Thực Trạng Tổ Chức Lập; Phân Tích Và Công Khai Báo Cáo Tài Chính Và Báo Cáo

chi tiền , thủ quỹ cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt bằng phương pháp thủ công để theo dòi riêng với phần mềm (Phụ lục 2.12: Sổ quỹ tiền mặt). Cuối tuần , thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết TK 1111 - Tiền Việt Nam đồng để đảm bảo số liệu giữa hai sổ khớp nhau. Nếu có chênh lệch tìm ra nguyên nhân và xử lý.

- Tổ chức mở sổ, khóa sổ: Công tác tổ chức mở sổ, khóa sổ kế toán được thực hiện theo đúng niên độ kế toán. Sổ kế toán được mở vào ngày 01/01 dương lịch và khóa sổ vào ngày 31/12 dương lịch. Sổ kế toán sau khi được in ra từ phần mềm kế toán sẽ được đóng sổ và lưu trữ, bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán.

2.2.5. Thực trạng tổ chức lập; phân tích và công khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

2.2.5.1. Thực trạng lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Hàng năm, sau khi khóa sổ kế toán, Viện thực hiện lập các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán gửi lên cơ quan chủ quản là Vụ Kế hoạch Tài chính – Bộ Y tế.

- Báo cáo tài chính gồm:

+ Báo cáo tài chính mẫu B01/BCTC

+ Báo cáo kết quả hoạt động B02/BCTC

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Theo phương pháp gián tiếp) mẫu B03b/BCTC

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính B04/BCTC

+ Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động B01/BCQT

+ Thuyết minh báo cáo quyết toán B03/BCQT

- Báo cáo quyết toán gồm:

+ Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động mẫu B01/BCQT

+ Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại mẫu F01-01/BCQT

+ Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án mẫu F01-02/BCQT

+ Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính mẫu

B02/BCQT

+ Thuyết minh báo cáo quyết toánB03/BCQT

Công tác lập báo cáo tài chính của viện về cơ bản chấp hành đúng chế độ lập, gửi báo cáo tương đối đầy đủ và đúng quy định theo hệ thống báo cáo tài chính đã

được ban hành, bảo đảm đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu báo cáo… nên tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra nội bộ, kiểm tra thẩm định báo cáo quyết toán hàng năm theo đúng kế hoạch, quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, nguồn kinh phí của viện.

2.2.5.2. Thực trạng phân tích báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Sau khi đã có đầy đủ các số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, để các thông tin, số liệu trên báo cáo tài chính trở thành hữu ích, góp phần định hướng cho công tác quản lý, sử dụng nguồn tài chính của viện một cách có hiệu quả thì cần phải phân tích chúng.

Công tác phân tích báo cáo rất quan trọng trong tổ chức kế toán. Qua việc phân tích tình hình sử dụng kinh phí, tình hình thực hiện dự toán, các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của các đơn vị, so sách giữa thực tế với dự toán theo từng chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính, xác định tỷ suất, hiệu quả đối với từng chỉ tiêu nhằm cung cấp thông tin chính xác và đánh giá thực trạng, nguyên nhân việc quản lý, sử dụng nguồn kinh phí, tài sản, của viện trên cơ sở đó dự đoán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính trong tương lại phục vụ cho nhu cầu của quản lý, quản trị của viện để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Qua việc phân tích tài chính sẽ đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí, tận dụng nguồn thu và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, trang thiết bị và tăng cường cơ sở vật chất của Viện.

Tuy nhiên, trên thực tế viện chưa chú trọng đúng mức đến việc phân tích báo cáo, nội dung phân tích báo cáo kế toán còn hạn chế, đơn giản, mới chỉ tập trung vào đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu chi, tình hình sử dụng tài sản, tình hình chấp hành các chế độ chi tiêu, chính sách quản lý Nhà nước chung chung. Phương pháp phân tích mới chỉ dừng ở phương pháp so sánh tình hình thực hiện so với dự toán đã được duyệt chưa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng các nguồn kinh phí, chưa đưa ra giải pháp cụ thể nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quản sử dụng nguồn kinh phí.

2.2.5.3. Thực trạng công khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Hàng năm sau khi có số liệu dự toán, quyết toán, Viện đã tiến hành thực hiện công khai tình hình tài chính với hình thức công khai tại Đại hội viên chức – Lao

động hoặc niêm yết trên bảng thông báo của Viện. Việc thực hiện công tác công khai tài chính với sự hỗ trợ đắc lực của công cụ kế toán trong việc ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, kết quả hoạt động sử dụng kinh phí của Viện đã góp phần đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề công bố thồn tin, tuân thủ pháp luật, không vu lợi; phần nào tạo được lòng tin, tinh thần đoàn kết và nâng cao trách nhiệm của đội ngǜ cán bộ viên chức và người lao động trong việc sử dụng nguồn tài chính trong Viện; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, phục vụ nhiệm vụ được giao ngày càng có hiệu quả.

