Mục Đích Của Việc Lập Và Quản Lý Tiến Độ Của Dự Án:

- Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc của một dự án.

Mục đích của phương pháp:

- Từ sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với công việc của dự án, làm cho các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau.

- WBS là cơ sở phát triển quan hệ trước sau giữa công việc trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM, là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ, phân bổ nguồn nhân lực cho từng công việc của dự án.

- WBS là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc của dự án tại từng thời kỳ, giúp các nhà quản lý dự án tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí.

Ba phương pháp chính được dung trong phân tách công việc là: phương pháp

phân tích hệ thống (phương pháp logic), phương pháp phân tích chu kỳ (theo các

giai đoạn hình thành phát triển), phương pháp phân tích theo mô hình tổ chức ( phân công trách nhiệm –OBS ). Các nhà quản lý có thể kết hợp cả ba phương pháp này vào cùng một dự án tùy theo mức độ của từng dự án.

Trình tự lập WBS

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

Phân tích dự án thành các công việc hoặc gói thầu công việc theo tiêu chí đã chọn

Lập danh mục và mã hóa các công việc đã phân tách

Lập ma trận trách nhiệm

Trao trách nhiệm, xác định rõ nghĩa vụ, quyền lợi của người chịu trách nhiệm

Hình 1.2: Trình tự lập WBS

1.1.8 Tiến độ dự án đầu tư xây dựng:

- Tổ chức thời gian thực chất là lập kế hoạch về thời gian, trong Ngành Xây dựng kế hoạch thời gian chính là “Tiến độ xây dựng”. Mục đích của việc lập kế hoạch thời gian và những kế hoạch phụ trợ là nhằm hoàn thành những mục tiêu của sản xuất xây dựng, quen gọi là tiến độ thi công.

- Lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trong xây dựng là hai việc không thể tách rời nhau. Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra được, vì kiểm tra có nghĩa là giữ cho các hoạt động sản xuất đúng với tiến trình thời gian, bằng cách điểu chỉnh các sai lệch so với thời gian trong kế hoạch đã định. Như vậy tiến độ là cơ sở để quản lý thi công xây dựng.

- Hai công việc quan trọng nhất của việc lập tiến độ dự án là xác định các công việc và sắp xếp các công việc cho hợp lý phù hợp với quy trình thi công với thời gian ngắn nhất mà hiệu quả kinh tế lại cao nhất.

1.1.8.1 Bản chất tiến độ

Kế hoạch tiến độ thi công phản ánh đầy đủ tính phức tạp của tiến trình thực hiện một dự án hay công trình xây dựng, đã xem xét một cách tổng hợp về mặt: công nghệ – kỹ thuật, tổ chức, tài chính, hiệu quả kinh tế và vệ sinh – an toàn lao động.

Vai trò của kế hoạch tiến độ thi công là rất lớn, nó đã góp phần lớn thực hiện các mục tiêu của dự án: “Chất lượng – Thời gian – An toàn

– Hiệu quả”. Thể hiện:

- Việc chậm trễ trong quá trình thực hiện tiến độ sẽ ảnh hướng rất lớn đến chi phí và hiệu quả đầu tư;

- Kế hoạch tiến độ là chỗ dựa trong công tác kiểm tra, giám sát và điều hành sản xuất, là cơ sở để quản lý công trình xây dựng;

- Kế hoạch tiến độ là định hướng, là cãn cứ cho hoạt động quản lý và chỉ đạo các chủ thể tham gia thực hiện dự án;

- Chủ đầu tư cần tiến độ để cân đối tổng thể kế hoạch của mình,có sự chuẩn bị nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu của nhà thầu. Nhờ có kế hoạch tiến độ mà chủ đầu tư lựa chọn phương án sử dụng vốn một cách hiệu quả hơn và có kế hoạch giám sát, giao nhận và thanh quyết toán kịp thời cho nhà thầu;

- Nhà thầu có kế hoạch tiến độ để chỉ đạo và điều hành thi công đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng, đồng thời là cơ sở để nhà thầu lên kế hoạch huy động vốn và đưa ra các biện pháp nhằm giảm chi phí, rút ngắn thời hạn, đảm bảo chất lượng, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường và nhằm mục tiêu có lãi;

- Với cơ quan quản lý nhà nước, kế hoạch tiến độ là cơ sở khoa học để các cơ quan có thẩm quyền luận chứng, đánh giá, thẩm định và xét duyệt phương án thiết kế công trình và chuẩn bị thi công công trình.

Kế hoạch tiến độ, cần phải thực hiện hai mảng công việc chính:

- Một là lập danh mục các công việc, xác định khối lượng công tác và các chi phí cần thiết để thực hiện chúng, thời gian dự kiến hoàn thành;

- Hai là sắp xếp trình tự thực hiện các công việc, ấn định mức độ gối tiếp giữa các công việc về mặt công nghệ hoặc tổ chức.

1.1.8.2 Mục đích của việc lập và quản lý tiến độ của dự án:

Mục đích của việc lập và quản lý tiến độ là thiết lập trình tự thực hiện các nhiệm vụ theo mục tiêu đặt ra, phù hợp với điểu kiện thực hiện cụ thể, những yêu cầu nhất định về nhân lực, thiết bị, vật tư, tài chính và quy định của pháp luật để hoàn thành dự án hay công trình với chất lượng tốt nhất, thời gian xây dựng ngắn nhất và chi phí thấp nhất.

