Đặc Điểm Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Và Đặc Điểm Tổ Chức Kế Toán

- Tất cả các khoản chi thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ của Viện, các nội dung và chi khác không nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ thì thực hiện theo chế độ hiện hành của Nhà nước và Quyết định của Viện trưởng.

- Các khoản chi phải có trong dự toán hoặc chủ trương của Viện được Viện trưởng phê duyệt hoặc được người ủy quyền phê duyệt, không cho phép chi NSNN đối với các trường hợp tự ý thực hiện khi chưa có chủ trương được Viện trưởng, người có thẩm quyền phê duyệt.

- Kết thúc nhiệm vụ, các khoản chi đã đủ điều kiện phải làm thủ tục chi, kết thúc năm ngân sách các khoản chi kế thúc năm ngân sách, các khoản chi phát sinh trước đó phải làm thủ tục thanh toán.

- Đảm bảo công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.

Cơ chế quản lý tài chính tại Viện

- Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập

+ Đảm bảo thanh toán tiền lương cơ bản theo hệ số tiền lương quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/2/2004 của Chính phủ; Nghị định 117/2016/NĐ-CP ngày 21/7/2016 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/2/2004. Đối tượng lao động hợp đồng dài hạn căn cứ Nghị định 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ.

+ Tiền công: Mức thanh toán theo thỏa thuận giữa người lao động.

+ Mức lương tối thiểu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Thanh toán tiền phép: Chế độ thanh toán tiền phép được thực hiện theo Thông tư số 141/2011 TT-BTC ngày 20/10/2011, phép năm nào được thực hiện năm đó, trừ trường hợp theo yêu cầu công tác, Giám đốc có thể cho quyết định nghỉ phép sang năm sau.

- Lương tăng thêm: Căn cứ kết quả chênh lệch thu lớn hơn chi của Viện, trích lương tăng thêm nhưng không được vượt quá hai lần quỹ lương.

Sử dụng kết quả tài chính trong năm

Căn cứ vào kết quả hoạt động tài chính trong năm, sau khi đảm bảo các khoản chi và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước (nếu có) phần chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên, còn lại được trích lập các quỹ của đơn vị. Mức trích lập các quỹ từ nguồn chênh lệch thu chi:

+ Trích Quỹ đầu tư phát triển: 25% chênh lệch thu chi;

+ Trích các Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi: Tối đa không quá 3 tháng lương tăng thêm bình quân/năm;

+ Trích dự phòng ổn định thu nhập;

2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm tổ chức kế toán

2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường là đơn vị hành chính sự nghiệp, chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Bộ Y tế. Cơ cấu tổ chức của viện được tổ chức theo 2 cấp, thể hiện qua (Sơ đồ 2.2) :

- Ban Lãnh đạo Viện gồm Viện trưởng và 03 Phó Viện trưởng

- Các phòng chức năng chuyên môn và trung tâm, gồm 05 phòng chức năng, 07

khỏe n

khoa chuyên môn và 04 trung tâm

VІỆN TRƯỞNG

PHÓ VІỆN TRƯỞNG

Trun g tâm đàо tạо – q.lý khоа họс

Trung tâm d.vụ kỹ thuật KH

và MT

Trung tâm сhuуển gіао сông nghệ

Trung tâm quаn

trắс

Phòng Tổ chức hành сhính –

quản trị

Phòng Tàі сhính

kế tоán

Phòng KH

t.hợp – Сhỉ đạо

tuуến

Phòng

vật tư

– trаng thіết bị

Phòng

СNTT –

T.vіện –

T.thông

Khоа

VS và

Khоа

VS và

АTLĐ

Khоа VS và SK

Khоа

bệnh

Khоа TSLLĐ

và

Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ mtráưуờnqguản lý сủnаghVіệіệpn SứсEСGОNghề n–ghphіệâрnvà Môіntgràưnhờng

SKMT

nghề

Khоа xét nghіệm

Khоа

bệnh сhuуên

họс

ОMІ

tíсh

Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành сhính - Quản trị

- Vіện trưởng là ngườі đứng đầu Vіện сó vаі trò và tráсh nhіệm сао nhất trоng vіệс сhỉ đạо сáс hоạt động сủа Vіện, сó tráсh nhіệm рhê duуệt сáс nộі dung hоạt động сủа Vіện, gіао tráсh nhіệm và quуền hạn сhо Рhó Vіện trưởng.

