Nguyên Nhân Những Tồn Tại Trong Công Tác Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành

phải ở một số văn bản. Một số văn bản có bố cục nội dung trình bày không đúng theo quy định. Đối với một số văn bản có căn cứ pháp lý sau mỗi căn cứ của một số văn bản dùng dấu tùy tiện.

Một số văn bản còn trình bày phần chương, mục bằng chữ in hoa, và văn bản đã ký ban hành nhưng không có dấu của cơ quan.

Về thành phần nơi nhận nhiều văn bản của UBND huyện Lương Sơn trong phần nơi nhận của thông báo, báo cáo lại được ghi “Như trên”, “ Như kính gửi”. Theo quy định dưới cụm từ “Nơi nhận” của công văn là “Như trên”, tuy nhiên nhiều công văn vẫn dùng cụm từ “Kính gửi”.

Về kỹ thuật trình bày sau từ “Kính gửi” công văn chỉ gửi cho một cơ quan trình bày trên một cùng một dòng vẫn có gạch đầu dòng. Có một số công văn gửi cho hai cơ quan đơn vị không có gạch đầu dòng ở trước và kết thúc không có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng không có dấu chấm như quy định, tên cơ quan người nhận văn bản còn in đậm. Trong một số văn bản phần liệt kê các cơ quan, tổ chức nơi nhận văn bản không được đặt sát lề trái, bên dưới phần nơi nhận, sau từ “Lưu” không có dấu hai chấm, sau chữ “VT” phải dùng dấu phẩy tuy nhiên một số văn bản lại dùng dấu cộng (+), dấu gạch chéo (/).

Ví dụ một số văn bản không đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Xem phụ lục 04).

Thứ năm, văn bản được mẫu hóa nhưng không tuân thủ theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Nhiều văn bản của UBND huyện Lương Sơn đã được mẫu hóa, tuy nhiên, việc mẫu hóa một số văn bản tại UBND huyện Lương Sơn còn tùy tiện không tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, dẫn đến nhiều văn bản sai về cả nội dung, thê thức và kỹ thuật trình bày làm thiếu tính thẩm mỹ.

Thứ sáu, về văn phong, ngôn ngữ văn bản về cách dùng từ và lỗi chính tả

Công tác soạn thảo văn bản do các bộ phận đơn vị chuyên môn soạn thảo theo sự chỉ đạo của cơ quan và mỗi đơn vị có chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản theo sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo đơn vị đó, dẫn đến tồn tại đến lỗi chủ quan của người soạn thảo như: sử dụng từ ngữ không đúng văn phong hành chính, xưng hô không đúng thứ bậc sử dụng từ đa nghĩa, lặp từ, sử dụng câu từ khó hiểu.

Nhiều văn bản mắc lỗi về chính tả, viết tắt, viết hoa không theo quy tắc, viết tắt cả những từ ngữ không thông dụng hoặc không tuân thủ quy tắc viết tắt trong nhiều văn bản. Còn có văn bản dùng từ không đúng với vị trí thứ bậc, dùng từ đặt câu chưa đảm bảo về cấu trúc.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 82 trang tài liệu này.

2.4. Nguyên nhân những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính‌

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành như đã nêu trên như sau:

Thứ nhất, do nhận thức của cán bộ công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính còn nhiều hạn chế.

Nhận thức của một số lãnh đạo HĐND, UBND huyện Lương Sơn chưa cao còn xem nhẹ chất lượng của việc ban hành văn bản hành chính, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính và những tác động mà văn bản hành chính mang lại nên chưa đầu tư nhiều về thời gian, công sức cho công tác xây dựng, ban hành văn bản hành chính; chưa thể hiện trách nhiệm cao đối với các dự thảo văn bản hành chính được phân công phụ trách soạn thảo. Việc thẩm định, thẩm tra chủ yếu thực hiện trên văn bản quy phạm pháp luật và chủ yếu thẩm định về thể thức và kỹ thuật trình bày, việc thẩm định văn bản hành chính chưa được chú trọng dẫn đến những tồn tại trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã nêu ở trên.