1.1.8.3 Các bước lập tiến độ:

- Bước 1: Xác định cấp độ quản lý kế hoạch tiến độ.

- Bước 2: Xác định đối tượng và phạm vi lập kế hoạch tiến độ.

- Bước 3: Xác định danh mục công việc.

- Bước 4: Xác định tài nguyên trong công việc.

- Bước 5: sắp xếp trình tự thực hiện công việc (trình tự thi công).

- Bước 6: Xác định thời gian thực hiện từng công việc.

- Bước 7: Chọn hình thức thể hiện và lập tiến độ ban đầu.

- Bước 8: Lập biểu đồ nhu cầu tài nguyên theo tiến độ.

- Bước 9: Phân tích, đánh giá tiến độ vừa lập theo mục tiêu đề ra.

- Bước 10: Điều chỉnh và đưa ra tiến độ chấp nhận được.

1.1.8.4 Các phương pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng

Trên cơ sở kế hoạch thực hiện dự án đã được lập, sử dụng các công cụ thích hợp để xác định các công việc găng, quan hệ tương tác giữa các công việc, điểm bắt đầu và kết thúc hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của công việc, từ đó đưa ra kế hoạch theo dõi, điều phối và kiểm soát

tiến độ dự án. Các công cụ chủ yếu được dùng ở đây là mạng công việc, tiến độ ngang,các phương pháp PERT,CPM và tiến độ dây chuyền.

a. Mạng công việc:

Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện. Mạng công việc có những tác dụng: phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án; xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án. Trên cơ sở đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án; là cơ sở để tính toàn thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc, lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án.

Phương pháp biểu diễn mạng công việc:

Phương pháp AOA (Activity On Arrow)

Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm sau:

- Công việc (hành động – activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để hoàn thành.

- Sự kiện là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

- Đường là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên, tính tự sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

Nguyên tắc xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA:

- Sử dụng một mũi tên có hướng để trình bày công việc. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên nối 2 sự kiện.

- Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc (công việc nào phải thực hiện

trước, công việc nào thực hiện sau, những công việc nào có thể thực hiện đồng thời).

Như vậy, theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc. Xây dựng mạng công việc theo AOA có ưu điểm là xác định rõ ràng các sự kiện và công việc, được kỹ thuật PERT sử dụng. Tuy nhiên, phương pháp này thường khó vẽ, dẫn đến một số trường hợp mất khá nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng công việc của dự án.

b. Kỹ thuật Tổng quan và đánh giá dự án (PERT- Program Evaluation and Review Technique) và Phương pháp Đường găng (Critical Path Method – CPM)

Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) lần đầu tiên được sử dụng trong hải quân Mỹ và năm 1958 để lập kế hoạch và quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa. Tham gia chương trình có khoảng 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu, hàng ngàn nhà bác học và công nhân kỹ thuật bậc cao. Dự kiến thực hiện chương trình trong 7 năm. Nhờ áp dụng kỹ thuật quản lý dự án nên thời gian thực hiện dự án đã giảm xuống chỉ còn 4 năm.

Phương pháp đường găng (CPM) được công ty Dupont và Remington Rand phát triển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hóa chất. Tuy có những nét khác nhau, ví dụ, PERT xem thời gian thực hiện các công việc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định được nhờ lý thuyết xác suất còn CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. Với mục đích chính là giới thiệu bản chất của kỹ thuật quản lý tiến độ dự án nên phần dưới đây trình bày những nội dung cơ bản, những ưu điểm nổi trội củ hai phương pháp mà không đi sâu sự khác nhau giữa phương pháp này và phương pháp kia trong quá trình sử dụng.

Về phương pháp thực hiện, có 6 bước cơ bản được áp dụng cho cả PERT và CPM:

- Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của các dự án

- Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc

- Vẽ sơ đồ mạng công việc

- Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc của dự án

- Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện

- Xác định đường găng

Dưới đây trình bày một số nội dung cơ bản của phương pháp PERT.

PERT trình bày một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc, theo phương pháp AOA. Mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng nối hai đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng. Các sự kiện được biểu diễn bằng vòng tròn (nút) và được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Một sơ đồ PERT hoàn chỉnh chỉ có 1 điểm đầu (sự kiện đầu) và một điểm cuối (sự kiện cuối). Một số quy ước khi vẽ mạng công việc như sau:

- Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ có thể bắt đầu khi công việc a đã hoàn thành.

Hình 1.3: Sơ đồ Pert (Hai công việc nối tiếp nhau)

- Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng lại hoàn thành cùng một thời điểm(sự kiện 3)

Hình 1.4: Sơ đồ Pert (Hai công việc hội tụ)

- Hai công việc thực hiện đồng thời: hai công việc a và b đều bắt đầu được thực hiện cùng 1 thời điểm (từ sự kiện 2)

Hình 1.5: Sơ đồ Pert (Hai công việc thực hiện đồng thời)

- Công việc (biến) giả: công việc giả là một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí thực hiện nó nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT. Ví dụ, biến X trong mô hình 1.6 cho biết công việc chỉ bắt đầu được thực hiện khi cả hai công việc a và b đã hoàn thành.

Hình 1.6 Sơ đồ Pert (Công việc (biến) giả)

Khi thiết lập sơ đồ mạng, gặp tình huống sử dụng biến giả, nếu không được chú ý đúng mức sẽ dẫn đến tình trạng vẽ sai và hậu quả là những nội dung quản lý dựa trên cơ sở sơ đồ mạng như quản lý nhân lực, chi phí…