Trách Nhiệm Của Người Yêu Cầu Chứng Thực Chữ Ký Và Người Thực Hiện

2.3. Thủ tục chứng thực chữ ký

2.3.1. Khái niệm

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Giá trị pháp lý của Chữ ký được chứng thực: có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

2.3.2 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

2.3.3. Thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký.

3.1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

3.2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực,

người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

3.3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

3.4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Như vậy, theo Nghị định 79 thì người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Tuy nhiên quy định này không khả thi khi thực hiện cơ chế một cửa, người có thẩm quyền chứng thực thường không có mặt tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Để khắc phục thì Nghị định 23 quy định: Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Nghị định cũng bổ sung thêm quy định chứng thực sơ yếu lý lịch, các văn bản, giấy tờ do cá nhân tự lập; chứng thực giấy ủy quyền trong trường hợp không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký như: Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức, làm chủ được hành vi; chứng minh nhân dân, hộ chiếu không còn giá trị sử dung hoặc giả mạo; giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch.

2.4. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch (Điều 31 NĐ23/2015/NĐ-CP)

4.1. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.

4.2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;

c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.

4.3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 hoặc Khoản 2 Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4.4. Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

* Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

1. Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

3. Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định

này.

5. Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,

công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

* Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (Điều 6 Thông tư số 20/2015/TT-BTP)

Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

*. Phí, lệ phí chứng thực chữ ký

- TT số 226/2017/TT – BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

2.5. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

2.5.1. Khái niệm

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2.5.2. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

2.5.3. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.

2.5.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

4.1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

4.2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

4.3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

4.4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4.5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

* Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

* Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

- Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

2.5.5. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

2.5.6. Lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch

- TT số 226/2017/TT – BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

THẢO LUẬN

Câu 1. X đến phường Y chứng thực giấy khai sinh (01 trang) và sổ hộ khẩu (08 trang). X đã photo sẵn 2 bản mang từ nhà đến nhưng cán bộ tư pháp không tiếp nhận mà yêu cầu đưa bản chính để họ photo. X đến thực hiện thủ tục chứng thực là 9h sáng. Đến 14h chiều X quay lại thì cán bộ tư pháp ở đó hẹn 10h sáng hôm sau. Cán bộ tư pháp thu của X là 15.000 đồng

Hỏi: Cán bộ tư pháp thực hiện việc chứng thực như vậy có đúng hay không?

Vì sao?

Câu 2. Ông A đến UBND xã B để chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp PTTH. Sau khi kiểm tra phó chủ tịch UBND xã phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo. Trong trường hợp này, người thực hiện chứng thực cần xử lý như thế nào?

Câu 3. Cậu của anh T muốn cho riêng anh T một mảnh đất trồng cà phê có diện tích là 5.000 m2 để làm ăn sinh sống (anh T là người làm công cho Cậu mình từ năm 1990). Nay, anh T muốn làm hợp đồng tặng cho để tránh phiền hà sau này, nên định đến UBND xã nơi có đất xin xác nhận. Nhưng bạn của anh T lại khuyên rằng hợp đồng tặng cho bất động sản phải đến Phòng Công chứng xác nhận.

Hỏi: Vậy trong trường hợp này anh T phải đến UBND xã nơi có đất hay Phòng Công chứng để xác nhận?

Câu 4. Ngày 15/5/2015 ông K đến UBND xã H yêu cầu làm thủ tục chuyển nhượng 100m2 đất có giá trị 1,2 tỉ đồng cho công ty Y để kinh doanh vật liệu xây dựng. Nhưng UBND xã H đã tử chối với lý do hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa cá nhân với tổ chức kinh tế thì phải được công chứng không thuộc thẩm quyền của xã.

Hỏi:Việc UBND xã H từ chối chứng thực với lí do trên có đúng với quy định pháp luật hay không? Tại sao?

BÀI TẬP

Bài 1. Vào hồi 15h00 ngày 12/9/2017, ông Hoàng Minh Q đến UBND xã A để chứng thực chữ ký của ông trong bản sơ yếu lý lịch đi xin việc. Được biết:

- Bản sơ yếu lý lịch đảm bảo nội dung và hình thức.

