Tổ chức kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp thuộc ngành giống cây trồng Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM

Kế toán quản trị, về bản chất là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán, vì đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Tổ chức kế toán quản trị là một trong hai nhánh chính của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nhưng nó khác với kế toán tài chính ở chỗ không mang tính pháp lệnh, chính vì vậy tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (quy mô và phạm vi hoạt động, môi trường sản xuất kinh doanh, thể chế quản lý kinh tế tài chính, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, năng lực và trình độ của đội ngũ kế toán hiện có, tình hình trang bị và ứng dụng trang thiết bị kỹ thuật tính toán trong doanh nghiệp…) sẽ có cách tổ chức kế toán quản trị nói chung và tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm nói riêng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.

Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm là một trong những nội dung cơ bản và quan trọng của tổ chức kế toán quản trị doanh nghiệp, việc thực hiện tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm phải giải quyết được những yêu cầu đặt ra về cung cấp thông tin kế toán, đó là: thông tin được cung cấp phải phù hợp, đồng bộ, kịp thời, linh hoạt, rõ ràng, khách quan, hiệu quả về chi phí và giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thông qua việc vận dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị, tổ chức trang bị phương tiện, trang thiết bị để thu thập, xử lý thông tin, tổ chức vận dụng các phương pháp chung của kế toán, phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong kế toán quản trị và tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho các chức năng quản trị doanh nghiệp. Vì vậy có thể hiểu: Tổ chức kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc sắp xếp, bố trí nhân sự và vận dụng các phương pháp chung, phương pháp kỹ thuật

đặc trưng của kế toán quản trị nhằm thu thập xử lý và cung cấp thông tin về chi phí, giá thành sản phẩm cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhằm giúp cho việc thực hiện các chức năng quản trị.

Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm là công việc nội bộ của doanh nghiệp. Song để kế toán quản trị thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và phát huy hết vai trò của nó trong quản trị doanh nghiệp thì việc tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất, Phải phù hợp với đặc điểm về tổ chức quản lý, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính, quy trình công nghệ và loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 185 trang tài liệu này.

Thứ hai, Phải căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đối với từng doanh nghiệp để xác định những nội dung kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

Thứ ba, Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, phù hợp, đồng bộ, linh hoạt với yêu cầu ra quyết định kinh doanh của từng cấp quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như việc điều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý và kiểm soạt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ tư, Phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý của từng doanh nghiệp. Đồng thời phải tính đến xu hướng phát triển của công tác quản lý và trình độ quản lý của từng doanh nghiệp.

Thứ năm, Phải tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm nói riêng. Thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán quản trị với chi phí hạch toán tiết kiệm nhất.

Thứ sáu, Phải có sự kết hợp hài hoà với hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp, tránh sự trùng lặp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.

Mục tiêu cơ bản của kế toán quản trị chi phí giá thành là cung cấp những

thông tin về chi phí, giá thành của đơn vị cho những người ra quyết định quản lý, trong việc lập kế hoạch và giám sát các hoạt động đó. Để đạt được mục tiêu này, tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán quản trị ở đơn vị để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán của đơn vị với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.

Hai là, tổ chức thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của đơn vị xác định theo từng thời kỳ.

Ba là, tổ chức kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán.

Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị.

Năm là, tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp.

1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm theo chức năng của thông tin kế toán

Nếu xét dưới góc độ chức năng, nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm bao gồm:

Tổ chức thu nhận thông tin:

Tổ chức thu nhận thông tin là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán quản trị chi phí, có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp. Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị doanh nghiệp không chỉ là thông tin quá khứ mà còn bao gồm cả thông tin dự đoán trong tương lai, vì vậy việc thu nhận thông tin của kế toán quản trị bao gồm hai bộ phận:

Một là, thu nhận thông tin thực hiện quá khứ: bộ phận này thực chất là được thực hiện thông qua kế toán chi tiết, chi tiết hoá các chỉ tiêu của kế toán tài chính. Vì vậy, khi thực hiện nội dung này đòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn

mực cơ bản của kế toán.

Hai là, thu nhận thông tin tương lai: kế toán quản trị thu nhận và cung cấp thông tin tương lai bằng cách xây dựng kế hoạch chi phí, giá thành đồng thời xây dựng hệ thống định mức chi phí, dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, giúp cho khả năng dự đoán tương lai và khả năng điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao cho các nhà quản trị.

Trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và hệ thống thông tin dự đoán tương lai, kế toán quản trị phân loại, lựa chọn, tổng hợp, cung cấp thông tin phù hợp cho việc ra quyết định kịp thời của các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Tổ chức phân tích thông tin:

Với nguồn số liệu thông tin về quá khứ, thông tin dự đoán tương lai, kế toán quản trị không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các thông tin đó cho các nhà quản trị mà còn phải thực hiện việc phân loại, phân tích, đánh giá, nêu được các ý kiến đề xuất, tư vấn cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định. Đây là công đoạn quan trọng nhất của hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định đến chất lượng đầu ra của một hệ thống. Nếu thông tin được xử lý tốt, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có được những quyết định đúng đắn, phù hợp. Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp mà có thể dẫn đến các quyết định đưa ra không phù hợp, sai lầm gây hậu quả nghiêm trọng.

Tổ chức phân tích thông tin quá khứ: căn cứ vào thông tin quá khứ đã thu thập được, kế toán tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện dự toán chi phí sản xuất kinh doanh. Thông qua đó có thể xác định được từng nhân tố ảnh hưởng, từ đó nhà quản trị đưa ra các giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.

Tổ chức phân tích thông tin tương lai: kế toán quản trị đặc biệt quan tâm tới

việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, phân tích điểm hoà vốn để tư vấn cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định ngắn hạn như quyết định tiếp tục hay ngừng sản xuất một bộ phận nào đó, tự sản xuất hay mua ngoài..

Cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị doanh nghiệp:

Việc ra quyết định để chỉ đạo sản xuất kinh doanh thuộc quyền của các nhà quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ cần phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo kế toán quản trị và các tờ trình về phương án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp. Vì vậy việc lựa chọn phương án đúng hay không đúng phụ thuộc nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán của kế toán quản trị cùng với việc nhận thức, dự đoán, tư duy chiến lược của các nhà quản trị doanh nghiệp.

1.2.2. Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm theo chu trình của thông tin kế toán

Nếu xét theo chu trình của thông tin kế toán thì nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí gồm các nội dung sau:

Tổ chức chứng từ kế toán chi phí:

Ngoài việc sử dụng những thông tin về những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành và phản ánh trên chứng từ kế toán mang tính bắt buộc, có tính pháp lý cao để thực hiện việc thu nhận thông tin quá khứ, kế toán quản trị chi phí cần phải sử dụng rộng rãi các chứng từ nội bộ mang tính hướng dẫn. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc, bổ sung, mã hoá chi phí, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung kế toán quản trị, thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc đánh giá tình hình thực hiện định mức, kế hoạch và dự toán cũng như phục vụ cho việc lập định mức, kế hoạch và dự toán mới.

Tổ chức hệ thống tài khoản chi phí:

Để có được số liệu một cách chi tiết, tỉ mỉ phục vụ cho quản trị doanh

nghiệp, kế toán quản trị dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản riêng (mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4…để chi tiết hoá các tài khoản của kế toán tài chính nếu sử dụng chung hệ thống tài khoản) để tổ chức phản ánh ghi chép hạch toán chi phí sản xuất, tính toán giá phí, giá thành để thu thập các thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát chi phí phục vụ cho việc phân tích dự báo và cho việc ra các quyết định kinh doanh.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán:

Hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là các sổ chi tiết cần thiết kế mẫu sổ với số lượng, chủng loại, các chỉ tiêu cần phản ánh phù hợp theo yêu cầu quản trị và trình độ trang thiết bị công nghệ xử lý thông tin tại doanh nghiệp, các sổ kế toán cần phản ánh theo nhiều chỉ tiêu phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau để có thông tin hữu ích sử dụng trên báo cáo kế toán quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. chẳng hạn các sổ kế toán phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo cung cấp thông tin về chi phí theo công dụng hay theo mối quan hệ chi phí với khối lượng hoạt động… đồng thời phục vụ cho việc lập báo cáo kiểm soát, đánh giá từng bộ phận.

