Nhận Xét Chung Về Soạn Thảo Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Ubnd Huyện Lương

hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn và nơi nhận văn bản; tiến hành thu thấp xử lý thông tin.

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo xây dựng đề cương ghi toàn bộ những ý chính cần trình bày nhằm xác định đúng nội dung của văn bản, đảm bảo về bố cục tránh bỏ sót hay trùng lặp thông tin.

Sau khi đã có đề cương chi tiết người soạn thảo văn bản tiến hành soạn thảo văn bản theo đúng quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn thiện bản thảo.

Bước 3: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải

trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 82 trang tài liệu này.

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung của văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (Sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ mật, khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhân bản, trình người ký văn bản

quyết định. Chánh văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Qua khảo sát cho thấy Việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Lương Sơn hầu hết giao cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp thực hiện. Chánh Văn phòng UBND huyện Lương Sơn chỉ kiểm tra những văn bản quan trọng cần sự kiểm tra sát xao.

Bước 5: Ký ban hành văn bản

Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, trong đó, quy định Chủ tịch UBND huyện Lương Sơn có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành. Các trường hợp ký thay phải ghi (KT), ký thừa lệnh phải ghi (TL), ký thừa ủy quyền phải ghi (TUQ), ký thay mặt phải ghi (TM).

Bước 6: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản và lưu văn bản

Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản sẽ được chuyển xuống Văn thư để làm thủ tục ban hành văn bản. Văn thư là người có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản, phát hành văn bản và lưu văn bản theo quy định.

Việc soạn thảo văn bản hành chính nhìn chung đã tuân thủ theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn có một số công đoạn không được đảm bảo thực hiện theo quy định. Một số các đơn vị, cá nhân soạn thảo không xây dựng đề cương chi tiết nên dẫn tới những sai sót về nôi dung, văn bản thiếu mạch lạc, bố cục không đảm bảo.

Nhiều văn bản được ban hành không qua thẩm định dự thảo do việc lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan, tiếp thu ý kiến trước khi trình ký còn nhiều khó khăn bất cập bởi mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân trong cơ quan phải kiêm nghiệm nhiều việc, hoặc phải đi công tác xa, công tác lâu ngày nên việc thẩm định văn bản gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản.

Còn một số văn bản, do yêu cầu giải quyết công việc cần phai tiến hành nhanh chóng nên nên việc kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản chỉ mang

tính chất qua loa, chiếu lệ, vì vậy mà chất lượng văn bản ban hành hành chính còn hạn chế, do không được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ban hành làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Có những văn bản đã hoàn thiện thủ tục ban hành nhưng chưa được phát hành theo quy định.

Có thể nói việc chưa tuân thủ theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của một số cơ quan đơn vị là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế về chất lượng văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn.

2.3.3. Nhận xét chung về soạn thảo ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn.‌

Qua quá trình khảo sát và nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cho thấy việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn đã bộc lộ những ưu điểm và hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:

2.3.3.1.Về ưu điểm

Thứ nhất, hầu hết văn bản ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và nhu cầu công công việc của mình trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc các cơ quan tại UBND huyện Lương Sơn đã ban hành nhiều thể loại văn bản hành chính đảm bảo được yêu cầu phù hợp với các quy định tại Hiến pháp, phù hợp với các văn bản của cơ quan cấp trên, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hầu hết văn bản hành chính được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền về hình thức quy định.

Thứ hai, lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn đã có sự quan tâm, chỉ đạo tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản Lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn cũng đã tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng, phó phòng, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phòng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chuyên môn của mình.

UBND huyện Lương Sơn luôn tích cực, chủ động triển khai tuyên truyền phổ biến các quy định của pháp luật về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Đồng thời, UBND huyện Lương Sơn đã xây dựng được các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản thể hiện qua các quy chế riêng hoặc lồng ghép trong các văn bản khác như quy chế công tác văn thư lưu trữ, quy chế việc làm của cơ quan; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản và đã tiến hành sao gửi cho các đơn vị các văn bản pháp luật của cấp trên quy định, hướng dẫn về việc thực thi soạn thảo và ban hành văn bản. Đồng thời, UBND huyện Lương Sơn cũng đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác soạn thảo VBHC của UBND huyện lương sơn được quy định trong các văn bản sau: Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, ban hành kèm theo quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2015; Quy chế công tác văn, thư lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn năm 2013 ban hành kèm theo Quyết định số 28887/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2013; Kế hoạch số 11/KH-UBND, ngày 02 tháng 02 năm năm 2015 của UBND huyện về công tác Văn thư lưu trữ năm 2015; Công văn số 402/UBND ngày 29 tháng 4 năm 2015 về việc đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác văn thư Lưu trữ năm 2015.

Sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn đã góp phần nâng cao chất lương văn bản hành chính,đồng thời từng bước khắc phục được những tồn tại hiện nay tại cơ quan trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Thứ ba, việc ban hành văn bản hành chính đảm bảo các yêu cầu về nội dung, bố cục, yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong hành chính phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi.

Nội dung văn bản ban hành phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật; đảm bảo điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

Nội dung văn bản được ban hành đúng mục đích, đối tượng, khoa học vì vậy mà hầu hết văn bản đều đảm bảo tính khả thi, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội của địa phương.

Việc soạn thảo văn bản đã được chú trọng hơn về mặt ngôn ngữ. Dùng từ

chính xác, bố cục rõ ràng, thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt, đảm bảo tính logic, chặt chẽ, phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp; Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ và Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực.

Thứ tư, văn bản hành chính của UBND huyện Lương Sơn đã đảm bảo các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

Qua việc khảo sát các VBHC được ban hành qua các năm cho thấy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đã dần hoàn chỉnh, đúng thể thức, đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc quy định. Từ đó đã phát huy được vai trò của văn bản quản lý nhà nước, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo quản lý cũng như là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.

Tất cả những yếu tố đó đã làm tăng hiệu lực của văn bản, phát huy tốt vai trò của văn bản hành chính. Trong quá trình thực hiện hạn chế những phát sinh ngoài ý muốn.

Thứ năm, việc quản lý và giải quyết văn bản đảm bảo được thực hiện theo đúng quy trình, kịp thời và hiệu quả

Việc tổ chức và giải quyết văn bản của UBND huyện Lương Sơn đều thực hiện theo đúng quy trình quy định và đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc: kịp thời, chính xác, hiệu quả, an toàn, bí mật. Qua đó hiệu quả công tác hoạt động được nâng cao rõ rệt. Các văn bản do cơ quan ban hành và tiếp nhận từ các cơ quan khác đều được chuyển giao đúng đối tượng, và giải quyết kịp thời. Mọi quy trình đều được thực hiện một cách nghiêm túc, chính xác, việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản góp phần nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc.

Các văn bản được quản lý chặt chẽ, khoa học phục vụ hiệu quả cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của UBND huyện Lương Sơn. Đặc biệt từ năm 2016, UBND huyện Lương Sơn bắt đầu triển khai thực hiện phần mềm quản lý văn bản, bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực, đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt gánh nặng công việc của cán bộ, công chức.

2.3.3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại nhất định như:

Thứ nhất, các văn bản hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính chưa rõ ràng, thống nhất.

Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn đã xây dựng và triển khai thực hiện được các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhưng những nội dung quy định, hướng dẫn còn chưa thống nhất. Đó là tình trạng UBND huyện Lương Sơn sử dụng nhiều loại văn bản khác nhau để quy định về nội dung soạn thảo và ban hành VBHC thể hiện qua các quy chế, nội quy, quy định của cơ quan.

Bên cạnh đó cơ quan cũng chưa xây dựng được một văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể nào về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Hầu hết công tác soạn thảo văn bản đều theo sự hướng dẫn chỉ đạo từ cơ quan trung ương và cơ quan cấp trên, UBND huyện Lương Sơn đã sao gửi để cho các cơ quan, đơn vị thực hiện theo. Như chúng ta biết, hiện nay, nhà nước ta có rất nhiều văn bản quy định hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản, trong khi nội dung các văn bản pháp luật nước ta còn nhiều mâu thuẫn, chưa thống nhất điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện. Thêm vào đó, các cán bộ, công chức, làm công tác soạn thảo văn bản thường rất ít khi tìm hiểu, cập nhật hoặc nghiên cứu, tìm hiểu qua loa, chiếu lệ các quy định mới về công tác soạn thảo. Hầu hết các cán bộ, chuyên viên làm công tác soạn thảo đều làm theo lề lối, thói quen hoặc do người khác truyền lại ít khi nghiên cứu, cập nhật những quy định mới.

Thứ hai, một số cán bộ công chức chưa phân biệt được văn bản hành chính

Do hệ thống văn bản quản lý nhà nước rất đa dạng, trong khi đó trình độ năng lực của nhiều cán bộ công chức còn hạn chế, hầu hết còn kiêm nhiệm và nhiều cán bộ làm việc trái chuyên ngành, chưa được đào đạo kỹ về chuyên môn vì vậy mà không có nghiên cứu tìm hiểu sâu về văn bản, các cơ quan chuyên môn chưa thống nhất cách hiểu về khái niệm VBQPPL, VBHC, từ đó lúng túng

trong phân biệt giữa VBQPPL với VBHC thông thường đó cũng là nguyên nhân chính dẫn đến việc ban hành nhiều văn bản không đảm bảo về thể thức và nội dung theo quy định. Có sự nhầm lẫn giữa việc xác định các hình thức văn bản để ban hành.

