Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp xây dựng phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí hay công dụng của chi phí nên khó có thể đáp ứng đầy đủ thông tin theo nhu cầu của nhà quản trị. Vì vậy, cần phải phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, theo mức độ kiểm soát chi phí để có thể khắc phục tình trạng thiếu thông tin theo nhu cầu của nhà quản trị hiện nay. Để kiểm soát được chi phí, nhà quản lý phải phân loại chi phí theo quan điểm kế toán quản trị. Xét theo mối quan hệ giữa chi phí và khối lượng hoạt động thì chi phí xây lắp được phân thành chi phí khả biến (biến phí), chi phí bất biến (định phí) hay chi phí hỗn hợp. Cụ thể:
- Chi phí vật liệu là biến phí.
- Chi phí nhân công là biến phí.
- Chi phí sử dụng máy thi công là chi phí hỗn hợp.
- Chi phí chung là chi phí hỗn hợp.
Với đặc thù các công ty xây lắp hiện nay:
- Giao khoán cho các đội thi công với khối lượng và đơn giá giao khoán theo định mức thiết kế.
- Các đội thi công thường thuê nhân công, máy thi công khi nhận được công trình chứ không có tổ chức đội ngũ nhân công cũng như đội máy thi công riêng.
- Chi phí chung được tính cố định trên chi phí trực tiếp hay chi phí nhân công theo đúng quy định về xây dựng cơ bản.
Do vậy, giá thành sản phẩm xây lắp (công trình, hạng mục công trình ..) về cơ bản được xem là biến phí.
3.2.2.2 Kiểm soát chi phí
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Một khoản chi phí được xem là chi phí có
thể
kiểm soát được
(controllable costs) hoặc là chi phí không kiểm soát được
(non-controllable costs) ở một cấp quản lý nào đó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp
quản lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay là không. Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại thì là chi phí không kiểm soát được.
Thực tế hiện nay, khi các công ty xây lắp nhận thầu được công trình, công ty tổ chức giao khoán công trình lại cho các đội thi công hoặc xí nghiệp trực thuộc do đó các chi phí phát sinh trong quá trình thi công công trình đều thuộc phạm vi các chi phí có thể kiểm soát của đội thi công hoặc xí nghiệp trực thuộc.
Cũng cần chú ý thêm rằng việc xem xét khả năng kiểm soát các loại chi phí đối với một cấp quản lý có tính tương đối và có thể có sự thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ phân cấp trong quản lý. Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm soát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.
3.2.3. Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết
Để mô hình kế toán trách nhiệm được thiết kế vận hành hiệu quả, cần
phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo dòi các đối tượng kế toán, đảm bảo sự liên kết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với các bộ phận tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của toàn đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi khi trích lọc dữ liệu để lập các báo cáo mà kế toán trách nhiệm cần hướng đến.
Về cơ bản, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán trách nhiệm vẫn
phải dựa trên hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định 15/QĐ-
BTC. Tuy nhiên, đặc điểm của kế toán trách nhiệm là thích hợp với hệ thống
quản lý có sự phân cấp, và khả năng kiểm soát chi phí phát sinh của nhà quản trị
trong phạm vi bộ phận của mình, vì vậy tổng công ty xây dựng cần thiết kế hệ
thống tài khoản kế toán phục vụ cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm, để có thể dễ dàng trích lọc các dữ liệu lập các báo cáo. Như vậy, hệ thống tài khoản này cần phải được xây dựng chi tiết các khoản chi phí, doanh thu có thể kiểm soát được và không có thể kiểm soát được gắn với mã số của từng trung tâm trách nhiệm. Điều này nhằm giúp kế toán có thể tổng hợp được số liệu
thực hiện cũng như dự toán các tài khoản chi phí, doanh thu có thể kiểm soát
được theo từng trung tâm trách nhiệm. Đồng thời, đối với các khoản chi phí, cần phân loại và mã hóa các tài khoản này theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.
Dựa vào mô hình được thiết kế, tổng công ty xây dựng một hệ thống bảng mã tài khoản nhằm phục vụ quá trình thu thập, xử lý thông tin theo quan điểm kế toán trách nhiệm như sau:
2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
X | X | X | X | X | X | X | X | x | X | X | X |
Số hiệu tài khoản | Mã trách nhiệm (TN) | ||||||||||
Tài khoản cấp 1 | Cấp 2 | Mã TN1 | Mã TN2 | Mã TN3 | Mã TN4 | ||||||
Có thể bạn quan tâm!
