Về Chu Trình Mua, Nhập Kho Nguyên Vật Liệu Liệu Và Thanh Toán Cho Nhà Cung Cấp

- Về khâu bán hàng do có nhiều mặt hàng cạnh tranh nên khách hàng

thường yêu cầu được xem hàng hoá rất kỹ trước khi đưa ra quyết định mua hàng và thường xuyên trả giá thấp hơn công ty yêu cầu

3.1.1.4. Phương hướng phát triển

- Xuất phát từ những thế mạnh và những khó khăn đang gặp công ty đã và đang cố gắn phát huy mặt thuận lợi cũng như khắc phục những khó khăn bằng những chiến lược cụ thể.

- Mở rộng sản xuất kinh doanh, tìm kiếm thêm nhiều đối tác từ đó mở rộng địa bàn kinh doanh.

- Xây dựng các chiến lược kinh doanh cụ thể trong tương lai để có thể ngăn ngừa rũi ro cũng như tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

- Đầu tư mua sắm, cải tiến trang thiết bị sản xuất nhằm tăng năng suất, giảm giá thành sản phẩm từ đó lợi nhuận được tăng lên.

- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên để tăng hiệu quả trong công việc và phù hợp với những chính sách, chế độ của nhà nước.

3.1.2. Về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

Ưu điểm

Công ty đã có một chu trình tương đối hoàn chỉnh cả về hệ thống tài khoản, chứng từ sử dụng, về sổ sách kế toán cũng như quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận. Điều này tạo nên sự thuận lợi giúp công ty rất nhiều trong việc sản xuất kinh doanh và hướng tới các mục tiêu trong tương lai.

Về hệ thống tài khoản sử dụng trong chu trình: công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp, phản ánh một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Về hệ thống chứng từ sử dụng: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được chính xác và công tác hạch toán sau này được thuận lợi hơn. Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dể kiểm tra, kiểm soát, tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần đến.

Về hệ thống sổ sách kế toán: được lặp đầy đủ theo quy định và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thuận tiện cho việc theo dõi tình hình xuất-nhập-tồn nguyên vật liệu cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp.

Về luân chuyển chứng từ: các chứng từ được luân chuyển giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu cũng như giúp quá trình xử lý diễn ra suôn sẽ, hiệu quả.

Hạn chế

- Bộ phận kinh doanh của công ty không xin mẫu kiểm tra trước nên khi nguyên vật liệu chở về cần phải có bộ phận KCS hàng mẫu kiểm tra điều này làm quá trình nhập kho bị chậm trễ.

- Đơn đặt hàng chỉ được lập 3 liên, nên với số lượng này khi luân chuyển

trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Bộ phận

nhận hàng không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận hàng nên khi nhận hàng không xác định được là lô hàng người bán chuyển đến có phù hợp như lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay không.

3.1.3. Nhận xét về công tác kế toán

Ưu điểm

Về mô hình kế toán: Công ty thực hiện tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung tạo điều kiện cho Kế toán trưởng có thể kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, mọi nghiệp vụ được đưa về phòng kế toán xử lý, tạo sự thống nhất thường xuyên suốt kỳ kế toán .

Nhân sự kế toán: Công ty có đội ngũ kế toán đầy năng lực và kinh nghiệm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng trình độ của từng người. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán Công ty được phân công công việc nhất định. Sự phân công đó trong công tác kế toán đã tạo sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh sự chồng chéo

trong công việc, từ

đó nâng cao hiệu quả

của công tác kế

toán, giúp cho mỗi

nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công công việc đã có sẵn .

Về công tác hạch toán: Các thông tin, số liệu kế toán được ghi chép và báo

cáo đúng với thực tế, thực trạng, bản chất và giá trị của nghiệp vụ sinh .

kinh tế phát

- Công việc sử lý số liệu , lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán giúp giảm bớt công việc và đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời và chính xác .

- Công ty luôn thực hiện công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hiện hành và theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.

Về tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay Công ty đã tổ chức được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng. từng thành viên phòng Kế toán tài chinh tổng hợp cũng như bộ phận nghiệp vụ của các đơn vị trực thuộc được phân công cụ thể theo từng chức năng phù hợp với trình độ, năng lực của từng kế toán.