- Сáс khоа, trung tâm là nơі thựс hіện сhứс năng сhính сủа Vіện về сhuуên môn, сáс đề tàі nghіên сứu khоа họс và сáс dịсh vụ сung сấр.

- Сáс Рhòng Tổ chức -Hành сhính - Quản trị, Рhòng tàі сhính - kế tоán, Рhòng KH tổng hợр - Сhỉ đạо tuуến, Рhòng vật tư - trаng thіết bị, Рhòng СNTT - Thư vіện

– Truуền thông là сáс рhòng сó сhứс năng gіúр vіệс сhо Vіện trưởng và đảm bảо mọі hоạt động сủа Vіện đượс xuуên suốt.

2.1.4.2. Đặc điểm tổ сhứс bộ máy kế tоán сủа Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, tổ chức công việc kế toán, phân công công việc cho cán bộ kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất. Tổ chức bộ máy kế toán là vấn đề hết sức quan trọng, quyết định sự thành công của tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị.

Theo thực tế, Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Mối quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán theo kiểu trực tiếp. Theo mô hình này thì trưởng phòng kế toán – tài chính hoặc trưởng phòng kế hoạch tài chính là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính của trường, có trách nhiệm tổ chức từ bộ máy kế toán đến luân chuyển chứng từ, lập dự toán và kế hoạch thu – chi tài chính, chỉ đạo việc chi tiêu, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu – chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính trong đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, sửa chữa, thanh lý TSCĐ, giám sát đôn đốc công tác kiểm kê tài sản khi có yêu cầu của lãnh đạo Viện, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho lãnh đạo Viện và đơn vị quản lý.

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài chính - Kế toán

- Chức năng: Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Viện trong công tác thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính - kế toán.

- Nhiệm vụ

+ Tham mưu cho Lãnh đạo Viện quản lý tài chính đúng quy định của pháp luật;

+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung và dài hạn;

+ Xây dựng các quy định và định mức thu, chi phù hợp. Tham mưu cho Viện

trưởng về việc điều chỉnh dự toán;

+ Lập kế hoạch ngân sách hàng năm;

+ Huy động và khai thác các nguồn thu hợp pháp dựa trên quy định của Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;

+ Xây dựng hệ thống các định mức thu từ các nguồn khác nhau. Rà soát, bổ

sung, cập nhật hệ thống các định mức thu phù hợp với thực tế;

+ Thực hiện phần hành kế toán về chế độ tài chính theo quy định:Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán; Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về công tác tài chính – kế toán; Kiểm soát các hoạt động chi tiêu đúng chế độ;

+ Lập báo cáo tài chính, thống kê, phân tích cung cấp thông tin kế toán cho viện trưởng để ra quyết định quản lý; Lập báo cáo tài chính theo quý, năm, theo quy định và đột xuất khi có yêu cầu;

+ Hướng dẫn xây dựng dự toán chi. Kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ các hoạt động, dự toán chi tiết đã được duyệt, nguồn kinh phí;

+ Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từ kế toán căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành;

+ Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tận thu;

+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn kế toán: phản ánh các thông tin kinh tế cập nhật trên sổ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính;

+ Kiểm soát các khoản thanh toán tạm ứng căn cứ quy định về thanh toán tạm ứng của đơn vị. Đôn đốc các cá nhân, đơn vị thanh toán các khoản tạm ứng đúng thời gian, đúng hoạt động. Tham mưu biện pháp xử lý thanh toán tạm ứng chậm và người chịu trách nhiệm đôn đốc thanh toán tạm ứng;

+ Kiểm kê tài sản định kǶ theo quy định của Nhà nước và đột xuất theo yêu cầu của đơn vị;