-
Một Số Vấn Đề Khác Có Liên Quan Đến Hoạt Động Xây Dựng -
Sự Cần Thiết Phải Tổ Chức Hệ Thống Kế Toán Trách Nhiệm Trong Các Tổng Công Ty Xây Dựng -
Mô Hình Tổ Chức Các Tttn Tương Ứng Với Các Cấp Quản Lý -
Xây Dựng Báo Cáo Dự Toán Trung Tâm Lợi Nhuận -
Báo Cáo Thực Hiện Của Trung Tâm Lợi Nhuận -
Xây Dựng Báo Cáo Phân Tích Của Trung Tâm Đầu Tư
Xem toàn bộ 176 trang tài liệu này.
Trong đó:
- Tài khoản cấp 1, 2 : Số hiệu tài khoản theo quyết định 15/QĐ-BTC
- Mã TN 1 : Biến phí hay Định phí [1 ký tự; chọn ký hiệu B (biến phí) hay Đ (định phí)] (chỉ dùng cho các tài khoản chi phí)
- Mã TN 2: Dự toán hay Thực tế [1 ký tự; chọn ký hiệu 0 (dự toán) hay 1 (thực tế)]
- Mã TN 3: Cấp quản trị (Tổng công ty, công ty, xí nghiệp, Đội, Tổ thi công xây dựng tương ứng với 5 ký tự)
- Mã TN 4: Kiểm soát được hay Không kiểm soát được [1 ký tự; chọn ký hiệu 0 (kiểm soát được) hay 1 (không kiểm soát được)]
Ví dụ:
- Mã tài khoản 621.B.0.11111.0 có ý nghĩa là: Chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, Biến phí, Dự toán, Tổ thi công xây dựng số 1, kiểm soát được.
- Mã tài khoản 5111.0.21111.0 có ý nghĩa là: Doanh thu xây lắp, Dự toán, Tổ thi công xây dựng số 1 của trung tâm doanh thu, kiểm soát được.
3.3. XÂY DƯNG HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO
3.3.1. Xây dựng hệ thống các báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán được xây dựng dựa theo các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo dự toán của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất. Quy trình lập báo cáo đi từ các trung tâm chi phí (đội thi công hay xí nghiệp trực thuộc) đến các trung tâm doanh thu (Phòng kinh doanh các công ty, tổng công ty), đến các trung tâm lợi nhuận (các công ty xây lắp thành viên) và kết thúc ở trung tâm đầu tư (Tổng công ty).
Đội thi công | ||
… | ||
Đội thi công | ||
Văn phòng công ty | ||
Xí nghiệp | ||
Công ty xây lắp | ||
Văn phòng Tổng c.ty | ||
Tổng công ty
Hình 3-4: Quy trình lập báo cáo của các trung tâm trách nhiệm
3.3.1.1 Xây dựng Báo cáo dự toán của trung tâm chi phí
Như đã trình bày ở phần trước, các công ty xây lắp thường tổ chức giao khoán công trình cho các đội thi công hoặc xí nghiệp trực thuộc do đó các chi phí phát sinh trong quá trình thi công công trình là chi phí có thể kiểm soát
Các dự toán về chi phí xây dựng đều phải được lập theo hướng dẫn của thông tư số 04/2010/TT_BXD ngày 26 tháng 05 năm 2010 với một hệ thống định mức về lượng và đơn giá dự toán. Báo cáo dự toán của các đơn vị xây lắp bên cạnh việc tuân thủ theo thông tư số 04/2010/TT_BXD cần chú trọng đến mức hạ giá thành dự toán. Đây chính là việc tiết kiệm lượng hao phí của các yếu tố cấu thành nên sản phẩm xây lắp.
Như đã trình bày ở phần trên, giá thành sản phẩm xây lắp (công trình, hạng mục công trình ..) được xem là biến phí sản xuất.
Thực tế hiện nay, khi các công ty xây lắp nhận thầu được công trình, công ty tổ chức giao khoán công trình lại cho các đội thi công hoặc xí nghiệp trực thuộc.
