Yêu Cầu Và Nguyên Tắc Của Việc Hoàn Thiện Tổ Chức Kế Toán Tại Viện Sức Khỏe Nghề Nghiệp Và Môi Trường

cụ thể sẽ giúp cho Ban lãnh đạo nắm bắt được chính xác kịp thời tình hình tài chính tại đơn vị để xây dựng kế hoạch phát triển hoạt động và đưa ra những quyết định quản ký phù hợp và có hiệu quả, cung cấp các thông tin cần thiết, thống nhất và tin cậy về tình hình tài chính như việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, việc quản lý và sử dụng các loại vốn tài sản của Nhà nước cho cơ quan chủ quản của đơn vị và các cơ quan chức năng của Nhà nước phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động của đơn vị và việc đưa ra các quyết định vĩ mô.

3.1.2. Quan điểm hoàn thiện

- Phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước

Hoàn thiện tổ chức kế toán trước hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nước, nhứ thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống TKKT, hệ thống sổ kiểm toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kǶ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của NSNN, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh, kiểm tra, mọi mặt về hoạt động tài của viện, từ đó có sự hướng dẫn cụ thể đối với đơn vị nhằm thực hiện đúng chế độ.

Ngoài việc tôn trọng các chính sách chế độ tài chính kế toán mà các văn bản pháp luật của nhà nước đã ban hành, trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán của các đơn vị HCSN nói chung và viện nói riêng cǜng cần phải quan tâm đến các chuẩn mức kế toán quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế toán trong tương lai.

- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của viện

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại viện phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại viện. Cụ thể, hoàn thiện công tác kế toán nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lược phát triển, cơ chế tài chính của viện, nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức kế toán. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ máy kế toán, công việc kế toán với các đặc điểm của viện mới đảm bảo hoạt động kế toán có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

- Đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và mục tiêu kiểm soát tài chính của Nhà nước

Có thể bạn quan tâm!

• Thực Trạng Tổ Chức Hệ Thống Chứng Từ Kế Toán
• Thực Trạng Tổ Chức Lập; Phân Tích Và Công Khai Báo Cáo Tài Chính Và Báo Cáo Quyết Toán
• Những Hạn Chế Và Nguyên Nhân Trong Tổ Chức Kế Toán Tại Viện
• Giải Pháp Hoàn Thiện Tổ Chức Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán
• Danh Mục Chứng Từ Liên Quan Đến Chỉ Tiêu Tiền Tệ
• Danh Mục Chứng Từ Liên Quan Đến Chứng Từ Vật Tư

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại viện phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Các thông tin do kế toán cung cấp là các thông tin vô cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của đơn vị.

Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một phần rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội, đặc biệt đối với lĩnh vực kinh tế tài chính. Hoàn thiện tổ chức kế toán ở viện cần dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đảm bảo tính khả thi, chất lượng và hiệu quả. Đối với các đơn vị HCSN hiện nay có quy mô hoạt động ngày càng rộng, tỷ lệ thuận là nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ngày càng phức tạp. Giải pháp tối ưu là phải sử dụng công nghệ thông tin hiện đại mới có thể đáp ứng được các yêu cầu quản lý trong điều kiện mới.

3.2. Yêu cầu và nguyên tắc của việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

3.2.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

- Một là, việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường phải dựa trên những quy định của pháp luật về kế toán, về chế độ kế toán và các văn bản có liên quan.

Quy định của pháp luật ở đây thường là các quy định về danh mục biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán bắt buộc; danh mục hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán tài khoản kế toán; danh mục mẫu sổ và phương pháp lập sổ kế toán; danh mục mẫu báo cáo và phương pháp lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị.

Hệ thống văn bản pháp quy của NN bao gồm: Luật ngân sách, Luật kế toán (2015), chế độ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Hoàn thiện tổ chức kế toán tại viện phải lấy hệ thống văn bản này làm cơ sở pháp lý để điều chỉnh cho phù hợp.

- Hai là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường phải căn cứ trên quy mô, đặc điểm của đơn vị; tổ chức quản lý, chiến lược phát triển; cơ chế tài chính của đơn vị.Vіện hoạt động chính ở các mảng: nghіên сứu khоа họс, đàо tạо сán bộ, сhỉ đạо сhuуên môn tuуến dướі, truуền thông gіáо dụс sứс khоẻ, hợр táс quốс tế và сung сấр сáс dịсh vụ khоа họс kỹ thuật về sứс khоẻ nghề nghіệр (vệ sіnh và аn tоàn lао động, tâm lý, sіnh lý lао động, eсgônômі, bệnh nghề nghіệр) và рhòng сhống tаі nạn thương tíсh, vệ sіnh và sứс khоẻ môі trường, vệ sіnh và sứс khоẻ trường họс; đề xuất, tư vấn сhо BộY tế về сáс vấn đề lіên quаn trоng lĩnh vựс сhuуên ngành. Do đó, tổ chức kế toán phải căn cứ trên các yếu tố này thì mới xây dựng được bộ máy kế toán và lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, đảm bảo hoạt động kế toán có hiệu quả.