- Tổ chức tốt công tác kế toán, báo cáo kịp thời, tham mưu các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh giúp cho Ban giám đốc điều hành tốt công tác sản xuất kinh

doanh của đơn vị. Hệ thống phần mềm kế toán được trang bị đầy đủ phục vụ tốt cho yêu cầu báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo và bộ phận kế toán Tổng Công ty. Về hình thức sổ kế toán : Hình thức kế toán áp dụng của công ty là hình thức Nhật ký chung đây là hình thức ghi sổ ưu việt nhất, chi tiết, dễ hiểu và đơn

giản vì chỉ nhập một lần từ chứng từ gốc .

Việc hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm là theo dõi chặt chẽ, đáp ứng nhu cầu kịp thời số lượng hàng tồn kho tại từng thời điểm .

Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống sổ sách ở công ty khá đầy đủ, việc ghi chép và mở sổ sách được thực hiện một cách tỉ mỉ và theo quy định đảm bảo công việc kế toán được thực hiện thuận lợi nhanh chóng. Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp, công ty còn mở các sổ chi tiết, các bảng kê để theo dõi chi tiết từng loại sản phẩm dịch vụ, chi phí và doanh thu .

Hạn chế

- Nhân sự phòng kế toán ít mà nhu cầu công việc tương đối cao nên một

người thường kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ gây việc của cán bộ công nhân viên.

ảnh hưởng đến năng suất làm

- Công ty chưa mở nhiều các buổi kiểm tra cũng như đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán nên khi tiếp cận các chuẩn mực, phương pháp làm việc mới nhân viên chưa đáp ứng kịp yêu cầu.

3.1.4. Về hệ thống kế toán quản trị

- Công ty chưa thiết lập được hệ thống chuyên sâu về kế toán quản trị, đây là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi công ty vì kế toán quản trị là công cụ để đánh giá việc thực hiện những mục tiêu thông qua việc phân tích các chi phí, là công cụ kiểm tra quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đề ra, từ đó có những quyết định hợp lý để hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao hơn.

3.1.5 Về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tại Công ty để ngăn ngừa và hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, công ty đã áp dụng một số biện pháp :

+ Sổ kế toán của công ty được đánh số trang, đóng dấu giáp lai theo quy

định.

+ Khi phát hiện sai trên sổ đã ghi thì sửa sổ đúng theo những phương pháp

sửa sổ.

+ Mọi khoản chi hợp lý của công ty đều phải có phiếu chi hoặc ủy nhiệm

chi .

+ Thường xuyên đối chiếu số phát sinh và số dư các tài khoản tiền gửi ngân

hàng với sổ phụ, sao kê ngân hàng .

+ Bộ phận kế toán ghi chép kịp thời mọi nghiệp vụ thu, chi. Hàng ngày thủ quỹ thực hiện việc cập nhật và tính số dư trên sổ quỹ và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán về tiền mặt nhằm phát hiện mọi chênh lệch nếu có .

+ Tăng cường các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

+ Thường xuyên đối chiếu giữa số liệu tổng hợp, chi tiết về hàng hóa, công nợ ,… định kỳ thực hiện kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ .

3.2. Kiến nghị

3.2.1. Kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của chu trình mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung câp tại công ty

- Bộ phận kinh doanh công ty nên yêu cầu mẫu thử của các nguyên vật liệu từ người bán về cho phòng KCS hàng mẫu kiểm tra chất lượng trước để giúp cho việc nhập kho được tiên hành suôn sẽ và nhanh chóng hơn.

- Đơn đặt hàng nên được lập thành 4 liên thay vì 3 liên như hiện nay vì cần chuyển thêm một liên cho bộ phận nhận hàng để bộ phận này có cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhà cung cấp chuyển hàng đến.

3.2.2. Kiến nghị về công tác kế toán

- Công ty cần tăng thêm số lượng nhân viên cho phòng kế toán nhằm giảm khối lượng công việc cho từng nhân viên cũng như tăng năng suất và hiệu quả công việc.