- Ông Hoàng Minh Q sinh ngày 18/2/1989, đang thường trú tại xã A, huyện B, tỉnh Z.

- Giấy CMTND số 012147245 do Công an tỉnh Z cấp ngày 24/6/2006.

- Công chức Tư pháp – Hộ tịch là chị Nguyễn X; Chủ tịch UBND xã A là bà Trần M.

Với tư cách là công chức Tư pháp – Hộ tịch của UBND xã A, anh (chị) hãy lựa chọn biểu mẫu cho sẵn và thực hiện các nghiệp vụ sau:

1. Ghi lời chứng chứng thực chữ ký;

2. Ghi bìa sổ chứng thực;

3. Vào sổ chứng thực chữ ký (số 520, quyển 02, số lượng là 04 bản).

HƯỚNG DẪN HỌC SINH CÁC BƯỚC:

Các bước công việc	Yêu cầu
1	Chuẩn bị: Lựa chọn biểu mẫu và chọn lọc thông tin	1. Phải lựa chọn chính xác biểu mẫu 2. Nghiên cứu và lựa chọn đúng các thông tin trong tình huống. 3. Trình bày biểu mẫu sạch đẹp, sắp xếp hồ sơ gọn gàng. 4. Hoàn thành đúng tiến độ
2	Thực hiện
	Công việc 1: Thực hiện thao tác ghi lời chứng chứng
	Công việc 2: Thực hiện thao tác ghi bìa sổ chứng thực
	Công việc 3: Thực hiện thao tác vào sổ chứng thực
3	Thời gian hoàn thành
	Tổng cộng:

Yêu cầu
Tình huống: Vào hồi 15h00 ngày 12/9/2017, ông Hoàng Minh Q đến UBND xã A để chứng thực chữ ký của ông trong bản sơ yếu lý lịch đi xin việc. Được biết:…..
1. Khâu chuẩn bị: Lựa chọn đúng biểu mẫu và sắp xếp các thông tin
2. Khâu thực hiện:	Ghi chính xác các thông tin; Trình bày đúng kỹ thuật; Lời chứng sạch đẹp, không bị gạch xóa
Công việc 1: Ghi lời chứng chứng thực chữ ký
- Địa điểm chứng thực: UBND xã A, huyện B, tỉnh Z
- Tên người thực hiện chứng thực: Bà Trần M, chủ tịch UBND xã A
- Chức danh người thực hiện chứng thực: chủ tịch UBND xã X
- Tên người đi chứng thực: Ông Hoàng Minh Q
- số CMTND: 063147245


	- Số và sổ chứng thực: 520, 02
	- Ngày tháng năm thực hiện chứng thực:12/9/2017
	- Chức vụ và họ tên người ký chứng thực: CHỦ TỊCH Trần M
Công việc 2:Ghi bìa sổ chứng thực
- Tên cơ quan chứng thực: UBND xã A, huyện B, tỉnh Z	Ghi chính xác các thông tin; Trình bày đúng kỹ thuật; Bìa sổ đảm bảo tính cân đối
- Quyển số: 02
-Ngày mở sổ, khóa sổ: 01/1/2017, 31/12/2017
Công việc 3: Vào sổ chứng thực chữ ký	Ghi chính xác các thông tin; trình bày sạch đẹp
- Số thứ tự/ số chứng thực: 520
- Ngày, tháng, năm chứng thực: 12/9/2017
- Họ tên, số Giấy CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực: Ông Hoàng Minh Q, số CMTND: 012147245
- Tên của giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký/điểm chỉ: Sơ yếu LL
- Họ tên, chức danh người ký chứng thực: Trần M, Chủ tịch
- Số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký/điểm chỉ: 04
- Lệ phí/ Phí chứng thực: 40.000đ
4. Thời gian hoàn thành
- Hoàn thành trong thời gian quy định
- Vượt trên 5 phút
- Vượt trên 10 phút
Tổng cộng 1+ 2 + 3