Cơ Sở Tổ Chức Kế Toán Trách Nhiệm Trong Doanh Nghiệp

Đối David F.Hawkins và cộng sự (2004), thì kế toán trách nhiệm là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan, về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một công ty – những đơn vị trong tổ chức được đứng đầu bởi những nhà quản lý có trách nhiệm cho kết quả hoạt động của đơn vị họ quản lý. Những bộ phận chủ yếu bao gồm: hệ thống dự toán ngân sách, các báo cáo kết quả hoạt động, các báo cáo về sự biến động và những mức giá chuyển nhượng sản phẩm, dịch vụ nội bộ giữa các bộ phận trong công ty. Theo đó, kế toán trách nhiệm đi sâu vào việc so sánh kết quả hoạt động thực tế của trung tâm trách nhiệm với kế hoạch (được dự toán) được giao, và những nguồn lực được chuyển nhượng từ trung tâm này đến trung tâm khác như thế nào. Đồng thời, kế toán trách nhiệm cũng lý giải việc lập kế hoạch quản lý và quá trình kiểm soát.

Hai tác giả B.Venkatrathnam và Raji Reddy (2008) đã trình bày quan điểm của mình về kế toán trách nhiệm như sau: kế toán trách nhiệm là một hệ thống kiểm soát của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy quyền và xác định trách nhiệm. Quyền lực (sự ủy nhiệm) được giao phó theo trung tâm trách nhiệm và tính toán cẩn thận cho trung tâm trách nhiệm. Theo hệ thống này, các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm cho những hoạt động của các phân khu trong tổ chức. Các phân khu này được goi là các bộ phận, chi nhánh hay khu vực, … Theo tác giả, một trong những mục đích sử dụng của kế toán trách nhiệm chính là nhằm thực hiện sự kiểm soát của nhà quản lý. Trong những kỹ thuật quản lý, kế toán trách nhiệm được cho là có rất nhiều ý nghĩa, trong khi những phương cách kiểm soát khác có thể được áp dụng trong toàn bộ tổ chức, kế toán trách nhiệm đại diện một phương pháp đo lường, đánh giá biểu hiện của những khu vực khác nhau của một tổ chức. Thuật ngữ “khu vực” có liên quan đến kế toán trách nhiệm được sử dụng với ý nghĩa tổng quát, để bao gồm bất kỳ phân khu theo hệ thống, bộ phận nào của một tổ chức. Theo cách hiểu này “khu vực” có thể là một quyết định, một phòng ban, một văn phòng chi nhánh, một trung tâm dịch vụ, một kênh phân phối,

… với kết quả hoạt động kinh doanh có thể được xác định và đo lường một cách tách biệt, và điều này rất có ý nghĩa và cần thiết đối với nhà quản lý.

Theo Đào Văn Tài và cộng sự

(2003, trang 88) cho rằng “Kế

toán trách

nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm”.

Theo Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2011, trang 196) “Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức”.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 176 trang tài liệu này.

Hiện có nhiều quan điểm khác nhau về kế toán trách nhiệm, tuy nhiên, có thể thấy rằng sự khác nhau giữa các quan điểm trên được thể hiện ở cách thức nhìn nhận của mỗi tác giả về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức kế toán trách nhiệm ở doanh nghiệp mà thôi. Đặc biệt, sự khác nhau đó không mang tính đối nghịch mà chúng cùng bổ sung cho nhau nhằm giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện hơn về kế toán trách nhiệm. Một số vấn đề chung về kế toán trách nhiệm có thể được rút ra như sau:

Thứ nhất, kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị và là một quá trình tập hợp và báo cáo các thông tin có thể kiểm soát, được dùng để kiểm tra các quá trình hoạt động và đánh giá thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức. Hệ thống kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin sử dụng các thông tin tài chính và phi tài chính trong phạm vi hệ thống kiểm soát của ban quản lý một đơn vị.

Thứ hai, kế toán trách nhiệm chỉ có thể được thực hiện trong đơn vị có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có sự phân quyền rò ràng. Bởi lẽ, mục tiêu chính của hệ thống kế toán trách nhiệm là hạn chế tối đa những bất lợi, đồng thời giúp cho tổ chức gặt hái được những lợi ích từ việc phân cấp trong quản lý.