- Ba là, hoàn thiện công tác kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu công khai minh bạch.

- Bốn là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trườngphải dựa trên những thành tựu khoa học công nghệ thông tin đương đại.

Công tác kế toán thủ công hiện nay đã không còn phù hợp do khối lượng công việc quá cồng kềnh, độ chính xác không cao và hiệu quả kế toán mang lại tương đối thấp. Việc ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin sẽ đảm bảo tính chính xác, logic của thông tin, hơn thế nữa làm gọn nhẹ bộ máy kế toán và nâng cao năng suất lao động. Áp dụng công nghệ thông tin phù hợp sẽ khiến cho quy trình kế toán trở nên trơn tru và thúc đẩy các hoạt động kinh tế khác của viện. Nhìn chung, hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị tất yếu phải dựa trên việc vận dụng công nghệ thông tin hiện đại.

- Năm là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường phải chú trọng vào vấn đề cốt lòi là nguồn nhân lực.

Con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một đơn vị nói chung và hoạt động tổ chức kế toán nói riêng. Dù cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ có hiện đại đến đâu thì nếu không có nguồn nhân lực có chuyên môn, công

tác kế toán của viện cǜng không vận hành được. Hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị vì thế phải xoay quanh vấn đề phát triển nguồn nhân lực.

- Sáu là, hoàn thiện tổ chức kế toán trên cơ sở phải đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất.

Tổ chức kế tóa tại Viện về cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành về việc lập dự toán và quyết toán ngân sách nhà nước, nhưng chưa thiết lập hệ thống thông tin kế toán nội bộ và chưa đầu tư đúng mực cho hệ thống kế toán cǜng như kiểm soát hệ thống. Để hoàn thiện tổ chức kế toán, chắc chắn Viện sẽ phải có những đầu tư về nhân lực và vật lực, có những thay đổi trong cách quản lý và tổ chức kế toán. Tuy nhiên các nội dung hoàn thiện không được quá phức tạp, phải đảm bảo tính khả thi, đồng thời không được quá tốn kém nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong việc cung cấp thông tin.

Mục đích của việc hoàn thiện tổ chức kế toán là mang lại hiểu quảkinh tế cao nhất, tuy nhiên các giải pháp hoàn thiện đưa ra phải khả thi, phù hợp với khả năng tài chính và nguồn lực của viện.

3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường, ngoài việc tuân thủ các yêu cầu trên thì đơn vị cần đảm bảo các nguyên sau đây:

Một là, hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước.

Hai là, các biện pháp hoàn thiện đưa ra cần mang tính khả thi có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy quản lý của Viện không thay đổi, phù hợp với đặc điểm hoạt động của Viện.

Ba là, hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán, đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ.

Bốn là, hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, phù hợp, chính xác với yêu cầu quản lý và các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.

77

Tóm lại, để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường phải có sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán.

3.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

3.3.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

- Thứ nhất, quy định rò nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cán bộ kế toán đặc biệt là trong khâu thanh toán.

Theo đó Kế toán trưởng phải thực hiện phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho kế toán viên phụ trách các mảng: Tiền mặt, công nợ và ngân hàng sao cho phù hợp với trình độ, năng lực của từng người. Kế toán ngân hàng không tách rời với kế toán tiền mặt, thanh toán công nợ mà cần phải đảm trách thêm việc kiểm tra, kiểm soát đối chiếu các khoản công nợ trước khi thực hiện thu chi tiền gửi ngân hàng, Ngân Sách. Việc phân định rò công việc giúp các kế toán viên hiểu rò công việc của nhau phối hợp thực hiện ăn ý nhịp nhàng, hạn chế sự chồng chéo trong khâu thanh toán tại đơn vị.

- Thứ hai, chính sách đào tạo nhân viên kế toán : Đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán để thực hiện tốt hơn. Viện phải có kế hoạch và đạo tạo lại về trình độ tin học, ngoại ngữ cho đội ngǜ kế toán và tạo điều kiện để nhân viên kế toán được tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về nghiệp vụ do cơ quan cấp trên hoặc cơ quan thuế tổ chức để nắm bắt và cập nhật đầy đủ, kịp thời những đổi mới chính sách của Nhà nước, kết hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán để đào tạo nghiệp vụ kế toán máy cho nhân viên.

- Thứ ba, chính sách đãi ngộ: Viện nên có những chính sách động viên, đãi ngộ và có sự quan tâm từ phía lãnh đạo Viện để đào tạo các cán bộ kế toán. Hiện nay, khối lượng công việc của phòng TCKT quá lớn, các kế toán viên thường xuyên phải làm thêm giờ để đảm bảo công việc, đặc biệt là trong những ngày cuối năm. Trong khi đó, Viện chưa có chính sách động viên tinh thần làm việc cǜng như những chính sách tăng thu nhập cho kế toán viện để các kế toán viên làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, việc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán là điều cần thiết và cấp

bách để giảm thiểu khối lượng công việc của từng kế toán viên cǜng như nâng cao chất lượng công việc của phòng TCKT.