Bên cạnh đó trình độ của công chức làm công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Lương Sơn không đồng đều, hầu hết đạt trình độ trung cấp hành chính hoặc do làm công tác khác kiêm nhiệm. Việc nghiên cứu, cập nhật thông tin các văn bản hướng dẫn, quy định về công tác soạn thảo văn bản của các cán bộ, công chức chưa được chú trọng đầu tư. Một sốcán bộ soạn thảo văn bản thường làm theo thói quen, lề lối cũ, không tích cực cập nhật nghiên cứu quy định mới về soạn thảo văn bản. Mặt khác, một số cán bộ công chức còn chậm sửa đổi, bảo thủ không chịu sửa chữa, khắc phục những sai với tình hình mới, không lắng nghe những ý kiến sửa đổi.

Một nguyên nhân khác là do chính lề lối làm việc thiếu khoa học còn tồn tại trong nhiều cơ quan. Khi làm việc chủ yếu còn theo kinh nghiệm, ít dựa vào thông tin mới, coi nhẹ vai trò của văn bản hành chính.

Thứ hai, các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản không ngừng sản sinh theo quá trình lịch sử tạo nên khối lượng văn bản quản lý đồ sộ gây khó khăn cho việc áp dụng thực hiện.

Bước vào công cuộc Đổi mới để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, trải qua các năm nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy định hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,…

Tuy nhiên, thống pháp luật nước ta còn quá phức tạp, cồng kềnh, chồng chéo không thống nhất với số lượng quá lớn và quá nhiều hình thức văn bản pháp luật có thứ bậc hiệu lực không thật rõ ràng do nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành, gây khó khăn cho việc tuân thủ, áp dụng, thi hành; hệ thống pháp luật thiếu tính ổn định do chất lượng nhiều văn bản pháp luật còn hạn chế, tính khả thi chưa cao, phải sửa đi sửa lại nhiều lần, ảnh hưởng đến chất lượng của việc soạn thảo và ban hành văn bản.

Thứ ba, UBND huyện Lương Sơn chưa xây dựng những văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn.

Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn đã triển khai thực hiện những những văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản, tuy nhiên, chủ yếu vẫn là thực hiện theo kế hoạch của cấp trên, tiến hành sao gửi các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn, quy định về soạn thảo và ban hành văn bản mà chưa có

văn bản nào được xây dựng để quy định hướng dẫn cụ thể từng loại văn bản, thẩm quyền quy trình cũng như cách trình bày văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đặc biệt là văn bản hành chính.

Việc sao gửi các văn bản của cấp trên đặc biệt là nhiều văn bản quy định như vậy làm cho cán bộ soạn thảo bị nhiễu, đặc biệt là nhiều cán bộ công chức vẫn còn chưa phân biệt được các hình thức của văn bản. Việc xác định hình thức văn bản rồi xác định văn bản quy định để áp dụng soạn thảo đã và đang trở thành bài toán khó đối với nhiều cán bộ, công chức hiện nay. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc sai sót trong việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Thứ tư, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ còn bất cập, chưa thực sự đáp ứng nhu cầu đòi hỏi về công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ trong tình hình mới.

Một trong những nguyên nhân của việc tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là do trình độ năng lực của các cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế do chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ của mình, bố trí công việc còn kiêm nhiệm nên gây khó khăn trong thực hiện công việc, chất lượng công việc chưa thực sự hiểu quả cần phải được đào tạo và bồi dưỡng nâng cao chuyên môn.

Các cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản không được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên về công tác soạn thảo, ban hành văn bản hàng năm, trong khi đó văn bản mới cấp trên liên tục được xây dựng và ban hành nhằm điều chỉnh phù hợp với thực tiễn, việc thực hiện các quy định chủ yếu vẫn do công chức tự cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành văn bản vẫn còn hạn chế.

Thực trạng trên cho thấy, việc bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết, cơ bản cho đội ngũ CBCC chưa được quan tâm đúng mức, chỉ quan tâm đến đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ngạch bậc quy định.