Nhìn chung, các báo cáo kế toán tại đơn vị đã thực hiện đúng theo hướng dẫn của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Việc lập, nộp BCTC đúng theo biểu mẫu quy định, đảm bảo nội dung và phương pháp lập. (Phụ lục 2.14), (Phụ lục 2.15)

2.2.6. Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Công tác kiểm tra kế toán tại Viện được thực hiện qua nhiều cấp thông qua nhiều hình thức khác nhau như tự kiểm tra, kiểm tra chéo, cấp trên kiểm tra cấp dưới. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra tính tuân thủ. Cụ thể là kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của chế độ kế toán về sự chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, rò ràng, đối chiếu số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.

Công tác kiểm tra kế toán tại Việnsức khỏe nghề nghiệp và môi trường thể hiện qua từng nội dung kiểm tra cụ thể như sau:

- Kiểm tra công tác thanh toán: Thực hiện kiểm tra hồ sơ thanh toán bao gồm chứng từ, hóa đơn, các giấy tờ khác có đầy đủ giá trị pháp lý. Kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tuân thủ theo quy định của Viện cǜng như quy định của cơ quan cấp trên. Ví dụ: kiểm tra xem các nghiệp vụ chi có phục vụ hoạt động của Viện hay không, nếu không thì không duyệt chi đồng thời không ghi nhận chi phí của Viện. Cuối ngày kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng phải tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Cuối năm tài chính kế toán ngân hàng phải gửi thư xác nhận số dư các tài khoản ngân hàng để đối chiếu với sổ sách.

- Kiểm tra công tác chi lương, bảo hiểm và các khoản phụ cấp khác theo lương: Kiểm tra việc chi các khoản lương, bảo hiểm và phụ cấp theo lương đã phù hợp với chính sách của Xã hội và tuân thủ đúng theo luật pháp chưa. Lương và bảo

hiểm là khoản chi chiếm tỉ trọng cao nhất trong chi thường xuyên tại Viện,vì vậy công tác kiểm tra chi lương và phụ cấp luôn được quan tâm và kiểm soát chặt chẽ

- Kiểm tra công tác mua sắm trang thiết bị, vật tư tiêu hao, thuốc, xây dựng cơ bản: Kiểm tra hồ sơ mua sắm đã đầy đủ chứng từ theo quy định của pháp luật chưa, việc mua sắm đã được phê duyệt đồng ý của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị chưa. Cuối tháng, quý, năm kế toán kho tham gia cùng các bên liên quan thực hiện kiểm kê kho để đối chiếu giữa số tiền thực tế và số tiền trên sổ sách của Viện, giải trình được nguyên nhân chênh lệch nếu có.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ về số liệu trên sổ kế toán, của các chứng từ kế toán. Kế toán tổng hợp kiểm tra việc ghi chép và định khoản của các bộ phận kế toán, nếu phát hiện sai sót báo cáo kế toán trưởng để có biện pháp xử lý, sửa sổ.

- Kiểm tra bảng chi tiết doanh thu tính thuế, doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, kiểm tra tờ khai thuế định kǶ, kiểm tra việc sử dụng NSNN, hồ sơ rút dự toán NSNN, đối chiếu NSNN với Kho Bạc.Kiểm tra việc ghi nhận tài sản Viện, hồ sơ báo tăng, giảm. Cuối quý và năm tham gia công tác kiểm kê đối chiếu giữa số liệu tài sản thực tế và trên sổ sách, giải trình nguyên nhân chênh lệch nếu có.

- Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ của các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị. Định kǶ hàng quý kế toán trưởng Viện tiến hành kiểm tra để có biện pháp sắp xếp lại nhân sự kế toán, đảm bảo trơn tru trong công tác kế toán tại đơn vị

Các hình thức kiểm tra kế toán mà Viện đang áp dung, bao gồm:

- Thường xuyên tự kiểm tra: Mỗi kế toán viên phải chịu trách nhiệm cho phần hành của mình theo công việc mà kế toán trưởng đã phân công. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế các kế toán viên phải tự kiểm tra việc ghi nhận xem đã đúng quy định hay chưa. Trường hợp phát hiện sai sót phải báo cáo kế toán trưởng để có phương án khắc phục, điều chỉnh. Ví dụ: Kế toán thanh toán phát hiện nghiệp vụ thanh toán định khoản sai so với nội dung kinh tế, báo cáo lên kế toán trưởng. Kế toán trưởng thông qua kế toán tổng hợp thực hiện chữa sổ.