Thứ ba, một hệ thống kế toán trách nhiệm hữu ích phải thỏa mãn lý thuyết phù hợp; nghĩa là có một cấu trúc tổ chức thích hợp nhất với môi trường tổ chức hoạt động, với chiến lược tổng hợp của tổ chức, và với các giá trị và sự khích lệ của quản trị cấp cao.

Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị do vậy kế toán trách nhiệm có các đặc điểm như:

- Tính đặc thù nội bộ của các sự kiện.

kiện.

- Tính linh hoạt, tính thích ứng với sự biến biến đổi hàng ngày của các sự

- Tính chất phi tiền tệ được sử dụng trong các chỉ tiêu báo cáo.

- Tính dự báo (phục vụ việc lập kế hoạch).

- Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn ở thông tin trên báo

cáo quản trị.

Tóm lại, theo tác giả, kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin mà hệ thống thông tin này phân loại dữ liệu (thông tin có thể kiểm soát) theo các bộ phận chịu trách nhiệm và báo cáo hoạt động của các bộ phận này theo doanh thu, chi phí và các nguồn lực tài chính, phi tài chính mà nhà quản lý được giao ở bộ phận này có thể kiểm soát.

1.2.3. Cơ sở tổ chức Kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

1.2.3.1. Quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Sự phát triển cả về quy mô và phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị phải kiểm soát và đánh giá được hoạt động của chúng. Vì tính phức tạp trong các hoạt động nên rất khó khăn cho các nhà quản trị cấp cao trong kiểm soát hoạt động trực tiếp. Kết quả là quy mô và sự phức tạp về cơ cấu tổ chức của công ty tăng lên đòi hỏi những hoạt động của họ phải được phân quyền. Việc sáng tạo ra lần lượt những bộ phận của công ty khác nhau yêu cầu kế toán phải cung cấp những phương pháp đo lường hiệu quả ở mỗi cấp, mỗi bộ phận. Trong trường hợp này, kế toán trách nhiệm có đủ điều kiện và đáp ứng được yêu cầu.

Bên cạnh vấn đề về quy mô, hệ thống kế toán trách nhiệm còn phải căn cứ vào đặc thù sản xuất và quản lý từng doanh nghiệp mà tổ chức cho phù hợp. Một

doanh nghiệp có cơ

cấu tổ

chức phân quyền sẽ

dẫn đến các trung tâm trách

nhiệm; các trung tâm này gắn liền với trật tự phân cấp quản lý trong tổ chức.

Hiểu rò đặc thù sản xuất kinh doanh, quy mô và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp là điều kiện để xây dựng thành công kế toán trách nhiệm tại doanh nghiệp.

1.2.3.2. Phân cấp quản lý là cơ sở của Kế toán trách nhiệm

Phân cấp quản lý là sự ủy nhiệm quyền được ra quyết định trong một tổ chức bằng cách cho phép các nhà quản lý ở các cấp hoạt động khác được ra những quyết định trong phạm vi cấp mà mình có trách nhiệm. Sự phân cấp quản lý giao việc ra quyết định đến cấp quản lý thấp nhất nhằm làm cho mọi quyết định đều được thực hiện. Các nhà nghiên cứu cho rằng kế toán trách nhiệm gắn liền với sự

phân cấp quản lý. Hệ thống kế toán trách nhiệm hoạt động thực sự hiệu quả

trong các tổ chức mà sự phân quyền được thực hiện đúng mức và phù hợp với cơ cấu tổ chức.

Mục đích của việc phân cấp quản lý là giúp cho doanh nghiệp đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, phù hợp với tình hình thay đổi của môi trường xung quanh. Trong đơn vị, mức độ phân cấp quản lý cao hay thấp sẽ quyết định bộ máy kế toán được tổ chức như thế nào: tập trung, phân tán hay vừa tập trung vừa phân tán. Nếu đơn vị đã có phân cấp quản lý hoàn chỉnh thì bộ máy kế toán cũng thay đổi cho phù hợp. Sự phân cấp không chỉ ảnh hưởng đến hệ thống thông tin của đơn vị mà còn đặt ra nhu cầu cần phải kiểm tra. Khi có sự phân cấp quản lý thì có sự phân chia quyền lực của cấp trên đối với cấp dưới. Vì thế, một người quản lý giỏi ở một cấp nào đó trong tổ chức không thể giao quyền hành mà lại không có cách nào để tìm hiểu xem liệu quyền hành có được sử dụng đúng hay không ?

