Giải Pháp Hoàn Thiện Tổ Chức Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán

3.3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

- Một là, Viện cần thống nhất về mặt nội dung trong tổ chức hệ thống tài khoản kế toán giữa các kế toán phần hành.

Việc chưa có sự thống nhất giữa các kế toán phần hành hàng tồn kho (TK152,153) khiến cho việc quản lý, theo dòi các nguyên vật liệu hành chính đang sử dụng như mực in, giấy in, văn phòng phẩm… và các công cụ dụng cụ chưa đủ điều kiện ghi nhận tài sản liên quan trực tiếp đến hoạt động dịch vụ như khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, xét nghiệm nước, đo tâm sinh lý, đèn đọc phim, … trở nên khó khăn, công tác xác định chi phí nguyên vật liệu và phân bổ chi phí công cụ dụng gặp nhiều hạn chế. Vì vậy, kế toán kho dược và kế toán TSCĐ và các khoản thuế cần phải thống nhất với nhau về việc chi tiết tài khoản 152, 153. Theo đó cần mở thêm hai tài khoản cấp 2 là tài khoản 1523 “Kho nguyên liệu vật liệu hành chính” và tài khoản 1533 “Kho công cụ dụng cụ tế”.

- Hai là, tổ chức hệ thống tài khoản tại Viện gắn liền với yêu cầu quản lý từng nội dung, từng loại nghiệp vụ.

+ Viện cần mở thêm chi tiết tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang” để tập hợp chi phí theo các đầu mục, từ đó xác định giá vốn của hoạt động dịch vụ tại Viện và phần chi phí dở dang còn lại chuyển kǶ sau. Cụ thể có thể chi tiết theo nguồn thu như sau:

Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang”

Tài khoản 1541 “Chi phí nguyên vật liệu” gắn với nguồn thu dịch vụ. Tài khoản 1542 “Chi phí nhân công” gắn với nguồn thu dịch vụ.

Tài khoản 1543 “Chi phí khấu hao TSCĐ”gắn với nguồn thu dịch vụ. Tài khoản 1544 “Chi phí khác”gắn với nguồn thu dịch vụ.

+ Viện cần tổ chức chi tiết tài khoản 334 “Phải trả người bán” để phục vụ công tác theo dòi quỹ lương nhân viên biên chế và lao động hợp đồng, thời vụ. Cụ thể viện có thể chi tiết thêm 2 tài khoản cấp 2 là:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

Tài khoản 3342 “Phải trả lao động hợp đồng” Tài khoản 3343 “Phải trả lao động thời vụ”

3.3.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành, Nhà nước quy định các loại sổ bắt buộc theo các hình thức kế toán. Ngoài ra, các quy định cǜng hướng dẫn mở thêm các sổ kế toán chi tiết. Việc hoàn thiện sổ sách kế toán chi tiết phải thể hiện mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp với số liệu chi tiết của chỉ tiêu đó.

Hiện nay, Viện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm kế toán Misa, nên hệ thống sổ sách kế toán đều đáp ứng yêu cầu theo chế độ kế toán hiện hành, giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, dễ sửa chữa các sai sót.

Kế toán không cần lấy chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc định kǶ mà chỉ cần chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra, hoàn chỉnh, từ các chứng từ gốc này các thông tin được nhập vào máy và quá trình ghi sổ tiếp theo đó được tự động do máy tính thực hiện theo chương trình phần mềm đã cài đặt.

Để đảm bảo tính hợp pháp của sổ sách kế toán, tránh tình trạng sổ sách bị thay đổi nội dung ở bên trong thì viện phải đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ của các loại sổ kế toán.

Cần khắc phục đó là việc mở sổ, thẻ và tính khấu hao TSCĐ phải chính xác, kịp thời, qua đó giúp theo dòi được tình hình tăng, giảm TSCĐ.

Một yêu cầu đối với nhân viên kế toán là phải nắm vững các loại sổ, cách ghi sổ, đặc biệt là các phương pháp sửa chữa sổ kế toán, cách thức thu thập thông tin từ các sổ khác nhau. Nắm rò vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho việc ghi sổ được chính xác, tiết kiệm được công sức của lao động kế toán đồng thời tiện lợi cho việc kiểm tra sổ sách.