- Kiểm tra chéo: kế toán viên trong cùng bộ phận thực hiện kiểm tra chéo nhằm phát hiện sai sót trong bộ phận. Ví dụ kế toán viện phí thực hiện kiểm tra chéo số tiền thu được của mỗi kế toán viên với doanh thu đã viết hóa đơn.

- Kiểm tra của cấp trên với cấp dưới: Kế toán trưởng là người kiểm tra cuối cùng về sổ kế toán, ký duyệt để đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ của các kế toán viên. Kế toán trưởng phải giải trình mọi thắc mắc chịu trách nhiệm khi Viện trưởng kiểm tra.

Ngoài việc tự kiểm tra kế toán nội bộ của đơn vị, Viện còn có sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền khác như cơ quan chủ quản là Bộ Y tế, cơ quan kiểm toán NN(thông thường định kǶ 2 năm/ lần),thanh tra NN, cục thuế thành phố Hà Nội. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra việc chấp hành các quy định của Pháp luật về tài chính kế toán như việc tuân thủ Luật Kế toán; Luật thuế, chuẩn mực, chế độ kế toán và các quy định Pháp luật khác có liên quan đến công tác kế toán tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường.

Tuy nhiên, nhìn chung công tác kiểm tra kế toán của Viện còn hạn chế và mang nặng tính hình thức. Khối lượng công việc kế toán nhiều và phức tạp thu hẹp thời gian tự kiểm tra khiến cho việc phát hiện các sai sót trong nghiệp vụ trở nên khó khăn. Do đó, tổ chức công tác kiểm tra kế toán vì thế chưa góp phần nhiều trong việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường.

2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

2.3.1. Những ưu điểm trong tổ chức kế toán tại Viện

2.3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán

- Một là, Bộ máy kế toán được xây dựng phù hợp với quy mô và đặc điểm của Viện thời điểm hiện nay.

Dựa trên quy mô Viện và nguồn lực, vật lực ở thời điểm hiện tại việc xây dựng bộ máy kế toán của Viện theo mô hình kế toán tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của Viện. Tùy vào trình độ chuyên môn từng người, điểm mạnh điểm yếu của từng cá nhân Viện đã xây dựng được tập thể phòng kế toán gắn kết, có tinh thần trách nhiệm với công việc.

- Hai là, xây dựng được bộ máy kế toán có chuyên môn cao và đã có sự phân

công rò ràng chuyên môn hóa từng phần việc.

Bộ phận kế toán tại Viện hiện tại có 9 người, nhân sự các bộ phận kế toán trên được ưu tiên lựa chọn có chất lượng, trình độ chuyên môn có thể quán xuyến

và bao quát được công việc. Các chuyên viên kế toán tại đơn vị đều được học tập và đào tạo theo đúng chuyên ngành kế toán với ý thức tự trau dồi bản thân cao, có tinh thần cầu thị, luôn kịp thời cập nhật các văn bản pháp luật, quy định NN liên quan đến kế toán. Bên cạnh đó việc tổ chức kế toán chuyên môn hóa theo từng đầu việc do kế toán trưởng quy định đã khiến cho công tác kế toán tại đơn vị luôn liền mạch, trôi chảy, không bị ùn tắc tại bất cứ khâu nào.

2.3.1.2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

+ Một là, Hệ thống chứng từ kế toán tại Viện đã được tổ chức theo đúng quy định của pháp luật và chế độ kế toán hiện hành.

+Hai là, Viện đã tổ chức được hệ thống chứng từ kế toán đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lý theo quy định của pháp luật.

+ Ba là,Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Viện được thực hiện khoa học, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.

Quy trình luân chuyển chứng từ tại Viện đã được kế toán trưởng tại đơn vị quy định đầy đủ, rò ràng chặt chẽ, chi tiết, cụ thể và tương đối khoa học, hợp lý. Các kế toán bộ phận đã nghiêm túc thực hiện theo đúng các quy định.

Chứng từ do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài đều được tập trung vào phòng kế toán. Sau khi được kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ về tính pháp lý, chứng từ kế toán nhanh chóng được các bộ phận kế toán của Viện đưa vào luân chuyển để đảm bảo tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin kế toán.

Quy trình luân chuyển tại Viện là khép kín, vì vậy sai sót trong chứng từ được kiểm soát ngay từ khâu đầu tiên là khâu lập và tiếp nhận chứng từ cho đến khâu cuối cùng là khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ. Bên cạnh đó, việc mất mát, rách hỏng, hoặc thất lạc chứng từ kế toán trong quá trình luân chuyển không xảy ra đối với đơn vị.