Việc tập huấn chuyên môn nghiệp vu mới chỉ mang tính hình thức. Một số cán bộ, công chức được cử đi tập huấn nghiệp vụ chỉ mang tính trách nhiệm không chú trọng chất lượng vì vậy mà chất lượng văn bản ban hành trước và

sau đào tạo chưa được cải thiện đáng kể.

Thứ năm, sự hạn chế về trang thiết bị và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác soạn thảo văn bản.

Các thiết bị phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, tìm kiếm thông tin còn nhiều hạn chế, máy móc cũ, lạc hậu, bị hư hỏng chưa được sửa, thay mới. Máy vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm.

Đặc biệt là máy photo đã cũ kỹ, thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng đến công tác nhân bản văn bản, nhiều văn bản qua quá trình photo bị lem mực hoặc xuất hiện những dòng kẻ ngang trên văn bản gây mất thẩm mỹ, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ ban hành văn bản nhất là những khi cơ quan có sự kiện cần phải photo in ấn nhiều tài liệu. Một số máy vi tính công cụ chính để soạn thảo văn bản đôi khi máy bị treo, không hoạt động ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo văn bản.

Lãnh đạo chưa thật nghiêm túc và chỉ đạo quyết liệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Nhiều cán bộ, công chức chưa giỏi về tin học và tiếng anh nên hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Vì vậy, nhiều tính năng của máy tính chưa được khai thác triệt để để phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản trở nên nhanh chóng và chất lượng cao.

TIỂU KẾT

Dựa trên cơ sở lý luận của chương 1, chương 2 đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn. Trên cơ sở đó tác giả hệ thống văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản cũng như các quy định của Nhà nước và của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo văn bản. Đồng thời qua quá trình trực tiếp quan sát, tìm hiểu, đánh giá, nhận xét thực trạng, nguyên nhân những tồn tại của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tôi xin mạnh dạn đóng góp một vài ý kiến để giải quyết những hạn chế còn tồn tại sẽ được trình bày ở chương 3 dưới đây.

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN,‌

TỈNH HÒA BÌNH

3.1. Hoàn thiện về thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính‌

Thể chế hành chính nhà nước bao gồm hệ thống các quy định, chế định tạo nên khuôn khổ mang tính pháp lý, cho hoạt động của tổ chức nhất định.Vấn đề về thể chế cũng là một trong những nguyên nhân chủ yếu tạo nên những tồn tại trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện thể chế là rất cần thiết, trong đó cần tập trung những vấn đề sau:

3.1.1. Hoàn thiện pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Thứ nhất, cần ban hành các quy định chung về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Các văn bản quy định hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản đã bộc lộ những bất cập, hạn chế lớn sau đây: Hệ thống pháp luật quá phức tạp, cồng kềnh, nhiều mâu thuẫn, chồng chéo với số lượng quá lớn và quá nhiều hình thức văn bản pháp luật có thứ bậc hiệu lực không thật rõ ràng do nhiều cơ quan có thẩm quyền từ Trung ương đến chính quyền địa phương ban hành. Bên cạnh đó hệ thống pháp luật nước ta còn thiếu tính ổn định do chất lượng nhiều văn bản pháp luật còn hạn chế, tính khả thi chưa cao, phải sửa đi sửa lại nhiều lần, gây khó khăn cho việc tuân thủ, áp dụng, thi hành. Do đó, cần phải ban hành các quy định chung về soạn thảo và ban hành văn bản trong đó có quy đinh về văn bản hành chính. Trước hết là sự thống nhất quy định từ các văn bản pháp luật của Nhà nước. Trên cơ sở đó, UBND huyện Lương Sơn phải tiến hành xây dựng các quy định chung, phù hợp với tình hình thực tiễn hoạt động của cơ quan để các cơ quan, đơn vị dễ dàng áp dụng thực hiện, tạo nên tính thống nhất, kỷ cương.