Sự phân cấp tạo nên sự độc lập tương đối ở các bộ phận, nên các nhà quản lý ở từng bộ phận thường không biết được các quyết định của họ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác trong tổ chức. Hơn nữa, họ thường quan tâm đến thành quả của bộ phận mình hơn là tính hiệu quả của tổ chức. Do đó để đạt được sự hướng đến mục tiêu chung của các nhà quản lý khác nhau, tổ chức phải hướng đến mục tiêu của người quản lý cấp cao hơn. Các nhà quản lý không những phải có tầm nhìn đến các mục tiêu của tổ chức mình mà còn phải có động cơ tích cực

để đạt được chúng. Hệ thống kế toán trách nhiệm được coi là tốt hơn khi nó

hướng sự cố gắng của nhà quản lý đến mục tiêu của tổ chức nhiều hơn.

Vì vậy, mục tiêu chính của hệ thống kế toán trách nhiệm là hạn chế tối đa bất lợi, đồng thời giúp cho tổ chức gặt hái được những lợi ích của việc phân cấp quản lý thông qua việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm.

Phân cấp quản lý gắn liền với nội dung kế toán trách nhiệm. Qua phân cấp quản lý sẽ xác định được quyền hạn và trách nhiệm ở mỗi cấp rò ràng, nên có cơ sở cho việc đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, tìm ra nguyên nhân và hướng khắc phục. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phải nằm trong tầm kiểm soát của nhà quản trị theo sự phân cấp từ cao đến thấp. Phân cấp quản lý vừa là tiền đề vừa là động lực thúc đẩy sự hình thành kế toán trách nhiệm.

Tổ chức quản lý có tầm quan trọng trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong tổ chức quản lý có một nội dung khá quan trọng đó là sự phân quyền. Khi phân quyền phải xác định mối quan hệ giữa cấp trên, cấp dưới và quyền hạn của mỗi cấp. Về lý thuyết, có hai quan điểm phân quyền:

- Phân quyền triệt để: là chủ trương phân quyền có nhiều người cùng được tham gia quản lý để có thể ra các quyết định.

Ưu điểm của cách phân quyền này là người quản lý cấp trên sẽ giảm việc giải quyết nhiều vấn đề phát sinh xảy ra hàng ngày, họ có thể dành nhiều thời gian cho các kế hoạch lâu dài và cho sự phối hợp các bộ phận để đạt mục tiêu chung của đơn vị. Cách phân quyền này cho phép người quản lý ở các cấp được ra các quyết định cần thiết để điều hành hoạt động trong phạm vi quản lý của mình. Phân cấp quản lý là giao trách nhiệm và quyền hạn nhằm khuyến khích người quản lý ở từng cấp, động viên họ nổ lực quan tâm đến công việc được giao. Việc ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh các công việc, vì: người quản lý cấp trên thường ở vị trí không phù hợp để ra các quyết định thường ngày của các hoạt động liên quan đến cấp dưới do họ không điều hành trực tiếp các hoạt động của cấp dưới.

Tồn tại của cách phân quyền này dễ dẫn đến hiện tượng cấp trên không kiểm soát được các hoạt động của cấp dưới.

- Phân quyền không triệt để: là chủ trương giới hạn việc tham gia quản lý. Nhà quản lý tập trung quyền lực ở cấp trên, đồng thời trực tiếp quản lý điều hành chi tiết các công việc của cấp dưới.

Tồn tại của cách phân quyền này dễ dẫn đến hiện tượng có nhiều vấn đề có tính chất quan trọng thì nhà quản lý không có nhiều thời gian để nghiên cứu nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Hai quan điểm trên đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Vì vậy,

người quản lý cấp cao cần phải lập ra một hệ thống mục tiêu cụ thể, đảm bảo mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các mục tiêu nhất định; đồng thời mỗi bộ phận mỗi cá nhân cũng cần được giao một quyền cần thiết để thực hiện mục tiêu đó. Việc cân nhắc, lựa chọn áp dụng mô hình nào để đạt được mức độ phân quyền tốt nhất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của nhà lãnh đạo cấp cao trong đơn vị.

Phân quyền là cơ sở của phân cấp quản lý tài chính. Việc giao quyền cho cấp dưới luôn đi kèm theo trách nhiệm trong quản lý tài chính ứng với sự phân quyền đó. Như vậy, có thể hiểu rằng phân cấp quản lý tài chính là sự giao quyền về quản lý tài chính cho cấp dưới trong đó có quy định về quyền hạn, trách nhiệm mỗi cấp.