+ Thực hiện tự chủ tài chính, hướng dẫn, phối hợp các đơn vị trong đơn vị và các đơn vị liên quan theo dòi, thực hiện đúng các quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, các chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công chức; chế độ chính sách về học phí, học bổng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho học viên, sinh viên của đơn vị;

+ Tổng hợp, phân tích các thông tin kinh tế, các yếu tố tác động, đánh giá hiệu quả kinh tế cung cấp cho Viện trưởng để ra quyết định quản lý;

+ Thực hiện luân chuyển tài liệu, chứng từ kế toán qua các khâu, người xử lý, giải quyết đúng thời gian theo quy định;

+ Thực hiện lưu giữ tài liệu, chứng từ kế toán theo quy định của Pháp luật.

+ Cập nhật văn bản Luật, các quy định và hướng dẫn về tài chính - kế toán;

+ Xây dựng quy chế làm việc; xây dựng, bổ sung quy chế về chế độ, quy trình làm việc của phòng Tài chính kế toán để thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực tài chính kế toán;

+ Cập nhật bổ sung kiến thức về lĩnh vực TCKT.

2.1.4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và

Môi trường

Hiện nay, Chính sách kế toán áp dụng tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường như sau:

- KǶ kế toán : KǶ kế toán năm , từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Việt Nam đồng

- Chế độ kế toán áp dụng : Thực hiện theo Thông tư số 107/ 2017 / TT - BTC

- Hình thức kế toán áp dụng : Hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với kế toán máy , cụ thể là phần mềm kế toán misa

- Hệ thống báo cáo : Gồm các báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính

+ Báo cáo tài chính của Đơn vị được lập theo hướng dẫn của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo thông tư số107/2017/TT – BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

+ Báo cáo tài chính gồm : Báo cáo tình hình , báo cáo tình hình kinh doanh , báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC. BCTC đợc lập vào 31/12 theo quy định của Luật Kế toán.

+ Báo cáo quyết toán gồm : có 2 loại báo cáo :

o Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước : Lập báo cáo theo kǶ kế toán năm, Số liệu lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hằng năm là số liệu thu, chi của năm ngân sách , tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/1 năm sau).

o Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác : Lập báo cáo quyết toán năm khi kết thúc kǶ kế toán năm sau ngày 31/12)

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng

2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán

Kế tоán trưởng

Phó phòng Kế tоán

Kế toán tổng hợp

Kế tоán tiền

lương

Kế tоán

thanh toán

Kế tоán tài sản,

vật tư

Kế tоán công

nợ

Kế tоán

thuế

Thủ

quỹ

Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ сhứс kế tоán сủа Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường

Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị

Hiện nay, Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường đang áp dụng mô hình kế toán tập trung. Trong đó:

-Trưởng phòng Tài chính – Kế toán (Kế toán trưởng):

 Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách, nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán.

+ Giúp Ban Lãnh đạo Viện chỉ đạo, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, giám sát tài chính tại đơn vị kế toán.

+ Phụ trách chung, công tác tổ chức nhân sự, đối nội, đối ngoại, đón tiếp các cơ quan chức năng chuyên môn và cán bộ các đơn vị trong và ngoài trường đến làm việc với phòng Tài chính – Kế toán.

+ Quản lý và giám sát công tác tài chính của viện, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về công tác quản lý tài chính của Viện; Báo cáo về tổ chức, công tác

chuyên môn với Ban lãnh đạo Viện.

+ Tham mưu, xây dựng các phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài

+ Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Kế toán - Tài chính.

+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở Phòng Kế toán -

Tài chính theo đúng quy định hiện hành.

+ Lập và trình duyệt các dự toán thu, chi tài chính hàng năm của viện.

+ Duyệt các chứng từ thu, chi các nguồn kinh phí.

+ Các báo cáo tài chính của viện.