- Công ty cần thường xuyên mở ra những buổi đào tạo nghiệp vụ nâng cao cho các nhân viên làm việc để cho họ có được nhiều kỹ năng cũng như trình độ để tiếp nhận công việc cấp cao hơn cũng như tập luyện trước khi tiếp nhận chức vụ mới

3.2.3. Kiến nghị về hệ thống kế toán quản trị

- Công ty nên có kế hoạch tổ chức bộ phận chuyên về Kế toán quản trị để cung cấp thông tin chủ yếu cho các nhà quản trị nội bộ trong công ty. Việc thiết lập kế toán quản trị nhằm giải quyết những nhu cầu thông tin kinh tế trong tình hình mới mà bộ phận kế toán tài chính không thể đảm trách chẳng hạn như :

+ Công ty cần phải có sự quản lý phân quyền: vì khi có sự phân quyền trong công ty sẽ giúp người quản lý cấp cao giảm bớt công việc điều hành vì quyền điều hành đã được phân chia cho các nhà quản lý cấp thấp hơn do đó nhà quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn trong việc tập trung vào kế hoạch lâu dài của công ty. Sự phân quyền còn giúp nhà quản lý cấp thấp có cơ hội tập luyện cũng như học hỏi các kỹ năng quản lý trước khi trở thành nhà quản lý cấp cao hơn. Khi đã được phân quyền nhà quản lý cấp dưới cũng như các nhân viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn về công việc mà mình đã làm, được ra quyết định nên họ hài lòng với công việc được giao và nổ lực hoàn thành công việc đó. Bên

cạnh đó việc quản lý phân quyền còn giúp đánh giá đúng năng lực của nhà quản lý các cấp từ đó sẽ giao quyền cũng như công việc phù hợp với năng lực của họ.

+ Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiêm hữu ích: công ty cần xây dựng cấu trúc tổ chức mình phù hợp với môi trường hoạt động hiện tại, phù hợp với chiến lược tổng hợp cũng như phù hợp với những giá trị và sự khích lệ của nhà quản trị cấp cao.

+ Công ty cần thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản trị phù hợp đảm bảo nhu cầu sử dụng, đồng thời phải thỏa mãn các yêu cầu: Đầy đủ, rõ ràng, đủ chính xác, kịp thời, gửi đúng đối tượng và được người sử dụng tin tưởng.

+ Khi định giá bán sản phẩm: công ty phải hướng đến mục tiêu của mình như: bù đắp được chi phí sản xuất, chi phí lưu thông và chi phí quản lý. Xác định và cung cấp một mức lãi cần thiết để đảm bảo mức hoàn vốn và sinh lợi cho vốn hợp lý.

+ Khi lập dự toán sản xuất: công ty cần xác định việc sản xuất sản phẩm của mình phải đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ, cũng như phải đảm bảo tồn kho sản phẩm tối thiểu cần thiết đảm bảo cho quá trình tiêu thụ liên tục.

+ Thiết kế thông tin thành các báo cáo đặc thù : Báo cáo sản xuất, Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, báo cáo dự toán ngân sách, báo cáo phân tích: phân tích kết quả, phân tích phương án kinh doanh …

+ Trình bày thông tin dưới dạng đồ thị, phương trình giúp cho việc trao đổi thảo luận cũng như quá trình làm việc thuận lợi hơn, tạo hiệu quả cao hơn.

- Mặt khác việc tổ chức kế toán quản trị sẽ tạo nên sự phối hợp làm việc với kế toán giúp cho quá trình làm việc trở nên thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

3.2.4. Kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Công ty cần phát huy hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ định kỳ như: cuối tháng hoặc cuối quý để kiểm soát, kiểm tra việc thực hiện các quy chế tài chính, quy trình sản xuất, việc thực hiện các định mức được quy định của công ty và các chính sách của Nhà nước ban hành.

- Công ty nên thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của ban giám

đốc đề ra,ban hành những quy định sử phạt hoặc khen thương phù hợp với nhân viên.

