Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Giao Thông I

- Công ty điều hành trực tiếp thông qua đơn vị quản lý: Các đơn vị thi công ký hợp đồng thuê thiết bị xe máy với công ty thông qua đơn vị quản lý theo bảng giá ca xe máy hiện hành hoặc theo sự thoả thuận hợp đồng giữa 2 bên. Trường hợp cần thiết công ty quyết định điều động và đơn giá ca máy theo yêu cầu sản xuất.

- Khoán thu cho đơn vị quản lý sử dụng theo nguyên tắc: Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động xe máy như: Chi phí trực tiếp, quản lý công ty, khấu hao thiết bị, lực lượng bảo vệ, lãi vay... được hạch toán cho đơn vị quản lý nhận khoán. Công ty giao khoán trên cơ sở thu tỷ lệ % trên giá trị đánh giá lại theo giá thị trường của thiết bị xe máy giao khoán. Tỷ lệ giao khoán tối thiểu bằng lãi suất tiền vay ngân hàng. Khi giao khoán đơn vị quản lý chủ động trong việc điều hành và kinh doanh thiết bị xe máy.

* Đối với hoạt động kinh doanh khác: Gồm nhiều hình thức như mua bán vật tư thiết bị ngành giao thông, tư vấn khảo sát thiết các công trình giao thông...

Như vậy, với mô hình tổ chức quản lý Công ty - Đội thi công thì mối quan hệ giữa các đơn vị là quan hệ bình đẳng thông qua hợp đồng kinh tế thoả thuận và theo yêu cầu chỉ đạo của Công ty. Trong công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên chủ yếu dựa vào phương thức giao khoán gọn để xác định trách nhiệm quản lý và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh xây lắp.

Bên giao khoán là công ty có trách nhiệm:

+ Phải quản lý toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, căn cứ vào chứng từ, kế toán hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm công trình cho bên nhận khoán.

+ Hạch toán tình hình bàn giao và thanh toán với bên chủ đầu tư hay đơn vị giao

khoán.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 159 trang tài liệu này.

+ Hạch toán các khoản thuế phải nộp ngân sách thuộc công trình bàn giao

+ Hạch toán các khoản thu và thanh toán với bên nhận khoán.

+ Tổ chức hạch toán toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh xây lắp phát sinh, tính giá thành thực tế công trình. Xác định kết quả kinh doanh và tổng hợp lập báo cáo toàn công ty.

Bên nhận khoán là các đội xây lắp không tổ chức kế toán riêng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp về chi phí, định kỳ nộp cho bên giao khoán để hạch toán. Đảm bảo thực hiện hoạt động khoán theo đúng tiến độ và chất lượng công trình và chịu sự kiểm tra, giám sát về kỹ thuật của bên giao khoán.

Về cấp ứng vốn thi công giữa công ty và các đội thi công như sau:

- Đối với các công trình các đội tự khai thác, tìm kiếm:

+ Công ty cấp vốn thi công cho đơn vị căn cứ vào khả năng thành toán vốn của công trình. Khi công trình chưa thanh toán được tiền chỉ cấp ứng vốn tối đa là 30% trên giá trị sản lượng thực hiện.

+ Khi giá trị sản lượng thực hiện quá 500 triệu đồng mà chưa thanh toán được tiền thì công ty ngừng cấp vốn thi công cho đơn vị.

+ Công ty cam kết thanh toán cho đội thi công tương ứng với số tiền công trình được thanh toán về tài khoản của công ty.

- Đối với công trình công ty giao cho đội thi công:

+ Các đơn vị thực hiện tiến độ thi công theo yêu cầu chỉ đạo của công ty. Tuỳ theo nguồn vốn của công trình công ty sẽ chỉ đạo tiến độ cho phù hợp thông qua kế hoạch hàng tháng.

+ Công ty cấp vốn thi công cho đơn vị bằng 60% - 90% giá trị sản lượng thực hiện nội bộ (là khoản chi phí trực tiếp giao khoán cho đơn vị) trong quá trình thi công.

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, ngoài ra ở các đội sản xuất còn bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và gửi về phòng kế toán.

Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 người: 1 trưởng phòng kế toán và 3 nhân viên kế toán, trong đó: 1 kế toán tiền gửi ngân hàng, thuế và thanh toán; 1 kế toán tiền mặt, vật tư; 1 kế toán tổng hợp và theo dòi TSCĐ và 1 thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty gồm các bộ phận theo Sơ đồ 2.2.

Kế toán tiền gửi ngân hàng, thuế và thanh toán

Kế toán tiền mặt, vật tư

Kế toán tổng hợp và theo dòi TSCĐ

Thủ quỹ

Trưởng phòng kế toán

Các nhân viên kinh tế ở các đội thi công

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

- Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp điều hành hoạt động của bộ máy kế toán trong công ty, kiểm tra kiểm soát các hoạt động tài chính ở các đội sản xuất. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ:

+ Kết hợp các phòng ban lập báo cáo kế hoạch về tài chính, kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành và kế hoạch tín dụng.

+ Theo dòi tiến độ thi công và quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế để cấp phát và thu hồi vốn kịp thời.

+ Chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quản lý, công khai tài chính theo chế độ hiện hành.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng, thuế và thanh toán: Có nhiệm vụ theo dòi các khoản tiền gửi tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại Ngân hàng; Giao dịch với ngân hàng về vay và trả nợ; Kê khai, quyết toán thuế với cơ quan thuế; Chịu trách nhiệm theo dòi tình hình thanh toán với khách hàng, người cung cấp và với các đơn vị trong công ty.

- Kế toán tiền mặt, vật tư: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi và thanh toán tạm ứng nội bộ; Lập báo cáo thu chi tiền hàng tháng; Theo dòi tình hình nhập xuất tồn vật tư và đối chiếu số liệu với thủ kho.

- Kế toán tổng hợp và theo dòi TSCĐ: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng kế toán, thay mặt kế toán trưởng khi đi vắng, kí và giải quyết các công việc được ủy quyền. Tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm theo từng đội, từng công trình. Theo dòi quản lý tình hình biến động tăng giảm TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ hàng kỳ.

- Thủ quỹ: Theo dòi việc thu, chi quỹ tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của công ty, kiểm tra chứng từ, chữ ký, con dấu hợp lý, hợp pháp vào sổ quỹ đầy đủ theo nội dung chứng từ. Hàng ngày đối chiếu sổ quỹ với kế toán và thực tế tồn quỹ.

- Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị thi công: Có nhiệm vụ thống kê, thu thập chứng từ và lập các báo cáo gửi về phòng kế toán. Đồng thời thực hiện chấm công, tính lương, lập bảng thanh toán lương ở các đội và gửi về phòng kế toán để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành công trình.

Trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp đang rất phổ biến. Hiện nay, công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán STANDARD KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 6.0. Phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính, chứng từ ghi sổ được tổng hợp lập vào cuối tháng. Trình tự ghi sổ được thể hiện theo Sơ đồ 2.3.

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán STANDARD KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 6.0. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái) và các sổ kế toán chi tiết liên quan.

Máy vi tính

Phần mềm STANDARD KTDN 6.0

Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp

Chứng từ kế toán

Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, lập báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Cuối kỳ kế toán, tiến hành in báo cáo, sổ sách và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán quản trị

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính theo phần mềm kế toán STANDARD KTDN 6.0

2.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên

2.2.1. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh

Để phục công tác kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh ở Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên được phân loại theo chức năng hoạt động mà không sử dụng cách

phân loại chi phí khác như phân loại chi phí theo cách ứng xử , cụ thể bao gồm những loại chủ yếu sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như cát, đá, sỏi, thép, xi măng, nhựa đường, nhũ tương... Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí đóng vai trò quan trọng trong các yếu tố chi phí đầu vào và thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình hoàn thành.

- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian) và phụ cấp (chức vụ, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ...) của công nhân trực tiếp tham gia thi công xây lắp.