Tuân thủ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Chứng từ

Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ

In bảng thống kê chứng từ

Sổ quỹ

Sổ kế toán

chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái các TK

Nhập thông tin của chứng từ vào phần mềm

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Báo cáo kế toán

Sơ đồ 3.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Nguồn: Đề xuất của tác giả

Hàng quý, hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần, bộ phận kế toán cần tổ chức rà soát số liệu đối chiếu giữa ghi chép sổ sách cuả kế toán tổng hợp và kế toán bộ phận, từ đó phát hiện sớm các sai sót để có biện pháp khắc phục.

Ngoài ra cần phải nâng cao năng lực của bộ phận công nghệ thông tin. Năng lực của bộ phận công nghệ thông tin tại viện có vai trò quyết định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán nói chung cǜng như tổ chức hệ thống sổ kế toán nói riêng. Để nâng cao được năng lực của bộ phận công nghệ thông tin Viện cần:

+ Tuyển dụng các cán bộ công nghệ thông tin có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm.

+ Tập huấn và bồi dưỡng thêm kiến thức cho bộ phận công nghệ thông tin

+ Cung cấp đầy đủ trang thiết bị, nguồn lực để đảm bảo môi trường làm việc của bộ phận được tốt nhất.

Đối với phần mềm kế toán cần quán triệt cho kế toán viên khai thác hết các phần hành trong Misa mimosa 2020 như phần mềm tài sản, phần mềm tính lương.

Đối với những vấn đề còn vướng mắc, không hiểu khi vận dụng kế toán phải liên hệ ngay với nhà cung cấp đề được hướng dẫn cụ thể

3.3.5 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán

- Một là, viện phải xây dựng được phương hướng nâng cao chất lượng báo

cáo tài chính.

Chất lượng báo cáo tài chính ở đây được đo lường bằng giá trị thông tin kế toán mà báo cáo tài chính mang lại. Một báo cáo tài chính chất lượng là một báo cáo đem đến cho người sử dụng cái nhìn chân thực nhất về tình hình tài chính của đơn vị. Với viện, chất lượng báo cáo tài chính ở mức thấp luôn là điểm yếu cố hữu của đơn vị suốt từ thời điểm thành lập đến hiện tại. Vì thế, để đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả của báo cáo tài chính, việc đầu tiên cần làm là hệ thống kế toán phải xóa bỏ tính hình thức, đối phó trong công tác lập báo cáo. Viện phải quyết liệt trong việc thực hiện kiểm tra, rà soát lại hệ thống chứng từ, sổ sách đảm bảo số liệu tổng hợp báo cáo tài chính là chính xác, tin cậy. Viện cần đánh giá từng khâu từ lập và tiếp nhận chứng từ kế toán đến định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến khâu cuối cùng là lập và trình bày báo cáo tài chính. Từ đó, phát hiện những sai sót mắc phải để có những biện pháp khắc phục kịp thời.

- Hai là, hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính theo thông tư 107/TT-BTC.

Tại thời điểm khảo sát, thời hạn nộp báo cáo tài chính theo chế độ kế toán mới còn lại tương đối ngắn, tuy nhiên hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị vẫn chưa được hoàn thiện. Báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo tình hình tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa lên được chính xác số liệu từ phần mềm kế toán, sổ kế toán; Để hoàn thiện được hệ thống báo cáo tài chính kịp thời hạn lập đơn vị cần phối hợp cùng công ty phần mềm, sửa chữa và khắc phục lỗi để ra được báo cáo kịp thời.

3.2.6. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kiểm tra kế toán

- Một là, Đề cao ý thức tự chủ, tự cường, tự kiểm tra, tự chịu trách nhiệm của các kế toán viên.

Với độ ngǜ kế toán viên còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm nên sai sót trong các khâu vận hành của công tác kế toán là điều không thể tránh khỏi. Nếu chỉ có sự kiểm tra của kế toán trưởng, của ban lãnh đạo viện thì không thể bao quát được khối lượng công việc kế toán tại đơn vị nhiều như hiện tại. Điều này đòi hỏi các kế toán

viên phải có ý thức trách nhiệm với công việc, nghiêm túc thực hiện tự kiểm tra về chứng từ, sổ sách đúng quy định.

Các kế toán viên và kế toán trưởng cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, tránh ý chí chủ quan, gắn nhiệm vụ với trách nhiệm trước trưởng phòng, ban lãnh đạo và pháp luật. Viện phải thường xuyên thực hiện công tác bồi dưỡng, trau dồi ý thức tự chủ, tự cường, tự chịu trách nhiệm của nhân viên kế toán, có những chỉ đạo uốn nắn kịp thời cả về ý thức và chuyên môn.