Thứ ba, việc phối hợp trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều hạn chế.

Hiện nay trong công tác phối hợp còn nhiều vấn đề bất cập như: Sự tham gia của các cơ quan, đơn vị liên quan chưa tích cực, còn tâm lý coi đó là việc của cơ quan soạn thảo. Thực tế rất nhiều các ý kiến đóng góp chỉ quan tâm đến nội dung phân công công việc cho ngành mình chứ chưa thực sự quan tâm đóng góp toàn diện dự thảo văn bản.

Bên cạnh đó, UBND huyện cũng chưa có văn bản nào nhằm chỉ đạo phân công, phối hợp trong việc thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản. Dẫn đến một số đơn vị cá nhân đùn đẩy trách nhiệm, công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, hiệu quả, có nhiều cơ quan, đơn vị chỉ phối hợp mang tính hình thức.

Sự phối hợp giữa cơ quan soạn thảo và thẩm định cũng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt mỗi khi cần ý kiến dự thảo, các cá nhân, đơn vị được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan, tiếp thu ý kiến trước khi trình ký còn nhiều bất cập do mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân trong cơ quan phải kiêm nghiệm nhiều việc, hoặc phải đi công tác xa, công tác lâu ngày nên việc thẩm định văn bản gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản.

Thứ tư, về hình thức trình bày một số văn bản ban hành vẫn chưa đảm bảo về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn về trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC đã được Nhà nước ta quy định cụ thể tại nhiều văn bản quy định, hướng dẫn. Trong thực tế, việc tuân thủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành VBQPPL được chú trọng hơn VBHC do quan niệm VBHC không quan trọng, không có giá trị và hiệu lực pháp lý cao như VBQPPL. Do đó, sai về thể thức và kỹ thuật trình bày là lỗi phổ biến trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, thể hiện trong cả 9 thành phần thể thức chủ yếu.

Phần quốc hiệu tiêu ngữ, một số văn bản từ những ngày đầu mới áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV còn lúng túngdưới tiêu ngữ trình bày bằng dấu sao, hoa văn trang trí hoặc độ dài dòng kẻ thường không hết dòng chữ, hoặc kẻ lệch khỏi dòng chữ.

Số, ký hiệu văn bản còn bị tẩy xóa, sửa chữa, trùng lặp nhiều mà không có ký hiệu riêng hoặc do các phòng ban ban hành không đúng quy trình thường xin đăng ký số trước nên dẫn đến hiện tượng nhiều văn bản ban hành trước lại có số thứ tự cao hơn văn bản ban hành trước và ngược lại. Có văn bản đã được ban hành nhưng bản gốc của văn bản vẫn chưa có số.

Ký hiệu văn bản một số văn bản có tên loại của UBND huyện Lương Sơn không có ký hiệu viết tắt mà làm theo quy định về ký hiệu của công văn.

Phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản không đúng theo quy định. Một số văn bản có tên loại được đặt chung với phần trích yếu nội dung. Trích yếu nội dung một sốvăn bản còn dài dòng, trình bày chung với tên loại văn bản, trích yếu in hoa hoặc không in đậm, không có dòng kẻ ngang bên dưới phần trích yếu theo quy định.Có một số văn bản không có trích yếu nội dung hoặc có đến 2 trích yếu nội dung.

Nội dung văn bản: Phần nội dung văn bản là phần chủ yếu của văn bản cũng là phần có rất nhiều vấn đề bất cập và là bài toán cần đặt ra đối với lãnh đạo của cơ quan cũng như của các phòng ban đơn vị.

Trước tiên thể hiện ở việc dùng từ không đúng thuật ngữ hành chính , dùng từ địa phương, trình bày dài dòng, khó hiểu vẫn còn tồn tại. Nhiều nội dung văn bản còn viết tắt cả những từ ngữ không thông dụng.

Qua khảo sát cho thấy nhiều văn bản được sao chép từ văn bản của các cơ quan cấp trên, hoặc sao chép lại văn bản cũ của những năm trước. Việc sao chép nguyên bản và xử lý chưa triệt để dẫn đến nhiều thông tin bị sai lệch, không đúng với nội dung và mục đích và tính chính xác của văn bản.

- Nhiều văn bản có nội dung không chính xác, sử dụng câu từ không rõ ràng dẫn đến sự khó hiểu hoặc hiểu sai. Có văn bản đưa thông tin vào không cụ thể chính xác, chưa xác định được thời gian để chứng minh tính xác thực của thông tin.

Việc viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan không đầy đủ vẫn còn gặp