Nội dung của phân cấp quản lý tài chính được thể hiện qua các mặt như: phân cấp về quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng các tài sản; quyền và trách

nhiệm về

huy động vốn; quyền về

phân phối kết quả

hoạt động kinh doanh;

quyền và nghĩa vụ về tài chính với cấp trên, với nhà nước. Tùy theo điều kiện về quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh, về địa bàn hoạt động của các đơn vị trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý tài chính qua các nội dung trên ở các đơn vị cũng khác nhau.

1.2.4. Xác định các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp

1.2.4.1. Khái niệm về trung tâm trách nhiệm

Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Theo đó, căn cứ vào cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp mà có hệ

thống các trung tâm trách nhiệm tương ứng. Các trung tâm trách nhiệm tạo thành một hệ thống thang bậc trách nhiệm từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp.

1.2.4.2. Bản chất của trung tâm trách nhiệm

Một trung tâm trách nhiệm có bản chất như một hệ thống, mỗi hệ thống được xác định để xử lý một công việc cụ thể. Hệ thống này sử dụng các đầu vào là các giá trị vật chất như nguyên vật liệu, số giờ công của các loại lao động và các dịch vụ khác kèm theo …để có được đầu ra là các hàng hóa, dịch vụ … Hàng hóa và dịch vụ được tạo ra bởi trung tâm trách nhiệm này có thể là đầu vào của một trung tâm khác trong cùng tổ chức và cũng có thể được bán ra bên ngoài.

Trung tâm trách nhiệm

Công việc

Đầu vào

Các nguồn lực sử dụng được đo lường bởi chi phí

Hình 1-1: Trung tâm trách nhiệm

Đầu ra

Hàng hoá hoặc dịch vụ

Có 2 tiêu chí để đo lường mức độ hoàn thành một trung tâm trách nhiệm: hiệu quả và kết quả

Hiệu quả:là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm. Nói cách khác, đó chính là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được với nguồn lực thực tế mà trung tâm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó.

Kết quả:là mối quan hệ giữa đầu ra của một trung tâm trách nhiệm với mục tiêu của trung tâm đó. Nói cách khác, đây chính là mức độ hoàn thành mục tiêu của trung tâm trách nhiệm.

1.2.4.3. Phân loại các trung tâm trách nhiệm

Căn cứ vào sự khác biệt trong việc lượng hóa giữa “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm cũng như mức độ trách nhiệm của người quản trị trung tâm, có thể chia thành 4 loại trung tâm trách nhiệm chính: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.

a. Trung tâm chi phí

Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí có thể kiểm soát, là điểm xuất phát của các hoạt động như:

(1) Lập dự toán chi phí;

(2) Phân loại chi phí thực tế phát sinh;

(3) So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn.

Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực

tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ

kinh doanh (như

phân

xưởng sản xuất, các phòng ban chức năng). Theo đó, người quản lý chỉ chịu trách

nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở bộ phận mình,

không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Có 2 dạng trung tâm chi phí:

- Trung tâm chi phí định mức (tiêu chuẩn):

Là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí có thể kiểm soát và các mức hao phí có thể kiểm soát về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều được xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí định mức (tiêu chuẩn) có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng như đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính cho toàn bộ. Trung tâm chi phí đinh mức (tiêu chuẩn) được nhận biết trên cơ sở chúng ta có thể xác định, đo lường một cách chắn chắn đầu ra, và có thể xác định được định mức các đầu vào cần thiết để sản xuất ra một đơn vị đầu ra đó. Theo đó, nhà quản lý không chịu trách nhiệm về những biến động gây ra bởi các mức độ hoạt động cao hơn tiêu chuẩn của trung tâm. Đối với trung tâm này thì hiệu suất được đo lường bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra, còn tính hiệu quả được đo lường bằng mức độ trung tâm đạt được sản lượng mong muốn tại những mức độ về chất lượng và thời gian đã định. Các trung tâm chi phí thường gắn với cấp quản trị cơ sở và có thể là các nhà máy sản xuất, các phân xưởng sản xuất, các tổ sản xuất …

Như vậy, đặc trưng của trung tâm này là sản lượng “đầu ra” có thể đo

lường được và phí tổn “đầu vào” sản xuất một sản phẩm đòi hỏi phải được định