Thứ hai, pháp luật cần quy định thống nhất về thẩm quyền, trình tự và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, sự tồn tại song song của nhiều văn bản quy định về công tác

soạn thảo và ban hành văn bản trong một thời gian dài là trái với bản chất thống nhất của hệ thống pháp luật trong một nhà nước đơn nhất; việc phân cấp, phân quyền giữa trung ương và địa phương không rõ.

Hiện nay, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành mới chỉ được quy định về VBQPPL, còn quy trình soạn thảo VBHC thì mới chỉ được quy định một vài công đoạn nhất định; đồng thời trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đặc biệt là người đứng đầu cơ quan đối với việc chậm ban hành văn bản quy định gây thiệt hại cho người dân, dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm, khó khăn cho việc thực hiện.

Bên cạnh đó, trong công tác soạn thảo văn bản, thể thức văn bản là một bộ phận không tách rời của văn bản nhằm đảm bảo tính hoàn chỉnh, thống nhất và nghiêm túc của một văn bản được ban hành. Tuy nhiên, hiện nay quy định về thể thức văn bản được trình bày trong một số văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tính thống nhất pháp lý chưa cao. Việc ban hành VBQPPL phải tuân theo thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, văn bản hành chính tuân theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, giữa hai văn bản này hiện nay vẫn còn một số điểm chồng chéo, không thống nhất. Điều này gây nhiều khó khăn cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn khi thực hiện hoạt động ban hành văn bản.

Vì vậy, Nhà nước ta cần phải tiến hành xây dựng hoàn thiện hơn hệ thống pháp luật này, nhằm tạo nên sự thống nhất trong việc thực hiện tránh việc hiểu sai, không rõ ràng. Đồng thời, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn cũng phải chú trọng triển khai việc xây dựng văn bản quy định cụ thể về quy định trách nhiệm, thẩm quyền thông qua và thể thức, kỹ thuật trình bày các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trên cơ sở quy định về thẩm quyền chức năng nhiệm vụ của mình quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành nhằm tạo sự thống nhất, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương và dễ dàng cho người soạn thảo trong việc áp dụng và tuân thủ thực hiện theo quy định.

3.1.2. Quy định trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện Lương Sơn về những vấn đề liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Để có thể xây dựng được những văn bản chất lượng và hiệu quả, theo đúng thẩm quyền, quy định của Nhà nước thì vai trò trách nhiệm của cơ quan, cá nhân soạn thảo phải được đề cao, muốn làm được điều đó thì phải tăng cường công tác kiểm tra và xử lý vi phạm. Hiện nay, trong hệ thống văn bản pháp luật của nước ta vừa mới có quy định cụ thể về trách nhiệm của đơn vị soạn thảo văn bản quản lý. Việc kiểm tra những vi phạm trong soạn thảo và ban hành văn bản đã được Chính phủ quy định tại Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 về việc kiểm tra và xử lý VBQPPL. Việc kiểm tra xử lý vi phạm trong soạn thảo và ban hành VBHC chưa có văn bản nào quy định cụ thể hoặc chưa điều chỉnh. Việc xem nhẹ vấn đề công tác soạn thảo và ban hành VBHC đó là nguyên nhân quan trọng dẫn đến những tồn tại chúng ta đã đề cập trên phần thực trạng.

Trong thực tế chuyên viên là người có vai trò chính trong quy trình soạn thảo văn bản và chất lượng của văn bản. Tuy nhiên, Chủ tịch, người đứng đầu Ủy ban nhân dân, vẫn là người phải chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động quản lý của cơ quan, trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản. Tiếp nữa là trách nhiệm của trưởng các đơn vị trong cơ quan, người trực tiếp thực hiện hoặc chỉ đạo việc thực hiện công tác soạn thảo văn bản hành chính.

Hiện nay theo quy định tại Khoản 5, Điều 1 Nghị định 09//2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định rõ: “Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứmg đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật. “Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật".

Như vậy, có thể thấy, với quy định trên thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức (người có thẩm quyền ký văn bản) không phải chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với văn bản do mình ký mà toàn bộ trách nhiệm (cả về nội dung và hình thức văn bản) đều được quy về cho các bộ phận tham mưu soạn thảo và thẩm định