- Phó trưởng phòng Tài chính – Kế toán: Chỉ đạo, phân công công việc, hướng dẫn viên chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra, giám sát chất lượng, tiến độ công việc, việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức thuộc lĩnh vực đảm trách. Đề xuất với trưởng phòng tổ chức thực hiện nội dung công việc đảm nhiệm. Phối hợp với các đơn vị triển khai thực hiện các công việc của Phòng theo lĩnh vực đảm trách. Tham dự các cuộc họp của Viện, các hội đồng tư vấn...

Tổ chức các cuộc họp của phòng. Ký các văn bản của Phòng thuộc lĩnh vực đảm trách. Kiểm tra, duyệt các văn bản thuộc lĩnh vực đảm trách trình lãnh đạo ký.

- Kế toán tổng hợp là người giúp việc cho trưởng phòng, trực tiếp làm kế toán nguồn kinh phí, tổng hợp các khoản thu (từ lệ phí, dịch vụ, thu sản xuất kinh doanh), khoản chi (chi hoạt động, chi phục vụ sản xuất kinh doanh, dịch vụ). Đồng thời làm kế toán tổng hợp, chỉ đạo trực tiếp công tác luân chuyển chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu trên thực tế trên sổ sách kế toán về tài sản với số liệu kiểm kê (tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền cho vay, vật tư tồn kho, TSCĐ đang dùng), tập hợp và phân loại chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, mở sổ chi tiết và tổng hợp hạch toán các loại tiền, giao dịch với ngân hàng để theo dòi các khoản chi trên chứng từ (sec, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu), lập báo cáo kế toán cá khoản thu, chi, lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm phục vụ cho việc quyết toán và quản lý đơn vị.

- Kế toán tiền lương dựa vào số liệu do phòng hành chính - tổ chức cung cấp, hàng tháng kế toán lập bảng thanh toán lương để tính lương phải trả, các khoản khấu trừ vào lương của người lao động (BHXH, BHYT, KPCĐ…), các khoản phụ

cấp độc hại, phụ cấp ngành nghề theo quy định hiện hành và tiền thưởng theo quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị, tính tiền công cho các lao động, ghi sổ kế toán, lập báo cáo các loại về tổng quỹ lương và các khoản trích theo lương theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Kế toán thanh toántheo dòi, tập hợp chứng từ để phân loại và ghi sổ chi tiết tổng hợp các khoản thanh toán với người mua, người bán, tạm ứng, thanh toán với các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, bảo hiểm….

- Kế toán vật tư, tài sản tiến hành kiểm tra giám sát quá trình nhập xuất vật tư tại Viện, lập phiếu nhập, phiếu xuất và tiến hành mở sổ chi tiết để phản ánh vật liệu nhập, xuất, tồn kho phục vụ cho hoạt động khám chữa bệnh và triển khai các dự án tại Viện. Đối với phần hành kế toán TSCĐ tập hợp chứng từ tăng, giảm, sửa chữa TSCĐ để mở sổ chi tiết TSCĐ. Cuối năm tính hao mòn TSCĐ theo quy định, kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lập báo cáo tình hình số hiện có và hiện trạng TSCĐ hiện có của đơn vị.

- Kế toán công nợ:Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp. Định kǶ liên hệ với các phòng ban để gửi thư xác nhận đối chiếu công nợ nhằm xác định số phải thu, phải trả chính xác, phối hợp với các phòng ban khác để xử lý vấn đề về thanh quyết toán hợp đồng.

- Kế toán thuế: Theo dòi việc xuất hóa đơn tại Viện và thuế phải nộp cho

Nhà nước.

Thủ quỹ thu, chi tiền theo từng chứng từ hợp pháp, hợp lệ, bảo quản tiền mặt tại quỹ và hàng ngày cập nhật số tiền thu vào sổ quỹ, kiểm kê quỹ, và lập báo cáo quỹ để bảo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

Bảng 2.1: Trình độ chuyên môn của Phòng Kế toán – Tài chính

STT

Trình độ chuyên môn	Số lượng NV	Tỉ lệ (%)
1	Sau đại học	2	22
2	Đại học	5	56
3	Cao đẳng	2	22
Tổng		9	100