+ Bốn là, công tác lưu trữ chứng từ kế toán tại Viện đã được quán triệt nghiêm túc thức hiện tuân thủ đúng quy định và hướng dẫn của các văn bản, Nghị định, Luật của NN.

2.3.1.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp kế toán

- Một là, Viện đã tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành.

Hệ thống tài khoản cấp 1 mà Viện đang sử dụng tuân thủ theo đúng quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC. Việc phát triển ra tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 căn cứ trên phụ lục hệ thống tài khoản kế toán quy định theo Thông tư đồng thời dựa trên thực tiễn của kế toán phần hành và yêu cầu quản lý từng nội dung, từng loại nghiệp vụ kinh tế của đơn vị.

Tài khoản kế toán liên quan đến phần hành kế toán quỹ tiền mặt, thanh toán công nợ tại Viện đã được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán.

Tài khoản kế toán liên quan đến phần hành kế toán ấn chỉ chuyên môn, tài sản cố định đã được chi tiết tương đối đầy đủ và hợp lý phục vụ công tác quản lý sử dụng công cụ dụng cụ, tài sản cố định cǜng như tính hao mòn, chi phí tại đơn vị.

- Hai là, Viện đã tổ chức hệ thống tài khoản kế toán gắn liền với các hoạt động tài chính, cơ chế tài chính của đơn vị.

Theo đó, việc tổ chức hệ thống tài khoản tại Viện đều gắn liền với hoạt động thu và chi thường xuyên, không thường xuyên của đơn vị.

Đối với các khoản chi: Viện đã tổ chức chi tiết các tiểu mục NSNN gắn với tài khoản 611 “Chi thường xuyên”, tài khoản 008 “Dự toán chi hoạt động” và chi tiết đến cấp 2 tài khoản 642 “chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh” để kiểm soát chi.

- Ba là, Viện đang tổ chức phương pháp kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của đơn vị.

Là một đơn vị có quy mô dạng vừa, tuy nhiên khối lượng công việc kế toán tương đối phức tạp do đặc thù là đơnvị hành chính sự nghiệp. Vì vậy việc lựa chọn phương pháp kế toán máy tại Viện là hợp lý, đặc biệt trong bối cảnh hiện tại.

Với phương pháp kế toán máy, công việc kế toán trở nên đơn giản hơn so với kế toán thủ công truyền thống, tiết kiệm thời gian và chi phí cho Viện, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng kế toán.

Trong hơn ba năm trở lại đây, Viện đã tiến hành mua sắm đầy đủ trang thiết bị máy tính, phần mềm cǜng như tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực kế toán có trình độ chuyên môn cao đủ khả năng tổ chức được phương pháp kế toán máy. Vì vậy có thể nói việc tổ chức phương pháp kế toán máy tại đơn vị đang được thực hiện tương đối tốt.

2.3.1.4. Tổ chức vận dụng ghi sổ kế toán và hình thức kế toán

- Một là, Hệ thống sổ sách của Viện được mở tuân thủ theo đúng quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Sổ chi tiết và sổ tổng hợp của Viện đều đúng theo quy định mẫu sổ theo phụ lục của Thông Tư107/2017/TT-BTC. Mỗi loại sổ kế toán được viện mở ra đều đã ghi chép, hệ thống và lưu giữ được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến Viện, là cơ sở để kế toán lập báo cáo tài chính cuối năm.

- Hai là, hình thức kế toán của Viện được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp với quy mô, đặc điểm của Viện, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ chức năng của đơn vị.

Thông qua mô hình kế toán tập trung, Viện đã tập trung được tất cả các nguồn lực, vật lực; tập trung được sự quản lý tối đa thống nhất đối với công tác kế toán; kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời tình hình hoạt động của Viện thông qua hệ thống thông tin kế toán. Từ đó đưa ra những chỉ đạo mang tính chiến lược của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của Viện; đồng thời tạo điều kiện ứng dụng thành công các thành tựu công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hoàn thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán; tăng năng suất và hiệu quả công việc kế toán.

2.3.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

- Một là, hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toáncủa Viện được lập đúng theo mẫu quy định của pháp luật và chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP của chính phủ.

Hiện nay, kế toán Viện ngoài phải nộp báo cáo báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động với đơn vị cấp trên là Bộ Y tế mà còntổ chức công tác lập báo cáo tài chính bao gồm: Báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính của Viện về cơ bản được nộp đúng thời hạn theo quy định của Bộ Tài Chính.

Công tác lập, trình bày và công khai báo cáo tài chính được thực hiện một cách công khai, minh bạch. Nội dung trình bày trong báo cáo là trung thực, hợp lý, khách quan thể hiện đúng tình hình tài chính của Viện.