Tổ chức hệ thống báo cáo:

Trên cơ sở thông tin đã tập hợp trong nội bộ doanh nghiệp, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị để phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp như: báo cáo chi phí theo trung tâm trách nhiệm; báo cáo chi phí theo công đoạn; dự toán sản xuất; dự toán chi phí và cung ứng nguyên liệu, vật liệu trực tiếp…Như vậy ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, báo cáo kế toán quản trị còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật, thời gian lao động. Đồng thời ngoài tổng hợp cân đối số liệu từ các sổ sách kế toán, kế toán quản trị còn sử dụng kỹ thuật thống kê, phương pháp toán…để phân tích các chỉ tiêu thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn, hiệu quả hơn.

1.2.3. Tổ chức kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm theo nội dung công việc

1.2.3.1. Chi phí, phân loại chi phí

Quá trình sản xuất kinh doanh là quá trình mà doanh nghiệp phải thường xuyên đầu tư các loại chi phí khác nhau để đạt được mục đích là tạo ra khối lượng sản phẩm, lao vụ hoặc khối lượng công việc phù hợp với nhiệm vụ sản xuất đã xác định và thực hiện. Thực chất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là sự vận động, kết hợp, tiêu dùng và chuyển đổi các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động để tạo ra kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất. Quá trình vận động của chu kỳ sản xuất kinh doanh có thể khái quát thành ba giai đoạn:

T – H ......... SX ......... H’ – T’ [3, tr. 55]

Giai đoạn (T - H) chuẩn bị các yếu tố sản xuất, đây là giai đoạn mua sắm, dự trữ các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động.

Giai đoạn (H....SX....H’) vận động, biến đổi các yếu tố đầu vào để trở thành các sản phẩm, lao dịch vụ theo các mục tiêu đã định.

Giai đoạn (H’ – T’) thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, lao dịch vụ thông qua quá trình trao đổi.

Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện liên tục và lặp đi lặp lại không ngừng và điểm khởi đầu của mỗi quá trình sản xuất đều phải có vốn đó là vật tư, lao động, tiền vốn và kết thúc mỗi quá trình sản xuất kinh doanh cũng là vốn đó là tiền, các khoản phải thu, tài sản khác.

Như vậy, chi phí hoạt động của doanh nghiệp phát sinh trong tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất, tuy nhiên chỉ các chi phí phát sinh trong giai đoạn biến đổi các yếu tố đầu vào để trở thành các sản phẩm, lao dịch vụ mới được gọi là chi phí sản xuất:

Chi phí sản xuất được định nghĩa theo nhiều phương diện khác nhau. Chi phí có thể nhìn nhận một cách trừu tượng chính là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động quá khứ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn chứng minh bằng những chứng cứ nhất định phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn ước tính thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh.

Theo quan điểm kế toán tài chính thì chi phí được định nghĩa như sau: “Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định” [16, tr.287 ]. Theo quan điểm này, chi phí phải được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí với thu nhập, chỉ được xác định trên bình diện chung là toàn doanh nghiệp và gắn với kỳ hạch toán. Còn theo quan điểm kế toán quản trị thì chi phí được hiểu như sau: “Chi phí có thể là dòng phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động hàng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định, chi phí có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, những lợi ích mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh” [47, tr.17]. Như vậy khi nhận thức chi phí trong kế toán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích công dụng, môi trường kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ - chứng từ.

Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là thông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận. Do đó các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp. Để quản lý được chi phí, cần thiết phải làm rõ các cách phân loại chi phí khác nhau trong kế toán quản trị, vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp những thông tin dưới nhiều góc độ để các nhà quản trị ra các quyết định thích hợp.

Phân loại chi phí là sự phân chia chi phí thành các loại khác nhau theo một tiêu thức nhất định nào đó, với mục đích nhằm cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể kịp thời phục vụ theo yêu cầu quản trị và các quyết định kinh tế phù hợp. Tuỳ theo mục đích yêu cầu trong từng loại hình doanh nghiệp, từng thời kỳ, từng yêu cầu quản trị khác nhau mà chi phí được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Luận án sẽ trình bày một số tiêu thức phân loại chi phí như sau;

Một là, phân loại chi phí theo tính chất kinh tế, nội dung kinh tế ban đầu của

chi phí

Đặc điểm của cách phân loại này là căn cứ vào tính chất, nội dung kinh tế

của chi phí để tập hợp, sắp xếp những chi phí có cùng tính chất, nội dung vào một yếu tố chi phí mà không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu và nơi chịu chi phí.