Giá giao khoán thông thường thấp hơn giá nhận thầu từ 7-15% tùy theo từng hạng mục công trình. Các công ty “giữ lại” khoản chênh lệch này xem như phí quản lý. Các đội thi công hoặc xí nghiệp trực thuộc lập hồ sơ dự toán gửi về công ty và nếu không có gì cần điều chỉnh thì tổ chức ký hợp đồng giao khoán. Mẫu dự toán do đội thi công lập như sau:
Bảng 3-2: Bảng tổng hợp kinh phí dự toán
Công ty…
Đội thi công số …
BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ DỰ TOÁN
Công trình: …
Thời gian thi công: từ ngày … đến ngày …
ĐVT:
Khoản mục chi phí | Ký hiệu | Công thức tính | Thành tiền | |
Chi phí vật liệu | VLđg | |||
Chi phí nhân công | NCđg | |||
Chi phí máy thi công | Mđg | |||
I | Chi phí trực tiếp | |||
Vật liệu | VL | VLđg | ||
Nhân công (NCđg x tỷ lệ) | NC | NCđg x Tỷ lệ | ||
Máy thi công (Mđg x tỷ lệ) | M | Mđg x Tỷ lệ | ||
Cộng chi phí trực tiếp | T | VL + NC + M | ||
II | Chi phí chung | C | NC x Tỷ lệ | |
III | Thu nhập chịu thuế tính trước | Thl | (T + C) x Tỷ lệ | |
IV | Chi phí xây lắp trước thuế | Gl | T + C + Thl | |
V | Thuế GTGT đầu ra | VAT | G1 x Thuế suất | |
VI | Chi phí xây lắp sau thuế | G x l | Gl + VAT |
Dự toán chi phí trên đây được lập dựa vào thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, định mức vật tư, nhân công, máy thi công và đơn giá mua vào. Riêng phần chi phí chung được tính cố định theo quy định về xây dựng cơ bản.
Dựa vào định mức giao khoán các công trình, Đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm lập Báo cáo dự toán trung tâm chi phí. Báo cáo dự toán của trung tâm chi phí được lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các công trình mà đội đảm nhận thi
công. Cứ mỗi công trình đảm nhận, đội thi công tổ chức lập một báo cáo dự toán và tổng hợp tất cả các công trình đội đảm nhận thi công sẽ hình thành báo cáo dự toán của trung tâm chi phí. Mẫu báo cáo dự toán được thiết kế như sau:
Bảng 3-3: Dự toán chi phí
Công ty …
Đội thi công số …
DỰ TOÁN CHI PHÍ
CÔNG TRÌNH … ĐVT…
HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH | ĐV T | Khối lượng giao khoán | Đơn giá dự toán | Giá trị dự toán | |
1 | Âaìo âáút C1 bàòng maïy B>10m | m3 | |||
2 | Láúp âáút C1 | m3 | |||
3 | Âàòp caït moïng K95 | m3 | |||
4 | V/c âáút C1 âi âäø 3km bàòng ätä 10 táún | m3 | |||
5 | Âaï 4x6 loït moïng | m3 | |||
6 | Bãtäng loït moïng M100 âaï 4x6 | m3 | |||
7 | Bãtäng cäúng M250 âaï 1x2 âäø taûi chäù | m3 | |||
8 | Cäút theïp cäúng häüp âäø taûi chäù | Kg | |||
9 | Vaïn khuän âäø bãtäng cäúng | m2 | |||
10 | Náúp gang cäúng | Bä ü | |||
11 | Làòp âàût nàòp gang cäúng | Bä ü | |||
12 | ÄÚng PVC F 50 thu næïoc tæåìng cäúng | m | |||
13 | Táöng loüc âaï dàm taûi läù thu næåïc tæåìng cäúng | m3 | |||
14 | Vaíi âëa kyî thuáût | m2 | |||
15 | Làòp âàût táúm cheìn khe co giaîn | m2 | |||
16 | Maïy båïm næåïc häú moïng cäng suáút 48mm/h | m3 | |||
Täøng cäüng |
Báo cáo dự toán trên cần phải được lập chi tiết theo các hao phí tạo nên đơn giá từng hạng mục công trình (vì khối lượng giao khoán từng hạng mục thường không thay đổi nhiều so với thiết kế). Đây chính là cơ sở để các tổ thi công hạng mục công trình tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tổ viên, vật tư xuất dùng trong quá trình thi công. Ví dụ minh họa đối với hạng mục số 7-“Bê tông cống và cổ hố ga mác 250#”, Đội thi công lập báo cáo đơn giá dự toán chi tiết sau:
Công ty …
Đội thi công số …
Bảng 3-4: Báo cáo đơn giá dự toán chi tiết
ĐƠN GIÁ DỰ TOÁN CHI TIẾT
CÄNG TRÇNH TUYÃÚN… ĐVT: …
TÃN CÄNG VIÃÛC, VÁÛT TÆ HAO PHÊ | ĐVT | K.læåün g dæû toaïn | Âån giaï dæû toaïn | Giaï trë dæû toaïn | |
... | |||||
7 | Bã täng cäúng vaì cäø häú ga mac 250# | 1m3 | |||
Váût liãûu: | |||||
Âaï 1x2 | m3 | ||||
Caït vaìng | m3 | ||||
Xi màng PCB30 | Kg | ||||
Næåïc | m3 | ||||
Gäù vaïn cáöu cäng taïc | m3 | ||||
Âinh | Kg | ||||
Âinh âèa | Caïi | ||||
Váût liãûu khaïc | % | ||||
Nhán cäng 3,5/7: | Cäng | ||||
Maïy thi cäng: | |||||
Maïy båm bã täng 50m3/h | Ca | ||||
Maïy âáöm duìi 1,5Kw | Ca | ||||
Maïy khaïc | % | ||||
Cäüng chi phê træûc tiãúp | |||||
Chi phê chung | CPC | ||||
Thu nháûp chëu thuãú tênh træåïc | T | ||||
Chi phê XL TT | CPTT | ||||
Thuãú VAT | VAT | ||||
Cäüng âån giaï sau thuãú | G | ||||
… | … |
Qua bảng dự toán ta thấy rằng: để thi công được 1m3 Bê tông cống và cổ hố ga mác 250# thì cần bao nhiêu đá 1x2, bao nhiêu m3 cát vàng, … bao nhiêu giờ công của công nhân, bao nhiêu ca máy bơm bê tông 50m3/h,… Đây chính là cơ sở để người quản lý cấp đội, xí nghiệp tổ chức thực hiện, theo dòi và đánh giá kết quả thi công. Thực tế hiện nay dù được giao khoán nhưng các đội, xí nghiệp vẫn luôn cố đưa ra những nguyên nhân khách quan dẫn đến việc chậm tiến độ, không tuân thủ đúng định mức, phát sinh ngoài dự toán … Vì vậy, cần phải khẳng định rò là trách nhiệm của từng cá nhân gắn chặt với công việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội thi công hoặc giám đốc xí nghiệp trực thuộc chịu hoàn toàn trách
nhiệm về các chi phí theo dự toán giao khoán và cả các chi phí phát sinh ngoài dự toán.
3.3.1.2. Xây dựng báo cáo dự toán trung tâm doanh thu
Dự toán của trung tâm doanh thu là một trong những dự toán quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Do đặc thù của ngành xây dựng, khi các công ty xây lắp trúng thầu các công trình, doanh thu xây lắp được xác định một cách rò ràng. Tổ chức sản xuất trong các công ty xây lắp nước ta hiện nay nói chung phổ biến theo phương thức “khoán gọn”. Việc thanh toán cho các công trình thường được phía chủ đầu tư thanh toán theo tiến độ kế hoạch, theo khối lượng đã thực hiện hay khi công trình hoàn thành bàn giao. Do đó, doanh thu xây lắp được xem là doanh thu có thể kiểm soát của các đơn vị. Khi xây dựng dự toán doanh thu xây lắp cho năm đến, Trung tâm doanh thu căn cứ vào:
- Danh mục các công trình, hạng mục công trình sẽ hoàn thành bàn giao trong năm kế hoạch.
- Danh mục các công trình, hạng mục công trình chuyển tiếp (gồm chuyển từ năm cũ sang và chuyển từ năm kế hoạch sang năm sau)
- Dự kiến các công trình, hạng mục công trình sẽ nhận trong năm kế hoạch và thi công hoàn thành bàn giao trong năm kế hoạch.
Mẫu dự toán doanh thu được xây dựng như sau:
Bảng 3-5: Báo cáo dự toán của trung tâm doanh thu
TỔNG CÔNG TY… BÁO CÁO DỰ TOÁN CỦA TRUNG TÂM DOANH THU
CÔNG TY… NĂM… ĐVT…
Tên công trình, hạng mục công trình | Đơn vị thi công | Tổng doanh thu theo hợp đồng | Doanh thu dự toán kỳ này | Ghi chú | |
I. Công trình sẽ hoàn thành bàn giao trong năm kế hoạch. Trong đó: | |||||
1. Công trình khởi công từ năm trước | |||||
Công trình A | Đội thi công số 1 | ||||
Công trình B | Đội thi công số 2 | ||||
Hạng mục C | Đội thi công số 3 | ||||
2. Công trình khởi công trong năm | |||||