Đặc điểm của đàm phán thương mại quốc tế

1.1.3.1. Đàm phán thương mại quốc tế là quá trình thoả hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập

Đặc điểm này nói lên bản chất của hoạt động đàm phán nói chung cũng như hoạt động đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Nó cũng phù hợp với định nghĩa về đàm phán do Roger Fisher và William Ury đưa ra. Theo đó, chủ thể của đàm phán thương mại quốc tế, ở đây là người bán và người mua, khi tham gia vào quan hệ mua bán với nhau thường theo đuổi những lợi ích của riêng mình. Người bán thì mong bán được hàng với giá cao nhất, đem về cho họ doanh thu và lợi nhuận tối đa, còn với người mua thì mong có được hàng hoá dịch vụ thoả mãn tốt nhất nhu cầu của họ với những chi phí bỏ ra ở mức thấp nhất. Tuy vậy, trong hoạt động kinh doanh thương mại, khó có thể tìm thấy một thương vụ nào mà cả người bán và

người mua đều đạt được một cách tốt nhất những mục đích riêng của mình bởi doanh thu của người bán thường là chi phí của người mua, lợi ích của bên này đạt được càng lớn thì bên kia phải giảm càng nhiều lợi ích của mình. Do đó, trước khi tiến hành thương vụ, người ta thường phải ngồi lại đàm phán với nhau, cùng nhau thoả thuận các vấn đề có liên quan đến lợi ích chung và riêng của mỗi bên để từ đó đi đến thống nhất các điều kiện mua bán trên cơ sở điều chỉnh hợp lý lợi ích riêng của mỗi bên, dung hoà những điểm mâu thuẫn trong lợi ích giữa người bán và người mua. Nói cách khác, đàm phán chính là quá trình thoả hiệp về lợi ích và thống nhất các mặt đối lập giữa các bên trong quan hệ mua bán quốc tế.

Hợp đồng mua bán quốc tế chính là vùng lợi ích mà người bán và người mua nhất trí thoả thuận và cùng chấp nhận, đó là khu vực thoả thuận lý tưởng được minh hoạ ở vùng in đậm trong hình dưới đây

Việc giải quyết thoả đáng các xung đột về lợi ích trong quá trình đàm phán sẽ dẫn đến những thoả thuận chung giữa người bán và người mua (Avà B) về một khu vực lợi ích có thể đáp ứng được mục tiêu của cả hai bên, trong đó khu vực in đậm ở mô hình trên chính là khu vực thoả thuận lý tưởng.

1.1.3.2. Đàm phán thương mại quốc tế vừa là 1 khoa học vừa là 1 nghệ thuật

Đàm phán trước hết cũng là 1 khoa học, đó là khoa học về phân tích giải quyết vấn đề 1 cách hệ thống theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan. Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán từ giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thương lượng cho đến khi đàm phán kết thúc. “Khoa học được hiểu là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng” (Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế- Nguyễn Xuân Thơm, Nguyễn Văn Hồng-trang 24). Vì thế, với tư cách là một khoa

học, đàm phán có liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật học, tài chính, phân tích xác suất,… nhằm giúp người đàm phán phân tích và dự báo chính xác kết quả đàm phán thông qua việc tìm ra khu vực thoả thuận trong đàm phán. Quá trình đàm phán đồng thời cũng là quá trình điều hoà những lợi ích giữa người bán và người mua, vì thế người tham gia đàm phán luôn phải phân tích, cân nhắc những vấn đề có liên quan đến lợi ích của mỗi bên, tiến hành nghiên cứu, phân tích và đánh giá một cách có hệ thống các phương án thoả thuận, các đề xuất của mỗi bên, xây dựng chiến lược chiến thuật đàm phán phù hợp trên cơ sở các thông tin khai thác chính xác về đối tác. Nội dung của những phân tích ấy đôi khi có thể quy ra những con số cụ thể như chi phí, lợi nhuận, độ rủi ro,… Đó chính là tính khoa học của đàm phán nói chung cũng như đàm phán thương mại quốc tế nói riêng