3.3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại viện thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước. Tuy nhiên, ở một số khía cạnh, kế toán cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; phát hiện, ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.

Một là, sắp xếp, tổ chức lại hệ thống chứng từ kế toán ở khâu lập và tiếp nhận chứng từ kế toán; tạo sự chủ động trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ kế toán thông qua việc hoàn thiện và ban hành các văn bản hướng dẫn nội dung và quy định về công tác lập, ghi chép trên chứng từ gốc, nâng cao chất lượng công tác kiểm tra chứng từ kế toán. Cần xác định rò các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ, quy định về thủ tục, phương pháp lập chứng từ. Việc thu thập thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan vì vậy viện cần phải xây dựng được quy trình phân công nhiệm vụ của từng kế toán viên trong bộ máy kế toán.

Viện phải xây dựng được quy trình và quy định về chứng từ kế toán tại tất cả các bộ phận liên quan, xây dựng biểu mẫu nội bộ đơn vị. Theo đó dựa trên những kế thừa các kết quả đạt được từ tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cǜ theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và dựa trên các quy định trong Thông tư 107 để xây dựng biểu mẫu chi tiết tại các phòng ban , đồng thời đưa ra các văn bản hướng dẫn cụ thể hướng dẫn việc lập, ghi chép liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ gốc gửi các kế toán bộ phận và các phòng ban liên quan. Bên cạnh đó phòng kế toán phải tham vấn cho ban lãnh đạo Viện về việc không duyệt chi cho các bộ phận khoa phòng khác trong các trường hợp chi trước sau đó mới hoàn thiện chứng từ kế toán xin thanh toán để đảm bảo tính khách quan và kịp thời của chứng từ kế toán.

+ Tập huấn lại cho các kế toán bộ phận về công tác kiểm tra chứng từ kế toán, về bộ chứng từ kế toán đi kèm với từng nghiệp vụ kinh tế. Cụ thể:

Đối với hồ sơ thanh toán phải có: Đề nghị thanh toán, tờ trình, quyết định, Biên bản xét chọn (trường hợp phải đấu thầu), báo giá cạnh tranh, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn.

Đối với hồ sơ mua hàng: phiếu xuất kho bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn hoặc các chứng từ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

- Đối với hồ sơ lương bảo hiểm:Bảng chấm công, đăng ký làm thêm giờ, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng lương, bảng tính bảo hiểm, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân và các chứng từ kế toán khác theo quy định của Pháp luật.

Để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh kể cả thu, chi trong viện. Chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải được coi là khâu bắt buộc trong khâu lập và tiếp nhận chứng từ. Đặc biệt, ngoài việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ, kế toán còn phải kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, kế hoạch, các khoản cho xem có đúng định mức, đúng mục đích hay không. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thì định kǶ khi đóng chứng từ thành tập theo trình tự thời gian, nội dung kinh tế, kế toán phải thực hiện kiểm tra , kiểm soát lại để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ. Viện nên xây dựng một quy trình, nội dung, kế hoạch kiểm tra trong viện (kiểm tra thường xuyên và đột xuất), có những hình thức khen thưởng, động viên kịp thời đối với những tập thể, cá nhân làm tốt. Đây cǜng là biện pháp để nâng cao trách nhiệm trong công tác kiểm tra nội bộ bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bộ máy viện. Bên cạnh đó, phải có hình thức xử lý theo từng mức độ vi phạm để hạn chế quá trình sai sót trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán ở các đơn vị trực thuộc nên được tiến hành như sau:

+ Kiểm tra tính rò ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán tra

+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách , tài chính của viện, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rò ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.

- Hai là, Mở sổ đăng ký chữ ký mẫu của các kế toán viên và các trưởng bộ phận có liên quan.

Để tránh những rủi ro trong công tác kiểm soát thu chi, đặc biệt là rủi ro trong việc làm giả hồ sơ chứng từ, hồ sơ chi khống, hồ sơ mua sắm tài sản, vật tư, hóa chất. Viện cần tiến hành mở sổ đăng ký chữ ký mẫu của các phòng ban để kiểm soát; đặc biệt là phòng Vật tư trang thiết bị, phòng Tổ chức hành chính.

- Ba là, Viện cần sắp xếp lại khu vực kho kế toán, cung cấp thêm diện tích

kho để đảm bảo tốt công tác lưu trữ chứng từ kế toán.

Viện cần tiến hành xây dựng mở rộng khu vực bảo quản tài liệu, tách biệt chứng từ kế toán với các hồ sơ khác để đảm bảo tính bảo mật, cung cấp đủ không gian và các điều kiện cần thiết khác như thoáng đãng, sạch sẽ để công tác lưu trữ chứng từ được tốt nhất. Đơn vị cǜng cần tiến hành định kǶ tổ chức kiểm tra kho và sắp xếp chứng từ một cách khoa học thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần. Tuân thủ theo quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo thời hạn sau đây: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với chứng từ hết thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật, phải tiến hành thủ tục hủy theo đúng quy định của pháp luật, với sự chứng kiến của đầy đủ các bên liên quan, lập biên bản hủy đi kèm.