- Hai là, cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ để đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời .

Công tác kiểm tra giám sát ở viện chưa được coi trọng đúng mức. Việc thực hiện kiểm tra thường xuyên của các cấp quản lý đối với các đơn vị cǜng không được thực hiện nghiêm chỉnh, do đó nhiều vi phạm của các đơn vị không được xử lý kịp thời, nhiều đơn vị không tuân thủ theo các quy định, quy chế của viện nhưng viện chưa có các biện pháp để chấn chỉnh, đưa hoạt động của các bộ phận đi vào nền nếp. Vì vậy phải tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong nội bộviện, đặc biệt là đối với các khâu, các lĩnh vực của hoạt động tài chính. Nội dung tổ chức hoạt động này gồm:

+ Lập kế hoạch kiểm tra định kǶ: Kiểm tra tình hình ghi chép của kế toán trong các tài liệu, báo cáo kế toán do máy in ra nếu sai sót phải tiến hành yêu cầu kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời.

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách, các quy định về chi cho các đối tượng.

+ Phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trên cơ sở đảm bảo từng phần hành công việc cụ thể.

+ Lập và báo cáo về tình hình thực hiện kiểm tra.

Viện cần thực hiện nghiêm túc quy chế công khai tài chính: Công khai các nguồn tài chính và quá trình sử dụng các nguồn kinh phí, công khai việc trích lập các quỹ và quá trình sử dụng các quỹ với toàn bộ cán bộ viên chức, người lao động trong viện. Việc công khai tài chính tạo điều kiện cho các cá nhân và tập thể người lao động được phát huy quyền làm chủ, tham gia vào quá trình quản lý tài chính,

giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính của đơn vị, giúp hoàn thiện công tác quản

lý tài chính.

Để việc kiểm tra công tác kế toán đơn vị được thực hiện tốt và có hiệu quả cao, viện nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ riêng biệt, độc lập với đội ngǜ kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Muốn vậy, lãnh đạo viện phải trao cho kiểm toán viên nội bộ một quyền hạn đủ rộng, các khía cạnh cần kiểm tra phải được thực hiện triệt để để đảm bảo các nguyên tắc nghề nghiệp phải được thực hiện đầy đủ.

Kiểm soát nội bộ để đảm bảo cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí cǜng như đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị HCSN luôn là vấn đề hàng đầu khi tổ chức kế toán. Cơ cấu tổ chức quản lý trong bộ phận kế toán phải rò rang, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các quy định về quan hệ với nội bộ các bộ phận, phòng khoa, ban khác trong đơn vị HCSN.

- Ba là, xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn thủ tục kiểm tra công tác kế toán.

Viện cần đưa ra được văn bản hướng dẫn thủ tục kiểm tra công tác kế toán, trong đó nêu ra được các nội dung kiểm tra kế toán bao gồm: Kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của đơn vị; Kiểm tra các khoản chi ngân sách và chi khác; kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, vật liệu, công cụ dụng cụ. kiểm tra việc quản lý và sử dụng quỹ lương: kiểm tra các quan hệ thanh toán; kiểm tra việc quản lý và sử dụng quỹ lương; kiểm tra việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền; kiểm tra việc thực hiện quyết toán thu chi tài chính, kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản,... Có thểthực hiện việc kiểm tra định kǶ và đột xuất kiểm tra, kiểm tra chéo giữa các kế toán viên với nhau để tăng thêm tính khách quan và chặt chẽ trong công tác kiểm tra.

- Bốn là, phát huy vai trò của cơ quan chủ quản của Bộ Y tế trong công tác thanh, kiểm tra Viện.

Viện phải phối hợp tích cực với Bộ Y tế chia sẻ những khó khăn trong công tác kế toán của đơn vị, đề xuất ý kiến tháo gỡ các khó khăn, nghiên cứu và học tập các kinh nghiệm của các đơn vị khác trực thuộc khối đơn vị HCSN công lập. Để nâng cao chất lượng của cuộc thanh kiểm tra quyết toán cuối năm, một mặt viện cần

gửi kiến nghị cho Bộ Y tế yêu cầu tăng cường công tác kiểm tra hơn nữa, các cán bộ trong đoàn kiểm tra phải có năng lực, trình độ và thái độ nghiêm túc trong công việc. Một mặt viện cǜng phải công khai, trung thực trong công tác kiểm tra, không giấu diếm che đậy các khuyết điểm.