Bên cạnh tính khoa học, đàm phán cũng là cả một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật, đàm phán đòi hỏi ở người tham gia những kỹ năng, tố chất đa dạng cùng với sự khéo léo và tinh tế trong giao tiếp kinh doanh. Trong đó, các kỹ năng đàm phán như kỹ năng truyền đạt thông tin, kỹ năng thuyết phục… cho đến những thủ thuật, mưu mẹo cùng với sự khôn khéo trong việc lựa chọn đúng thời điểm sử dụng các mưu mẹo ấy trong quá trình đàm phán, độ nhạy cảm trong việc nắm bắt suy nghĩ và ý đồ của đối tác, phát hiện các chiến thuật mà đối tác đang sử dụng… đều làm nên những phong cách đàm phán khác nhau của thương nhân các nước. Qua quá trình phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, hoạt động đàm phán cũng diễn ra hết sức sôi động và cùng với thời gian, nó đã phát triển lên và trở thành “nghệ thuật đàm phán thương mại quốc tế”.

1.1.3.3. Đàm phán thương mại quốc tế lấy lợi ích kinh tế đạt được làm mục tiêu cơ bản

Trong những hoạt động đàm phán khác nhau, mục đích của việc tham gia đàm phán cũng khác nhau. Đàm phán ngoại giao quan tâm tới lợi ích quốc gia dân tộc, đàm phán chính trị quan tâm tới lợi ích của các chính đảng…. Tuy những loại đàm phán này có thể liên quan phần nào đến lợi ích kinh tế, nhưng đó không phải là lợi ích cơ bản nhất, cốt lõi nhất. Nhưng mục tiêu của đàm phán thương mại nói chung và đàm

phán thương mại quốc tế nói riêng thì hết sức rõ ràng, chủ thể của đàm phán thương mại quốc tế chủ yếu là các thương nhân, đại bộ phận diễn ra giữa các thương nhân với nhau, nên người đàm phán luôn lấy việc đạt được lợi ích kinh tế làm mục tiêu trước tiên, sau đó mới đề cập đến những lợi ích phi kinh tế khác. Không hướng tới mục tiêu đạt được lợi ích kinh tế thì đàm phán thương mại quốc tế cũng mất đi giá trị và ý nghĩa của nó

1.1.3.4. Đàm phán thương mại quốc tế mang yếu tố nước ngoài

Đây là đặc điểm riêng chỉ có trong đàm phán thương mại quốc tế, nó phân biệt đàm phán thương mại quốc tế với đàm phán thương mại trong nước. Có nhiều tiêu chuẩn đánh giá một cuộc đàm phán thương mại được coi là đàm phán thương mại quốc tế như người bán và người mua có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, đồng tiền thanh toán thường là ngoại tệ đối với ít nhất một bên, đối tượng của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế có thể được di chuyển qua biên giới một quốc gia, hợp đồng có thể được điều chỉnh bởi nhiều nguồn luật đa dạng như điều ước quốc tế, luật quốc gia, tập quán quốc tế thay vì bắt buộc phải theo luật quốc gia đối với các hợp đồng mua bán trong nước. Yếu tố quốc tế khiến cho các giao dịch mua bán trong thương mại quốc tế trở nên phức tạp hơn, và cũng vì thế mà đàm phán thương mại quốc tế phức tạp hơn so với đàm phán thương mại trong nước.‌

1.2. Đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp (đàm phán trực tiếp)

1.2.1. Khái niệm chung

Đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, gọi tắt là đàm phán trực tiếp, là phương pháp đàm phán truyền thống trong đó người bán và người mua gặp gỡ đối mặt nhau để thoả thuận về các điều khoản của hợp đồng mua bán, trao đổi về các điều kiện giao dịch cũng như về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế.

Trong quá trình đàm phán trực tiếp, các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ,… qua đó các bên có thể