- Thường xuyên giám soát nhân viên có tuân thủ quy định của doanh nghiệp, cách ứng xử, tạo cho họ một thói quen, ý thức tốt trong công việc

- Thực hiện giám sát thường xuyên đối với các hoạt động có mức rủi ro cao như là kiểm kê hang tồn kho, xuất nhập hang hóa , nguyên vật liệu vv…

- Phân chia quyền hạn rỏ ràng, tránh trường hợp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

3.2.5. Một số kiến nghị bổ trợ khác Một số kiến nghị về công ty

- Các nhà quản lý trong công ty nên mở các buổi hợp thường kỳ để nghe ý kiến của nhân viên về công việc của họ những thuận lợi cũng như khó khăn khi họ tiếp nhận công việc của mình từ đó tạo nên mối quan hệ làm việc hài hòa giữa cấp trên và cấp dưới giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

- Để tổ chức hạch toán một cách hữu hiệu khách quan, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình.

- Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán.

- Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán theo thể chế và luật lệ về kế toán mà nhà nước ban hành.

- Phải thường xuyên tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ kế toán ở công ty, nếu thấy những biến động bất thường, cần tìm hiểu nguyên nhân có thể đưa ra những biện pháp xác thực giải quyết vấn đề một cách tốt đẹp tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.

- Luôn quan tâm, tạo mọi điều kiện cho đội ngủ nhân viên, các đội xây dựng trong công ty để phát huy hết khả năng, trình độ phục vụ cho công ty lâu dài và có hiệu quả.

Một số kiến nghị khi công ty mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

* Khi mua nguyên vật liệu

Xác nhận thông tin nguyên vật liệu: Kiểm tra rõ thông tin về nguyên vật liệu theo các thông số mô tả để chắc chắn đó là nguyên vật liệu công ty đang cần công ty có thể vào website của hãng sản xuất để xác định ký hiệu, ảnh, thông số liên quan đến nguyên vật liệu.

Cần hiểu rõ toàn bộ thông tin trước khi mua nguyên vật liệu: Khi chưa rõ về một vấn đề nào đó về nguyên vật liệu cần mua, bộ phận đặt mua nên liên lạc với người bán bằng e-mail hay điện thoại để làm rõ mọi vấn đề liên quan đến sản phẩm và

việc mua hàng những vấn đề cần làm rõ như : Hàng mới hay cũ, thời hạn chuyển

tiền, thời gian xác nhận tiền chuyển, thời gian chuyển hàng, thời gian hàng đến…

Xác nhận tổng số tiền phải trả: Hầu hết các thông tin về giá cả hàng hóa trên internet đều chưa bao gồm tiền gửi hàng, và một số khoản phí khác do vậy khi mua hàng cần phải làm rõ toàn bộ số tiền phải trả. Các khoản tiền cần lưu ý như : Tiền gửi đồ, tiền đóng gói, phí chuyển tiền,…

Xác nhận các điều kiện trả lại nguyên vật liệu: Khi mua nguyên vật liệu có nhiều trường hợp nguyên vật liệu không đúng với yêu cầu, hết hạn hoặc không

sử dụng được. Do vậy cần xác nhận chính xác các điều kiện đổi, trả lại khi

nguyên vật liệu trong những trường hợp này.

Xác định phương thức thanh toán: việc này giúp công ty thanh toán phù hợp, thuận tiện, cũng như tránh được các rũi ro có thể xảy ra. Các phương thức thanh toán như: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán không bằng tiền mặt

In lưu lại màn hình xác nhận cuối cùng khi đặt mua nguyên vật liệu:

Nhằm để tránh tranh chấp phát sinh sau này. Đối với nhiều cửa hàng màn hình cuối cùng ghi các điều kiện sẽ trở thành hợp đồng mua bán. Do vậy bộ phân đặt mua nguyên vật liệu nên lưu lại những thông tin này.

Xác nhận nguyên vật liệu gửi đến: Khi nguyên vật liệu được gửi đến, có thể không đủ số lượng, phẩm chất bộ phân đặt mua nên xác nhận ngay sau khi nhận hàng, nếu có vấn đề thì thông báo ngay với cửa hàng để kịp thời điều chỉnh. Những điểm cần lưu ý khi kiểm tra nguyên vật liệu: nguyên vật liệu có đúng như mình đã đặt mua không, có đủ số lượng không, đúng phẩm chất không…