3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

3.4.1. Điều kiện từ phía Nhà nước

- Cần xem xét điều chỉnh những quy định trong chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp cho phù hợp với xu hướng phát triển của các đơn vị y tế nói riêng và các đơn vị HCSN công lập nói chung.

- NN cần có những chỉ đạo sát sao, đồng bộ những văn bản hướng dẫn về việc vận dụng chế độ kế toán mới theo Thông tư 107/2017/TT-BTC trong điều kiện tăng cường công tác tự chủ về tài chính tại các đơn vị HCSN như hiện nay.

- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về cơ chế quản lý tài chính, chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN đảm bảo tính hợp lý, khả thi và thống nhất, tiến tới ban hành chuẩn mực kế toán công ở Việt Nam, góp phần tạo môi trường pháp lý lành mạnh và hỗ trợ cho việc quảnh lý, kiểm tra, giám sát của Nhà nước về hoạt động kế toán, phù hợp với điều kiện của đất nước và hội nhập với khu vực và thế giới.

- NN cần xây dựng hành lang pháp lý rò ràng và cụ thể, hoàn thiện môi trường pháp lý về kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN, từ đó làm cơ sở để công tác kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường thực hiện.

- Để đảm bảo hoàn thiện môi trường pháp lý về kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN nói chung và các Viện thuộc ngành y tế nói riêng phù hợp với điều kiện hiện nay thì ngoài các văn bản về kế toán có tính pháp lý cao nhất như Luật kế toán Việt Nam, các văn bản dưới luật còn hiệu lực, cần tiếp tục đổi mới hệ thống kế toán HCSN hiện hành theo hướng cơ bản sau đây:

+ Về luật kế toán: Cần tiếp tục triển khai việc hướng dẫn luật kế toán ra phạm vi toàn xã hội thông qua các văn bản cụ thể để các đơn vị HCSN dễ thực hiện. Đồng thời, định kǶ hàng năm phải có sự kiểm tra, tổng kết của các cơ quan chức năng đối với việc chấp hành luật của các đơn vị nhằm có những biện pháp xử

lý kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật.

Trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, nhà nước cần hoàn thiện và đổi mới hệ thống định mức tiêu chuẩn; xây dựng được các định mức chi phí hợp lý, phù hợp với điều kiện phát triển đất nước cǜng như phù hợp với điều kiện phát triển của ngành y tế. Bởi hệ thống các tiêu chuẩn, chế độ, định mức, là những chuẩn mực cực kǶ quan trọng để đo lường tiết kiệm hiệu quả của các doạt động. Nó là điều kiện để đảm bảo quản lý chi tiêu được tốt hơn, làm sơ sở cho quá trình lập, chấp hành và quyết toán NSNN. Mặt khác, Nhà nước phải có chính sách tiền lương hợp lý, thể hiện được chính sách ưu tiên cho cán bộ, công chức nhằm khuyến khích họ nghiên cứu phát huy tài năng, năng cao trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp.

+ Tăng cường nguồn đầu tư, phân cấp nhiều hơn nữa về quản lý, nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị. Tăng cường đầu tư vốn xây dựng cơ sở vật chất và phương tiện máy móc thiết bị phục vụ phát triển dịch vụ,..

3.4.2. Điều kiện từ phía Bộ Y tế

- Bộ Y tế cần hỗ trợ triệt để viện về mặt thủ tục hành chính, sát sao trong công tác chỉ đạo đơn vị về hoạt động sự nghiệp nói chung và hoạt động tài chính nói riêng.

- Bộ Y tế cần bồi dưỡng và nâng cao năng lực đội ngǜ của bộ phận pháp chế. Biên bản thanh kiểm tra sau các đợt quyết toán cuối năm phải được đầu tư nhiều hơn và có giá trị thiết thực trong việc hoàn thiện công tác tổ chức tại viện chứ không mang nặng tính hình thức như hiện tại.

- Bộ Y tế cần tăng cường mở các lớp cập nhật kiến thức, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán mới cho toàn bộ khối Viện, Viện công lập và đơn vị đặc thù như Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường.

3.4.3. Điều kiện từ phía Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

- Ban lãnh đạo Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường cần đánh giá đúng vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán trong hoạt động của viện nói chung và hoạt động tài chính nói riêng.

- Viện cần nâng cao trình độ năng lực của các kế toán viên trong đơn vị.