- Chi phí sử dụng máy thi công: Công ty thực hiện việc xây lắp theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thi công bằng thủ công vừa thi công bằng máy nên trong giá thành xây lắp còn có khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Chi phí sử dụng máy thi công của công ty là toàn bộ chi phí liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công phục vụ công trình xây lắp như: Chi phí nhiên liệu, dầu mỡ chạy máy, ...

- Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phục vụ và quản lý thi công công trình gắn với từng công trường, đội thi công. Bao gồm:

+ Chi phí nhân viên: bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, thưởng phải trả cho nhân viên quản lý đội (gồm đội trưởng, nhân viên kỹ thuật, thủ kho, thống kê đội). Lương của nhân viên quản lý đội công trình: tính theo lương thời gian. Quỹ lương nhân viên quản lý đội là phần còn lại của quyết toán công trình sau khi trừ đi các khoản chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công.

+ Chi phí vật liệu: Bao gồm các chi phí về vật liệu xuất dùng chung cho hoạt động xây lắp như chi phí vật liệu dùng để sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị thuộc đội xây dựng...

+ Chi phí dụng cụ sản xuất: Bao gồm chi phí về công cụ lao động xuất dùng cho hoạt động thi công, quản lý của đội xây dựng như các chi phí về quần áo bảo hộ lao động, khẩu trang,...

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm nhiều khoản như chi phí tiền điện, điện thoại, phí chuyển tiền tạm ứng, tiền phôto tài liệu, tiền thuê vận chuyển máy...

+ Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm chi tiếp khách, công tác phí, chi vặt, chi mẫu thí nghiệm, mua văn phòng phẩm, dụng cụ sinh hoạt…

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm:

+ Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của Công ty.

+ Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các chi phí về vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm,...

+ Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý như: chi phí về đồng phục công sở, máy tính cá nhân...

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho toàn Công ty.

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm tiền điện, cước viễn thông... dùng vào quản lý doanh nghiệp.

+ Chi phí bằng tiền khác.

Như vậy, chi phí sản xuất kinh doanh ở Công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên mới chỉ được phân loại theo quan điểm của kế toán tài chính, phục vụ chủ yếu cho kế toán tài chính mà chưa chú ý đến các cách phân loại chi phí dưới góc độ của kế toán quản trị như phân loại theo cách ứng xử của chi phí... Do đó, việc xử lý và phân tích thông tin chi phí trong kế toán quản trị ở Công ty còn nhiều hạn chế.

2.2.2. Phương pháp xác định chi phí

Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp xây lắp có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, sản phẩm xây lắp có tính chất đơn chiếc và được sản xuất theo đơn đặt hàng cho nên công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên áp dụng phương pháp xác định chi phí theo công việc hay đơn đặt hàng.

Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty là từng công trình, hạng mục công trình hay từng đơn đặt hàng. Đối tượng tính giá thành là các công trình, hạng mục công trình hoàn thành các giai đoạn quy định trong thiết kế kỹ thuật.

Để tập hợp chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình hay đơn đặt hàng, công ty áp dụng phương pháp tập hợp trực tiếp hoặc phương pháp phân bổ gián tiếp.

Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến một hoặc từng công trình, hạng mục công trình thì Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên áp dụng phương pháp trực tiếp để tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó.

Đối với các khoản chi phí mà liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình mà không thể áp dụng phương pháp trực tiếp thì Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên mới áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình đó theo tiêu thức phân bổ thích hợp.

Ở Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên chủ yếu áp dụng phương pháp tập hợp trực tiếp để tập hợp chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình.

Để tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng hay công trình, hạng mục công trình, Công ty CPXD giao thông I Thái Nguyên tổ chức quản lý chi phí và vận dụng các phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán) vào tập hợp chi phí sản xuất nhằm phục vụ quản trị chi phí như sau:

2.2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Tại công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên, nguyên vật liệu được sử dụng gồm nhiều chủng loại khác nhau, có tính năng công dụng khác nhau và được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty bao gồm tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như cát, đá, sỏi, thép, xi măng, nhựa đường, nhũ tương...

* Đặc điểm quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp liên quan đến công trình nào thì được tập hợp trực tiếp cho công trình đó.